Ajajuhtimise hea tava aitab aega ja raha oluliselt säästa

Kui ettevõte jõuab kokkuleppele ajajuhtimise heas tavas, siis see muudab organisatsiooni efektiivsemaks, äriprotsessi sujuvamaks ning võtab pingeid maha.

Kas kujutad ette organisatsiooni, kus enne nõupidamisi on osalejad alati teinud eeltöö, nõupidamised lepitakse kokku tavaliselt nädalajagu ette, koosolekul pühendatakse suurem osa ajast asjakohasele arutelule päevateemadest kõrvale kaldumata ning viis minutit pärast nõupidamise lõppu saavad osalejad selle memo, milles kirjas, mida iga osaleja peab järgmiseks tegema, et protsess edasi liiguks? Kui sageli juhtub nii sinu meeskonnas?

Nõupidamine on väga kallis töövahend. Kümne osalejaga tunnine koosolek maksab sõltuvalt osalejate palgatasemest 1500-5000 krooni, kui arvestada ainult otsest palgakulu. Juhul, kui tegemist on inimestega, kelle töö eest esitame kliendile arve, näiteks 700 krooni tunnist, siis on tegelik kulu suurem, 7000 krooni ringis. Järelikult oleks igati arukas koosolekuid läbi viia nii tõhusalt kui võimalik, aga selleks tuleb teha eeltööd, olla nõupidamisel efektiivne ning tagada nõupidamisele järgnev sujuv kommunikatsioon.

Mis juhtuks, kui meil oleks ühine kokkulepe, mis paneks selle kõik paika? Lepime kokku, et koosoleku kutses on selgelt kirjas nõupidamise eesmärk ning eeltöö, mida osaleja peab enne kohtumist tegema. Samuti on kutsele lisatud kõik dokumendid, mida on vaja nõupidamise ettevalmistuseks. Ja paar päeva enne nõupidamist annavad inimesed kiirelt teada, kuidas läheb kohtumiseks ettevalmistus.

Koosolekule saabuvad kõik osalejad täpselt ning me ei pea ootama hilinejate järel ega kulutama aega nende briifimiseks. Osalejad lülitavad nõupidamise ajaks telefonid välja ning keskenduvad arutlusele kogu tähelepanuga. Päevakorrast peame kinni minuti-paari täpsusega, juht innustab osalejaid ning hoiab koosolekut selle raamides ning koosoleku lõpuks vormub protokoll, mis paneb paika, mida ja kuidas teeme edasi.

Pärast koosolekut on osalejatel nende edasised ülesanded selged, nagu on klaar ka see, millal ja millistel teemadel toimub järgmine koosolek. Oleks ju mõnus?

Või võtame meeskonna töötajate aja ühise planeerimise. Kujuta hetkeks ette, mis saaks, kui kõik su meeskonna liikmed jagaksid oma kalendrit teistega. Kogu tiim planeeriks oma kalendri kaks nädalat ette nii, et igasse päeva jääb paar-kolm tundi erakorralisteks ja ootamatuteks töödeks. Ning kogu meeskonnal on kokku lepitud, et nõupidamised toimuvad näiteks teisipäeva ja neljapäeva pärastlõunasel ajal. Saaksime ju lihtsamalt hakkama?

Seejärel paneksime paika reageerimiskiiruse nii sise- kui ka välissuhtluses. Lepime kokku, et kui helistatakse mobiiltelefonile hetkel, kui me ei saa vastata, siis helistame tagasi. E-kirjadel hoiame pilku peal kord tunnis, kuid neile vastame kord või paar päevas, et säästa tegevusi rühmitades aega. Ning kõik inimesed teavad, et kui saame e-kirja, siis vastame sellele hiljemalt ühe tööpäeva jooksul.

Teeme ühe sammu veel edasi: kui palju see annaks juurde, kui teaksime, millised tööd kedagi ees ootavad? Igaühe tööde nimestikku saavad vaadata kõik meeskonna liikmed, et saaksime vajadusel küsida hetkel vähem koormatud inimestelt abi. Samuti koguksime kõik üldisemad probleemid ja arendusideed ühisesse virtuaalsesse salve… Ning kord kuus vaataksime ideed üle, et neist parimad kiirelt ja otsusekindlalt ellu viia.

Kui töökoorem muutub liiga rängaks ja teame, et me ei suuda parimagi tahtmise korral tööd tähtajaks lõpetada, siis anname sellest teistele nii ruttu teada kui võimalik. Ja seejärel otsustame, kas skoopi kärpida, jagada tööd kolleegidega või tähtaega edasi lükata, et saaksime aru, millal ja millises mahus tegelikult saame tööga ühele poole.

Ja kui veel paneks e-kirjadele korrektsed pealkirjad, näiteks „Infoks: klient meie tööga rahul“ või „Tegemiseks: Koosta ja saada kliendile pakkumine“ või „Vajan otsust: kui suure krediidi kehtestame kuldklientidele?“ Kui palju see kiirendaks meie tööd?

Näib idealistlikuna ning liiga ilusana, et olla tõsi? Mitme ettevõtte ja organisatsiooniga oleme ajurünnaku käigus pannud kõik sellised omavahelised kokkulepped paika leheküljelises dokumendis, millel nimeks „Ajajuhtimise hea tava“. Ülaltoodud mõtted on pärit erinevatelt ettevõtetelt, kuid neid kõiki ühendavad paar joont: pärast seda, kui inimesed ise on moderaatori kaasabil tuvastanud oma meeskonna ajajuhtimisprobleemid ning leidnud ühised lahendused nende ületamiseks, on meeskond muutunud kuni viiendiku efektiivsemaks ning äriprotsess oluliselt sujuvamaks, sest inimesed saavad asjadest sama moodi aru ning ootamatuste ja „äkkrünnakute“ hulk on vähenenud. Ning sellises meeskonnas inimestel ka rahulikum, pingevabam ja meeldivam töötada ning see suurendab töötajate motivatsiooni.

Seega, kui tahad protsessi kiirendada, kaasa inimesi ja loo kokkulepe. Ning hakka selle loomist planeerima juba täna.