Selge siht ja sinkavonka tee

/0 Comments/in , ,

“Mina oskan oma asjadega tegelikult toime tulla küll,” ütlevad inimesed sageli mu koolitustel, “kui ainult nemad mulle sisse ei sõidaks!”

Sama selgub osalejate küsitlustest, mida teeme peaaegu enne iga koolitust: üldjuhul on levinuim probleem see, et teised (nii inimesed kui ka nende põhjustatud sündmused) sõidavad meile sisse ega lase keskenduda.

Kui probleemi süveneda, avastame, et põhjus asub mujal. Päeva lõputult hakkivad ootamatusi põhjustab peamiselt kolm asjaolu: ühine siht on segane, prioriteedid läbi rääkimata ning omavahel pole klaari kokkulepet selle kohta, kui kiiresti peaksime mingil puhul reageerima.

Selge siht

Mõtle hetkeks oma meeskonna peale. Kas tead täpselt, millises suunas liigute? Aga kogu ettevõte? Milline on teie suund ning kuidas on sinu suund seotud ettevõtte omaga?

Kui tiimi liikmed rebivad protsessi igaüks aeg-ajalt veidi omas suunas, on tulemuseks sinkavonkaline teekond sihi suunas, kuid kohale jõudmiseks kulub väga palju aega ning energiat. Ühiselt sihti seades ning koos selle suunas liikudes jõuab tulemuseni kiiremini ning mõnusamalt.

Loomulikult tuleb ette ootamatusi, kuid kui meil on ühine siht silme ees, siis tuleme nendega sujuvamalt toime. Me sõidame sinna, kuhu vaatame.

Selged prioriteedid

Enamus meist suudab oma väikeses maailmas üsna kiiresti paika panna, mis on tähtis ja mis vähem oluline. Aga kuidas on lugu meeskonnas?

Olen mitu korda kogenud seda, et kui meeskond vaidleb läbi ja lepib kokku, millised on kolm kõige olulisemat prioriteeti ning millises järjestuses need paiknevad, siis suureneb tiimi tulemuslikkus oluliselt, sest kõrvalistest asjadest on lihtsam loobuda.

Üks konks peitub siin veel. Tõe kriteerium on praktika, leidis Karl Marx. Kui siht ja prioriteedid on kirjas vaid paberil, aga päriselus me neid ei järgi, siis pole neist peaaegu mingit kasu. Vähemalt alguses tasub endalt ja oma tiimilt igal õhtul küsida: kas täna liikusime edasi valitud suunas kindlalt ning mida teeme homme paremini, et veel paremini tegutseda.

Selge kokkulepe

Kui võtta koos tunnike ja arutada läbi, kui kiiresti suhtleme mingis kanalis ning kuidas saame parimal moel sõeluda välja olulised ootamatused ebaolulistest ning panna sellest lähtuvalt 3-4 põhimõtet kirja, siis nende igapäevane järgimine parandab suhteid ning aitab kiiremini edasi liikuda.

Kui tiim suudab paika panna oma igapäevase ja -nädalase ühise hingamise rütmi, suureneb efektiivsus oluliselt. Sellega on sama lugu nagu sportimise või mediteerimisega: kui hingamine on paigas, jõuad kaugemale.

Mis juhtuks siis, kui kogu tiimil oleks silme ees nii ühine siht, ühised prioriteedid kui ka ühised põhimõtted ning need oleksid pidevalt ajakajalised? Proovige järgi ja saate teada.

Uus maailm

/0 Comments/in , , , ,

Hoolimata sellest, et meie ühine maailm ei kavatsegi reedel lõppeda, võid tõmmata oma praeguse maailma otsad koomale ja luua selle asemele uue ja parema.

Uue maailma loomisel on mu esimene küsimus: millises maailmas soovid elada? Kuidas näeb su ideaalmaailm välja? Joonista, millised olulised suhted, sidemed ja asjad selles on. Igaüks meist oskab joonistada, ainult et osa meist nimetab seda kritseldamiseks või sodimiseks. Kritselda oma ideaalmaailm.

Uue maailma alustalad

Mis on sulle oluline selles maailmas? Pane kirja kõige olulisemate suhete, inimeste ja tegevuste märksõnad. Kui võimalik, siis enam-vähem tähtsuse järjekorras. Oluline on eelkõige uurida, milleta sa ei kujuta elu ette, millised inimesed, suhted ja tegevused on hädavajalikud.

Need prioriteedid on sinu uue maailma alustalad.

Kulge mõnuga

Ungari päritolu USA psühholoog Mihalyi Csikszentmihalyi kirjeldab oma raamatus “Kulgemine” autoteelise ehk iseenesest eesmärgi täitumisele suunava tegevuse tunnuseid:

  • Oluline on tunda, et tegevus jõuab tulemuseni, seda on võimalik viia lõpuni. Või vähemalt mingi vahetulemuseni.
  • Tead üsna hästi, millise laiema eesmärgi või sihi nimel tahad selle asjaga tegeleda ning milline on ootuspärane tulemus.
  • Tegevuse ajal või hiljemalt pärast selle lõpetamist saad teada, kuidas asi välja tuli – näiteks keegi ütleb sulle seda või näed seda ise.
  • Sul on võimalik keskenduda tegevusele ning selle ajal tõrjuda peast kõrvalised mõtted.
  • Tunnetad, et sinu tegevust kontrollid sina ise – see sõltub peamiselt sinust, kuidas asi välja tuleb.
  • Kaob mure selle pärast, kuidas teised Sind näevad: eelkõige on tähtis see, kuidas ise end tunned ning mil moel panustad protsessi; teiste arvamus on teisejärguline.
  • Tegutsedes unustad sageli ülejäänud maailma, tekib kulgemise tunnetus.
  • Ajatunnetus muutub: vahel tundub, et mitu tundi mööduvad hetkega või mõni minut näib mitme tunnina.

Esimesed sammud

Nüüd ühenda need kaks lähenemist ja uuri, kuidas saad oma uue maailma alustalade suunas autoteeliselt liikuda. Küsi endalt, kuidas saad suurendada kulgemist nendes välja valitud vähestes suundades. Kuidas saad mõnuga ehitada ja kindlustada oma uue maaimla alustalasid?

Milline on iga prioriteedi puhul sinu järgmine tegevus? Millal sa tahad selle nimel tegutseda?

Kui viid need mõtted ellu, siis eeldusel, et sul on head kavatsused, muudavad su teod ka meie ühist maailma paremaks. Meid ootab ees uus maailm, milles elame suurema naudinguga ja loome pidevalt üha paremat keskkonda nii endale kui ka oma lastele, lähedastele ja sõpradele.

Soovin Sulle häid saabuvaid jõule, mõnusat aastalõppu ning hoogsat ja nauditavat uut aastat.

Kui paus ei kanna

/1 Comment/in , , ,

Kas kujutad ette muusikat, milles puudub vaikus, muusikat, mis mängib pidevalt ja milles puuduvad pausid? Mõni harv pausikoht on isegi lamedas ja maotus pidevalt mängivas Ameerika kassafilmimuusikas, rääkimata märksa nauditavamatest teostest.

Mis juhtuks muusikast pauside eemaldamisel? See kaotaks suure osa oma võlust. Kui kuulad mõnda väärt muusikateost suurepärases esituses, siis kuuled, kuidas vahel teevad pausi kõik esitajad ning vahel vaid mõni neist. Vahel mängivad nad valjemalt ja vahel vaiksemalt, vahel kiiremini ja vahel rahulikumas tempos.

Muusika jäljendab elu. Kui elus puuduvad pausid, on see parimal juhul sama mõttetu ja maotu kui lääge kassahiti saundträkk. Kui paus ei kanna, ei pääse mõjule sisu ega vorm.

Vahel on hädavajalik võtta hetkeks aeg maha, et tunnetada vaikust ja looduse loomulikku kulgemist. Need hetked annavad meie elule mõtte.

Kui tahad pausi pidada, siis see pole kuigi raske. Variante on mitu:

  1. Ole hetk (kasvõi kümme sekundit) rahulikult ja ära mõtle mitte midagi. Tunneta, et oled elus – päriselt ka.
  2. Võta kasvõi minut või paar, et enda ümbruses toimuvat jälgida, kuulata ja vaadata. Ära lükka seda homsesse, vaid võta selleks aega veel enne, kui jätkad kolumni lugemist.
  3. Mine ja jaluta lähedastega veidi looduses. Tunneta sind ümbritsevaid inimesi ja loodust. Siis näed, milline on maailm tegelikult.

PS: Mõtlesin alguses öelda kaks sõna sekka poliitilise usaldamatuse kriisi debatti, aga pean parem pausi. Suur osa poliitikutest ei suuda rahva mõistuse ja tunnete alahindamisel ning ülbel eneseimetlusel nii ehk naa pausi pidada, rääkimata selle välja pidamisest. See muudab nende tegutsemise poliitikaareenil vaimse perifeeria asjaarmastajalikuks taidluseks saalis, kus peatselt on esinejaid rohkem kui vaatajaid. Aga võib-olla on see lihtsalt mu soovmõtlemine.

5 täpsustust mu ülesannete haldamise süsteemile

/2 Comments/in , ,

Parkimiskella ja Raybike’i loojaid Märt Pikkani intervjueeris mind meilitsi, et täpsustada minu 9 töövõtet oma asjade korraldamiseks. Küsimused olid nii head, et otsustasime need avaldada eraldi loona.

Kalendrisse on lihtne kohtumisi kirjutada, sest nende toimumise aeg on konkreetne. Kuhu tööriista panete kirja koolituseks ettevalmistuse alguse? Things või Kalender? Millise loogika järgi toimub asjade nimekirjast (Things, Evernote) sisestamine kalendrisse. Kui idee nimekirjast saab mõni asi tähtaja/kuupäeva, kas siis selle järgmine koht on alati kalender?

Tööülesannete haldamise protsess on tavaliselt selline, et alguses panen asja kirja Thingsi ning määran päeva, mil tegevus nö aktiveerub ja tuleb minu pooleliolevate tegevuste nimekirja. Kui vajan pikemat (üle tunni) keskendumise aega, siis broneerin selleks aja ka oma kalendris, sest vastasel juhul võin paha aimamata ettevalmistuste aja koolitusteks ära lubada. Seega töö jõuab Thingsist kalendrisse juhul, kui see võtab ilmselt üle tunni.

Kuigi tegelete korraga ühe arendusprojektiga põhitöö kõrvalt, on usutavasti projekti nimestik üsna pikk. Kuidas väldite projektide kuhjumist?

Projektide kuhjumist väldin iganädalasel ülevaatusel, mille käigus peatan suurema osa poolikuid arendusprojekte ja otsustan, millal nendega jätkan – eesmärk on siiski tegeleda ühe arendusprojektiga korraga. Korra kuus viskan pikemat aega liikumatult vedelenud projektid nimekirja “Ühel ilusal päeval võib-olla”. Üle kolme kuu eemaldan sellest tulevikuprojektide nimekirjast otstarbetuks muutunud asjad.

Kuidas tekib teil ülevaade ühest või teisest projekti käekäigust tagantjärgi. Kas/mis tööriista kasutate, et vaadata projekti peale tagasi?

Tagantjärgi vaadet ma suurt ei kasuta, sest pole selle järgi vajadust tundnud. Paar asja siiski: kui mõne asja saan valmis, siis lohistan selle sündmuse oma kalendrisse (hiljem nädalat üle vaadates on hea pilt ees, et mida ma siis ära tegin) ning aeg-ajalt kirjutan päevikut. Ja projekti lõpus vaatan sellele põgusalt tagasi, et endalt küsida, mida sarnase asja korral järgmisel korral paremini teeksin. Aga selles asjas usaldan üldiselt oma mälu – kõige olulisemad parendused lisan tegevusena Thingsi järgmisesse sarnasesse projekti.

Kas teistele delegeeritud asjade kohta peate eraldi arvestust? Või kuidas väldite situatsiooni, et teiste taha asjad pidama ei jääks?

Delegeeritud asjadel hoian kätt pulsil tavaliselt meilitsi. Mul on kaust “Delegeeritud” ning meiliprogrammi on kirjutatud reegel, et kui mina olen kirja saatja ja mu nimi on koopia saaja väljal, siis liigutab meiliprogramm selle automaatselt “Delegeeritud” kausta. Kui delegeerin mõne tegevuse, siis lisan ennast koopia saajaks. Sel moel on kõik meilitsi delegeeritud tegevused ühes meilikaustas. Ja kui asi tehtud, siis kustutan meili kaustast. Varem olen kasutanud ka seda võtet, et lisasin delegeeritud tegevuse ülesandena oma süsteemi, lisasin sellele tag’i “Delegeeritud” ja ülekontrollimise kuupäeva.

Mul juhtub vahel nii, et päevaplaan nii tihe, et õhtul ei mäleta, mis olid hommikused edusammud. Kuidas organiseerite enda asju, et tagasivaade oleks võimalik? Ootamatud kõned/tegevused on ühed asjad, mis ei saa edusammudena kirja.

Päeva ülevaadet hoian peamiselt Shawn Achori The Happiness Advantage’i päevikuga. Igal õhtul mõtlen enda jaoks läbi, mille eest olen sel päeval tänulik, kui palju koormasin end füüsiliselt, kaua mediteerisin ning mida head tegin. Mulle sellest piisab.

Minu 9 töövõtet oma asjade korraldamiseks

/7 Comments/in , , , ,

Inimesed uurivad aeg-ajalt, et õpetad küll koolitustel kümneid nippe ja nõkse ning näitad erinevaid ajahalduse süsteeme, aga kuidas sa ikkagi ise oma aega korraldad, mil viisil kavandad ja tegutsed?

Olen abikaasa ja isa, kes peab pereelu üha olulisemaks (ju see käib vanusega kaasas), ehitame praegu uut kodu, pealegi on mul mõned harrastused ning koolitan tänavu veidi alla 1500 inimese. Kuidas mul on sellest kõigest ülevaade ning kuidas oma asju kavandan ja hiljem otstarbekalt tegutsen?

Veel mõne aasta eest oli mu süsteem palju keerulisem, kuid olen seda pidevalt lihtsustanud ning tõenäoliselt jätkan seda ka edaspidi.

1. Halda ideid

Esimene oluline reegel: kui sa oma ideid ei halda, väheneb meelerahu ja sellega koos ka efektiivsus oluliselt. Idee või tegutsemist nõudva uitmõtte panen kirja nii kiiresti kui võimalik – tavaliselt oma taskutelefoni, mis sünkroniseerib info mu arvutiga mobiilivõrgu kaudu automaatselt.

Korra päevas käin lisandunud tegevused üle ja otsustan igaühe puhul neist, mida sellega teha.

Variante on kolm. Esimene: viska minema. Kui seda ei saa teha, siis võib-olla teen selle asja ära kunagi kauges tulevikus – sel juhul tõstan idee nimestikku, mille päises tekst “Võib-olla tulevikus ühel ilusal päeval” ja lisan juurde tähtaja, millal uuesti idee üle vaatan, et kas see on ajakajaliseks muutunud. Kui siiski pean tegutsema ega saa pikalt oodata, siis otsustan, millal ja mida konkreetselt asjaga peale hakkan. Ah jaa, pisiasjad teen loomulikult kohe ära, aga võimalusel kogun neid mõne tunni ja siis teen järjest.

2. Suur plaan

Mulle ei meeldi eesmärke püstitada, aga mulle meeldib minna kindlas suunas. Mul on olemas mõttekaart, milles kirjas minu põhiväärtused, rollid elus ning nendega seotud suuremad sihid. Vaatan seda pilti igal hommikul ja mõtisklen veidi, et kas olen ikka õigel teel.

Võimalusel tegelen põhitöö – koolitamise – kõrvalt ühe arendusprojektiga korraga. Kui see saab valmis või jääb toppama, võin ühe uue arendusprojekti juurde võtta.

3. Pikemad plaanid

Mu kalendris on kirjas kõik kokkulepped ka pikema aja peale: hetkel on kõige kaugem koolitus järgmise aasta maikuus. Samuti olen otsustanud, et võtan ühe uue valdkonnaga arendusprojektiga tegelemiseks aega aastavahetusel, kui koolitusi vähem – seegi aeg on kalendris kirjas.

Kuna töö sujub hästi, siis mu koolituskalender on enam-vähem täis aasta lõpuni – sealt edasi on juba rahulikum aeg.

4. Projektide nimestik

Ühes nimekirjas on mul kõik pooleliolevad suuremad tegemised: koolitused, coachinguprogrammid, teised mahukamad projektid. Korra nädalas võtan selle loetelu ette ja küsin iga selles oleva projekti kohta, kas olukord on kontrolli all ning milline on minu järgmine tegevus, et projekt lõppeks edukalt.

Kuna koolituseks valmistumine võtab aega tavaliselt kuu ringis, siis poolteist kuud enne koolitust annab arvuti mulle sellest märku ning siis planeerin koolituse ettevalmistuse üksikasjalikumalt: panen koolituste kaupa kirja, millal ja kui pikalt valmistan koolitust ette, ning kavandan teised koolitust ettevalmistavad tegevused.

Sellisel moel aega planeerides on mul endaga tehtud kokkulepe: ma ei tohi planeerida ära rohkem kui poole koolitustest vabadest päevadest.

Kui mu tööelu poleks nii kuupäevades kinni, siis kasutaksin pigem järgmiste tegevuste loetelul põhinevat süsteemi, mitte kalendril põhinevat. Sellisel juhul tegutseksin ühe projektiga seni, kuni valmis. Aga sellist luksust kahjuks endale praegu lubada ei saa 🙂

5. Lähemad plaanid ja mõnus rütm

Hoian kindlat nädala rütmi neil aegadel kui töötan. Kolmel päeval nädalas koolitan, ühel päeval peame nõu ja valmistan koolitusi ette ning kolmel päeval puhkan ja olen perega.

Mulle meeldib ka argipäeviti hoida kindlat rütmi. Hommikul esimese asjana teen tavaliselt veidi trenni, söön hommikust ning seejärel käin üle selle päeva tegevuskava ning loen e-kirju, sest nende sisu võib muuta päeva kulgu. Nüüd võtan ette selle päeva kõige olulisema tegevuse. Kui see on valmis ning aega veel on, siis teen ära ka teised selle päeva tegevused – ikka olulisuse järjekorras. Päeva lõpetab tagasipilk päeva edusammudele ning pilk järgmisele päevale, et kontrollida, kas ikka olen selleks valmis. Õhtusel ülevaatusel lahendan ka ära paariminutilised küsimused, milleks päeval aega ei leidnud, vahel vaatan läbi delegeeritud tegevuste loetelu ning otsustan, millal teen asju, mida mõtlesin küll teha, aga milleks aega nappis sel päeval.

Puhkusel tegutseme üsna uitmõtete ajel pikemalt ette planeerimata. Kui on kavas reisile minna, siis ostame tavaliselt küll varakult piletid, aga kohapealne kava kujuneb ise.

6. Regulaarne ülevaatus

Peale igapäevase ülevaatuse võtan korra nädalas – soovitatavalt mõne päeva hommikupoolikul – tunnikeseks aja maha, et esmalt vaadata tagasi möödunud nädalale (millised olid edusammud? millised sabad jäid lohisem?), vaadata läbi projektide nimekiri (millised on iga projekti järgmised tegevused? kas kõik on kontrolli all?) ning järgmised nädal-paar (kas olen nendeks valmis? ega ma midagi unustanud pole?). Selle ülevaatuse käigus järjestan vajadusel projektid tähtsuse järgi, et need oleksid kooskõlas suure pildiga.

7. Tegutse asjatundlikult ja mõnuga

Kuna eeltöö on väga hea, siis on tegutsemine puhas lust.

Enamikel hommikutel alustan päeva trenniga: igal juhul teen 30-45 minutit qigongi (need on sellised hiina jooga moodi harjutused, mis hoiavad füüsilise ja vaimse tervise korras ning aitavad mõnusamalt kauem elada) ja mõnel hommikul sörgin mõne kilomeetri. Siis hommikusöök, eesootava päeva tegevuste ülevaatus ja koolitusele, marss. Kui koolitust pole sel tööpäeval, siis teen ära kõige olulisema asja.

Kui on koolituseta päev, siis püüan tegutseda nii, et töötan võimalusel järjest neli 25minutilist sessiooni, pidades sessioonide vahel kuni viieminutilisi pause, et sirutada ja ringutada ning uitmõtelda. Pärast nelja sellist sessiooni pean veidi pikema, vähemalt veerandtunnise pausi, et vastata kiirematele meilidele ning veidi jalgu sirutada. Selliseid nelikuid teen tavaliselt päeva jooksul 12-16 päeva jooksul (kel huvi rohkem sellise tegutsemisviisi vastu, loe rohkem Pomodoro tehnika (www.pomodorotechnique.com) kohta). Kui vahepeal veidi puhata, siis oleme märksa taibukamad.

8. Keskendu

Nagu näed, on küsimus keskendumises.

E-kirju loen kolm korda päevas (kohe hommikul ja siis umbes iga nelja tunni järel), pühapäeviti korra päevas ja laupäeviti pean sabatit ega loe meili.

Kui keskendud – ükskõik, kas koolitusel või neid ette valmistades – on mu telefon hääletul režiimil ning vastan vaid kõige olulisematele kõnedele ja sedagi haruharva. Saan ju hiljem, pausi ajal tagasi helistada.

Selle tulemuseni hakivad ootamatused üha harvem mu päevi. Kui ka mingi asi mind häirib, siis on alati lihtne endalt küsida: kumb on olulisem, kas pooleli tegevus või vaheletulnud asi. Teisisõnu, kas sekkuv tegevus vajab tähelepanu kohe või aitab oodata järgmise pausini või hoopis homseni.

9. Tehnilised vahendid

Mu abivahendid on küll veidi snobistlikud, ent tõhusad. Nii MacBook Pro arvutis kui ka iPhone’is hoian tegevusnimestikke Cultured Code’i tarkvaras Things (www.culturedcode.com/things). Kalendrina kasutan mõlemas seadmes iCal’i, mis on sünkroonis Google Calendariga, et saaksin kalendrit vajadusel kiiresti jagada. Märkmeid hoian Evernote’is (www.evernote.com), mis samuti on nii telefonis, arvutis kui ka pilveteenusena Internetis.

Minu asjaliku päeva 5 põhimõtet

/0 Comments/in , , , , ,

Inimesed pärivad vahel, et kuidas ma ise kui ajajuhtimise koolitaja ja coach muudan oma päevi nii efektiivseks, et saan endale lubada lõbu töötada ainult neljal päeval nädalas. Kergitan katet ja pakun sulle võimaluse kasutada samu võtteid.

1. Armasta oma tööd

Mulle meeldib mu töö. Täpsemalt, olen sellest vaimustuses. Ja nii mitu aastat juba. Ma armastan oma tööd. Kui ma ei armastaks seda, mida teen, ei saaks ma teha tööd lustiga ega naudiks seda.

Kui sa ei armasta oma tööd, siis küsi endalt, millised on väikesed, isegi märkamatud asjad selles töös, mis sulle meeldivad. Ja millisel puhul sa armastaksid oma tööd. Pane neist kõige lihtsamini teostatav asi kirja ning mõtle, milline on sinu esimene samm, et soovitud olukorrani jõuda.

Tehtud? Nüüd tegutse! Astu esimene väike samm, et olukorda muuta endale meeldivamaks.

2. Loo päeva ja nädala rütm

Milliseid rolle sa täidad tööl? Kes sa tegelikult oled (peale selle tiitli, mis kirjas su ametinimetuses)?

Kas oled kunagi tantsinud rütmita muusika järgi? See on alguses päris keeruline, sest ootamatud löögid tabavad kuulmist kõige pentsikumates kohtades. Rütmi järgi on tantsimine lihtsam ja nauditavam.

Milline võiks olla sinu päevade rütm? Tean inimesi, kes hommikul võtavad 5-10 minutit päeva ülevaatuseks. Seejärel teevad nad tööd mõne keskendumist nõudva ülesandega pool kuni poolteist tundi. Siis osalevad nõupidamisel või valmistuvad selleks. Kirjutavad puhtaks koosoleku ideed ja panevad need käiku. Pärastlõunal kohtuvad teiste inimestega. Seejärel teevad ära pisiasjad. Lõpuks heidavad nad pilgu möödunud päevale tagasi ja vilksavad hetkeks järgmist päeva, et veenduda – kõik on hästi.

E-kirjadele vastavad nad võimalusel ülesannete vahel, et vähendada ülesandele keskendumiseks kuluvat aega.

Loomulikult ei saa töötada ülejäänud maailmast lahus ning meid katkestavad alailma erinevad inimesed ja asjad. Siin tuleb appi ühe Maaülikooli õppejõu pakutud reegel. Tema küsib üliõpilastelt, kas jutt tuleb lühike või pikk. Kui lühike, siis tuleb asi kohe korda ajada. Kui pikem jutt, siis on parem aeg kokku leppida.

Üks asi veel: kui ootamatus häirib su päeva, siis kirjuta paari sõnaga üles, kuhu hetkel pooleli jäid, või sea silme ette mõni märk, mis tuletab pooleli tegevust hiljem meelde.

Mu enda rütm on selline: hommikul vaatan, mis mind ees ootab; seejärel teen ära kõige keerulisema asja; loen ja vastan kirjadele; teen ära järgmise suurema tegevuse; lõunatan; loen ja vastan kirjadele; teen ära kolmanda suurema tegevuse; loen ja vastan kirjadele; teen tunnikese kribu-krabu-tegevusi; loen ja vastan kirjadele ning võtan päeva kokku. Kui võimalik, siis koolitan inimesi kolmel päeval nädalas ning neljanda päeva hommikupoolikul valmistun koolitusteks ja pärastlõunal osalen kohtumistel-koosolekutel.

3. Kasuta lihtsat süsteemi

Pane oma ülesanded kirja ja ära kanna neid peas. Sel juhul võid olla kindel, et ükski vajalik tegevus ei jää märkamata, samas ei köida tegevustele mõtlemine liiga palju su tähelepanu ega tekita stressi ka kiiretel aegadel.

Üks mu lemmiksüsteeme on Michael Linenbergeri nn üheminutinimestik, mille kohta saad lähemalt lugeda siit. Mu enda süsteem on veidi keerulisem – kui annate kommentaarides märku, siis kirjeldan seda järgmisel korral hea meelega.

4. Ole positiivne

Optimism on õpitav, väidavad psühholoogid. Võta igal õhtul hetk, et küsida enda käest neli küsimust: mille eest oled täna tänulik (annab hea tuju ja aitab olulisi asju märgata), kui palju koormasid end füüsiliselt (hoiab mõistuse liikumas ja keha korras), kui kaua tegid mitte midagi (aju tahab samuti puhata) ning mida head täna tegid (mõtestab meie elu).

5. Sea ligimesed esikohale

Üks Ameerika eneseabiguru tõi hea näite. Mõtle selle peale, keda tahad näha oma elu viimasel päeval oma surivoodi ümber. Töökaaslasi? Vaevalt. Pigem ikka lähedasi ja sõpru.

Kellele peaksid eelkõige tähelepanu pöörama? Lähedastele ja sõpradele.

Kui mu enda ja kõige lähedasemate inimestega on lood hästi, suudan teha ka tööd suurepäraselt.

Lühikese nimekirja võlu

/2 Comments/in , ,

Mida lihtsam on ajajuhtimise abivahend, seda otstarbekamalt tegutseme.

Mu elu pole keeruline, kuid see sisaldab hulka erinevaid sündmusi. Olen isa, abikaasa ja poeg. Uue kodu looja ja praeguse kodu korrastaja. Pealegi on mul mitu toredat hobi hiina energiavõimlemisest qigongist lugemise ja fotograafiani. Koolitan kolmel päeval nädalas ja valmistan koolitusi ette. Kirjutan vahetevahel kolumne ja blogin. Samuti hoolitsen ettevõtte arengu eest.

Aja möödudes olen pöördunud üha lihtsamate abivahendite poole oma asjade korrastamisel. Alles kevadel oli mu tegevuste nimekirjas sageli üle saja rea, kuigi tegelikult ei jõua ju teha korraga enamat kui üht asja. Mulle näis, et kõiki 40-50 eesootavat “projekti” tuleb põhjalikult planeerida ning nende tegevusi igaks juhuks silme ees hoida. Asjad said küll tehtud, kuid stress oli üsna suur.

Paar kuud tagasi sai mul kolmekohalisest tegemata asjade nimekirjast villand ning jätsin nimestikku ainult need asjad, mida saan konkreetselt järgmise sammuna ette võtta. Tegevuste nimestik lühenes maagilisel moel paarikümne piirimaile. Tulemuseks oli kiire pahapaine ehk düstressi langus, teravam fookus ning suurem rahulolu eluga.

Planeerin endiselt üsna kaugesse tulevikku jäävaid projekte (mu koolituskalender on sama hästi kui täis oktoobri lõpuni), kuid korraldasin asjad ümber nii, et sündmus “hüppab” mu kalendrisse just õigel ajal – paar päeva enne tähtaega. Selle tulemusena tean täpselt, kui palju mul on vaba aega ka mõne kuu pärast, ning samas suudan keskenduda iga päev 3-5 väga olulisele tegevusele.

Kui põed samuti “pika nimekirja stressi”, siis soovitan ette võtta järgmise harjutuse: pane kirja eesootavad ja meeles kripeldavad tegevused, lubadused ja kohustused ning seejärel vali neist välja paar-kolm kõige olulisemat, mille täna kindlasti ära teed. Seejärel tegutse pikka nimekirja vaatamata õhtuni, mil tõmbad korra hinge ja vaatad päevale tagasi, et end tehtu eest tunnustada. Homme hommikul valid taas nimestikust paar-kolm kõige olulisemat tegevust välja, teed need ära ning patsutad õhtul endale õlale. Selline lihtne tegevusrütm aitab olla tõhus ilma, et koormaksime endid nimekirjaga, milles olevaid tegevusi me nii ehk naa ei tee ning mis vaid koormab meie meeli.

3 õppetundi vabakutseliselt

/2 Comments/in , ,

Palgatöötajatel on iseendale tööandjatelt õppida kolme asja: töörõõmu, efektiivsust ja enesedistsipliini.

Olen olnud vabakutseline viimased viis aastat, enne seda tegin 15 aastat palgatööd. Ma ei kujuta ette, mis juhtuks meie majandusega juhul, kui töötajad hakkaksid tööle vabakutselise moel. Vähemalt 10protsendiline majanduskasv?

Selleks, et vabakutselisena toime tulla ning elu ja tööd nautida, on vaja eelkõige kolme asja.

Töörõõm

Ma ei tea ühtegi vabakutselist, kellele ei meeldiks tema töö. Me teeme tööd, mis sütitab meid. Oma tööst vaimustumine annab ühelt poolt sellele sära ning teiselt poolt aitab meil end unustavalt tööle pühenduda.

Töörõõm paistab välja meie toodetes ja teenustes ning just nende ainulaadsus ja kvaliteet on põhjus, miks inimesed nõustuvad meile meie töö eest maksma ja meile üha enam tööd andma.

Efektiivsus

Kui ma poleks vabakutselisena efektiivne, siis ei toidaks ma oma peret pooltki nii hästi kui praegu. Vabakutseline ei saa endale ebaefektiivsust lubada, sest see mõjutab kiiresti nii töö kvaliteeti kui ka hulka ning sedapidi sissetulekuid. Ma töötan ainult tükitöö pealt – saan tasu täpselt selle aja eest, mil koolitan või valmistan neid ette.

See paneb endalt pidevalt küsima: kas praegu annan endast kõik, et võtta käesolevast töisest hetkest maksimum?

Teiselt poolt annab efektiivsus paindlikkuse: kui saan nädalaks kavandatud tööd valmis, võin võtta perele täiendavat aega. Sellest õppimist olen näinud mõne oma kliendi juures. Paar väikest või keskmise suurusega organisatsiooni on leppinud omavahel kokku, et reede on nn järeletõmbamise päev – kui selle nädala tööd on tehtud, võib töötaja koju ära minna või teha seda, mida süda lustib.

Enesedistsipliin

Ka vabakutselisel puudub vahel töötuju. Aga vabakutselisena ma ei saa endale molutamist lubada, sest muidu väheneb peatselt nii mu palk kui ka tööga rahulolu. Mul puudub ülemus, õigemini ma ise olen enda ülemus.

Seetõttu tean: kui ma ei alusta tööga kavandatud ajal, võivad mu lubadused kliendile jääda täitmata ning see mõjutab varem või hiljem nii minu mainet kui ka sissetulekuid. Järelikult tuleb hoida kinni endale enda poolt seatud plaanidest, sest need viivad sihile ja aitavad leida tööst nii rahul- kui ka heaolu.

Mille poolest erineb palga eest töötaja elu vabakutselise omast? Mis takistab teda sama moodi töötamast? Mis juhtuks, kui ta võtaks üle vabakutselise mentaliteedi? Mõtle selle üle üks väike hetk ja siis tegutse.

Kuidas saada tagasi järjele?

/2 Comments/in , ,

AIESEC Tartu tudengitele loodud ajajuhtimiskooli 9. osas näitan, kuidas end taas kätte võtta, kui mõni tegevus on jäänud vahepeal soiku, aga ära tuleks see teha.

Kuidas edasilükkamist vähendada?

/1 Comment/in , ,

AIESEC Tartu tudengitele loodud videokoolituse 8. osas näitan mõnda tõhusat viisi, mille abil vähendada edasilükkamist ning aidata endal tegutseda ka siis, kui ei viitsi.