Iga tegevuse puhul tuleb esmalt kaaluda, kas see asi on üldse väärt tegemist ning kas see aitab meid soovitud sihile lähemale jõuda. Tegemist väärivad asjad panen kirja oma usaldusväärsesse süsteemi nii, et hiljem leian need hetkega.
Kõige rohkem meeldib mulle David Alleni „Getting Things Done’i” metoodika puhul see, et ükski idee ei jää unarusse ega pelgalt ideeks – saabunud ideede või tegemist vajavate asjade ülevaatamisel otsustad, mida, millal ja kus mingi konkreetse asjaga pihta hakata.
Eelmisel nädalal kirjutasin sellest, kuidas talletan kõik saabunud ideed ning tegemist vajavad asjad. Kui need märkused jääksidki neisse nimekirjadesse, poleks neist suuremat kasu, sest mul puuduks asjadest ülevaade.
Nii tihti kui vaja – minu puhul kord-kaks päevas – võtan ette oma sisendsahtlid ja vaatan nende sisu läbi, otsustades, mida mingi asjaga kavatsen peale hakata. Selleks kulutan iga päev umbes pool tundi.
Esmalt avan meilikasti inbox’i ja hakkan sealt asju ükshaaval läbi vaatama: ikka üks asi korraga, meilikasti värskeimast meilist alates.
Nimekirjad vastavalt asukohale
Esimesena otsustan, kas saabunud e-kiri üldse nõuab minult tegutsemist ja kas sellega on mõtet tegeleda. Juhul kui see on nii, küsin endalt: „Milline on selle tegevuse edukas tulemus?”
Tulemuse visualiseerimine on oluline, see loob motivatsiooni asjaga tegeleda. Järgmisena pärin endalt: „Milline on järgmine füüsiline tegevus, et seatud sihile lähemale jõuda või see saavutada?” See tegevus peab olema konkreetne: näiteks vaata leping läbi ja tee parandused, koosta turundusplaan, registreeru konverentsile või vii auto hooldusesse.
Kui see tegevus nõuab alla kahe minuti, siis teen selle kohe teoks. Kui selleks on vaja rohkem aega, kuid asi pole seotud kindla ajaga (tegemist pole kohtumisega või asjaga, mida tuleb kindlal päeval teha), lisan selle tegevuse ühte oma käputäiest tegevusnimestikest. Pean selliseid tegevusnimestikke ehk to-do list’e: @Arvuti, @Internet, @Askeldused, @Kodu, @Kontor, @Telefon, @Ootel, @Projektid, @Tulevik, Koosolek X-ga, Koosolek Y-ga.
Enamike puhul näitab tegevusnimestiku pealkiri keskkonda, milles saan neid asju teha. Näiteks @Interneti nimestikus on kirjas asjad, mille tegemiseks vajan netiühenduses, @Arvuti nimestikus arvutis tegemise tööd, @Telefon nimestikus helistamist nõudvad kõned, @Kontor asjad, mida saan teha vaid kontoris, ja @Kodu asjad, millega tegelemiseks pean olema kodus. Hiljem, kui on aeg tegutsema asuda, võtan ette vastava keskkonna nimestiku, leian sealt olulisima asja ja teen selle ära. Kuid seda etappi selgitan järgmisel nädalal.
Kui otsustan tegevuse delegeerida, siis pärast delegeerimist maandub see nimestikus @Ootel. Seda vaatan korrapäraselt üle ning vajadusel tuletan inimestele meelde, et nad on lubanud ühe-teisega hakkama saada. Asjad, mida tuleks arutada mõnel nõupidamisel, panen kirja vastava koosoleku tegevusnimestikku. Siis on hea koosoleku ajal see ette võtta ning nimestiku teemad järjest läbi käia.
Kalendrisse panen kirja ainult need asjad, mis sinna kuuluvad. Kellaajaliselt märgin üles kohtumised, millel konkreetne algus ja lõpp. Mõne asja puhul on oluline vaid päev, millal seda teha – sellised sündmused panen kirja kogupäevasündmusena. Näiteks pole oluline, mis kell maksan internetipangas mobiiliarve, aga maksetähtaeg on kolmapäeval. Sel juhul märgin kolmapäevaks kogupäevasündmusena „Maksa mobiiliarve” ning teen seda kolmapäeval siis, kui aega leian.
Sageli selgub tegevuse edukat tulemust visualiseerides või järgmist tegevust kavandades, et eduka tulemuse saavutamiseks on vaja teha üle ühe sammu. Sel juhul panen nimekirja @Projektid kirja uue projekti, näiteks „Sõlmi X-ga allhankeleping” ning nuputan välja, millised tegevused aitavad mul selle tulemuseni jõuda. Kõik need toimingud – näiteks „Hangi X-i kohta taustinfot”, „Koosta lepingu mustand”, „Räägi leping läbi”, „Paranda leping”, „Allkirjasta leping” – panen oma tegevusnimestikesse kirja, iga asi just sellesse nimestikku, kuhu see asukoha poolest kuulub.
Projektide nimekirjas hoian neid enam kui ühest tegevusest koosnevaid asju, mis peaksid saama lõpetatud lähema aastaga. Kui tegemist on pikemate projektidega, siis jagan need tükkideks.
Info talletamine
Suurem osa saabuvast infost siiski ei nõua tegutsemist. Selliste asjade puhul on kaks võimalust: ma viskan nad ära või talletan need edaspidiseks kasutamiseks. Kui tegemist on mõne projekti taustainfoga – näiteks allhankijaga sõlmitava lepingu projektiga – siis ma digidokumendi puhul salvestan ja paberdokumendi puhul lisan selle konkreetse projekti taustamaterjalide ümbrikusse. Sel moel leian tulevikus iga projekti puhul kogu taustainfo kiiresti.
Osa taustainfost pole seotud ühegi projektiga, mul läheb neid materjale vaja tulevikus mõnel üldisel eesmärgil (näiteks on tegemist sidekulude arvetega) või on tegemist lihtsalt huvitava ja kasuliku infoga (Amsterdami odavate ja mugavate hotellide nimekiri), siis loon neile eraldi kaustad viitematerjalide sahtlisse või meilikausta.
Osa infot kujutab endast selliseid asju, mille puhul olen veendunud, et kohe ma neid asju teoks ei tee, aga võib-olla kunagi tulevikus võtan ette. Need leiavad koha tegevusnimestikus @Tulevik – seda vaatan korra kuus läbi, sest võib-olla on mõni seal peatuspaiga leidnud tegevustest muutunud vahepeal oluliseks.
Kui olen inbox’iga ühele poole saanud, võtan ette nimestiku, milles pähe tulnud ideed ning asjad, mille asjus teised inimesed on mulle helistanud või lihtsalt ligi astunud ning soovivad, et ma nende tegemistega midagi pihta hakkaksin. Selle nimestikuga töötan sama moodi nagu e-kirjade inbox’iga: ikka üks asi korraga – iga asja puhul otsustan, kas see väärib tegutsemist või talletamist ning kuhu ma selle info liigutan.
Eesmärk on saada kõik sisendsahtlid tühjaks. Kui see on juhtunud, siis on kõik tegemist nõudvad asjad kontrolli all.
Järgmisel nädalal kirjutan sellest, kuidas suvalisel hetkel otsustan, millega hetkel tegeleda: milline on just see tegevus neist sajakonnast, mis aitab mul kiireimini seatud eesmärke saavutada.
