Koolitus Outlooki arukaks kasutamiseks 22. aprillil

/0 Comments/in , , , , , /by

22. aprillil teen Tallinnas esimest korda koolitust “Tee oma Outlooki-kalender korda!” Tõotab tulla kasulik ja huvitav koolitus. Mis seal toimub?

  • Tuled oma läppariga, milles MS Outlook 2007, kohale
  • Häälestame selle koos käepäraseks: loome Sulle sobilikud kategooriad, häälestame vaated ja kõik muu, mis selle juurde käib
  • Õpime, kuidas saad võimalikult kiiresti e-kirjad loetud ja neist tegevused välja sõelutud
  • Õpime, kuidas kalendrit kasutada parimal võimalikul moel
  • Õpime, kuidas erinevad task-listid enda jaoks tööle panna
  • Paneme ka mobiiliga sünkroniseerimise tööle
  • Vaatame samm-sammult läbi igapäevase ja iganädalase ülevaatuse
  • Ja kui vaja, nuputame välja, kuidas saad oma ettevõttes ühtsed ajajuhtimise reeglid tekitada

Tegemist on käed-küljes-koolitusega, millel teed päev läbi sihipäraselt oma läppariga tööd ning tegutsed reaalsete ülesannetega. Kaasa saad juhise, mille abil hiljem kogu oma süsteem lõplikult üles ehitada ning seda pidevalt kasutada, et aega säästa.

Aruka ajajuhtimise koolitusest erineb läppari-koolitus selle poolest, et kui arukal ajajuhtimisel vaatame erinevaid abivahendeid märkmikust Outlookini, siis Outlooki-kursusel vaatame ainult Outlook 2007 kasutamist, aga see eest põhjalikult.

Loe täpsemalt koolituse lehelt ja kui soovid, pane ennast kirja. Rühm täitub praegu väga-väga kiiresti, seega – kes ees, see mees või naine.

Muide, kui tahad tulla Aruka ajajuhtimise koolitusele, siis tekitasime suure nõudluse tõttu täiendava rühma 21. aprillil. Nüüd on õige hetk registreeruda, sest seegi täitub kiiresti.

Prioriteet on jama

/0 Comments/in , , , , , /by

Mark Forster kirjutab oma raamatus “Do It Tomorrow” sellest, et prioriteet on jama. Ning tal on õigus. Iga asja puhul on ju nii, et sa teed seda või ei tee. Aga sellel lähenemisel on üks oluline eeltingimus: sa ei tohi end killustada liiga paljude eri valdkondade vahel. Selle asemel vali välja 2-3 olulist eesmärki, mille saavutamise nimel tegutsed, ja pane nende eesmärkidega seotud tegevused oma kalendrisse kirja. Tegutsemisel hoidu ahvatlusest igapäevaste pisiasjadega neid sihipäraseid tegevusi kalendrist välja tõrjuda.

Olen praegu täpselt selles olukorras ja õnnetuseks on töörindel hetkel liiga palju asju pooleli – olen öelnud “jah” ühele liigsele asjale. Kuid välja seda ei suuda sorteerida, millisele täpselt. Ühtki asja ei taha pooleli jätta.

Mind hoiavad rakkes:

  1. Aruka ajajuhtimise koolitamine – see pakub mulle võimalust ennast teostada, aidata inimestel aega säästa ning annab ka elatist.
  2. Panen kokku kaht uut koolitust. Projektijuhtimise oma juba teen ning see on suurepärane. Vaja on vaid veel reklaamimaterjalid kokku panna ning seda sihipäraselt müüma asuda. Kui see lihvitud, siis tuleb veel üks ajajuhtimisega seotud koolitus, millest annan teada niipea, kui valmis. Aga võib vihjata, et esimesed kliendid sellele loodavale koolitusele on juba olemas ning sellest tuleb väga-väga hea ja praktiline õppepäev.
  3. Loome ühe hea sõbraga ühte start-up’i, millest tuleb väga vinge veebiteenus. Rohkem saate siis teada, kui meil suletud beeta üleval. Loodan, et mõne kuu pärast.
  4. Oma lõbuks töötan veebisaidiga, mille eesmärgiks on multiskleroosiga elavatele inimestele õpetada qigongi. Tahan selle kevade keskpaigaks käima saada.

Praegu olen lahendanud oma ajahalduse nii, et tekitasin nn ajasahtlid. Reedeti tegelen pool päeva qigongi projektiga ja teise poole start-upiga, neljapäeviti arendan uusi koolitusi ning teisipäeviti-kolmapäeviti koolitan. Esmaspäev läheb tavaliselt Vain & Partnerites nõupidamisteks (siin on minu jaoks probleem, sest suur osa nõupidamisajast ei ole eriti tõhus, aga vahel jälle väga vajalik – lahendusena hakkan ilmselt üha rohkem hoidma laual lahti läpparit ja tegelema samal ajal rutiinsete ülesannetega, kuigi multitaskimine pole suurem asi).

Mis veel olulisem: pean end varasemast enam distsiplineerima ning küsima iga asja puhul, kas selle tegevuse ettevõtmine on kooskõlas minu eesmärkidega. Kui ei, siis tuleb paraku ära öelda. Palun ärge pange seda mulle pahaks, loodan, et mõistate.

Ja vähemalt sama valus on öelda “ei” enda ja sõprade suurepärastele ideedele. Tuleb süda kõvaks teha ning lisada need nimekirja, mille päises ilutseb väljend “Tulevikus ühel ilusal päeval võib-olla”. Vastasel juhul ma ei saa keskenduda praegustele eesmärkidele.

Üks oluline märkus veel: eesmärkide nimel ma ei tegutse kitsarinnaliselt, vaid püüan abiks olla ka teistele neis asjades, mis aitavad mu eesmärkide täitumisele kaasa. Näiteks olen nõu ja jõuga abiks Peep Vainu järgmise väga hea enesearenduskoolituse “Saavutama õppimine” e-turundusel, sest mitmed sellel käinud tunnevad vajadust osaleda ka minu koolitusel. Pikemalt peatselt saabuvast “Saavutama õppimisest” juba esmaspäeval.

Vestle telefoniga seistes

/0 Comments/in , /by

Paar vana hea nippi, mis tulevad appi siis, kui su tegevusi katkestab ootamatu telefonikõne:

  1. Räägi seistes, aga mitte ringi jalutades, istumisest rääkimata. Seismine on ebamugav ning tekitab soovi kiiremini telefonikõne lõpetada.
  2. Hoia pilgu all järgmine tegevus, mille kallale isukalt pärast telefonikõnet asuda.
  3. Ütle vestluse alguses, kui palju sul on aega vestluseks – pigem vähem kui rohkem, sest kui tegemist on vajaliku ja huvitava kõnega, saad vestlusaega alati pikendada.
  4. Kõigest hoolimata ole viisakas ja tähelepanelik vestluse teise osapoole vastu ning naerata (välja arvatud ei ütlemisel). Seda on teises telefoniliini otsas kuulda. Aga viisakus ja tähelepanelikkus ei välista konkreetsust 🙂
  5. Kõne ajal või pärast seda tee vajalikud märkmed, kui telefonikõnest tulenevad konkreetsed tegevused, millega pead toime tulema.

Ajajuhtimise kuldne reegel

/0 Comments/in , , , /by

Mark Forster sõnastab imeilusasti asja, mida olen ammu kahtlustanud: sissetulev töö peab võrduma väljuva tööga. See on iga ajahaldussüsteemi eeltingimus – kui võtad endale arulagedalt palju kohustusi, ei päästa sind ükski ajajuhtimisguru. Mõtle selle peale, kui annad uusaastalubadusi, ning võta endale ainult neid kohustusi, millesse suudad panustada maksimaalselt. Mina otsustasin nii teha.

Nipp: post-it märkmepaber ja edasilükkamise vältimine

/2 Comments/in , , , /by

Ühel mu koolitustest rääkis üks osaleja hea loo sellest, kuidas ta kasutab pabermärkmikku ja post-it-tüüpi märkmepabereid edasilükkamise vältimiseks:

Selle asemel, et sündmusi märkmikku kirjutada, kribib ta märkmed märkmelehtedele ning kleebib need on kalendermärkmikku. Kui vaja sündmust edasi tõsta kas plaanide muutumise või edasilükkamise tõttu, siis pole vaja ümber kirjutada, vaid lihtsalt kleebid märkmelehe uuele kuupäevale.

Ja nüüd nipp: kui märkmeleht enam ei kleepu märkmikusse, sest liim on ära kulunud, on sul kaks võimalust

  1. Otsustad, et sa ei tee märkmepaberile kirjutatud asja ja viskad paberi prügikorvi
  2. Teed selle asja kohe ära ega lükka seda enam edasi

4. veebruar läbi müüdud, täiendav koolitus 18. veebruaril

/0 Comments/in , , , , /by

4. veebruari Aruka ajajuhtimise koolitus on nüüd läbi müüdud.

Kui tahad õppida end ajas paremini juhtima, muutuda efektiivsemaks ja vähendada oluliselt ajasurvest tingitud stressi, siis just nüüd on õige hetk end kirja panna 18. veebruari koolitusele. Kahtlustan, et müüme selle ka üsna kärmelt läbi – seega, kes ees, see… Naine või mees 🙂

Tee olulist asja kasvõi natuke, aga iga päev

/0 Comments/in , , , /by

Lubasin kirjutada suurte projektide planeerimisest ja läbiviimisest markforsterlikul moel. Tasahilju harjutan selle asja kasutamist ning tuleb välja küll. Suurte projektidega toimetulek käib nii:

  1. Selgita välja, mis on Sinu kõige olulisem eesmärk ning sellega seotud tegevused.
  2. Planeeri projekt loomulikul moel – pane kirja kõik vajalikud tegevused nende loogilises järjekorras.
  3. Nüüd võta vastu otsus: tegeled selle eesmärgi täitmisega iga päev. Kasvõi natuke. Esimese asjana. Sel moel annad kontrolli reageerivalt mõtlemiselt (mida iseloomustavad hirm ja ahvatlus) üle ratsionaalsele ning vähendad oma hirmu ülesande suuruse ees. Kui Su eesmärgiks on näiteks lõpetada mingi kindel projekt, siis tegeled sellega iga päev kasvõi paar-kolm minutit, aga asjad siiski liiguvad edasi. Pealegi, kui juba suudad selle tähtsa asjaga tegelemisega alustada, siis tuleb tihti välja, et teed sellega tööd tunni-paar ilma, et ise märkakski 🙂

Forsteri süsteemi suurim puudujääk on kuupäevalise ajagraafiku puudumine. Kui vaja mingi asi kindlaks päevaks lõpetada, lepi endaga koosolekuid, mil pühendud ainult sellele tööle, millega tuleb ühele poole saada. Ning ära lase teistel end segada neil aegadel. Aga nagu Forsteri süsteemigi puhul, lepi need koosolekud sellesse aega, kui oled kõige produktiivsem.

Järgmine kord kirjutan sellest, kuidas mul õnnestus “Saavutama õppimisel” tehtud plaanid oma järgmise aasta kalendrisse kirjutada ning kuidas loodan nendest plaanidest kinni pidada.

Tuhat ja tuline – jaanuari koolitus läbi müüdud

/0 Comments/in , , , /by

Tänase seisuga on piletid otsas ka “Aruka ajajuhtimise” jaanuari avalikule koolitusele, aga kui inimesi, kes kibelevad jaanuaris-veebruaris avalikule koolitusele koguneb vähemalt kümmekond, siis korraldame veebruari alguses erakorralise korduskoolituse.

Järgmine plaanipärane “Aruka ajajuhtimise” avalik koolitus, millele saad oma nime kirja panna, toimub 17. märtsil. Pane oma nimi kirja 🙂

Uuendus: Teeme täiendava koolituse 4. veebruaril. Kohti saab broneerida kirjutades koolitused-at-vain.ee.

26. novembri koolitus läbi müüdud :)

/0 Comments/in , , , /by

Rõõm teatada, et 26. novembri “Aruka ajajuhtimise” koolituse rühm on täis ning sinna me enam inimesi juurde ei võta.

Kui tahad tulla avalikule koolitusele, siis järgmisel korral teen seda Tallinnas 23. jaanuaril – kui soovid, registreeru koolitusele, kui soovid, uuri enne põhjalikult, mida Arukas ajajuhtimine endast kujutab, ja mida koolitusel osalenud arvavad.

Järgmine ingliskeelne koolitus Riias toimub 4. detsembril – kui Sul on tuttavaid, kes on huvitatud, siis rohkem infot koolituse “Saprātīga laika plānošana” kohta leiad siit. Ja kui Su sõber juhtumisi läti keelt ei oska, siis tasub lugeda ingliskeelset Smart Time’i tutvustust – koolitus ise on samuti inglise keeles.

Kohe, täna ja homme

/0 Comments/in , , , /by

Mark Forsteri raamatus “Do It Tomorrow” on üks hea nipp veel.

Forster soovitab jagada kõik tegevused kolme kategooriasse: kohe, täna ja homme.

  • Kohe tee ära ainult need asjad, mida tuleb tõepoolest viivitamatult teha, muidu muutub olukord märkimisväärselt halvemaks. Neid asju on väga vähe – näiteks juhtub Su lapsega midagi, mis nõuab Sinu viivitamatut sekkumist (pead ta traumapunkti viima vms). Selliseid asju on õnneks me päevades väga vähe.
  • Täna tee ära need asjad, mis on vaja kindlasti päeva lõpuks valmis saada. Märgi need tänase päeva tegevusnimestikku teiste tänaseks kavandatud ülesannete alla. Aga enne seda küsi alati – kas seda asja võiks sama hästi teha ka homme? Kui jah, siis maandub ta homses tegevusnimestikus.
  • Homme tegemiseks mõeldud tööde nimekiri ongi see koht, kuhu maandub suurem osa meie tegemistest. Täna saabunud e-kirjadele vastamine? Kui teed seda homme ühekorraga, jõuad kiiremini. Ülemus tahab teisipäevaks aruannet? Homme teeme. Ajaleht soovib neljapäevaks artiklit. Homme kirjutame.
    Selline homme-põhine mõtlemine pole muidugi täiesti vahemerelik manana-printsiip. Me ei lükka asju lihtsalt suvaliselt edasi, vaid teeme need ka ära sel päeval, mille tegevusnimestikku need kirjutasime.

Loomulikult sõltub inimese tööst, kui palju asju ta peab kohe või täna korda ajama, selmet neid järgmisesse päeva lükata. Kui möödunud päevist eeskuju võtta, siis on üsna lihtne ennustada, kui palju saame endale üldse tööd ette võtta.

Kogu see asi toimib ainult ühel eeltingimusel: nn sisenev töö ei tohi olla suurem nn väljuvast tööst, st ära võta endale rohkem asju ette kui teha jõuad. Aga see kehtib kõigi ajahaldussüsteemide puhul.

Sellised kohe-täna-homme liigitusel põhinevad suletud tegevusnimestikud toimivad tavalistest avatud tegevusnimestikest märksa paremini, sest tööd ei kuhju – päeva tegemised on sul pidevalt silme ees ning nimekiri pikeneb haruharva.

Forsteri süsteemil on ka suur miinus: ta ei suuda piisavalt selgitada, kuidas planeerida pikaajalisemaid projekte ning kuidas hoida end tegevusi homseks lükates homme saabuvast ülekoormusest. Võib-olla oleks abi sellest, kui paneks iga tegevuse taha kirja oodatava ajakulu ning hoolitsed selle eest, et homsesse ei planeeri rohkem kui 3-6 tunni jagu tegevusi (sõltub katkestuste arvust sinu päevas). Juhul, kui homne on täis, hakkad täitma ülehomset päeva. Ning kui oled juba kolm päeva ette täitnud, siis on siililegi selge, et lubad rohkem teha kui tegelikult jõuad.

Suurte projektide planeerimisest markforsterlikul moel kirjutan järgmisel korral – tal on paar päris head mõtet ses asjas.