Tipptasemel ajajuhtimise koolitus 12. detsembril Tallinnas

/in , ,

Korraldame 12. detsembril kell 10-16 Tallinnas Tasapisitasakaalu stuudios (Graniidi 1) kasuliku, kaasava ja huvitava ajajuhtimise koolituse. Sel korral saavad kõik osalejad kingina kaasa Kristjan Otsmanni “ajajuhtimise” käsiraamatu “Hetk”.

ChecklistKoolitusel arutame, kuidas:

  • häälestada oma päeva nii, et teeksid kõige olulisemad tegevused neil hetkedel, kui oled energiast tulvil,
  • kasutada lihtsaid võtteid, et luua endale tegutsemiseks energiat ja tahet,
  • vähendada edasilükkamist,
  • järjestada tegevused olulisuse järgi,
  • saada kiire ülevaade kõigest, mis vaja teha, ning selle põhjal koostada kärmelt teostatav tegutsemiskava,
  • teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita,
  • tulla toime päeva hakkivate ootamatuste ja ajaröövlitega nii kodukontoris kui ka töö juures,
  • alandada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini ning
  • kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt.

Täpne koolituskava sõltub osalejatest, sest enne koolitust täidad veebis lühikese eelküsitluse, mille põhjal täpsustan koolituse sisu nii, et leiaksid sellelt just Sind huvitavatele teemadele vastused.

Koolitusel osalemine maksab 245 eurot (+ km ehk 294 eurot). Selle eest saad

  • sisuka, huvitava ja inforikka päeva,
  • “ajajuhtimise” käsiraamatu “Hetk”,
  • hiljemalt mõne nädala pärast vähemalt pool tundi rohkem vaba aega,
  • teadmised, mis aitavad olulisi asju tulemuslikumalt ja mõnusamalt ära teha,
  • põhjalikud koolitusmaterjalid ning
  • hulga uusi arukaid ja meeldivaid tuttavaid.

Praeguseks on mu koolitustel käinud üle 15 000 inimese ning 99% neist on jäänud koolitusega väga rahule ja saanud sellest praktilist kasu.

Koolitusele saab registreeruda 10. detsembrini või seni, kuni kõik 20 kohta on täitunud.

Registreeru koolitusele siin.

Vaim puhkuseks valmis?

/in , ,

Peatselt on puhkuste aeg käes. Allpool mõned soovitused, kuidas seada end puhkuseks valmis sõltuvalt sellest, millist tüüpi planeerija ja tegutseja oled.

Adrenaliinisõltlane

Puhkus on lahe! Eelmisel aastal õppisin langevarjuga hüppama ning üle-eelmisel tegin läbi superbike’i ringrajakoolituse. Tänavu… Ei tea, mida teen, aga midagi vägevat… Tegelikult tahaks minna hävitajaga lendama. Ei tea, kas Ukrainasse võtavad mind kaasa? Peaks Ämarisse helistama ja küsima.

Oot, mis puhkuseks valmistumine? Muidugi on mingid sabad veel tööl tegemata, aga liiga vara pole ju mõtet toimetama hakata, sest aega veel on, teha tuleb palju muudki ja elu on ju pidevas muutumises.

Peaks parem minema langevarjuga hüppama — see pakub palju enam kui puhkuseks valmistumine. Pealegi tuleb kibekähku veel kõrvaldada viimase kümmekonna projekti lõpuasjad ja sabad, aga seda jõuab teha lennuväljale sõites nagu pärast langevarjuhüpet teel traumapunkti ning sealses järjekorras oodates.

Kuldse lapsepõlve igatseja

Mäletate, kuidas lilled lõhnasid lapsepõlves? Palju magusamalt kui praegu, on ju? Ja kui mahlakalt herilased nõelasid? Ja kui kaunid olid liblikad ja heinamaa ja pääsukesed ning kui maitsvad ema praetud pühapäevahommikused pannkoogid… Ilus aeg oli.

Ah et puhkus või? Jaa, puhkust tuleb võtta ikka mõnu ja naudinguga, hoiduda tööst, veeta see aeg lähedastega. Muidugi vanasti olid puhkused hoopis lõõgastavamad, aga ju see eesootav tuleb peaaegu sama hea kui sajandi alguses. Ei-ei, valmistuda pole selleks küll vaja, küll asjad sujuvad — alati on ju läinud hästi.

Karmi saatuse ohver

See nõme puhkus ka veel! Nagu muidu oleks veel vähe tõmblemist… Mäletate üle-eelmise aasta “puhkust”? Kopsud pidin välja köhima, nii paha oli olla, teised “suvitasid”, maskid ees. Puhkus, ma ütlen…

Mitte midagi tööl ei jõua tehtud, ma üksi raban siin nagu Hunt Kriimsilm üheksas ametis üheksa inimese eest. Palk on muidugi poole hundi oma. Hea, et vahel koju magama jõuab. Kes sealgi ootab…

Eelmisel aastal saadeti mind sundkorras puhkusele. Kaks päeva pidasin vastu. Palav päike paistis, totakalt naeratavaid inimesi kõik kohad täis. Tulin tööle tagasi. Sain vähemalt üksi rabada, sest ega keegi minu tööd ju ära ei tee. Paar tükki tulid veel puhkuselt tagasi, koos siis kirusime ja töötasime.

Taevastes hõljuja

Puhkus on nii lõõgastav! Just tulin äsja koherentse meditatsiooni ja vibratiivmassaaži tantrakursuselt. See oli ka tõeline puhkus. Suurte algustähtedega: Tõeline Puhkus!

Ei-ei, puhkuseks pole küll vaja valmistuda, sest meie eest hoolitseb Kõrgem Jõud, kes kõik hoiab ja teeb. Inimene peab suutma elada Universumiga ühtses hingamises, oluline on seisatuda ja kuulatada, sest Loodus meile tahab salamahti saladusi sosistada… Tähtis on olla Maailmaga üks ja elada Harmoonias, eks ju? Hüva, lähen, võtan oma taimetee kaasa ja mediteerin veidi, sest elu muutus liiga tormakaks.

Planeerimisgeenius

Puhkuseks on oluline varakult valmistuda, sest siis on võimalik elada rahulikult, ettemääratult ja mõnuga. Siin on minu to-do list:

  1. Kaardista, mida on vaja teha enne puhkust.
  2. Eemalda ebavajalikud tegevused nimekirjast.
  3. Delegeeri, mida saad.
  4. Tee iga päev vähemalt üks kõige olulisem asi oma kõrgenergia ajal.
  5. Valmista ette asendajad ja anna neile tööd aegsasti üle.
  6. Planeeri puhkus, leia kirjakastist novembris ostetud piletid ja majutuste broneeringud.
  7. Pane peale kontorist-väljas teade.
  8. Kogu puhkusel ideid.
  9. Pärast puhkust planeeri igasse päeva paar tundi järeletõmbamiseks.

Normaalne inimene

Enne puhkust on päris paras väsimus peal, sest aasta on olnud sisukas ja hoogne. Mõistlik oleks vist teha nimekiri hädavajalikest asjadest, mis tuleks enne puhkust korda ajada. Vaatan korra läbi, ega mingi oluline asi toppama ei jää minu puhkuse ajaks ning vajadusel annan puhkuse ajaks tegevused üle. Kolm päeva enne puhkust panen igasse päeva mõne tunni kalendris kinni kiireloomuliste tegevuste joondeajamiseks ning viimaseks tööpäevaks enne puhkust ei võta ühtegi lisakohustust. Pigem võiks proovida viimase tööpäeva võimalusel mõni tund varem lõpetada. Pärast puhkust esimeseks tööpäevaks ka suurt midagi ei planeeri. Suvi võib vist nüüd tulla.

Kolumn ilmus esmakordselt Äripäevas: https://www.aripaev.ee/arvamused/2023/06/17/koolitaja-puhake-normaalse-inimese-moodi

Kaks asja, mis panevad inimest oma ajakorraldust muutma

/0 Comments/in , , ,

Inimest paneb muudatusi ette võtma kas loodetav kasu või hirm. Ajakorraldus pole erand: inimene on nõus oma ajahaldust korrastama, kui see pakub tajutavat või kujutatavat kasu või aitab päästa varitseva või juba saabunud ohu küüsist. 

Muutused on ebameeldivad, sama moodi jätkamine on mugav. Iga muutus nõuab pingutust: kui muudame ise midagi, siis tuleb teha muudatuse jaoks tavapärasest veidi enam, ning kui muutus surutakse meile väljastpoolt peale, nõuab pingutust selle muutusega kohanemine.

Nii peakski ajahalduse korrastamine peale selle teadvustamise vajadusest: millist kasu see mulle annab või millise silmapiiril varitsevat ohtu aitab see vähendada? Võib-olla aitab aja korrastamine teha mul olulisi asju paremini ära? Võib-olla saan arukamalt aega kasutades vabastada aega oma lähedaste jaoks? Võib-olla vähendan aega planeerides ja seda plaani kasutades mõne kuu pärast rahulikumalt magada? 

Kui see miks-küsimus on vastatud, saab uurida, kuidas oma aega korrastada. Kas tegevusi ühte kohta üles märkides, neid prioriseerides, püüdes sättida tegevusi parimale ajale päevas või nädalas, koondades sarnaseid tegevusi järjestikku, luues päeva rütm, keskendudes minu jaoks olulistele tegevustele ja teistesse asjadesse kolleege kaasates, ennast väikeste sammude eest tunnustades või sootuks mingil kaheksandal või üheksandal moel? Igaühe tegutsemisviis või ajajuhtimisvõtete kombinatsioon on ainulaadne. 

Eks ajajuhtimise koolituse roll olegi neile kahele küsimusele vastata ning peale selle püüda kaardistada võimalikud takistused eesootaval teel ja nuputada välja, kuidas neil ületada või neist mööda põigata.

Teeme praegu ühe organisatsiooniga koostööd, et koolitada nende töötajaskonnast välja kümmekond tulevast sisekoolitajat. Selle töö raames kirjutan nende siseveebi mõne artikli, millest osa avaldan nende nõusolekul ka siin.

9 säästuaja ajasäästu töövõtet

/0 Comments/in , , , ,

Kui keegi oleks aastapäevad tagasi öelnud, et suurem osa meist tegutseb peamiselt kodukontoris, siis oleksin kergitanud kulmukaart ning vastanud, et oh, oleks see ainult nii. Kui keegi ütleks nüüd, et aasta pärast töötab enamus meist kontoris, siis kergitaksin taas kulmukaart ja oleksin skeptiline.

Uues ebanormaalsuses on kodutöö osakaal tõusnud hüppeliselt. See on omakorda toonud kaasa uued probleemid, millest suurimad on tööaja pikenemine eraelulisse aega ning töö- ja eraelu kiire vaheldumine, mis väsitab tavapärasest rohkem. Erinevate uuringute põhjal on praegune tööaeg toonud kaasa palju positiivset: näiteks töötaja vajadusi enam arvestava tööaja ning olulise säästu kasvõi transpordiks kuluva aja arvelt. Varjukülgedena toovad uuringud peamiselt esile ületunnitöö ning tööstressi kasvu nagu ka sotsiaalse suhtluse vähenemise.

Ühe tõsiasja ees ei maksa silmi kinni pigistada: pärgviirus on tulnud selleks, et jääda meiega — ning tal on üsna ükstapuha, kas see meeldib meile või ei. Loomulikult loodavad inimesed vaktsiinidele kui imerohule, ent sellest hoolimata tuleb vaim panna valmis selleks, et praegune elukorraldus jätkub vähemalt 4–6 aastat.

Säilenõtkus ehk resilientsus omandab käitumismustrina üha suuremat kaalu. Säilenõtke on inimene, kes käitub sihipäraselt paindlikult. Siht on silme ees, kuid vajadusel me saame oma tegutsemisplaani kiiresti muuta ning vajadusel kohendada ka eesmärki hetkeolukorraga sobivaks. Selline sihikindel mõtte-, suhtumis- ja käitumiselastsus on võtmeoskus.

Jagan mõne töövõtte, mis aitab uue ajastu töös teha rohkem olulisi asju ära väiksema pahapaine ehk düstressiga. Praegusel, varasemast säästlikumat eluviisi nõudval ajal on oluline ka oma energiat säästa, et peaksime vastu ja suudaksime elu võtta mõnuga.

1. Nagu GPS

Navigatsiooniseadmesse sisestad sihtkoha aadressi ning seejärel arvutab masin Sulle välja optimaalse tee sihtkohani, võttes arvesse erinevaid teekondi ning liiklusolusid. Selle põhjal näitab GPS Sulle, kuidas edasi liikuda järgmisel olulisel ristmikul.

Samast mõtteviisist tasub võtta oma tegevuste kavandamisel ja tegutsemisel eeskuju. Hoiad sihti silme ees, mõtled kiiresti läbi hetkeseisust tulenevalt optimaalse teekonna ning lähed mööda valitud teed järgmise olulise “ristmikuni”, et seejärel taas vaadata kiirelt läbi vahepeal toimunud muudatused ja vajadusel korrigeerida teekonda.

2. Jäta valikuvõimalus

Need meie seas, kes armastavad lugeda, teavad, et loeme rohkem, kui pooleli on paar raamatut, mitte üks ehk terve kuhi. Sama lugu on meie tegevustega: kui jätame oma tegevuste loetelusse 2-3 järgmise tegevuse valikuvarianti, siis tegutseme rohkem ja paremini. Võib-olla praegu puudub tuju eelmise aasta aruandega tegeleda, ent tahe käesolevat aastat kavandada või olulist projekti ette valmistada on täitsa olemas. Siis tegeledki sellega ning avastad, et pärast selle järgmise tegevuse lõpetamist on tõenäoliselt eelmise aasta kokkuvõtte koostamise tahe suurenenud.

3. Edasilükkamise piiramine

Tegevuste edasilükkamine on täiesti normaalne inimlik joon. Tegevuse alustamisega venitamist võib põhjustada emotsionaalse valmiduse puudumine, napp info, kesised teadmised, segane ülesandepüstitus või (peaaegu) mis iganes. 

Üks nõks, millega saab end käima, on kasutada nn kolme edasilükkamise reeglit. Kui oled üht tegevust juba kolm korda edasi lükanud, tuleb valida kolme variandi vahel: kas teed selle asja kohe ära, loobud sellest täiesti ja otsustad tegevusest loobuda või lükkad tegevuse paar-kolm kuud edasi, sest ajastus oli vale.

4. Tark valik

Meil Maal ei lõpe töö kunagi. Mõte sellest, et ühel hetkel jõuame kõik kavandatud asjad tehtud, on petlik. Järelikult tuleb meil teha tark valik.

Kõige nutikam on hinnata tegevuse mõju ja selle valmis saamiseks vajalikku pingutust. Need tegevused, mille mõju on suur ja pingutus olematu, tasub ära teha esimesena. Need, millel suured nii mõju kui ka pingutus, vajavad kavandamist ning ellu viimist sel ajal, kui meie käsutuses on võimalikult palju energiat ja ülejäänud ilm meid parasjagu liiga palju ei häiri, vaid laseb meil tegutseda rahulikult ja keskendunult. Tegevused, mille mõju on tagasihoidlik ja mis pingutust ka ei nõua, ent ära on vaja ometi teha, tasub jätta nendeks hetkedeks, kui me muud ei jaksa teha. 

5. Infopakist läbinärimise nõks

Vahel koguneb meilikasti selline kuhi asju, et see võtab igasuguse tegutsemise isu ära. Mõne aja eest leidsin hea teguviisi, kuidas sissetulnud infokuhjast end läbi närida.

  1. Eemalda ebavajalik info: kustuta või arhiveeri.
  2. Suuna edasi need tegevused, mida (või millest osa) saab keegi teine teha.
  3. Tee järjest ära paar minutit nõudvad tegevused.
  4. Märgista tegevused, millega aitab veel venitada. Märgi juurde kuupäev, mil vaatad need tegevused taas üle.
  5. Vali kolm kõige mõjukamat tegevust. Märgista need, sõnasta igaühe puhul neist konkreetne järgmine samm (kasuta kindlasti tegusõna!) ja otsusta, millal sa nendega tegutsed. Pane see aeg kalendrisse kirja.
  6. Järelejäänud tegevuste puhul anna teistele teada, millal sa otsustad, mida nendega peale hakata. Väike vihje: kindlasti toimub see pärast seda, kui oled 3 kõige olulisema tegevusega edasi liikunud.

6. Töökoht mõnusaks!

Ei taha meist keegi tegutseda ebameeldivas keskkonnas. See kehtib ka kodukontori kohta.

Esmatähtis asi: tekita endale töötsoon, olgu selleks töölaud või kasvõi köögilaua nurgapealne. Kui on vaja tööd teha, siis mine “tööle” ehk sellesse pessa, mille oled töötamiseks sisse seadnud. Selles pesas kehtivad ka kokkulepped: kui oled seal, siis töötad, laskamata end segada teistest ega endast.

Säti iga päev oma töökeskkonda natuke ning püüa seda iga päeva lõpus muuta järgmiseks päevaks veidi mugavamaks, ergonoomilisemaks ja mõnusamaks. Väikesed muudatused loovad lõpuks suure muutuse.

Üks nipp veel: kui pead kiiresti vahetama tegevust, muuda oma asukohta ruumis kasvõi natuke. Näiteks tõused korra toolilt, nihutad tooli sentimeetri võrra ja istud taas. Pärast, kui tahad eelmisele tegevusele tagasi lülituda, nihutad tooli vana koha peale tagasi ja tõenäoliselt su keha teab, kus pooleli jäid.

7. Järgi oma kronotüüpi

Meid on laias laastus kolme tüüpi: “lõokesed” on ärksad hommikul, “öökullid” hilisõhtul ja varaöösel ning “kolmandatel lindudel” on üsna ükspuha, millal tegutsevad. Mõne päeva jooksul pane iga tunni tagant kirja hinnang oma energiatasemele. Edaspidi ajasta analüütilist mõtlemist nõudvad ülesanded virgele ja energiast tulvil ajale ning rutiinsed tegevused loidudele ja madala energiatasemega aegadele.

8. Kasuta tomatitehnikat

Francesco Cirillo loodud pomodoro ehk maakeeli tomatitehnika aitab paremini keskenduda. Tehnika nimetus tuleb tomatikujulisest köögitaimerist. Sätid taimerile peale 25 minutit ning otsustad ära, millised asjad jõuad selle aja jooksul tehtud. Kui taimer heliseb, teed lühikese pausi, sirutad ja ringutad ning näiteks jood veidi vett ja seejärel otsustad, kas tulemus on piisavalt hea või vajad ühte “tomatit” veel. 

Kui keegi segab sind keset “tomatit”, siis vaatad, mitu minutit on “tomati” lõpuni jäänud ning palud segajal võimalusel järgmise pausini oodata. Kui segaja teema on nii oluline, et oodata ei saa, siis “tomat” ei lähe kirja. Pole hullu, küll järgmine “tomat” tuleb paremini välja.

Pärast nelja “tomati” tegemist pead pikema, 15—45minutilise pausi, et süüa-juua või teha väike jalutuskäik.

Sellisel moel tegutsed keskendunumalt ja paremate tulemustega. Kui tundub, et 25 minutit on liiga lühike aeg, võid ju kasutada pontsakamaid “tomateid”, näiteks 52 minutit tööd ja 7 minutit puhkust või poolteist tundi tööd ja pool tundi puhkust rütmi.

9. Enda tunnustamine ja pidev parendus

Iga tegevuse ning iga päeva tasub end tehtu eest tunnustada ja olla endale siiralt tänulik tehtu eest. Soovi korral võid isegi märkmikusse kirja panna, millega just toime tulid — siis on nädala lõpus mõnus märkmikku sirvida ja tõdeda, et tehtud sai nii mõndagi.

Samuti tasub iga päev või kordki nädalas võtta kümmekond minutit, et leida väike parenduskoht, mis uuel nädalal teoks teha. Kui õpime pidevalt oma tegutsemisest, siis muutume üha meisterlikumaks ning tegutsemise mõnu üha suureneb.

4 sammu paremate tulemusteni

/0 Comments/in , , ,

Ühe hiljutise koolituse lõunavaheajal küsis Eesti mõistes keskmise suurusega ettevõtte juht, millised on kõige hullemad vead, mida meie ettevõtjad teevad. Mu mõttepaus venis kavandatust pikemaks, ketrasin vaimusilmas läbi kümneid ettevõtteid, kellega oleme koos tööd teinud. Lõpuks suutsin välja sõeluda neli olulist võtit, millele erksama tähelepanu pööramine aitaks jõuda parema tulemuseni. Nendeks on julgus suurelt mõelda, oskus prioriteete seada ja fookust hoida, meeskonna kaasamine ning kannatlikus.

 Julgus suurelt mõelda

Kõik suured asjad saavad alguse väikesest. Ent juba alguses peaks olema perspektiiv silme ees. Miks ma ajan seda asja, mida ajan? Mis selle laiem mõte on? Mil moel see säästab ja päästab maailma? Milline on selle tegevuse laiem, globaalne mõõde?

Loomulikult ei saa alguses hüpata kirbustaatusest elevandi omasse, ent kui siht on silme ees, tuleb edasiliikumine jõudsam. Eesmärk, suund või siht peab olema selline, mis põhjustab ärevust – seda eelkõige endas. Kui eesmärk on piisavalt kõrge, paraneb sooritus, ent see nõuab head visualiseerimist ning sihikindlat tegutsemist.

Juhtusin pool aastat tagasi kuulama kalatööstur Mati Vetevoolu juttu sellest, kuidas nad seadsid müügikäibe eesmärgiks 20 miljonit eurot. “Ei tulnud täis,” lausus ta ja jätkas pärast hoolega välja peetud pausi: “Üheksateist ja pool jäi puudu. 19,5 tuhat.”

Kasv nõuab julgust, aga pakub vastu huvitavama ja avarama maailma.

Muidugi on turvalisem tasahilju oma tiigis sulberdada. Kasv on ju ebamugav, väsitav ja hirmutav. Ent pärast kasvuhüpet on liigutamiseks palju avaram ruum.

Omaette ooper on see, kas kasvul iga hinna eest on mõtet? Minu jaoks on ekspansiivsest kasvust olulisem oma potentsiaali realiseerimine. Teadmine, et teen neid asju, mida mulle meeldib teha, mida oskan teha ja mis õpetavad mind ning millest on ka kasu. Okinawal on käibel ikigai mõiste ehk tõlkes “põhjus hommikul ärgata”. Ikigai moodustub kire, missiooni, elukutse ja professionaalsuse ühisosast.

Mõtle, mis on sinu põhjus hommikul ärgata, ning suurenda seda põhjust igal järgneval hommikul kasvõi veidi. Sel moel sünnivad maailma suured muutused.

Oskus prioriteete seada & fookust hoida

Viimaste aastate uuringud näitavad, et eesmärgi visualiseerimine parandab sooritust, ent pole selleks piisav. Vähemalt sama oluline on visualiseerida tulemuseni jõudmise käiku. Mida ja kuidas on vaja teha tulemuseni jõudmiseks? Kuidas ületame tõkkeid ja takistusi? Mil moel on vaja enda ja oma meeskonna teadmisi, oskusi ja kogemusi täiendada, et liiguksime endale meelepärases suunas?

Siin on märksõna prioriteet. Sellel sõnal puudub mitmus. Prioriteet on ise esmatähtis, eelistatav, miski, mis on järjekorras number üks (Helika Mäekivi, 2013). Mitut prioriteeti ei saa olla. Mis on sinu prioriteet? Asi, mis on esmakohal? Kui see on paigas, läheb elu lihtsamaks.

Ent valimine on keeruline, sest valik tähendab millestki loobumist ja pühendumist kitsale valdkonnale. Oluline on teha vahet mitme “prioriteedi” vahel rapsimisel ning prioriteedi muutmisel. Kui valime, siis hiljem on meil vabade inimeste õigus valikut muuta.

Prioriteedile tuleb keskenduda järjepidevalt. Siis saabuvad ka tulemused.

Kahtlustan, et suutmatus keskenduda on üks põhjustest, miks start-upid põruvad. Juhtun vahel kokku kadestamisväärselt innukate ja energiliste kahe-kolmekümnendates inimestega, kes ennastunustavalt arendavad oma äri. Varahommikul ja hilisõhtul, päeval ja öösel. Igal hetkel kuni läbipõlemiseni. Tormamine on noorusele iseloomulik, ent hoogsal liikumisel tasub vahel mõelda, kas suund on õige ning kas järgmine samm viib tulemuse poole. Valik on oluline. Ent valik nõuab pausi. Vaikusehetkes sünnib parim valik ise.

Meeskonna kaasamine

Meile meeldib müüt soomeugrilastest kui isepäistest tegelastest, kes tulevad alati üksi toime ning leiavad ikka ja jälle üksinda parima lahenduse, mis teeb kõigile teistele lahendustele ära. Päriselus oleme aga karjaloomad ning vajame koostoimet teiste inimestega.

Just seepärast annab meeskonnaga ühiste sihtide sõnastamine ja sihi suunas liikumises vajalike tegevuste kavandamine parema tulemuse. Kui visualiseerida tulevikku ning selleni viivat teekonda ühiselt, pühenduvad meeskonna liikmed ühisele ettevõtmisele rohkem. Meeskonnas esimeste tülide solvumata ära tülitsemine nõuab oidu ja meelerahu. Pärast esimeste konfliktide elutervet ületamisest hakkavad tiimi liikmed üha enam arvestama meeskonna kui terviku vajadustega, meeskonna ühtsus kasvab ning tulemused paranevad.

Siingi on oluline tasakaal. Mõned meist vajavad rohkem ja teised vähem ühistööd. Kui tiimi liikmed saavad osaleda koos olemises just nii palju, kui soovivad, toimib tiim kõige paremini.

Kannatlikkus ehk oskus tulemus ära oodata

Ma ei mäleta enam, kes ütles kuldsed sõnad: “Tulemuseni jõudmine võtab eeldatust oluliselt kauem aega. Aga kui jõuame tulemuseni, siis sageli see ületab mäekõrguselt ka meie kõige metsikumad unistused.”

Tulemuseni jõudmine nõuab kannatlikkust. Kannatlikkust tulla toime takistustega. Kannatlikkust ületada tüdimus. Kannatlikkust jätkata ka siis, kui enam ei jaksa.

Juhtusin lugema mõni aasta tagasi ühe ameerika merejalaväelase artiklit, milles ta väitis, et kui on tunne, et enam ei jaksa, siis on alles veel 60 protsenti jõuvarudest. See kehtib muidugi piirolukordade kohta: näiteks siis, kui võitled või põgened elu eest.

Siingi tuleb hoida tasakaalu, tasakaalu sihikindluse ja paindlikkuse vahel. Kui ümbritsev keskkond muutub oluliselt, tuleb kurssi muuta, ent pealisülesanne jääb samaks.

Kuu aega tagasi kuulasin kirjaniku ja luuletaja Margus Lattiku aka Mathura loengut Ööülikoolis. Ta meenutas lugu lennukis reisijana viibinud piloodist, kes kogu aeg pomises: “Oleme kursilt kõrvale kaldunud. Oleme kursilt kõrvale kaldunud. Oleme kursilt kõrvale kaldunud.” Kaasreisija küsimusele, et kas me sihtpunkti sel juhul üldse pärale jõuame, vastas piloot rahustavalt: “Loomulikult jõuame! Lennuk lihtsalt ei lenda mitte kunagi täpselt valitud kursil.”

Sama lugu on tegutsemisega. Kui meil on kurss, siis me eesmärk on seda hoida, aga arvestada ümbritsevaga ja liikuda valitud teekonna lähiümbruses. Siis jõuame tervelt kohale.

Energiatase määrab tulemuslikkuse

/0 Comments/in , ,

Oma tulemuslikkuse suurendamiseks on lihtne viis: jälgid oma energia taset ja väliskeskkonna rütmi läbi päeva ja nädala ning kavandad oma tegevusi neist lähtuvalt. Kuidas ma peaksin oma tegevusi planeerima? Millest peaksin alustama? Milline lähenemine mulle sobib? Need on küsimused, millele mu koolitustel osalevad inimesed vastuseid otsivad.

Meie tulemuslikkus sõltub peamiselt kahest tegurist: sisemistest ressurssidest ehk energiast ja väliskeskkonna mõjust.

Jälgi energiat ja keskkonda

Enne planeerima asumist tasub mõne päeva või nädala vältel jälgida end kõrvalt ning panna tähele, millisel ajal oled energilisem ja ärksam ning millal uimasem. Kas oled pigem hommikul varakult tegutseja või hakkab pea tööle alles poolest päevast? Nendeks aegadeks tasub kavandada pingelisemat mõttetööd ja vahedat mõistust nõudvaid arutelusid. Seevastu vahetult pärast lõunapausi, hommikustel tegutsejatel tööpäeva lõpus ning õhtustel tüüpidel selle alguses on arukas täita aeg rutiinsemate tegevustega nagu näiteks e-kirjadele lugemise-vastamise ning lihtsamate arutelude ja nõupidamistega.

Mina olen hommikune tüüp ning seetõttu alustan alati kui vähegi võimalik kõige olulisemast tegevusest. Pärast lõunapausi vastan kirjadele ning seejärel võtan ette päeva teise kõige olulisema tegevuse. Ebaolulisemad tegevused jätan tööpäeva lõppu nagu ka pingutust vähem nõudvad vestlused.

Sama moodi tasub jälgida väliskeskkonda. Millal sekkub välisilm su tegevustesse rohkem ja millal vähem? Võta leht paberit või tee märkmeid arvutisse: iga kord, kui sulle segatakse vahele, tee märge paari teemat kirjeldava märksõna ning segamise alguse ja lõpu ajaga. Sel moel leiad üles need ajad, kui tavaliselt saad keskenduda.

Päeva ja nädala rütm

Nii saab luua päeva ja nädala rütmi. Päev algab sageli lisandunud info läbivaatusega, ent kui raatsid ja saad, siis tasuks uute kirjade läbivaatamisega oodata seni, kuni oled esimese kavandatud tegevuse valmis saanud. Sel juhul keskendud paremini ega lase meelel ekselda igapäevaaskledustesse. Lõunapausi kanti on hea kavandada üks vahekokkuvõte ning päeva lõppu mõni minut kõrvalpilguks mööduva päeva tegevustele ning järgmise päeva esimeste tegevuste kavandamiseks. Kui järgmine päev kavandada eelmisel õhtupoolikul, saad oluliste asjadega hommikul kiiremini ja tulemuslikumalt alustada.

Sama kehtib nädala kohta. Tavaliselt on parimad tööpäevad teisipäevast neljapäevani, sest esmaspäev toob kaasa ootamatusi ja üllatusi ning reedeks hakkab maad võtma väsimus. Mõnel pool ongi tavaks reedeks kohtumisi mitte kokku leppida ning sel ajal kõrvaldada nädala jooksul tekkinud “sabad”.

Oma kalendrit korrastades proovin luua nädalasse teemapäevad: minu neljapäevases töönädalas tavaliselt kolmel päeval nädalas koolitan või arengutoetan ning ühel päeval valmistan materjale ette ning osalen aruteludel ja koosolekutel.

Nii nagu igal õhtul tasub päevale tagasi vaadata, on arukas korra nädalas heita pilk tagasi, märgata tehtut ja end tunnustada nende asjade eest, panna kirja lohisema jäänud “sabad” ja põgusalt kavandada eesootav nädal.

Hoia suunda

Osa inimesi loob endale teemakuud või -nädalad. Näiteks oktoober on kodu korrastamise kuu, november vanade sõprade üles otsimise ning detsember jõulu- ja uue aasta kavandamise kuu. See aitab hoida fookust.

Mulle enam nii süstemaatiline lähenemine ei klapi. Hoian lihtsalt kõige olulisemate teemade loetelu jõudumööda ajakajalisena ning vähemalt püüdlen selle poole, et pooleli olevaid tegevusi poleks liiga palju. Nii peangi töistest ja kodustest suurematest tegevustest nimekirja ning vähemalt üritan teha neis asju tähtsuse järjekorras ja olla suuremates tegevustes järjepidev. Vahel ei tule sellest suurt midagi välja, aga eks siis nädalase ülevaatuse käigus panen prioriteedid taas paika ja üritan uuesti. Sel moel liiguvad asjad tulemuslikumalt edasi või vähemalt jääb endal selline tunne.

Oluline on see, et pidevalt on ees paar-kolm kõige olulisemat märksõna või teemat, millele võtame järjekindlalt aega ja mille edenemisele mõtleme hetke iga päeva lõpus. Siis liiguvad need asjad soovitud suunas kasvõi natuke peaaegu igal päeval.

5 nippi olulisteks asjadeks aja võtmiseks

/0 Comments/in , , ,

Varajasem alustamine, tegevuse õige ajastus ja kiire ümberlülitumisvõime aitavad olulisi asju paremini ja kärmemalt ära teha.

Milline küll on esoteeriline valem selleks, et jõuda kõik asjad kiiremini, paremini ja säästlikumalt ära teha? Suur osa mu koolitustel osalejaid tuleb just sellele küsimusele vastust leidma. Loomulikult nad pettuvad, sest probleem jääb lahendamata. Loomulikult lahkuvad nad rahulolevaina, sest nad on suutnud küsimuse ümber sõnastada realistlikult lahendatavaks ning leidnud mitu head nippi ja nõksu, et edaspidi olulisi asju kiiremini ja säästlikumalt valmis saada.

Tutvustan neist nippidest viit.

Alusta varem

Mu veidi üle 40 aasta kestnud empiirilised uuringud on näidanud selgeks, et jään tavaliselt siis hiljaks, kui lahkun kodust liiga hilja. Sama lugu on suuremate tegevustega: kui alustad liiga hilja, siis hilineb ka teostus, kannatab kvaliteet või tuleb lihtsalt oluliselt rohkem raha välja käia.

Piisavalt vara alustamiseks peaks olema ülevaade eesootavatest tegevustest. Ilmselt näeme mingeid suuremaid tegevusi, ent osa on neist silmapiiril häguste piirjoontega. Ajateljel lähemal asuvad tegevused on selgepiirilisemad. Seepärast on ka hea vahel mõelda, millised on olulised suured tegevused, mida tahame korda saata lähiaastail, -kuudel ja -nädalatel, ning seejärel mõelda, milline on eesootava nädala ja järgmise päeva kõige olulisem tulemus. Kui hakata veidi varem mõtlema oluliste tegevuste peale, lihtsustub hilisem tegutsemine oluliselt.

Vali õige aeg

Taolased tavatsevad öelda, et ainus, mis loeb, on õige ajastus. Varajasema alustamise all ma ei pea silmas tegevusega alustamist iga hinna eest. Alustada on mõtet siis, kui on selge, et tegutsemata enam ei saa ning tegutsemiseks on õige hetk.

Mõistlik on tegutseda siis, kui on kindel, et tegevus on vajalik. Vajalik ei tähenda tingimata seda, et keegi ootab tulemust. Vajalik võib tähendada ka seda, et ma ei suuda enam olla tegutsemata, või seda, et see tegevus ise pakub mulle väga palju, või hoopis seda, et pean ise selle tegevuse tulemust oluliseks.

Ajastuse määrab ära ka tegutseja energia tase. Kas praegu jaksan pingutada või peaksin pigem täitma aja tegevustega, mis ei nõua pingutust, või hoopis puhkama?

Sama oluline on ümbritsev keskkond. Päevas ja nädalas on hetki, kui teised inimesed ja sündmused hakivad me töövoogu rohkem, ja samas leidub ka rahulikumaid hetki.

Ideaalis tuleks need kaks asja – sisemine energia ja väline elurütm – klapitada tervikuks.

Hoia tööjärge

Ikka ja jälle juhtub, et keset kõige magusamat tegutsemist trügib välismaailm vahele ning peame tegevuse pooleli jätma. Siin on abi paarist nõksust.

Esimene neist on väike paus. Tavatseme ju öelda: “Tark ei torma.” Kui mõni tegevus hakib vahele, siis tasub mõne hetke oodata ja veenduda, et vaheletulnud asi ikka on piisavalt oluline ja kiireloomuline, et pooleliolev tegevus jätka katki. Loomulikult on hea harjutada endale sisse harjumus iga vaheletuleva tegevuse puhul küsida endalt või teistelt, kui oluline ja kiireloomuline see asi on.

Teine märksõna on järjekindlus. Kui vahelehakkiva tegevusega oled ühele poole saanud, siis on hea naasta poolelijäänud tegevuse juurde juhul, kui see on jätkamiseks endiselt piisavalt oluline.

Kiire ümberlülitus

Siin tulevad appi visuaalsed märgid: paned paberilehele kirja, mis enne pooleli jäi, ja jätad lehe silma alla, kahe arvutiekraani kasutamisel jätad teisele ekraanile poolelioleva tegevuse lahti, füüsilise tegevuse puhul jätad mõne töövahendi oma edasisele teekonnale. Sellised meeldetuletused aitavad hiljem kiiremini naasta poolelioleva tegevuse juurde.

Kirjanik Ernest Hemingway olla jätnud õhtuti väsimuse saabudes lause pooleli, et järgmisel hommikul seda jätkata. Silmnähtavalt pooleli tegevust on veidi hõlpsam edasi teha.

Tegevustega žongleerides on paarist nipist veel abi. Jäta tegevuste vahele väike paus, kasvõi nii vähe, et hingad korra rahulikult sisse ja välja ning kontrollid samal ajal enesetunnet. Kus on lihaspinged? Kuidas end tunned? Milliseid lõhnu tunned? Mis maitse on suus? Mida näed? Mida kuuled? Sellisest kiirest enda ja ümbruskonna kontrollist on ümberlülitumisel oluliselt rohkem abi kui kiirest hüppest Facebooki või uudistesse.

Soovi korral võid muuta oma paiknemist ruumis ning järgmiseks tegevuseks minna uude kohta. See liikumine ei pea olema suur: mõnel puhul piisab tooli nihutamisest sentimeetri jagu.

Säilita ja taaskasuta

Jalgratast pole mõtet leiutada. Kui oled saanud midagi valmis, siis küsi endalt, kas sarnaseid asju tuleb tulevikus tõenäoliselt ka ette. Kui tuleb, siis talleta tehtu ning hoolitse selle eest, et edaspidi leiad vajamineva info kiiresti.

Siia jaotusse lähevad erinevate tüüpolukordade lahendamise tegevusnimestikud, Pocketi (getpocket.com) abil info salvestamine veebist, valmis tekstijuppide kasutamine (Outlookis ja Wordis uuri, kuidas kasutada AutoTexti) ning erinev märkmevara info talletamiseks ja korrastamiseks.

Kui kasutad neid viit võtet oma töös, siis võid olla kindel, et mõne nädala pärast saad vähemalt kümnendiku rohkem tehtud või veidi varem õhtule. Olen tänulik, kui kirjeldada kommentaarides oma töövõtteid ja -nippe, mis aitavad aega säästa.

Mille nimel tasub tegutseda ja mille nimel mitte?

/0 Comments/in , , ,

Mis juhtuks, kui ei kulutaks end ja oma aega tühja-tähja peale? Praegu, suvepuhkuse lõpus, oleks ju hea aeg uueks alguseks, et sügisest teha ainult olulist. Ent selleks on vaja usaldust.

Kuidas eristada, mille nimel on mõtet tegutseda ja mille nimel mitte?

Selle paneb paika silmapiir. Kui vaatad nii kaugele, kui silm võtab, on siht selge ning tee sihi suunas optimaalne.

Horisontaalsuunas näeme 210 kraadi, sellest binokulaarselt ehk sügavust tajudes 114 kraadi ulatuses, ent vertikaalsuunas 70 kraadi alla ja 80 kraadi üles. Need, kes sõidavad jalg- või mootorrattaga, teavad, et kui tahad pöörata võimalikult väikesel maa-alal ümber, pead jälgima pööramise suunas silmapiiri. Perifeerne nägemine korjab takistused ja muu olulise info automaatselt üles. Ent selle taipamiseks on vaja usaldust. Kui sa ei usalda oma nägemismeelt ja infotaju ning teele ilmub takistus, millele pilk jääb peatuma, võid olla kindel, et su teekond päädib selle takistusega kokkupõrkes.

Kui hoiad pilgu sihil, siis valid vaistlikult kõige arukama teekonna selleni. Ei, mitte kõige otsema. Ainult loll läheb otse. Nutikas inimene valib optimaalseima tee.

Siht on küll silme ees, ent kohale sinna ei jõua. Silmapiir ju ei ligine, vaid jääb ikka sama kättesaamatuks. Lootust toidab teekond ise ning väikesed teetähised, mis aitavad teekonda märgata ning sihti hoida. Kui miski tõmbab tähelepanu kõrvale ja ahvatleb rajalt kõrvale astuma, siis on kaks võimalust: kas eirad seda või astud kõrvale ning lased hetkel end juhtida. Taas usalduse küsimus.

Vaist või ratsionaalsus?

Küsimus on selles, milline tee valida, kas ratsionaalne või vaistlik. Ühel puhul saad juhinduda Pareto printsiibist, mille kohaselt viiendik tegevusi annab neli viiendikku tulemusest. Nurjatu lugu on sellega, et kui optimeerid oma tegevused tipptasemel ja tegeled ainult olulisega, siis Pareto printsiipi see ei väära ja endiselt annab viiendik tegevusi neli viiendikku tulemusest.

Ida pool kasutab sama mõtet Jaapanist Toyota autotööstusest alguse saanud LEANi tootearendus, mille käigus toimub pidev protsessi lihtsustamine ja üleliigse eemaldamine. Nii võib ka enda elust tuvastada tegevusi ja asju, millest pole kasu, ning need eemaldada.

Lõpuni ratsionaalseks ei saa siiski minna, sest sel moel ähvardab tehnokraatlik ellusuhtumine kasvada üleloomulikult kaalukaks. Õnneks piiravad seda ohtu väärtused. Siin saab võtta eeskuju maailmareligioonest. Ükski tegevus ei tohiks põhjustada elusloodusele (seal hulgas inimestele) kahju ega kannatusi. See on peamine mõõdupuu. Kui tegevus on peale selle veel endale ja teistele kasulik ja nauditav, on veel parem. Sel moel saaks ju teha auditi ning jätta alles need tegevused, mis ei kahjusta ning on üllad ja vahel ka meeldivad.

Loomulikult on tegemist utoopiaga, aga siiski? Selle mõttega tasub mängida. Tõsiselt ja ennastunustavalt mängida, sest see muudaks ühiskonda oluliselt. Mõte on ju tore, aga päriselus see nii lihtne pole. Püüa, kuidas tahes, ent Pareto printsiipi ei väära. Nii palju siiski on kasu, et pöörad rohkem tähelepanu sellele, mida ja miks teed. Asi seegi.

Kirjutasin loo edasi.org tellimusel.

Hea suund toob rahulolu

/0 Comments/in , , , ,

Vana ütlus “kui inimesed teevad plaane, siis jumalad naeravad” peab paika, sest elu on planeerimatu ning rohkem või vähem meeldivatest üllatustest tulvil. Ometigi jõuame tõenäolisemalt kohale, kui loome piisavalt paindliku plaani ja hoime suunda, korrigeerides plaane vastavalt hetkeseisule.

Jagan mõnda lihtsat võtet, mille abil end uueks aastaks valmis panna.

Terviklik plaan

Esimese asjana on hea veidi unistada. Inimene moodustab terviku. Mulle meeldib jagada asju kolmeks, sest meie kultuuriruumis püsivad need kolmekaupa hästi meeles. Veel meeldib mulle keskenduda, tegeleda ühe asjaga korraga. Seega võiks hakatuseks ette võtta era- ja pereelu, siis isikliku arengu ning lõpuks tööelu. Kui tahad, kasuta mõnda muud järjestust, aga need kolm valdkonda määravad elu kvaliteedi.

Mõtle hakatuseks era- ja pereelu peale. Millised olulised asjad peaksid uuel aastal kindlasti aset leidma? Millised asjad säilima ja tugevnema? Mida tuleks muuta? Millest tuleks loobuda?

Kasuta mõtlemisel seda viisi, mis klapib sinu tüübiga kõige paremini. Kui oled visuaal, siis kritselda ja sirgelda paberile või joonista mõttekaart. Kui auditiiv, siis aruta plaane kellegi teisega, räägi neist ja palu oma juttu vestluskaaslasel tagasi peegeldada. Kui kinesteetik, siis võta ette kasvõi üks pikem jalutuskäik, mille käigus mõtiskled. Või ehita kasvõi lego klotsidest mudel.

Oluline on see, et saad unistada takistusteta.

Kui oled eraelu unistusega saanud ühele poole, võta ette isiklik areng. Kui sellega ühel pool, siis tööelu.

Pärast kolme valdkonna läbi käimist püüa leida neid asju, mis mõjutavad kõiki kolme soodsas suunas või vähemalt kahte kolmest ilma, et kolmas kannataks oluliselt. Need on uue aasta olulised suunad.

Soovi korral võid lisada mõõdikuid, mille tulemusel saad hinnata, kui kaugele oled mingis suunas jõudnud. Kui tahad, võid luua ‘vahefinišid’ iga kuu, paari või kolme tagant, et veenduda suuna õigsuses. Loomulikult tuleks igas vaheetapis plaanid üle vaadata ja veidi kohendada, et hoida paindlikust.

Leia ootamatused ja takistused

Elus ei lähe kõik takistusteta. Mõtle ka selle peale, millised muudatused võivad plaanidesse tulla: mõned neist on soodsad ja mõned takistavad. Esmalt proovi ennustada eesootavaid muutusi ja siis hinda, milline on nende mõju ja tõenäosus. Seejärel võta ette kõige mõjusamad ja tõenäolisemad neist ning mõtle paar varianti juhuks, kui ootamatus leiab aset. Kui oled kasvõi mõttes korra selle olukorra läbi käinud, tuled päriselus sarnases olukorras paremini toime.

Ära pööra takistustele liiga palju tähelepanu, sest muidu võib sündida isetäituvate ennustuste sündroom – hakkame alateadlikult end nende suunas tüürima. Mõistlik riskide teadvustamine seevastu tuleb ainult kasuks.

Esimesed sammud

Nüüd pane end valmis teekonna muutuseks. Leia iga suuna puhul kolm esimest sammu ja lepi endaga kokku, millal asud teele.

Teele asumise hetk peab olema õige. Enne reisi ju paneme end valmis: vaatame, et kõik vajaminev oleks olemas, ning kui midagi on puudu, siis hangime selle. Kas sul on reisiks kõik olemas? Mida sa veel tegelikult vajad?

Pane kirja teele asumise päev ja päev varem vaata veel plaanid üle, et järgmisel hommikul virgelt alustada. See päev ei pea olema 1. või 2. jaanuar, vaid võib olla varem või hiljem. Minu uuendatud tee saab alguse siis, kui jõulud on läbi. See annab uuele aastale sisse tõeliselt mõnusa hoo.

Üks asi veel: mõnele inimesele sobib seltsis reisimine ja teised eelistavad üksindust. Kui oled seltsiinimene, siis leia keegi, kes iga paari nädala tagant võtaks sind rahulikult pool tundi kuulata, et kuidas sul on läinud ja mida edasi teed. Kui oled üksinduse sõber, siis võta iga paari nädala tagant pliiats ja paber või tee jalutuskäik ning reflekteeri, kuidas on läinud ning kuhu ja kuidas liigud edasi.

Väärib proovimist. Turvalist ja meeldivat teed meile!

PS Kui tahad tulla koos uut aastat läbi mõtlema, siis tule 13. jaanuaril koolitusele!

Kuidas võtta aega enda arendamiseks?

/0 Comments/in , , ,

Jagasin Hariduse Infotehnoloogia SA seminaril mõtteid selle kohta, kuidas õpetajad saaksid enda arendamiseks võtta sihipäraselt aega. Kui tahad teemat põhjalikumalt uurida, tule 18. oktoobril ajajuhtimise koolitusele – sinna on saadaval veel 6 viimast kohta.