6 nippi pabermärkmiku kasutajale

/5 Comments/in , , , , ,

Olen uurinud viimase nelja aasta jooksul sadadelt inimestelt, milliseid nippe nad kasutavad asjade kirjapanekuks pabermärkmikusse. Tutvustan neist võtetest tõhusamaid.

1. Jaga leht pooleks.
Jaga päeva leht pooleks: ühele poole pane kirja kellaajalised sündmused ning teisele poole nimestik, milles kirjas need tegevused, mis tuleb millalgi sel päeval ära teha, aga suurt vahet pole, mis kell täpselt.
Kui nüüd päeva jooksul saad kellaajaliste sündmuste vahel mahti, siis libistad pilgu paremal poolel olevast tegevusnimestikust üle ning valid tegevuse, milleks parasjagu tuju ning vajadus.
Päeva lõpus kiidad end oluliste tegevuste eest, millega toime tulid, ning visandad järgmise päeva tegevusnimestiku või täiendad seda. Kui mõned asjad jäid tegemata, siis ei lükka neid alati mitte homsele, vaid leiad päeva, millal tegelikult need ära teed.
Kasuta lühikesi tegevusnimestikke: kui tegevused ei mahu ühele kalendrilehele, siis on neid tõenäoliselt ühe päeva jaoks liiga palju.

2. Kasuta kleepepabereid
Üks vahvamaid nippe, mida olen näinud: selle asemel, et kirjutada kalendrisse, kirjuta kleepsupaberitele ja kleebi need märkmikusse. Kui lükkad mingi tegevuse edasi, siis pole seda vaja ümber kirjutada!
Selle süsteemi kasutamise eelduseks on kokkulepe endaga: kui liim paberi taga enam ei kleebi, siis tuleb paberil olev tegevus kohe ära teha või visata see paariks-kolmeks kuuks peast ja märkmikust välja ning loobuda sellest.

3. Lisa ideedelehele kleeps
Tean mitut inimest, kes on tekitanud oma märkmikusse n-ö ideede sektsiooni, milles olevatele tühjadele lehtedele kribivad uitmõtteid ning ideid selle kohta, mida võiks tulevikus teha.
Korra-paar kuus võtavad nad uute ideede nimestiku ette, loevad läbi ning otsustavad, millise vahva mõte võiks järgmisena ellu viia.
Selleks, et hetkel pooleli olev ideeleht avaneks kiiresti, kleebivad nad selle küljele indeksikleepsu. Teine indeksikleeps või joonlaud asub tänase päeva vahel, et seda saaks kiiresti avada.

4. Pane suuremad tegevused kirja
Üks hea nipp veel: pane eraldi lehele kirja suuremad tegevused, mis hetkel pooleli. Minul on praegu nendeks nelja koolituse ettevalmistus, koostöö koolituse „Uus kurss“ ettevalmistus ning paar-kolm asja veel.
Kui viskad hommikul või õhtul korra sellele nimestikule pilgu peale, siis suudad kiirelt otsustada, milline on neist hetkel kõige tähtsam, ning mida peaksid järgmisena ette võtma, et see oluline asi viia eduka lõpptulemuseni.

5. Prindi kalender välja
Kasutame üha enam ühiseid kalendreid, olgu need Outlookis, Lotus Notesis või Google Calendaris. Kui hoiad oma tegevusi pabermärkmikus, kuid osa tegevusi paned kirja e-kalendrisse, siis on kasu kahest võttest.
Esimene: märgi kord päevas oma hõivatud ajad e-kalendrisse. See polegi nii oluline, et paned kirja, millega millal täpselt tegeled. Kui lisad e-kalendrisse hõivatud ajad, siis on teistel lihtsam leppida sinuga kohtumist kokku.
Teine: Prindi päeva-paari tagant Outlooki kalendri nädalavaade välja ja lisa see pabermärkmiku vahele. Siis pole vaja nii palju asju ümber kirjutada.

6. Kui oled rahutu, kirjuta
Kui tundub, et tegemata asjad löövad üle pea kokku, siis võta kümmekond minutit, et ühele lehele kirjutada olulisemad eesootavad tegevused üles. Seejärel vali nende seast välja kolm olulisemat ja  tee ära. Nüüd tee väike paus ning vali järgmine kolmik, millega tegutseda.

Millised on sinu parimad pabermärkmiku nipid? Olen tänulik, kui jagad neid artikli kommentaarides.

Loe teiste kasutajate nippe ka sekretar.ee kommentaaridest – sealgi oli mitu head võtet.

4 efektiivsust tõstvat töövahendit Androidile

/5 Comments/in , , , , , ,

Minu HTC Desire nutitelefonis teevad minuga koos tööd neli elu korraldada aitavat rakendust, milleta tuleksin küll toime, aga aega kuluks kõvasti rohkem.

1. Jorte kalender (www.jorte.net)

Jorte kalender kannab endas vana head pabermärkmiku mekki. Saan kiirelt valida erinevate vaadete vahel: päev, nädal, kuu, jooksev nädalakalender. Paari puudutusega kuvab telefon just selle vaate, mida vajan. Sellele lisaks pakub Jorte ka piisavat valikut vidinaid ehk widget’eid, mille abil oma lähiaja kalender kuvada telefoni nn koduekraanile.

Sündmuste sisestamine käib kiiresti ja intuitiivselt. Pealekauba suudab Jorte oma sündmused sünkroniseerida Google’i kalendriga.

Soovi korral võid lisada Jortesse ka oma tööülesanded – needki sünkroniseeruvad Google Tasksiga. Ise kasutan küll Astrid Tasksi, sest see on paindlikum. Jorte nimelt ei lase ülesannete tähtsuse järjekorda käsitsi muuta ning samuti puudub võimalus ülesannet ühest nimestikust teise tõsta.

Rakendus ise on loomulikult tasuta.

2. Astrid Tasks (www.weloveastrid.com)

Astrid Tasksi on tituleeritud mitu korda Androidi parimaks tegevusnimestiku hoidjaks ning seda mitmel põhjusel.

Esimene: tööülesanded sünkroniseeritakse Google Tasksi või veebipõhise tegevusnimestikuteenuse Producteev.com’iga. Ülesandele saab seada neli erinevat prioriteediastet ning soovi korral sama prioriteediga ülesannete järjestust muuta. Samuti saad ülesandega tegelemisel käivitada taimeri, et teada saada, kaua oled kulutanud mingile ülesandele.

Lisaks kõigele muule saad lisada ülesannetele märksõnu ning kasutada erinevaid tegevusnimestikke, et hiljem kiirelt pikka nimestikku nende põhjal filtreerides kuvada just asjakohaseid tegevusi. Ainsana tunnen puudust sellest, et ülesannet ei saa tõsta ühest tegevusnimestikust teise – selleks pean avama oma arvuti ja korraldama selle Google’i kalendri abil.

Nii nagu ikka, rakendus on tasuta. PowerPacki eest, mis pakub võimalust kasutada täiendavaid vidinaid ehk widget’eid, küsib Astrid Tasks viis dollarit.

3. Evernote (www.evernote.com)

Evernote on mu tõeline märkmete hoidmise lemmik. Ainsa klõpsuga saan pildistada telefoniga huvipakkuva märkmelehe või muu pildi, lisada märksõnad ja laadida mobiilivõrgu kaudu üles Evernote’i serverisse. Või siis klõbistada kiirelt sisse mõned uitmõtted ja laadida need Evernote’i edasiseks kaalumiseks.

Lisaks on kõik mu arvuti Evernote’i programmi abil sisestatud märkmed pidevalt ka mobiilis kättesaadavad. Ainus paha lugu on see, et offline’is Evernote ei toimi.

Rakendus on tasuta, kuid kui ületad igakuist mahupiirangut, soovib Evernote selle eest mõne dollari saada. Kuigi olen üsna usin Evernote’i kasutaja, pole seda vajadust veel tekkinud.

4. Dropbox (www.dropbox.com)

Dropboxi abil sünkroniseerin faile oma kolme arvuti vahel (2 läpparit ning eks nutitelefongi ole arvuti). Tasuta ruumi pakub Dropbox 2 GB ning seda on võimalik tasapisi aja jooksul ka suurendada.

Dropbox toimib imelihtsalt: paigaldad kliendi arvutisse ning telefoni. Luuakse uus kataloog, kus hoiad edaspidi neid faile, mida soovid igalt poolt kätte saada. Iga kord, kui muudad faili, laetakse see ka teistesse su arvutitesse-telefonidesse, milles oled oma Dropboxi kasutajaga sisse loginud.

Üks pluss on tal veel: Dropbox on suurepärane meeskonnatöö vahend. Paari hiireklõpsuga saad jagada katalooge kas kõigile või ainult nende inimestega, kellega vaja. Aga eks uuri ise täpsemalt järgi 🙂

Millised on sinu lemmikrakendused Androidi nutitelefonis? Palun anna kommentaarides teada.

Järgmisel nädalal kirjutan mõnest nipist, mida kasutan vana hea pabermärkmikuga.

11 Google’i nippi, mis aitavad paremini tegutseda

/6 Comments/in , , , , , ,

Pärast Google’i tasuta veebiteenuste saabumist pole maailm enam endine, sest saime tasuta hiiglasliku e-postkasti, suurepärase kalendrisüsteemi ning lihtsa tööülesannete nimestiku. Veel enam: suuremat osa kogu sellest infost saame jagada ka teiste inimestega. Näitan enam kui tosinat oma põhilist võtet, mida veebiteenustega kasutan.

1. Märgi tärniga vastamist ja tegutsemist nõudvad e-kirjad. Kui lähen kirju lugema, siis sageli esimese ringiga tähistan tärniga kirjad, millega tegutsemine või millele vastamine võtab üle paari minuti. Pärast sellise kiire ringi tegemist võtab tärniga tähistatud (Starred) kirjade vaate ette ning tegutsen ühe kirjaga korraga. Kui see valmis, valin järgmise.

Alternatiivina võib kasutada silte ehk label’eid. Olen kasutanud neid kahel moel. Kuna kirjale saab lisada mitu silti, siis üks silt kirjeldab projekti või suuremat tegevuste kogumit, millega kiri seotud, ning teine tähistab keskkonda, milles viibides saan selle ülesandega tegeleda: näiteks telefonikõne soovi sisaldaval kirjal on silt „@telefon“, arvutitööd nõudval „@arvuti“, kesklinnas ostlemist vajaval „@kesklinn“, netipangas ülekannet nõudval „@pank“. Sel juhul lähen näiteks netipanka võtan ette kõik sildiga „@pank“ kirjad ning teen järjest ülekanded ära.

2. Puhasta inbox. Selleks, et pilt oleks selgem, hoian inboxis ainult neid kirju, mille puhul ma pole veel täpselt otsustanud, mida nendega teha või milliseid tegevusi need kaasa toovad. Igal õhtul vaatan saabunud kirjad läbi ja otsustan igaühega, mida täpselt sellega pean tegema.

Tean mitut inimest, kes hoiavad kirju inbox’is seni, kuni neis olevad tegevused on tegemata – see on sama hea lahendus. Kui puhastad korrapäraselt inbox’i, siis korrastuvad ka mõtted.

3. Filtreeri. Mõne kirja lugemisega pole mingit kiiret: uudiskirjad, reisipakkumised, Facebooki teated, listikirjad… Nende puhul lasen Gmailil automaatselt lisada sildi „Ära loe kohe“ ning tõsta need inbox’ist ära arhiivi. Selleks avad kirja ja klõpsad More actions -> Filter messages like this -> paned kirja, milliselt adressaadilt või milliseid sõnu kirja päis või kiri ise sisaldab -> Next Step -> Skip the inbox ette linnuke ja Apply the label ette ka, valin viimase kõrval rippmenüüst „Ära loe kohe“, ning klõpsan Create Filter.

Kui saan rämpsmeile, mille saatja keeldub mind adressaatide hulgast eemaldamast ning spämmifilter mingil põhjusel ei toimi, siis lisan neilegi filtri tingimustega Skip inbox ning delete it.

4. Vasta välksõnumiga. Kui saatja kasutab ka Google Talki ning on parasjagu online’is, siis võid vastamise asemel valida Reply-nupu kõrval asuvale noolele klõpsimisel avanevast menüüst Reply by chat to. Sel juhul saate keskustelu kohe jätkata välksõnumite vahendusel.

5. Kutsu sõnum tagasi. Kas sul juhtub vahel, et saadad kirja kärmelt ära ning siis mõtled, et tegelikult saatsid kirja liiga kiiresti ära – sõnastasid mõne asja kaksipidi mõistetavalt, jätsid mõne asja kirjutamata või saatsid kirja hoopis valele adressaadile? Mul tuleb vahel ette. Kui lähed seadete lehele (Settings) ja valid Labs’i alt Undo send, siis saad 10-30 sekundit pärast kirja saatmist selle tagasi kutsuda. Tagasikutsumise ajavahemiku saad määrata seadete lehel.

Muide, see on üks põhjustest, miks kasutan Gmailis ingliskeelset liidest maakeelse asemel – ingliskeelne pakub palju laiemaid võimalusi ehk osa funktsioone on eestikeelses liideses puudu. Kaasa arvatud e-kirja tagasikutsumine. Tagasikutsumise nipp. Ingliskeelne liides. Undo send.

6. Kasuta tüüpvastuseid. Labs’is olev lisand Canned responses võimaldab valmis kirjutada tüüpvastused ning neid lisada kirja teksti. Kui kasutad vastamisel sageli samu väljendeid, säästad iga kuu selle abil mitu tundi.

7. Kuva Google Calendar ja dokumendid meilivaates. Vasakusse veergu saad laboris olevate vidinate abil kuvada oma kalendris olevad järgmised kohtumised ning Google Docsi viimatimuudetud dokumentide viited.

8. Loe kirju internetita. Kui oled Google Chrome’i kasutaja, siis saad lugeda kirju ja neile vastata ka siis, kui su arvuti pole internetiga ühendatud. Firefoxi kasutajad peaksid selleks paigaldama Google Gearsi (http://gears.google.com). Kirjadega töötamiseks siis, kui arvuti pole internetiga ühendatud, vali Settings -> Offline -> Enable Offline Mail. Arvuti kopeerib kirjad su arvutisse ning edaspidi saadab vastused teele ning kuvab uued kirjad kohe, kui ühendad arvuti internetiga.

9. Kasuta kalendrit. Google’i kalender (http://calendar.google.com) on parim tasuta veebikalender. Siingi on mõned head nipid. Näiteks võid endale luua mitu kalendrit: töistele tegemistele ühe ja kodustele teise – selleks vali vasakus veerus My calendars -> Add. Saad vaadata teiste inimeste kalendrit (loomulikult juhul, kui nad annavad selleks loa) – selleks klõpsa Other Calendars -> Add -> Add a friend’s calendar. Või hoopis jagada oma kalendrit teistega, et lihtsamini kohtumisi kokku leppida – selleks klõpsad vasakus veerus vastava kalendri kõrval asuvale noolele ja valid Share this Calendar.

Mitme kalendri kasutamisel tuleb silmas pidada seda, et mobiili või Outlookiga sünkroniseeritakse ainult sinu nö põhiline kalender. Teisi kalendreid ei sünkroniseerita. Mobiiliga sünkroniseerimise kohta vaata lisa aadressilt www.google.com/mobile/sync/ ning Outlookiga sünkroniseerimise kohta aadressilt www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?hl=en&answer=89955.

Google Calendar oskab sündmuste meeldetuletusi saata nii e-kirja teel kui ka lühisõnumina mobiilile. Mobiilile saadetavad meeldetuletused saad seadistada, valides Settings -> Mobile Setup ning lisades oma mobiilinumbri ja sisestades pärast lühisõnumi saamist kontrollkoodi.

Kui oled laboris aktiveerinud Smart Rescheduler’i, siis ilmub paremasse veergu moodul, mille abil saad kohtumise uut aega teiste Google Calendari kasutajatega kiiresti kokku leppida. Smart Rescheduler leiab ise kalendrist kõigile osalejatele sobivaid aegu.

Kui kasutad Google Chrome’i või Gearsi, siis saad kasutada ka kalendrit ja tööülesandeid internetita.

10. Kasuta tööülesandeid. Google Calendaril on olemas ka tööülesannete nimestikud. Selle kuvamiseks vali oma kalendrite alt Tasks ning paremasse veergu kuvatakse tööülesannete loend. Soovi korral võid tegevusite järjestust neid lohistades muuta, luua alamtegevusi (vajutad tegevusnimestikus lihtsalt tabulaatori nuppu klaviatuuril), luua erinevaid tegevusnimestikke ja tegevusi nende vahel liigutada.

Kui kasutad tegevusnimestikke, siis saad saabunud kirjadest luua kiirelt tegevusülesandeid – selleks klõpsad kirja lugemisvaates More actions -> Add to Tasks.

11. Kasuta mõnda ajahalduslisa. Parim neist on ilmselt ActiveInbox (www.activeinboxhq.com), mille abil saad kiiresti kirjadest koostada tegevusnimestikke.

12. Kasuta eraldiseisvat tegevusnimestikku. Kui  Google Tasksi võimalused tunduvad liiga piiratuna, võid kasutada mõnda täiuslikumat tegevusnimestikuteenust. Minu lemmik on Remember The Milk (www.rmilk.com), mille ülesandeid saad kuvada Google’i Calendrisse ning tellida ka igapäevast meeldetuletust selle kohta, milliseid tegevusi oled kavandanud teha.

13. Lepi kohtumisi nutikalt. Kohtumiste kokkuleppimise poolelt on mu lemmik www.doodle.com, sest seda on nii lihtne kasutada. Kui tahad kohtumist kokku leppida, siis valmistad Doodle’is hääletuse, pakkudes välja 2-5 kohtumise aeg, mis sulle sobivad. Nüüd saadad küsitluse viite kutsutavatele laiali ning palud igaühel hääletada, millised kohtumiste ajad neile sobivad. Lõpuks heidad pilgu küsitlusele ning kuulutad kõigile sobiva aja lõplikuks. Oled kokku hoidnud 30-60 minutit ning kümneid e-kirju ja telefonikõnesid.

Millised on sinu parimad Google Maili ja Calendari või mõne teise veebiteenuse nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Google Maili või Calendari kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Järgmisel nädalal tutvustan parimaid ajahaldusvahendeid Androidi opsüsteemiga telefonidele.

Uus abivahend mu käel

/0 Comments/in

Mu käele jõudis uus abimees: Botta Uno 24, mille soetasin Questo Designi kaudu.

Mulle meeldib selle vidina vastuoluline kontseptsioon – ega Botta Uno 24 võitnud ilmaasjata red dot disainiauhinda.

Selle asemel, et meeletult tiirelda ümber telje, teeb Uno 24 ainus osuti ühe tiiru ööpäevas, imiteerides Päikese liikumist taevas. Ainus pilguheit sihverplaadile ning ongi teada, kui palju kell umbkaudu on. Teoreetiliselt võiks ekvaatoril päikeselise ilmaga selle abil ka orienteeruda, sest kui sättida kell seieriga Päikese poole, siis kuupäevaaken osutab põhja.

Selline aega-küll-ligikaudsus on tegelikult ainult näiline, sest kella südames tuksub korralik ja täpne Ronda kvartsmehhanism. Pealegi avastasin, et saan kellaaega vaadata minuti-paari täpsusega (kui kaugel mingile kriipsule osuti asub), mis on minu jaoks täiesti piisav.

Enamikel puhkudel on siiski on mõnus ja rahustav heita pilk sihverplaadile ja tõdeda, et kell on veerand kaheteistkümne paiku ning varsti on aeg sööma minna. Pole ju vahet, mis kell täpselt on: peaasi, et enam-vähem ajataju olemas ning olemine mõnus.

11 Outlooki nippi, mis aitavad paremini tegutseda

/6 Comments/in , , , , , , ,

2011 võiks olla õppimise aasta. Meid ümbritsevad kümned tehnoloogilised abivahendid, mis võimaldavad oluliselt rohkemaga toime tulla. Jaanuaris jagan käputäie nippe, mida ise kasutan ning ja oma koolitustel ka teistega jagan.

Võtan esimesena ette Microsoft Outlooki kui kõige rohkem levinud ärisuhtlusvara. Suuremat osa neist võtetest saab kasutada nii Outlooki 2003, 2007 kui ka 2010 versiooniga. Toon ära ingliskeelse liidesega Outlooki nipid – loodan, et ehk maakeelse Outlooki kasutajad leiavad menüüd-valikud ise üles.

Praegu on selline plaan, et järgmisel nädalal kirjutan Google’i teenustest, ülejärgmisel Androidi nutitelefonist ning jaanuari viimasel nädalal vanast heast pabermärkmikust. Kui teil on mõtteid ja ideid või soovitusi, palun andke kommentaarides teada.

Minu Outlooki kasutamise 11 lemmiknippi:

1. Pane ideed kirja. Kui mul tuleb uus idee, siis lisan selle Outlooki uue tööülesande ehk task’ina. Selleks kirjutan selle meilivaates paremas servas olevale to-do bar’i reale või ülesandevaates reale Click here to add a new task. Kui sa to-do bar’i ei näe, siis vali View -> To-Do Bar -> Normal ja pane linnuke ette.

Sellisel moel saan kiiresti ideed kirja ega pea neid meeles hoidma, kui olen arvuti taga.

Ah jaa, kui kavatsen midagi kindlal päeval teha, siis kirjutan selle kavandatava päeva tööülesanderibale (Daily task list). Kui sa iga päeva all kalendrivaates ei näe tööülesanderiba, siis vali View -> Daily Task List -> Normal.

2. Võta kasutusele kategooriad. Kategooriate abil saab tegevuste nimekirja liigendada, et see ei muutuks liiga pikaks ega lohisevaks. Vali suvaline kiri, kalendrisündmus või tööülesanne ning leia menüüribalt neljast värvilisest ruudust moodustuv nupp Categorize. Sellele klõpsamisel lahti hüppavast menüüst võta All Categories ning sisesta sinu tööks sobivad kategooriad – olgu neiks näiteks erinevate projektide nimed või hoopis kohad, kus töötad (kontor, kodukontor, ladu, koosolek, kohtumine, telefonikõne, arvutitöö, internet). Sagedamini kasutatavatele kategooriatele määran ka kiirklõpsu, et ülesannete sorteerimisel hiljem aega kokku hoida.

Nüüd võtad ülesanded ja märgid igale neist sobiva kategooria. Ma ise kasutan tegutsemiskeskkonnal põhinevaid kategooriaid (töö, kodu, telefon, netipank, kesklinn, maakodu). Sel juhul saan hiljem avada vastava asukoha tegevuste nimestiku ning järjest tegutseda.

Erinevate projektide eristamiseks märgin ülesande ette sobiva lühendi, näiteks „Uue kursi“ müügitegevuste ees on alati lühend „UK M“. Kui kirjutan Outlooki tööülesannete filtrisse „UK M“, siis näitab arvuti ainult „Uue kursi“ müügitegevusi.

Ühe kategooria nimega „Projektid“ olen teinud suuremate ja olulisemate terviklike tegevuste ehk projektide jaoks. Selle abil olen loonud ülesannete vaates oma pooleliolevate suuremate tööde nimestiku: koolitus kliendiga x, coaching kliendiga y, turundus, „Uue kursi“ müük, „Uue kursi“ sisu… Selliseid pooleliolevaid suuremaid töid on mul paarkümmend.

Projektide nimekiri pakub abi tegemistest ülevaate saamisel. Kord nädalas võtan selle ette ja küsin endalt iga projekti puhul: „Milline on minu järgmine tegevus, et see oluline asi liiguks edasi eduka lõpptulemuse poole?“

3. Sea eesmärgid. Ühe kategooria olen oma eesmärkide jaoks – selles mul on kirjas viie tööülesandena kirjas viis olulist tänavust eesmärki. Iga ülesande sisusse olen pannud kirja, milline näeb olukord välja eesmärgi saavutamisel ning mõne puhul ka visandanud tegevuskava. Hoolitsen selle eest, et pärast eesmärgi sõnastamist lisaksin projektide kategooriasse hetkel saavutamisel oleva eesmärgi kõige olulisema projekti, et sellele leida nädalas piisavalt aega.

4. Märgi kalendrisse ajasahtlid. Kui küsiksin täieliku võhikuna, et palun ütle kolm-neli kõige olulisemat asja, mida sa teed, siis millised need oleksid? Minu puhul on nendeks inimeste koolitamine, koolituste ettevalmistus, „Uue kursi“ ühiselt asjade ärategemise koolituse ettevalmistus ning teiste koolituste müük ja oma isikubrändi arendamine.

Olen võtnud igaks selliseks tegevuseks kindla aja ning märkinud selle kalendrisse. Alati, kui võimalik, siis koolitan inimesi teisipäeviti, neljapäeviti ja reedeti, koolitusi valmistan ette esmaspäeviti, „Uue kursiga“ tegelen võimalusel kolmapäeviti ning koolitusi müün ja isikubrändi arendan teisipäeva hommikupoolikul kui koolitust pole.

Kui tegelen sarnaste tegevustega järjest, siis säästan aega.

5. Sea sisse korralik kaustasüsteem. Kasutan mitmendat aastat Sally McGhee loodud lihtsat kaustasüsteemi. See struktuur on sama nii Outlookis kui ka failikaustadel, et asjad oleksid loogiliselt samas kohas.

Esmalt jaguneb mu kaustasüsteem kaheks: praegu käimasolevate tegevuste materjalid ning ammuste tegevuste arhiiv, milles ka muud taustamaterjalid, mida ma hetkel eriti ei kasuta. Mõlema kausta alamkaustade struktuur on sama:

Kaustasüsteemi ülemine tase on eesmärk – igal eesmärgil on oma kaust. Selle alamkaustadeks on selle eesmärgi täitmiseks vajalike projektide kaustad. Näiteks see artikkel asub kaustas „Praegune töö -> Turundus (eesmärgikeeles: inimesed teavad, kes olen) -> Artiklid“. Kui ühel hetkel peaksin sihipärase kirjutamise lõpetama, tõstan selle samasse kohta arhiivikaustas.

6. Keera kellad-viled maha. Olen võtnud maha igasugused kõllid, ümbrikuikoonid ja paunad, mis annavad uue kirja saabumisest teada, sest need segavad keskendumast. Selle asemel, et arvutil lasta endale tempot dikteerida, käin ise korra tunni-paari tagant vaatamas, millised kirjad on tulnud. Kui keskendun rohkem, jõuan enam tehtud.

Märguannete maha keeramiseks Outlook 2007s Tools -> Options -> E-mail Options -> Advanced E-mail Options -> Puhasta kogu When new items arrive in my Inbox linnukestest. Outlook 2010 puhul File -> Options -> Mail -> Puhasta kogu Message arrival linnukestest.

Kui ootan mõnda kiiret e-kirja, siis seadistan ajutiselt Outlooki nii, et ta annab ekraani nurgas hetkeks kuvatava paunaga märku saabuvast e-kirjast.

Keera maha ka Skype’i ja Windows Live Messengeri märguanded – neid saad käia sama moodi aeg-ajalt uudistamas, et kas on uusi sõnumeid tulnud.

7. Loe e-kirju kord-paar päevas ja kategoriseeri. Viskan pilgu kirjakastile, siis kui olen ühe tegevuse lõpetanud, aga järgmisega pole veel alustanud. Selle käigus vastan nendele kirjadele, millega tegelemine võtab alla paari minuti. Kui kirjale olen vastanud, kustutan selle või tõstan kausta, kuhu see sisu poolest kuulub.

Kogu kirjakasti tühjendan iga tööpäeva lõpus. Otsustan siis, mida pean iga kirjaga tegema, loon sellest tööülesande ning tõstan pärast seda kirja inbox’ist kausta, kuhu see sisu poolest kuulub.

Tööülesandeid saad kirjadest teha mitmel moel. Outlook 2007s lohista kiri näiteks parema hiireklõpsuga aknale Tasks. Vali Copy Here as Task with Attachment. Nüüd luuakse uus tööülesanne, milles manusena kiri. Hiljem, kavandatud ajal selle ülesande avamisel teen kirjale topeltklõpsu ja saan sellele kohe vastata.

Outlook 2010 puhul olen loonud selleks tarbeks kiirsammu: Ava menüü Quick Steps, kustuta olemasolevad ebavajalikud sammud, nüüd vali  New -> Custom… -> nimeta samm -> Choose an Action -> Create task with attachment -> Choose a Shortcut -> Finish. Ma olen seadistanud kirjast ülesande loomise kiirvalikuks Ctrl+Shift+1 – nii saan ainsa klahvivajutusega kiirelt e-kirjadest ülesandeid teha.

Alternatiivina võid teha hiirega paremklõpsu kirja kõrval oleval lipul ning valida tähtaja, millal vastad sellele kirjale. Muide, sel juhul tööülesannet tegelikult ei looda ning kirja kustutamisega kaob ka „tööülesanne“ ning „tööülesande“ kustutamisega e-kiri. Samuti tuleb hiljem ülesande pealkirja muuta, sest sageli ei anna kirja pealkiri ülesande sisu edasi.

8. Pane kirja delegeeritud tegevused. Olen loonud ühe kategooria delegeeritud tegevustele. Kord päevas käin läbi saadetud kirjade kausta ning lisan neile kirjadele, millele ootan vastust, lipu ja delegeeritud kategooria. Mõne päeva pärast meenutan vajadusel inimestele, et ootan neilt tagasisidet või uurin, kaugele nad on omadega jõudnud.

Aeg-ajalt puhastan saadetud kirjade kausta ning tõstan kirjad sellesse kausta, kuhu need sisu poolest kuuluvad – sel juhul on samas kaustas mul nii saadetud kui ka vastuvõetud kirjad, kõik asjad kenasti sama koha peal.

9. Kasuta otsingukaustu. Kui kerid kaustapuud allapoole, leiad sealt jaotuse Search folders. Selle alla saad luua otsingukaustu, kuhu indekseeritakse näiteks mõne adressaadiga peetav kirjavahetus. Kui tahaksin Äripäeva inimestega peetava kirjavahetuse jaoks otsingukausta luua, siis teeksin Search foldersi peal parema klõpsu hiirega ja valin New Search Folder… Nüüd valin Mail from and to specific people -> Choose… -> kirjutan From or Sent to reale aripaev.ee ning klõpsan kaks korda OK. Tulemuseks on kaust, kuhu edaspidi indekseeritakse Äripäevaga peetav kirjavahetus.

10. Vaata päev üle. Kord päevas võtan pool tunnikest, et otsustada iga saabunud kirjaga, mida temaga täpselt teha. Vaatan läbi täna tehtud ülesanded ja tunnustan end. Vaatan läbi tegemata jäänud asjad ning lohistan need sellele päevale, millal mul tegelikult on aega neid asju teha. Nüüd planeerin järgmise päeva ja panen paika esimesed paar-kolm tegevust, mille kohe hommikul ära teen.

11. Vaata nädal üle. Kord nädalas leian tunnikese-poolteist, et vaadata samal moel läbi kogu nädal: mida nädalaga sain tehtud, mis jäi tegemata ning millal need asjad ette võtan, millised on mu plaanid eesootavaks nädalaks? Sellisel moel vähendan oluliselt tegemata asjadest tingitud painet, hoian olukorda kontrolli all ja sihi selge.

Millised on sinu parimad Outlooki-nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Outlooki kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Loe asjalikke kommentaare ka sekretar.ee veebist.

Tule koolitusele!

Kui tahad õppida neid nippe koos minu ja veel 11 inimesega oma sülearvutis kasutama, siis tule neljapäeval, 13. jaanuaril kell 10-17.30 Outlookiga ajajuhtimise koolitusele.

Koolitusrühmas on kokku ainult 12 kohta, neist kõigest 5 on veel vabad. Koolitus maksab 191,05 eurot (2990 kro0ni) + käibemaks. Soodushind personali- ja koolitusjuhtidele ning ajajuhtimise koolitust sisekoolitusena kaaluvatele ettevõtete juhtidele: 127,17 eurot (1990 krooni) + km. Pakkumine kehtib ettevõttest või organisatsioonist ühele osalejale.

Registreeru koolitusele kohe, sest rühm peatselt on kohad täis! Registreerumiseks klõpsa siia.

Esimene päev Ihaga

/12 Comments/in ,

Tennessee Williamsil oli “Tramm nimega Iha”, minul telefon nimega iha(ldus) ehk HTC Desire. Esmamuljed:

Plussid:

  • Ekraan viimase peal, parim, mida mobiilil olen näinud
  • Puuteekraan üsna täpne
  • Esimene käimapanek läks kiirelt – andmeside ja wifi hakkas toimima väga libedalt nagu ka MoMaili meilindus
  • Parim nutifoni kasutajaliides, mida olen kohanud – harukordselt intuitiivselt kasutatav
  • Suurepärane twitteri ja facebooki klient
  • Toimib suurepäraselt Google’i teenustega
  • Võimalik kasutada rootsi klaviatuuri, st enamik täpitähti olemas
  • Väga kiire!

Head ja halba:

  • Kasutan kategoriseeritud taskide sünkroniseerimiseks CompanionLink USB synci. Toimib üldiselt hästi, kuigi esimene sünkimine võttis terve igaviku ja vahel viskab mingeid kummalisi veateateid, mis ei pea paika. Taskid sünkroniseeruvad suurepäraselt, kalendriprogrammis on kiri väikesevõitu ning mis häirib: kontaktid ega kalendrikirjed ei jõua HTC enda vastavasse programmi.

Miinused:

  • Outlookiga sünkroniseerimine on valu tuharate piirkonnas. Mässasin eile kaks tundi, aga ei saanud käima.
  • Puudulik support: meilile pole saanud 24 tunniga vastust ei HTCst ega CompanionLinkist, HTC telefonisuppordi sabas ootasin 6 minutit ning tulemuseks oli nii sandi ja plekise kvaliteediga kõne, et ma ei saanud teisest osapoolest mõhkugi aru (sõnu polnud võimalik eristada), praegu katsetan, kuidas kohalik HTC maaletooja asjaga toime tuleb.
  • Ekraanile jäävad näpujäljed nii hästi, et iga sherlockholmes tunneks selle üle vaid rõõmu.