5 täpsustust mu ülesannete haldamise süsteemile

Parkimiskella ja Raybike’i loojaid Märt Pikkani intervjueeris mind meilitsi, et täpsustada minu 9 töövõtet oma asjade korraldamiseks. Küsimused olid nii head, et otsustasime need avaldada eraldi loona.

Kalendrisse on lihtne kohtumisi kirjutada, sest nende toimumise aeg on konkreetne. Kuhu tööriista panete kirja koolituseks ettevalmistuse alguse? Things või Kalender? Millise loogika järgi toimub asjade nimekirjast (Things, Evernote) sisestamine kalendrisse. Kui idee nimekirjast saab mõni asi tähtaja/kuupäeva, kas siis selle järgmine koht on alati kalender?

Tööülesannete haldamise protsess on tavaliselt selline, et alguses panen asja kirja Thingsi ning määran päeva, mil tegevus nö aktiveerub ja tuleb minu pooleliolevate tegevuste nimekirja. Kui vajan pikemat (üle tunni) keskendumise aega, siis broneerin selleks aja ka oma kalendris, sest vastasel juhul võin paha aimamata ettevalmistuste aja koolitusteks ära lubada. Seega töö jõuab Thingsist kalendrisse juhul, kui see võtab ilmselt üle tunni.

Kuigi tegelete korraga ühe arendusprojektiga põhitöö kõrvalt, on usutavasti projekti nimestik üsna pikk. Kuidas väldite projektide kuhjumist?

Projektide kuhjumist väldin iganädalasel ülevaatusel, mille käigus peatan suurema osa poolikuid arendusprojekte ja otsustan, millal nendega jätkan – eesmärk on siiski tegeleda ühe arendusprojektiga korraga. Korra kuus viskan pikemat aega liikumatult vedelenud projektid nimekirja “Ühel ilusal päeval võib-olla”. Üle kolme kuu eemaldan sellest tulevikuprojektide nimekirjast otstarbetuks muutunud asjad.

Kuidas tekib teil ülevaade ühest või teisest projekti käekäigust tagantjärgi. Kas/mis tööriista kasutate, et vaadata projekti peale tagasi?

Tagantjärgi vaadet ma suurt ei kasuta, sest pole selle järgi vajadust tundnud. Paar asja siiski: kui mõne asja saan valmis, siis lohistan selle sündmuse oma kalendrisse (hiljem nädalat üle vaadates on hea pilt ees, et mida ma siis ära tegin) ning aeg-ajalt kirjutan päevikut. Ja projekti lõpus vaatan sellele põgusalt tagasi, et endalt küsida, mida sarnase asja korral järgmisel korral paremini teeksin. Aga selles asjas usaldan üldiselt oma mälu – kõige olulisemad parendused lisan tegevusena Thingsi järgmisesse sarnasesse projekti.

Kas teistele delegeeritud asjade kohta peate eraldi arvestust? Või kuidas väldite situatsiooni, et teiste taha asjad pidama ei jääks?

Delegeeritud asjadel hoian kätt pulsil tavaliselt meilitsi. Mul on kaust “Delegeeritud” ning meiliprogrammi on kirjutatud reegel, et kui mina olen kirja saatja ja mu nimi on koopia saaja väljal, siis liigutab meiliprogramm selle automaatselt “Delegeeritud” kausta. Kui delegeerin mõne tegevuse, siis lisan ennast koopia saajaks. Sel moel on kõik meilitsi delegeeritud tegevused ühes meilikaustas. Ja kui asi tehtud, siis kustutan meili kaustast. Varem olen kasutanud ka seda võtet, et lisasin delegeeritud tegevuse ülesandena oma süsteemi, lisasin sellele tag’i “Delegeeritud” ja ülekontrollimise kuupäeva.

Mul juhtub vahel nii, et päevaplaan nii tihe, et õhtul ei mäleta, mis olid hommikused edusammud. Kuidas organiseerite enda asju, et tagasivaade oleks võimalik? Ootamatud kõned/tegevused on ühed asjad, mis ei saa edusammudena kirja.

Päeva ülevaadet hoian peamiselt Shawn Achori The Happiness Advantage’i päevikuga. Igal õhtul mõtlen enda jaoks läbi, mille eest olen sel päeval tänulik, kui palju koormasin end füüsiliselt, kaua mediteerisin ning mida head tegin. Mulle sellest piisab.