Kaasav projektijuhtimine aitab sujuvamalt jõuda parema tulemuseni

Sa oled oma projektiga üksi nagu polaaruurija keset inimtühja jäävälja. Tähtaeg läheneb üha kiiremini ja raha projekti eelarves on sulanud sama kiiresti nagu esimene lumi. Meeskond näitab üha enam närvilisuse märke ja konfliktid sagenevad. Tundub, et see projekt ei lõpe kunagi. Või kui lõpeb, siis sellisel viisil, millele ei taha praegu mõeldagi. Kui oled juhtinud kasvõi üht projekti, siis vist tead, millest räägin. Kuidas kirjeldatud olukorda vältida?

Projektijuhtimine ei pea olema nüri paberimajandusest tulvil jändamine ja jauramine – projekti kavandamine ja eestvedamine võib olla loov, põnev ja haarav tegevus. Seda eriti siis, kui kaasad projekti võtmeisikud selle kavandamisse juba projekti algfaasis.

Üks mu suurtest klientidest avastas oma projekte analüüsides, et 70% nurjunud ettevõtmiste põhjuseid peitus projekti kavandamise järgus, 20% põhjuseid planeerimises ning kõigest kümnendik projekti elluviimise vigades. Seepärast on oluline ühiselt pingutada juba projekti algatamisel, et selle lõpus võiduka tiimina oluliste asjade elluviimist tähistada.

Planeeri loomulikult

Alles viimasel kümne aasta jooksul on hakanud levima projektijuhtimise mudelid, mis arvestavad meie mõtlemise loomuliku käiguga. Planeerimine pole ju meile võõras tegevus, kuid teiselt poolt pole mõtet kängitseda seda karmidesse teoreetilistesse mudelitesse, mille päriseluga klappima panek kujuneb omaette vaevanõudvaks projektiks. Tutvustan üht tõhusat viisi lihtsamate projektide planeerimiseks ning keerulisemate kavandamiseks nende algatusjärgus.

Tavaliselt oleme esimese sammuna sõnastanud projekti võtmeisikutest tuumikuga, miks konkreetset projekti on vaja – mida see projekt annab maailmale, kasusaajatele ja ka meile endile. See loob koosmeele ning aitab tulevikus konflikte vähendada.

Järgmisena lepime kokku 3-7 põhimõttes või mängureeglis, mis kehtivad kogu projekti jooksul. Siis on kõigil osalejatel selge, milliste reeglite järgi eesootavas mängus käitume. Tulemuseks on taas erimeelsuste vähenemine projekti edasises käigus.

Kolmanda sammuna visualiseerime projekti metsikult eduka tulemuse. Joonistame koos, kuidas näeb välja olukord projekti lõpus, ning siis sõnastame oodatava tulemuse. Seda pilti ja sõnastust on hea hoida kogu projekti vältel meeskonna silme ees, et mõistaksime, milline on meie ühine siht.

Mõttekaart tuleb appi

Neljanda sammuna koostame projekti olulisemate tegevuste mõttekaardi. Sageli oleme selleks kasutanud vaba tarkvara Freemind. Freemindi eestikeelse lühijuhendi leiad aadressilt http://tinyurl.com/freemind-juhend. Kogu ajurünnaku vältel kuvame mõttekaardi seinale ja muudame seda kõigi osalejate nähes.

Esmalt paneme ajurünnaku käigus kirja, milliseid tegevusi on laias laastus vaja tulemuseni jõudmiseks. Iga tegevuse sisestame mõttekaardi haruna.

Nüüd järjestame tegevused nende toimumise järjekorda (mõttekaarti loetakse üldjuhul kella 12 koha pealt kellaosuti liikumise suunas). Vajadusel tõstame alamtegevused vastava peategevuse alamharuks.

Pärast tegevuste järjestamist hakkame liikuma alates hiliseimast tegevusest ning lisame igale harule juurde tähtaja, mõnel puhul ka selle haru tegevuste alguse aja.

Lõpuks lisame iga peaharu juurde inimese nime, kes vastutab selles harus kirjeldatud alamprojekti eest alates selle kirjelduse täiendamisest iga üksiku tegevuse tasemeni kuni nende tegevuste elluviimise juhtimise eest.

Viimase sammuna leiame projekti riskikohad, leiame neist olulisemad ja mõtleme ühiselt, kuidas nendega toime tulla. Aga sellest lähemalt juba järgmisel korral.

Tule õppima ja harjutama

Kui tahad kirjeldatud mudelit päriselus õppida ja harjutada, siis lähiajal on selleks kaks võimalust.

Mängime ülalkirjeldatud mudeli läbi 27. veebruaril toimuval Äripäeva korraldataval inspiratsioonikonverentsil “Kuidas suvepäevadest korraldada suve meeldejäävaim sündmus?” Selle tunnisel lõpusessioonil kavandame ühiselt projektide loomuliku planeerimise mudeli abil suvepäevade projekti ning visandame suvepäevade ettevalmistuse mõttekaardi. Iga sessioonil osaleja saab selle mõttekaardi konverentsilt kaasa, et seda hiljem oma vajadustele vastavaks kohandada ning seda kasutada tipptasemel suvepäevade korraldamisel. Konverentsi kohta vaata lisainfot Sekretar.ee veebist.

Kui tahad õppida ja harjutada põhjalikumalt, siis tule osalema juba minu kaasava projektijuhtimise meistriklassi, mis toimub 23.-24. jaanuaril Tallinnas. Kaasava projektijuhtimise meistriklassis õpid, kuidas alustada ja juhtida ettevõtte/organisatsiooni jaoks olulisi projekte täie teadmise ja enesekindlusega, et suudad neid tähtajaks ja eelarve piires viia tulemuslikult lõpuni hoolimata ootamatustest. Iga osaleja tuleb soovi korral koolitusele mõne hiljuti alanud või lähiajal algava projekti või suurema tegevuse ideega, et see ühiselt meistriklassi käigus kavandada ja planeerida. Kui oma projekti pole, ei juhtu ka midagi, sest kasutame näitena mõnda projekti, mis läheb korda võimalikult mitmele osalejale (seega ka Sulle).

Meistriklassi kohta loe lisa www.selgepilt.ee/kaasav-projektijuhtimine.