3 reeglit suhtlusmürgituse raviks

/0 Comments/in , , , ,

Meie kaugsuhtlemise maht on kasvanud viimase mõnekümne aastaga hüppeliselt ning jätkab kiiret paisumist. Kus on piir? Mida saame teha, et jääda normaalseks?

Kui keegi oleks kirjutanud 30 aastat tagasi iga päev paarkümmend kirja ning vastanud veel mitmekümnele, siis oleks tal diagnoositud grafomaania ja hakatud teda ravima, sest ta häirib ühiskonda oma hälbiva käitumisega. Praegu ütleme säärase inimese kohta: „Näe, kui tubli. Küll tema ikka jõuab!“
Mitu kirja saad päevas? Ja mitmele vastad või mitu kirjutad ise? Lisame siia veel välksõnumid ja telefonikõned. Kui palju jääb aega päriseluks?

Liigne kommunikatsioon toob kaasa mitu probleemi: oleme üha pealiskaudsemad, teeme ajanappuse tõttu ära vähem olulisi asju, pealegi suurendab liigsuhtlus distressi. Infotehnoloogia abil loodud hulgisuhtlust peetakse ka üheks keskendumishäirete laienemise põhjuseks.
Info hulk ning kaugsuhtlus jätkab eksponentsiaalset kasvu. Kuskil peaks ju ometigi saabuma piir, me ei suuda lõpmatuseni killustuda. Valik on meie endi teha: kas jätkame tormamist ja variseme ühel hetkel kokku või pidurdame üha kiirenevat hoogu vähemalt meie endi maailmas.

Tutvustan kolme reeglit, mille olen endale kehtestanud.

1. „Kui vähegi saad, ära kirjuta.“ Just nii olla öelnud Eesti ajakirjanduse grand old man Juhan Peegel. Kui vähegi saad, ära kirjuta e-kirja ega välksõnumit. Enne sõnumi saatmist mõtle, kas seda ikka on päriselt ka vaja. Mis juhtuks, kui sa jätaksid kirja või välksõnumi saatmata või näiteks netiväljaandesse kommentaari kirjutamata?

2. Kohtu, helista, kirjuta. Seegi suhtlemiseelistus pärineb mu ajakirjanikuaegadest. Põhjus on lihtne: kohtumisel saan rohkem infot kui helistades, sest näen inimest. Helistades saan rohkem infot kui kirjutades, sest kuulen ja kuulan. Info puudulikkus tekitab suhtlemises probleeme, sest kui me mõnda asja ei tea – näiteks, seda, millises tujus teine on – siis kipume liiga palju eeldama. Ja eeldamine on kõigi vussiminekute ema, teame Murphy seadustest.

3. Piira end. Piirangud vabastavad inimese hukutavast aplusest. Olen võtnud e-suhtluseks iga tööpäeva lõpus 45 minutit. Selle jooksul vastan kõige olulisematele kirjadele, saadan ära mõne sekundi võtvad viisakusvastused, planeerin, millal vastan pikemat mõtlemist ja kirjutamist nõudvatele kirjadele, ning kustutan ülejäänu.

Sellisel käitumisel on varjuküljed: vahel mu vastus viibib või jätan üldse vastamata ning võin mõjuda ebausaldusväärselt või –viisakalt. Eks siis pärastpoole palun vabandust. Vahel jääb ka keegi oma kirjale agressiivselt vastust ootama, kuid selle vastu aitab meilijalus, milles märge, et reageerin kirjadele tavaliselt paari päeva jooksul. Olen lisanud sellesse soovituse helistada, kui asjaga on kiirem.

Teine, kasulikum pool kaalub varjuküljed üles: kui keskendun mingile tegevusele, teen paremat tööd ja olen efektiivsem; kui vastan, siis sisuliselt; ning mis peamine – mu meel on oluliselt rahulikum, naudin elu enam ning pakun end ümbritsevale maailmale rahulikumal moel rohkem.

6 nippi pabermärkmiku kasutajale

/5 Comments/in , , , , ,

Olen uurinud viimase nelja aasta jooksul sadadelt inimestelt, milliseid nippe nad kasutavad asjade kirjapanekuks pabermärkmikusse. Tutvustan neist võtetest tõhusamaid.

1. Jaga leht pooleks.
Jaga päeva leht pooleks: ühele poole pane kirja kellaajalised sündmused ning teisele poole nimestik, milles kirjas need tegevused, mis tuleb millalgi sel päeval ära teha, aga suurt vahet pole, mis kell täpselt.
Kui nüüd päeva jooksul saad kellaajaliste sündmuste vahel mahti, siis libistad pilgu paremal poolel olevast tegevusnimestikust üle ning valid tegevuse, milleks parasjagu tuju ning vajadus.
Päeva lõpus kiidad end oluliste tegevuste eest, millega toime tulid, ning visandad järgmise päeva tegevusnimestiku või täiendad seda. Kui mõned asjad jäid tegemata, siis ei lükka neid alati mitte homsele, vaid leiad päeva, millal tegelikult need ära teed.
Kasuta lühikesi tegevusnimestikke: kui tegevused ei mahu ühele kalendrilehele, siis on neid tõenäoliselt ühe päeva jaoks liiga palju.

2. Kasuta kleepepabereid
Üks vahvamaid nippe, mida olen näinud: selle asemel, et kirjutada kalendrisse, kirjuta kleepsupaberitele ja kleebi need märkmikusse. Kui lükkad mingi tegevuse edasi, siis pole seda vaja ümber kirjutada!
Selle süsteemi kasutamise eelduseks on kokkulepe endaga: kui liim paberi taga enam ei kleebi, siis tuleb paberil olev tegevus kohe ära teha või visata see paariks-kolmeks kuuks peast ja märkmikust välja ning loobuda sellest.

3. Lisa ideedelehele kleeps
Tean mitut inimest, kes on tekitanud oma märkmikusse n-ö ideede sektsiooni, milles olevatele tühjadele lehtedele kribivad uitmõtteid ning ideid selle kohta, mida võiks tulevikus teha.
Korra-paar kuus võtavad nad uute ideede nimestiku ette, loevad läbi ning otsustavad, millise vahva mõte võiks järgmisena ellu viia.
Selleks, et hetkel pooleli olev ideeleht avaneks kiiresti, kleebivad nad selle küljele indeksikleepsu. Teine indeksikleeps või joonlaud asub tänase päeva vahel, et seda saaks kiiresti avada.

4. Pane suuremad tegevused kirja
Üks hea nipp veel: pane eraldi lehele kirja suuremad tegevused, mis hetkel pooleli. Minul on praegu nendeks nelja koolituse ettevalmistus, koostöö koolituse „Uus kurss“ ettevalmistus ning paar-kolm asja veel.
Kui viskad hommikul või õhtul korra sellele nimestikule pilgu peale, siis suudad kiirelt otsustada, milline on neist hetkel kõige tähtsam, ning mida peaksid järgmisena ette võtma, et see oluline asi viia eduka lõpptulemuseni.

5. Prindi kalender välja
Kasutame üha enam ühiseid kalendreid, olgu need Outlookis, Lotus Notesis või Google Calendaris. Kui hoiad oma tegevusi pabermärkmikus, kuid osa tegevusi paned kirja e-kalendrisse, siis on kasu kahest võttest.
Esimene: märgi kord päevas oma hõivatud ajad e-kalendrisse. See polegi nii oluline, et paned kirja, millega millal täpselt tegeled. Kui lisad e-kalendrisse hõivatud ajad, siis on teistel lihtsam leppida sinuga kohtumist kokku.
Teine: Prindi päeva-paari tagant Outlooki kalendri nädalavaade välja ja lisa see pabermärkmiku vahele. Siis pole vaja nii palju asju ümber kirjutada.

6. Kui oled rahutu, kirjuta
Kui tundub, et tegemata asjad löövad üle pea kokku, siis võta kümmekond minutit, et ühele lehele kirjutada olulisemad eesootavad tegevused üles. Seejärel vali nende seast välja kolm olulisemat ja  tee ära. Nüüd tee väike paus ning vali järgmine kolmik, millega tegutseda.

Millised on sinu parimad pabermärkmiku nipid? Olen tänulik, kui jagad neid artikli kommentaarides.

Loe teiste kasutajate nippe ka sekretar.ee kommentaaridest – sealgi oli mitu head võtet.

4 efektiivsust tõstvat töövahendit Androidile

/5 Comments/in , , , , , ,

Minu HTC Desire nutitelefonis teevad minuga koos tööd neli elu korraldada aitavat rakendust, milleta tuleksin küll toime, aga aega kuluks kõvasti rohkem.

1. Jorte kalender (www.jorte.net)

Jorte kalender kannab endas vana head pabermärkmiku mekki. Saan kiirelt valida erinevate vaadete vahel: päev, nädal, kuu, jooksev nädalakalender. Paari puudutusega kuvab telefon just selle vaate, mida vajan. Sellele lisaks pakub Jorte ka piisavat valikut vidinaid ehk widget’eid, mille abil oma lähiaja kalender kuvada telefoni nn koduekraanile.

Sündmuste sisestamine käib kiiresti ja intuitiivselt. Pealekauba suudab Jorte oma sündmused sünkroniseerida Google’i kalendriga.

Soovi korral võid lisada Jortesse ka oma tööülesanded – needki sünkroniseeruvad Google Tasksiga. Ise kasutan küll Astrid Tasksi, sest see on paindlikum. Jorte nimelt ei lase ülesannete tähtsuse järjekorda käsitsi muuta ning samuti puudub võimalus ülesannet ühest nimestikust teise tõsta.

Rakendus ise on loomulikult tasuta.

2. Astrid Tasks (www.weloveastrid.com)

Astrid Tasksi on tituleeritud mitu korda Androidi parimaks tegevusnimestiku hoidjaks ning seda mitmel põhjusel.

Esimene: tööülesanded sünkroniseeritakse Google Tasksi või veebipõhise tegevusnimestikuteenuse Producteev.com’iga. Ülesandele saab seada neli erinevat prioriteediastet ning soovi korral sama prioriteediga ülesannete järjestust muuta. Samuti saad ülesandega tegelemisel käivitada taimeri, et teada saada, kaua oled kulutanud mingile ülesandele.

Lisaks kõigele muule saad lisada ülesannetele märksõnu ning kasutada erinevaid tegevusnimestikke, et hiljem kiirelt pikka nimestikku nende põhjal filtreerides kuvada just asjakohaseid tegevusi. Ainsana tunnen puudust sellest, et ülesannet ei saa tõsta ühest tegevusnimestikust teise – selleks pean avama oma arvuti ja korraldama selle Google’i kalendri abil.

Nii nagu ikka, rakendus on tasuta. PowerPacki eest, mis pakub võimalust kasutada täiendavaid vidinaid ehk widget’eid, küsib Astrid Tasks viis dollarit.

3. Evernote (www.evernote.com)

Evernote on mu tõeline märkmete hoidmise lemmik. Ainsa klõpsuga saan pildistada telefoniga huvipakkuva märkmelehe või muu pildi, lisada märksõnad ja laadida mobiilivõrgu kaudu üles Evernote’i serverisse. Või siis klõbistada kiirelt sisse mõned uitmõtted ja laadida need Evernote’i edasiseks kaalumiseks.

Lisaks on kõik mu arvuti Evernote’i programmi abil sisestatud märkmed pidevalt ka mobiilis kättesaadavad. Ainus paha lugu on see, et offline’is Evernote ei toimi.

Rakendus on tasuta, kuid kui ületad igakuist mahupiirangut, soovib Evernote selle eest mõne dollari saada. Kuigi olen üsna usin Evernote’i kasutaja, pole seda vajadust veel tekkinud.

4. Dropbox (www.dropbox.com)

Dropboxi abil sünkroniseerin faile oma kolme arvuti vahel (2 läpparit ning eks nutitelefongi ole arvuti). Tasuta ruumi pakub Dropbox 2 GB ning seda on võimalik tasapisi aja jooksul ka suurendada.

Dropbox toimib imelihtsalt: paigaldad kliendi arvutisse ning telefoni. Luuakse uus kataloog, kus hoiad edaspidi neid faile, mida soovid igalt poolt kätte saada. Iga kord, kui muudad faili, laetakse see ka teistesse su arvutitesse-telefonidesse, milles oled oma Dropboxi kasutajaga sisse loginud.

Üks pluss on tal veel: Dropbox on suurepärane meeskonnatöö vahend. Paari hiireklõpsuga saad jagada katalooge kas kõigile või ainult nende inimestega, kellega vaja. Aga eks uuri ise täpsemalt järgi 🙂

Millised on sinu lemmikrakendused Androidi nutitelefonis? Palun anna kommentaarides teada.

Järgmisel nädalal kirjutan mõnest nipist, mida kasutan vana hea pabermärkmikuga.

11 Google’i nippi, mis aitavad paremini tegutseda

/6 Comments/in , , , , , ,

Pärast Google’i tasuta veebiteenuste saabumist pole maailm enam endine, sest saime tasuta hiiglasliku e-postkasti, suurepärase kalendrisüsteemi ning lihtsa tööülesannete nimestiku. Veel enam: suuremat osa kogu sellest infost saame jagada ka teiste inimestega. Näitan enam kui tosinat oma põhilist võtet, mida veebiteenustega kasutan.

1. Märgi tärniga vastamist ja tegutsemist nõudvad e-kirjad. Kui lähen kirju lugema, siis sageli esimese ringiga tähistan tärniga kirjad, millega tegutsemine või millele vastamine võtab üle paari minuti. Pärast sellise kiire ringi tegemist võtab tärniga tähistatud (Starred) kirjade vaate ette ning tegutsen ühe kirjaga korraga. Kui see valmis, valin järgmise.

Alternatiivina võib kasutada silte ehk label’eid. Olen kasutanud neid kahel moel. Kuna kirjale saab lisada mitu silti, siis üks silt kirjeldab projekti või suuremat tegevuste kogumit, millega kiri seotud, ning teine tähistab keskkonda, milles viibides saan selle ülesandega tegeleda: näiteks telefonikõne soovi sisaldaval kirjal on silt „@telefon“, arvutitööd nõudval „@arvuti“, kesklinnas ostlemist vajaval „@kesklinn“, netipangas ülekannet nõudval „@pank“. Sel juhul lähen näiteks netipanka võtan ette kõik sildiga „@pank“ kirjad ning teen järjest ülekanded ära.

2. Puhasta inbox. Selleks, et pilt oleks selgem, hoian inboxis ainult neid kirju, mille puhul ma pole veel täpselt otsustanud, mida nendega teha või milliseid tegevusi need kaasa toovad. Igal õhtul vaatan saabunud kirjad läbi ja otsustan igaühega, mida täpselt sellega pean tegema.

Tean mitut inimest, kes hoiavad kirju inbox’is seni, kuni neis olevad tegevused on tegemata – see on sama hea lahendus. Kui puhastad korrapäraselt inbox’i, siis korrastuvad ka mõtted.

3. Filtreeri. Mõne kirja lugemisega pole mingit kiiret: uudiskirjad, reisipakkumised, Facebooki teated, listikirjad… Nende puhul lasen Gmailil automaatselt lisada sildi „Ära loe kohe“ ning tõsta need inbox’ist ära arhiivi. Selleks avad kirja ja klõpsad More actions -> Filter messages like this -> paned kirja, milliselt adressaadilt või milliseid sõnu kirja päis või kiri ise sisaldab -> Next Step -> Skip the inbox ette linnuke ja Apply the label ette ka, valin viimase kõrval rippmenüüst „Ära loe kohe“, ning klõpsan Create Filter.

Kui saan rämpsmeile, mille saatja keeldub mind adressaatide hulgast eemaldamast ning spämmifilter mingil põhjusel ei toimi, siis lisan neilegi filtri tingimustega Skip inbox ning delete it.

4. Vasta välksõnumiga. Kui saatja kasutab ka Google Talki ning on parasjagu online’is, siis võid vastamise asemel valida Reply-nupu kõrval asuvale noolele klõpsimisel avanevast menüüst Reply by chat to. Sel juhul saate keskustelu kohe jätkata välksõnumite vahendusel.

5. Kutsu sõnum tagasi. Kas sul juhtub vahel, et saadad kirja kärmelt ära ning siis mõtled, et tegelikult saatsid kirja liiga kiiresti ära – sõnastasid mõne asja kaksipidi mõistetavalt, jätsid mõne asja kirjutamata või saatsid kirja hoopis valele adressaadile? Mul tuleb vahel ette. Kui lähed seadete lehele (Settings) ja valid Labs’i alt Undo send, siis saad 10-30 sekundit pärast kirja saatmist selle tagasi kutsuda. Tagasikutsumise ajavahemiku saad määrata seadete lehel.

Muide, see on üks põhjustest, miks kasutan Gmailis ingliskeelset liidest maakeelse asemel – ingliskeelne pakub palju laiemaid võimalusi ehk osa funktsioone on eestikeelses liideses puudu. Kaasa arvatud e-kirja tagasikutsumine. Tagasikutsumise nipp. Ingliskeelne liides. Undo send.

6. Kasuta tüüpvastuseid. Labs’is olev lisand Canned responses võimaldab valmis kirjutada tüüpvastused ning neid lisada kirja teksti. Kui kasutad vastamisel sageli samu väljendeid, säästad iga kuu selle abil mitu tundi.

7. Kuva Google Calendar ja dokumendid meilivaates. Vasakusse veergu saad laboris olevate vidinate abil kuvada oma kalendris olevad järgmised kohtumised ning Google Docsi viimatimuudetud dokumentide viited.

8. Loe kirju internetita. Kui oled Google Chrome’i kasutaja, siis saad lugeda kirju ja neile vastata ka siis, kui su arvuti pole internetiga ühendatud. Firefoxi kasutajad peaksid selleks paigaldama Google Gearsi (http://gears.google.com). Kirjadega töötamiseks siis, kui arvuti pole internetiga ühendatud, vali Settings -> Offline -> Enable Offline Mail. Arvuti kopeerib kirjad su arvutisse ning edaspidi saadab vastused teele ning kuvab uued kirjad kohe, kui ühendad arvuti internetiga.

9. Kasuta kalendrit. Google’i kalender (http://calendar.google.com) on parim tasuta veebikalender. Siingi on mõned head nipid. Näiteks võid endale luua mitu kalendrit: töistele tegemistele ühe ja kodustele teise – selleks vali vasakus veerus My calendars -> Add. Saad vaadata teiste inimeste kalendrit (loomulikult juhul, kui nad annavad selleks loa) – selleks klõpsa Other Calendars -> Add -> Add a friend’s calendar. Või hoopis jagada oma kalendrit teistega, et lihtsamini kohtumisi kokku leppida – selleks klõpsad vasakus veerus vastava kalendri kõrval asuvale noolele ja valid Share this Calendar.

Mitme kalendri kasutamisel tuleb silmas pidada seda, et mobiili või Outlookiga sünkroniseeritakse ainult sinu nö põhiline kalender. Teisi kalendreid ei sünkroniseerita. Mobiiliga sünkroniseerimise kohta vaata lisa aadressilt www.google.com/mobile/sync/ ning Outlookiga sünkroniseerimise kohta aadressilt www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?hl=en&answer=89955.

Google Calendar oskab sündmuste meeldetuletusi saata nii e-kirja teel kui ka lühisõnumina mobiilile. Mobiilile saadetavad meeldetuletused saad seadistada, valides Settings -> Mobile Setup ning lisades oma mobiilinumbri ja sisestades pärast lühisõnumi saamist kontrollkoodi.

Kui oled laboris aktiveerinud Smart Rescheduler’i, siis ilmub paremasse veergu moodul, mille abil saad kohtumise uut aega teiste Google Calendari kasutajatega kiiresti kokku leppida. Smart Rescheduler leiab ise kalendrist kõigile osalejatele sobivaid aegu.

Kui kasutad Google Chrome’i või Gearsi, siis saad kasutada ka kalendrit ja tööülesandeid internetita.

10. Kasuta tööülesandeid. Google Calendaril on olemas ka tööülesannete nimestikud. Selle kuvamiseks vali oma kalendrite alt Tasks ning paremasse veergu kuvatakse tööülesannete loend. Soovi korral võid tegevusite järjestust neid lohistades muuta, luua alamtegevusi (vajutad tegevusnimestikus lihtsalt tabulaatori nuppu klaviatuuril), luua erinevaid tegevusnimestikke ja tegevusi nende vahel liigutada.

Kui kasutad tegevusnimestikke, siis saad saabunud kirjadest luua kiirelt tegevusülesandeid – selleks klõpsad kirja lugemisvaates More actions -> Add to Tasks.

11. Kasuta mõnda ajahalduslisa. Parim neist on ilmselt ActiveInbox (www.activeinboxhq.com), mille abil saad kiiresti kirjadest koostada tegevusnimestikke.

12. Kasuta eraldiseisvat tegevusnimestikku. Kui  Google Tasksi võimalused tunduvad liiga piiratuna, võid kasutada mõnda täiuslikumat tegevusnimestikuteenust. Minu lemmik on Remember The Milk (www.rmilk.com), mille ülesandeid saad kuvada Google’i Calendrisse ning tellida ka igapäevast meeldetuletust selle kohta, milliseid tegevusi oled kavandanud teha.

13. Lepi kohtumisi nutikalt. Kohtumiste kokkuleppimise poolelt on mu lemmik www.doodle.com, sest seda on nii lihtne kasutada. Kui tahad kohtumist kokku leppida, siis valmistad Doodle’is hääletuse, pakkudes välja 2-5 kohtumise aeg, mis sulle sobivad. Nüüd saadad küsitluse viite kutsutavatele laiali ning palud igaühel hääletada, millised kohtumiste ajad neile sobivad. Lõpuks heidad pilgu küsitlusele ning kuulutad kõigile sobiva aja lõplikuks. Oled kokku hoidnud 30-60 minutit ning kümneid e-kirju ja telefonikõnesid.

Millised on sinu parimad Google Maili ja Calendari või mõne teise veebiteenuse nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Google Maili või Calendari kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Järgmisel nädalal tutvustan parimaid ajahaldusvahendeid Androidi opsüsteemiga telefonidele.

11 Outlooki nippi, mis aitavad paremini tegutseda

/6 Comments/in , , , , , , ,

2011 võiks olla õppimise aasta. Meid ümbritsevad kümned tehnoloogilised abivahendid, mis võimaldavad oluliselt rohkemaga toime tulla. Jaanuaris jagan käputäie nippe, mida ise kasutan ning ja oma koolitustel ka teistega jagan.

Võtan esimesena ette Microsoft Outlooki kui kõige rohkem levinud ärisuhtlusvara. Suuremat osa neist võtetest saab kasutada nii Outlooki 2003, 2007 kui ka 2010 versiooniga. Toon ära ingliskeelse liidesega Outlooki nipid – loodan, et ehk maakeelse Outlooki kasutajad leiavad menüüd-valikud ise üles.

Praegu on selline plaan, et järgmisel nädalal kirjutan Google’i teenustest, ülejärgmisel Androidi nutitelefonist ning jaanuari viimasel nädalal vanast heast pabermärkmikust. Kui teil on mõtteid ja ideid või soovitusi, palun andke kommentaarides teada.

Minu Outlooki kasutamise 11 lemmiknippi:

1. Pane ideed kirja. Kui mul tuleb uus idee, siis lisan selle Outlooki uue tööülesande ehk task’ina. Selleks kirjutan selle meilivaates paremas servas olevale to-do bar’i reale või ülesandevaates reale Click here to add a new task. Kui sa to-do bar’i ei näe, siis vali View -> To-Do Bar -> Normal ja pane linnuke ette.

Sellisel moel saan kiiresti ideed kirja ega pea neid meeles hoidma, kui olen arvuti taga.

Ah jaa, kui kavatsen midagi kindlal päeval teha, siis kirjutan selle kavandatava päeva tööülesanderibale (Daily task list). Kui sa iga päeva all kalendrivaates ei näe tööülesanderiba, siis vali View -> Daily Task List -> Normal.

2. Võta kasutusele kategooriad. Kategooriate abil saab tegevuste nimekirja liigendada, et see ei muutuks liiga pikaks ega lohisevaks. Vali suvaline kiri, kalendrisündmus või tööülesanne ning leia menüüribalt neljast värvilisest ruudust moodustuv nupp Categorize. Sellele klõpsamisel lahti hüppavast menüüst võta All Categories ning sisesta sinu tööks sobivad kategooriad – olgu neiks näiteks erinevate projektide nimed või hoopis kohad, kus töötad (kontor, kodukontor, ladu, koosolek, kohtumine, telefonikõne, arvutitöö, internet). Sagedamini kasutatavatele kategooriatele määran ka kiirklõpsu, et ülesannete sorteerimisel hiljem aega kokku hoida.

Nüüd võtad ülesanded ja märgid igale neist sobiva kategooria. Ma ise kasutan tegutsemiskeskkonnal põhinevaid kategooriaid (töö, kodu, telefon, netipank, kesklinn, maakodu). Sel juhul saan hiljem avada vastava asukoha tegevuste nimestiku ning järjest tegutseda.

Erinevate projektide eristamiseks märgin ülesande ette sobiva lühendi, näiteks „Uue kursi“ müügitegevuste ees on alati lühend „UK M“. Kui kirjutan Outlooki tööülesannete filtrisse „UK M“, siis näitab arvuti ainult „Uue kursi“ müügitegevusi.

Ühe kategooria nimega „Projektid“ olen teinud suuremate ja olulisemate terviklike tegevuste ehk projektide jaoks. Selle abil olen loonud ülesannete vaates oma pooleliolevate suuremate tööde nimestiku: koolitus kliendiga x, coaching kliendiga y, turundus, „Uue kursi“ müük, „Uue kursi“ sisu… Selliseid pooleliolevaid suuremaid töid on mul paarkümmend.

Projektide nimekiri pakub abi tegemistest ülevaate saamisel. Kord nädalas võtan selle ette ja küsin endalt iga projekti puhul: „Milline on minu järgmine tegevus, et see oluline asi liiguks edasi eduka lõpptulemuse poole?“

3. Sea eesmärgid. Ühe kategooria olen oma eesmärkide jaoks – selles mul on kirjas viie tööülesandena kirjas viis olulist tänavust eesmärki. Iga ülesande sisusse olen pannud kirja, milline näeb olukord välja eesmärgi saavutamisel ning mõne puhul ka visandanud tegevuskava. Hoolitsen selle eest, et pärast eesmärgi sõnastamist lisaksin projektide kategooriasse hetkel saavutamisel oleva eesmärgi kõige olulisema projekti, et sellele leida nädalas piisavalt aega.

4. Märgi kalendrisse ajasahtlid. Kui küsiksin täieliku võhikuna, et palun ütle kolm-neli kõige olulisemat asja, mida sa teed, siis millised need oleksid? Minu puhul on nendeks inimeste koolitamine, koolituste ettevalmistus, „Uue kursi“ ühiselt asjade ärategemise koolituse ettevalmistus ning teiste koolituste müük ja oma isikubrändi arendamine.

Olen võtnud igaks selliseks tegevuseks kindla aja ning märkinud selle kalendrisse. Alati, kui võimalik, siis koolitan inimesi teisipäeviti, neljapäeviti ja reedeti, koolitusi valmistan ette esmaspäeviti, „Uue kursiga“ tegelen võimalusel kolmapäeviti ning koolitusi müün ja isikubrändi arendan teisipäeva hommikupoolikul kui koolitust pole.

Kui tegelen sarnaste tegevustega järjest, siis säästan aega.

5. Sea sisse korralik kaustasüsteem. Kasutan mitmendat aastat Sally McGhee loodud lihtsat kaustasüsteemi. See struktuur on sama nii Outlookis kui ka failikaustadel, et asjad oleksid loogiliselt samas kohas.

Esmalt jaguneb mu kaustasüsteem kaheks: praegu käimasolevate tegevuste materjalid ning ammuste tegevuste arhiiv, milles ka muud taustamaterjalid, mida ma hetkel eriti ei kasuta. Mõlema kausta alamkaustade struktuur on sama:

Kaustasüsteemi ülemine tase on eesmärk – igal eesmärgil on oma kaust. Selle alamkaustadeks on selle eesmärgi täitmiseks vajalike projektide kaustad. Näiteks see artikkel asub kaustas „Praegune töö -> Turundus (eesmärgikeeles: inimesed teavad, kes olen) -> Artiklid“. Kui ühel hetkel peaksin sihipärase kirjutamise lõpetama, tõstan selle samasse kohta arhiivikaustas.

6. Keera kellad-viled maha. Olen võtnud maha igasugused kõllid, ümbrikuikoonid ja paunad, mis annavad uue kirja saabumisest teada, sest need segavad keskendumast. Selle asemel, et arvutil lasta endale tempot dikteerida, käin ise korra tunni-paari tagant vaatamas, millised kirjad on tulnud. Kui keskendun rohkem, jõuan enam tehtud.

Märguannete maha keeramiseks Outlook 2007s Tools -> Options -> E-mail Options -> Advanced E-mail Options -> Puhasta kogu When new items arrive in my Inbox linnukestest. Outlook 2010 puhul File -> Options -> Mail -> Puhasta kogu Message arrival linnukestest.

Kui ootan mõnda kiiret e-kirja, siis seadistan ajutiselt Outlooki nii, et ta annab ekraani nurgas hetkeks kuvatava paunaga märku saabuvast e-kirjast.

Keera maha ka Skype’i ja Windows Live Messengeri märguanded – neid saad käia sama moodi aeg-ajalt uudistamas, et kas on uusi sõnumeid tulnud.

7. Loe e-kirju kord-paar päevas ja kategoriseeri. Viskan pilgu kirjakastile, siis kui olen ühe tegevuse lõpetanud, aga järgmisega pole veel alustanud. Selle käigus vastan nendele kirjadele, millega tegelemine võtab alla paari minuti. Kui kirjale olen vastanud, kustutan selle või tõstan kausta, kuhu see sisu poolest kuulub.

Kogu kirjakasti tühjendan iga tööpäeva lõpus. Otsustan siis, mida pean iga kirjaga tegema, loon sellest tööülesande ning tõstan pärast seda kirja inbox’ist kausta, kuhu see sisu poolest kuulub.

Tööülesandeid saad kirjadest teha mitmel moel. Outlook 2007s lohista kiri näiteks parema hiireklõpsuga aknale Tasks. Vali Copy Here as Task with Attachment. Nüüd luuakse uus tööülesanne, milles manusena kiri. Hiljem, kavandatud ajal selle ülesande avamisel teen kirjale topeltklõpsu ja saan sellele kohe vastata.

Outlook 2010 puhul olen loonud selleks tarbeks kiirsammu: Ava menüü Quick Steps, kustuta olemasolevad ebavajalikud sammud, nüüd vali  New -> Custom… -> nimeta samm -> Choose an Action -> Create task with attachment -> Choose a Shortcut -> Finish. Ma olen seadistanud kirjast ülesande loomise kiirvalikuks Ctrl+Shift+1 – nii saan ainsa klahvivajutusega kiirelt e-kirjadest ülesandeid teha.

Alternatiivina võid teha hiirega paremklõpsu kirja kõrval oleval lipul ning valida tähtaja, millal vastad sellele kirjale. Muide, sel juhul tööülesannet tegelikult ei looda ning kirja kustutamisega kaob ka „tööülesanne“ ning „tööülesande“ kustutamisega e-kiri. Samuti tuleb hiljem ülesande pealkirja muuta, sest sageli ei anna kirja pealkiri ülesande sisu edasi.

8. Pane kirja delegeeritud tegevused. Olen loonud ühe kategooria delegeeritud tegevustele. Kord päevas käin läbi saadetud kirjade kausta ning lisan neile kirjadele, millele ootan vastust, lipu ja delegeeritud kategooria. Mõne päeva pärast meenutan vajadusel inimestele, et ootan neilt tagasisidet või uurin, kaugele nad on omadega jõudnud.

Aeg-ajalt puhastan saadetud kirjade kausta ning tõstan kirjad sellesse kausta, kuhu need sisu poolest kuuluvad – sel juhul on samas kaustas mul nii saadetud kui ka vastuvõetud kirjad, kõik asjad kenasti sama koha peal.

9. Kasuta otsingukaustu. Kui kerid kaustapuud allapoole, leiad sealt jaotuse Search folders. Selle alla saad luua otsingukaustu, kuhu indekseeritakse näiteks mõne adressaadiga peetav kirjavahetus. Kui tahaksin Äripäeva inimestega peetava kirjavahetuse jaoks otsingukausta luua, siis teeksin Search foldersi peal parema klõpsu hiirega ja valin New Search Folder… Nüüd valin Mail from and to specific people -> Choose… -> kirjutan From or Sent to reale aripaev.ee ning klõpsan kaks korda OK. Tulemuseks on kaust, kuhu edaspidi indekseeritakse Äripäevaga peetav kirjavahetus.

10. Vaata päev üle. Kord päevas võtan pool tunnikest, et otsustada iga saabunud kirjaga, mida temaga täpselt teha. Vaatan läbi täna tehtud ülesanded ja tunnustan end. Vaatan läbi tegemata jäänud asjad ning lohistan need sellele päevale, millal mul tegelikult on aega neid asju teha. Nüüd planeerin järgmise päeva ja panen paika esimesed paar-kolm tegevust, mille kohe hommikul ära teen.

11. Vaata nädal üle. Kord nädalas leian tunnikese-poolteist, et vaadata samal moel läbi kogu nädal: mida nädalaga sain tehtud, mis jäi tegemata ning millal need asjad ette võtan, millised on mu plaanid eesootavaks nädalaks? Sellisel moel vähendan oluliselt tegemata asjadest tingitud painet, hoian olukorda kontrolli all ja sihi selge.

Millised on sinu parimad Outlooki-nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Outlooki kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Loe asjalikke kommentaare ka sekretar.ee veebist.

Tule koolitusele!

Kui tahad õppida neid nippe koos minu ja veel 11 inimesega oma sülearvutis kasutama, siis tule neljapäeval, 13. jaanuaril kell 10-17.30 Outlookiga ajajuhtimise koolitusele.

Koolitusrühmas on kokku ainult 12 kohta, neist kõigest 5 on veel vabad. Koolitus maksab 191,05 eurot (2990 kro0ni) + käibemaks. Soodushind personali- ja koolitusjuhtidele ning ajajuhtimise koolitust sisekoolitusena kaaluvatele ettevõtete juhtidele: 127,17 eurot (1990 krooni) + km. Pakkumine kehtib ettevõttest või organisatsioonist ühele osalejale.

Registreeru koolitusele kohe, sest rühm peatselt on kohad täis! Registreerumiseks klõpsa siia.

5 võtet, kuidas muuta uus aasta nauditavaks

/1 Comment/in , , , , ,

Mida peaksime küll tegema, et mitte lasta uusaastalubadustel end mõttetult koormata ja selle asemel elada mõnusalt ja mõttekalt? Näitan viit võtet, kuidas muuta äsja alanud aasta enda jaoks mõnusaks ja rahuldust pakkuvaks.

Nagu eelmistel aastatel, matsime end ka tänavu tuhandete lubaduste lasu alla. Uuel aastal hakkame paremaks, spordime kohusetundlikult, loobume suitsetamisest ja joomisest, mõnusalt rasvaseid roogi vihkame siiralt, ütleme inimestele ainult hästi, teeme hiiglaslikke maailma muutvaid tegusid – hakkame veel tublimaks kui esimesel koolipäeval.

Nüüd, aasta esimestel päevadel, oleme end lubaduste kuhja alt vabandustega välja uuristanud ning jätnud suurema osa neist tegemata, lüües käega: vahet pole, nii kui nii ei tule neist asjadest midagi välja. Pealegi, mis mul ennegi häda oli! Ning jätkame vana viisi. Sagedamini õnnetu kui õnnelikuna.

Miks me piiname end nii? Kas kuidagi teisiti siis ei saa? Saab.

1. jaanuar ei erine teistest päevadest mitte millegi poolest. See on lihtsalt kokkuleppeline uue aasta algus, muidu kuupäev nagu iga teinegi. Mingil jabural põhjusel oleme selle teiste seast esile tõstnud lootes naiivselt, et sel päeval äkki muudame end ning loome end uueks. Vahel isegi pingutame paar-kolm päeva, aga siis läheb elu vana rada pidi edasi.

Uusaastalubadused väljendavad meie pooliku õnne sümptomeid, mitte põhjuseid. Asi pole selles, et ahelsuitsetamine oleks tobe, pigem selles, et hommikuti tahab köha hinge võtta. Mitte selles, et sporti teha oleks mõnus või tervislik toit annaks hea enesetunde, vaid hoopis selles, et pärast poolekilomeetrist kiiret kõndi ähime nagu maratoonerid pärast lõpuspurti. Ega ka selles, et suhtume kaasinimestest hooletult ega aita ja tunnusta neid piisavalt, vaid hoopis võõrandume üksteisest üha enam.

Bodil Jönsson kirjutab raamatus „10 mõtet ajast”, et oleme hüljanud kreekapärase teleoloogilise maailmakäsitluse. Kui Vana-Kreekas küsis laps isalt, miks vedeleb puu all tammetõru, vastas isa: „Aga loomulikult selleks, et kasvaks uus puu!” Meie näitame näpuga läheduses kasvavat tamme ja nendime, et ju see tõru selle tamme otsast pudenes.

Kui võtame kasutusele uuesti kreekapärase mõtteviisi, muutub meie maailm terviklikumaks ja mõtestatumaks. Seda saab teha viie sammuga.

1. Leia kohad, kus tunned end abituna. Olgu selleks segi tuba, koristamata kirjutuslaud, tühjad toaseinad, mõttetu koosolekuruum, sisutühi töökoht. Leia mõni pisiasi, mis aitab seda kohta mõnusamaks muuta. Aseta mõned esemed oma kohale; riputa seinale meeldiv pilt; sea koosolekule eesmärk ja lepi kokku, et räägime siis, kui meil on öelda midagi, mis lisab keskustelule sisu; leia oma töös üks oluline asi, mis muudab selle oluliseks, ning väljenda seda ka oma töökoha ilmes.

Kaardista need kohad, kirjuta iga koha taha üks pisiasi, mida saad teha selle koha parandamiseks ning vali neist üks meelepärane muudatus, mis kohe ära teha. Kui see on tehtud, võta mõne päeva pärast järgmine ette.

2. Avasta sündmused, mis muudavad sind õnnetumaks. Neid on kümneid: ületöö, liigjoomine, ohjeldamatu suitsetamine, hingeldamine iga väiksemagi füüsilise pingutuse puhul, üle värvli töllerdav õllekõht, mõttetu töökohustus, ebameeldiv kohtumine. Pane need olukorrad kirja ja lisa iga olukorra järele, mida saad teha, et pöörata sündmus sinus õnne tekitavaks.

Vali neist üks ja muuda seda tasapisi kuni soovitud tulemuse saavutamiseni. Nüüd võta järgmine ja tee sama.

Ma ei pea silmas äärmustesse langemist – tunneme end kõige paremini, siis kui käitume mõistlikult ja end ohjeldavalt, sest siis suudame nautida peaaegu kõike, mis ohjeldamatult tarbides rahulolu loomise asemel suurendab meis õnnetust.

3. Mõtiskle selle üle, millised tegevused loovad sinus õnnetunnet. Lähedastega koos olemine, sport, laulmine või pillimäng, maalimine, lugemine, loominguline töö, jalutuskäik looduses, tegelemine millegi täiesti uuega või hoopis mõni vana ja armas harjumus… Tegele iga päev vähemalt ühe-kahe sellise tegevusega. Hoolitse selle eest, et iga päev oleks põhjust päevale tagasi vaadata ning mõnuga meenutada vähemalt paari hetke, mil olid õnnelik, ning mõelda järgmisele päevale ja kirgastele hetkedele, mille see kaasa toob.

4. Milline on üks kõige olulisem muudatus, mida tegelikult tahad ka ära teha? Üks. Ei rohkem ega vähem. Kui seda üht kohe ei meenu, siis pane kirja nii palju muudatusi, kui iganes meelde tuleb. Las see nimestik settib mõne päeva, soovi korral aruta see lähedastega läbi ning vali välja üks, kõige olulisem asi. Mida teed homme esimesena, et see Tähtis Tegu saaks ühel päeval valmis? Pane vajadusel kirja ning homme hommikul võta see asi esimesena ette. Kui tahad rohkemaga toime tulla, siis uuri lisa artiklist “Loo endale suurepärane aasta“.

5. Võta rahulikult. Hinga rahulikult ja mõnuga. Naudi, et oled elus ja maailm on suurepärane koht elamiseks just sellises keskkonnas ning sääraste inimestega nagu oled. Elu on ilus ning meid ootab ees fantastiliselt tore ja mõnus aasta.

Artikkel on taasavaldatud Eesti Ekspressi loal.

Loo endale suurepärane aasta

/5 Comments/in , , , , ,

Kuidas läks sinu tänavuste uusaastalubadustega? Oleks võinud vist paremini minna… Mida teha, et järgmine aasta tuleks parem?

Näitan, kuidas planeerin enda 2011. aastat. Võtan selleks pool päeva.

1. Vaata läbi tänavune aasta. Pane kirja, mis tänavu õnnestus suurepäraselt, ning mis veel tähtsam, kirjelda, milles arenesid lõppeval aastal – mida uut õppisid, milliseid uusi asju tegid. Pane kirja ka kõik oma tänavused saavutused.

Vaata ka varjupoolt: milliseid asju tahtsid teha, aga ei teinud. Miks läks just nii? Kas tegemata tegudeks on järgmine aasta parem? Kas neid üldse on mõtet järgmisel aastal teha? Mida õppisid lüüasaamistest? Kuidas võitsid nii lörriläinud asjadest kui ka tegemata jäänud tegudest igal juhul?

2. Vali 2011. aasta tunnuslause. Mille poolest tuleb järgmine aasta eriline, millise lööklausega võiks seda iseloomustada? „Kaastunde aasta“, „Perele pühendumise aasta“, „Lihtsama elu aasta“, „Majandusliku muretuse aasta” või hoopis „Meisterlikkuse aasta”? Pane järgmise aasta nimi kirja vihikusse, mida kasutad järgmisel aastal igal nädalal oma tegevuste ülevaatuseks.

Ole ettevaatlik järgmise aasta tunnuslause valimisel, sest selle nimel tegutsemine toob kaasa peale ihaldatud tulemuste ka soovimatuid tagajärgi. Kui näiteks otsustad kutsuda järgmist aastat „Majandusliku sõltumatuse aastaks“, siis kas oled arvestanud võimalusega, et see toob kaasa hulga ületunde ning ületöötamise ohu? Seega, kaalu järgmise aasta nimetuse plusse ja miinuseid ning pane talle seejärel nimi.

3. Sõnasta missioon. Nüüd sõnasta ühe tekstilõiguga oma missioon järgmiseks aastaks ning lisa see järgmise aasta iganädalaste ülevaatuste dokumenti. Mida selgemalt oma missiooni sõnastad, seda lihtsam on sul pühenduda selle elluviimisele. Ja seda paremaid tulemusi sa järgmisel aastal näed. Milline on kõige olulisem põhimõte, millest lähtud ning mille teostamise suunas liigud? Millist kasu saab sinust maailm järgmisel aastal?

4. Loetle 3 olulisimat eesmärki. Nüüd küsi endalt väga tõhus enesecoachingu küsimus: „Millised kolm olulist asja minu elus juhtuvad tänase ning järgmise aasta 31. detsembri vahel, et sellest saaks minu senise elu parim aasta?” Pane need kolm eesmärki nii lihtsalt ja selgelt kirja kui vähegi oskad. Hoolitse selle eest, et need tekitaksid sinus kirge, oleksid mõõdetavad, nõuaksid väikest pingutust ka ning iga asja puhul oleks ka kirjas kuupäev, mis ajaks tahad selle asjaga toime tulla. Kui vähegi võimalik, hoolitse selle eest, et üks eesmärk oleks seotud sinu enda arenguga, teine sinu lähedaste ja pereeluga ning kolmas tööeluga.

Kui sa esimese hooga ei suuda kolme eesmärki valida, vaid neid tuleb oluliselt rohkem, siis kirjuta üles kõik olulised asjad, mida sa võiksid järgmisel aastal teha. Lase nimekirjal seista mõni päev ning seejärel kriipsuta maha need tegevused, mida sa ei kavatse kindlasti teha. Nüüd las nimekiri settida veel mõne päeva ning kirjuta teise, tulevikutegevuste nimekirja ümber need asjad, mida ei pea tingimata järgmisel aastal tegema. Nüüd on juba lihtsam välja valida järgmise aasta kolm olulisimat eesmärki.

Võid kirja panna ka nö varueesmärgid, lisades iga eluvaldkonna olulilisimale eesmärgile veel kaks eesmärki, mida on vahva saavutada, kuid need ei pea tingimata tehtud saama. Keskendu eelkõige olulisimate eesmärkide ellu viimisele, aga kui need on valmis või sinust sõltumatult ei saa nendega hetkel edasi tegeleda või jääb lihtsalt aega üle, siis saad tegutseda varueesmärkide teostamisega.

5. Aruta lähedastega. Aruta järgmise aasta tunnuslauset, missiooni ja kõige olulisemaid eesmärke oma lähedastega. Vajadusel lihvi neid ning kohanda selliseks, et teie ühine panus maailma oleks võimalikult suur. Kui saad oma olulistes tegudes toetuda mõistvatele ligimestele, siis tegutsed oluliselt sihikindlamalt ja suurema lustiga.

Edasine sõltub sellest, kas oled planeerija tüüpi või pigem kulgemise nautleja. Kui oled kulgeja, siis jätka lugemist 9. sammust; kui planeerija, siis jätka tekstiga juba järgmisest lõigust.

6. Tükelda 3 olulisimat eesmärki. Jaga iga eesmärk veidi väiksemateks sammudeks ning otsusta iga eesmärgi puhul, mida oled ära teinud 31. märtsiks, mida juuni lõpuks ning milliseid samme astunud septembri lõpuks. Hoia neid eesmärke pidevalt silme ees, sest siis on sul lihtsam neid saavutada.

7. Tee oluline samm edasi igal nädalal. Vaata märtsi lõpu eesmärki ning otsusta, kui kaugele oled iga eesmärgiga jõudnud järgmise aasta esimese ja teise nädala lõpuks. Selleks planeeri juba praegu järgmise aasta esimene nädal nii, et tegeled iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke ühe või kahe eesmärgi saavutamise nimel.

Tõeliselt oluline: tegele uute eesmärgipäraste tegevustega hommikul kohe esimese asjana enne, kui hakkad teiste asjadega toimetama!

Vaata kord nädalas möödunud nädalale tagasi ning kirjuta päevikusse, mida olulist tegid. Samuti vaata selle sessiooni käigus üle järgmise nädala kava, vajadusel kohenda seda veidi ning planeeri ka ülejärgmine nädal oma eesmärkidest lähtuvalt.

8. Keskendu hetkele ja käsilolevale tegevusele. Ainult planeerimisest pole mingit kasu, kui sellele ei järgne tegevusi. Keskendu praegu käsilolevale tegevusele täielikult. Kui see samm tehtud, täna ja tunnusta end ning teisi, kes aitasid sind sammukese edasi. Nüüd küsi endalt: „Milline on minu järgmine tegevus, et kõige olulisema asja teostamisele astuda sammuke lähemale?“ Astu see samm, täna ja tunnusta ning planeeri järgmine tegu.

9. Vaata oma päev üle. Igal õhtul vaata mööduvale päevale tagasi ning tunnusta end oma saavutuste eest. Seejärel viska pilk oma eesmärkidele ning vajadusel kavanda järgmine päev. Loomulikult kanna hoolt, et selles oleks vähemalt üks tegevus eesmärkide saavutamiseks.

10. Õpi. Tee 2011. aastast õppimise aasta – võta iga päev kasvõi natuke aega, et õppida midagi uut. See aitab olla veelgi kindlam, et järgmine aasta tuleb tänavusest parem.

Nüüd võtame mõlemad – sina ja mina – paberi ning paneme sellele kirja järgmise aasta lööklause, missiooni ning 3 eesmärki, sest sellega kauem viivitada pole põhjust ega kannatust. Seejärel leiame sobiva hetke, et rääkida need oma lähedastega läbi.

Kapten ja ohver

/0 Comments/in , , ,

Me kõik saame olla oma elulaeva kaptenid, kui määrame kaardil oma asukoha ning paneme paika selge sihi, mille poole liikuda.

Ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done looja David Allen kaardistas mõne aasta eest neli elu korraldaja arhetüüpi: ohvri, mikrodirektori, hullu looja ja kapteni. Allan leiab, et meis leidub nelja eri tüübi jooni – mõnd rohkem ja mõnd vähem. Pealegi muutume iga hetkega, vahel oleme rohkem ohvrid, vahel peamiselt kaptenid, vahel mikrodirektorid ning aeg-ajalt ka hullud loojad.

Hakatuseks paneb Allan paika kaks mõõdet. Hindame nii kontrolli kui ka visiooni. Kontrolli puhul vaatame seda, kui hästi on meil asjad kontrolli all ning kuivõrd oleme kursis, mis toimub meie enda ja ka meie meeskonna elus. Visioon kajastab tulevikuvaate selgust ning sedagi, kui palju meil tuleb uusi ideid.

Ohver

Esimene arhetüüp on Ohver, kel puudub nii visioon kui ka kontroll. Millal tundsid end viimati ohvrina? Kuidas käitusid? Milline tunne oli?

Oletame, et maailmas elab täiesti stiilipuhas ohver, näiteks Peeter. Ta saabub tööle esimesena. Ikka selleks, et hommikul, kui keegi ei sega, midagi ära teha. Tavaliselt see ei õnnestu, sest tema ülemus helistab hetk hiljem ning uurib, kas Peeter on kella üheksaseks koosolekuks valmis. Loomulikult ta pole, aga ta valetab, et on, ning asub kiiresti koosolekut ette valmistama. Veerand tunni pärast tuleb sekretär ning palub Peetril saiakeste järele lipata. Loomulikult ta läheb. Pagaripoodi ta ei jõua, sest midagi tuleb enne vahele. Nii ta rabeleb õhtuni – vahepeal pole aega lõunatki süüa. Õhtul koju minnes kordub kõik taas: „Pets, vii prügiämber välja! Kaua ma pean ootama!!!“ käratab abikaasa. Õnneks on meil tegemist arhetüübiga, mitte tegelikult elava inimesega.

Mille järgi endas võimalikult vara ohver ära tunda, et midagi ette võtta? Parimaid indikaatoreid on kaks tegusõna: „pean“ ja „tahan“. Ohver „peab“ kõiki asju tegema – kõigeks tuleb surve väljastpoolt. Talle tundub, et ta ise ei saa midagi teha ega otsustada.

Järeldus: neil hetkedel kui oled Ohver, pane kirja hetkeolukord ning uuri, kuhu soovid minna. Nüüd tee esimene, kasvõi ettevaatlik samm selle suunas. Kui see on tehtud, kavanda järgmine samm ja astu see. Nõnda, samm sammu haaval liigu eesmärgi poole, iga päev kasvõi natuke.

Mikrodirektor

Teist arhetüüpi iseloomustab lauskontroll ja visiooni täielik puudumine. Nimetagem teda Mikrodirektoriks.

Tüüpiline Mikrodirektor helistab sulle pärast e-kirja saatmist, et üle küsida, kas ikka said selle kätte. Hetk hiljem näed teda juba oma uksel, sest tal jäi kripeldama, kas äsjase telefonikõne teises otsas olid ikka sina. See on tüüp, kes helistab sulle kell pool neli hommikul, et uurida, kas ikka magad hästi.

Ta on su töölaua juures hetk pärast koosoleku lõppu, et uurida, kuidas edeneb koosolekul otsustatud ülesannetega. Kui rahustad ta maha ja ütled, et alustad kokku lepitud ajal, näiteks järgmisel nädalal, siis soovib ja jõudu tööle ning lahkub. Ta naaseb viie minuti pärast ja uurib, et kuidas nüüd olukord on. Tagaselja öeldakse tavaliselt, et ta on „ora tagumikus“.

Näiliselt pole ju häda midagi peale selle, et ta on harukordselt tüütav. Tegelikult on asi efektiivsusest kaugel, sest kuna Mikrodirektor ei näe ega tea sihti, kulutab ta enda ja teiste aega valede asjade tegemiseks.

Järeldus: neil hetkedel, kui kaldud olema Mikrodirektor ja see häirib ennast ning teisi, võta aeg maha ja pane paika rännaku lõppsiht, kuhu soovid oma meeskonnaga välja jõuda.

Hull Looja

Kolmas arhetüüp on Mikrodirektori täielik vastand: Hullule Loojale on unistuste piiriks taevas, kuid igasugune kontroll jääb talle täiesti võõraks. Kui tavaliselt käib inimesel päeva jooksul peast läbi 40 000 – 60 000 mõtet, siis Hullu Looja puhul on need kõik ideed.

Ta marsib tuppa kõige sobimatumal hetkel ning innustab inimesi ettevõttes täispööret tegema. Juba järgmisel hetkel kavandab ta maja ette ümbruskonna lastele mänguväljakut. Poolteist minutit hiljem ärgitab olulist uut ettevõtmist alustama. Ning viie minuti pärast räägib innustunult filmist, mida ta kohe-kohe tegema asub.

Paraku ei vii ta ühtki neist ideedest ellu, sest tal puudub uitmõtete teostamiseks vajalik kontroll. Hull Looja uputab kaaslased lõppematusse ja vahel ka tüütusse ideedevoolu, mille ääretus ummistab igasuguse tegutsemistahte.

Järeldus: kui kaldud olema Hull Looja ning see hakkab ennast ja teisi segama, võta aeg maha ja tee enda jaoks selgeks, kus praegu oled. Seejärel võta üks siht ning liigu fookust hoides selle elluviimise suunas.

Kapten

Meie siht võiks olla liikuda Kapteni rolli suunas, kes teab, kuhu läheb, ning mõistab, kuidas sinna pärale jõuab. Kui hoiame kontrolli ja visiooni tasakaalus, tegutseme efektiivselt.

Kui Ohver „peab“ tegutsema, siis Kapten tahab tegutseda. Korralda kiire katse, et proovida, milline on sinus Ohvri ja Kapteni suhe. Pane paberi vasakule poole kirja olulised tegevused, mida pead tegema, ning teisele poole need, mida tahad teha.

Loetelus olevate tegevuste olulisuse ja vahekorra põhjal saad otsustada, kas oled praegusel hetkel rohkem Ohver või Kapten. Mõtiskle, mida saad ja tahad teha, et teiste poolt pandud kohustusi muuta enda loodud võimalusteks või vastasel juhul neist loobuda.

Kapten liigub sihi poole hoolimata takistustest arvestades samal ajal ilmastikuoludega. Loomulikult tõuseb vahel torm ning olukord kipub kontrolli alt väljuma. Aga kui hoiad sihti selgelt silme ees, mõistad hetke asukohta, vead oma meeskonda kindlalt eest ning tegutsed sihikindlalt, jõuad varem või hiljem sihtsadamasse. Seal tasub saabumist tähistada ning panna paika järgmine siht.

Võta hetk aega, et mõelda, kuidas saad uuel aastal olla pigem Kapten kui Ohver ning milline on sinu järgmine tegevus, et käituda tõelise Kaptenina.

Varu uueks aastaks ideid

/6 Comments/in , , , , ,

Uue aastani on jäänud kuu. Täna on suurepärane päev, et alustada rahulikult selleks valmistumist ning panna kirja mõned mõtted, mida uuel aastal tahad teha.

Kas oled andnud uusaastalubadusi? Ja vahel mõelnud, et enam ei tee seda kunagi? Uusaastalubadustel on mõned puudused. Vahel anname neid kiiruga, valides neid juhuslike uitmõtete seast, mis näivad hetkel olulised. Vahel seame lati liiga kõrgele. Sageli me ei loo endale plaani, kuidas lubaduse hiljem ellu viime. Kui õige prooviks tänavu neid vigu vältida?

Selleks, et lubadused oleksid tõsiselt võetavad, peaksime välja valima parimad kõigist võimalikest variantidest. Parima välja valimiseks peaks ideid olema piisavalt palju.
Alusta nende variantide kirja panemisega juba täna. Pane täna kirja nii palju töiseid Tõeliselt Suuri Tegemisi järgmiseks aastaks, kui tuleb. Homme pane paberile või kirjuta arvutisse võimalikult palju enda arengut puudutavaid järgmise aasta plaane ning reedel eraelulisi olulisi tegevusi – kõik, mida iganes võiksid järgmisel aastal teha. Eesmärk on saada igasse nimekirja vähemalt paarkümmend ideed, et meil oleks kirev menüü, millest mõne nädala pärast tellida mõnusaid asju elluviimiseks.

Kui tahad, võid ideid kirja panna kaaslastega: tööasjad töökaaslastega koos, isikliku arengu uitmõtted sõpradega ning eraelulised koos perega. Praegu me ei luba veel mitte midagi, lihtsalt koostame menüü, lihtsalt unistame järgmise aasta tegudest.

Järgmisel nädalal võta kolmel päeval aega ja uuri iga valdkonna ideid eesmärgiga leida tööelust, enda arendamisest ning eraelust kõige olulisemad paar-kolm eesmärki. Püüa leida sellised eesmärgid, millest sõltuvad ka teised eesmärgid ja mida tahad tegelikult ka ära teha. Ülejärgmise nädala kolumnis kirjutan sellest, kuidas oma aastat planeerin ning jagan vahepeal lugejatelt saadud nutikaid ideid, kuidas luua uueks aastaks selline kindel plaan, mille suudad ka ellu viia.

Selleks, et saaksin paari nädala pärast kirjutada võimalikult hea ja kasuliku uue aasta planeerimise loo, palun kirjuta selle artikli kommentaaridesse oma nippe ja võtteid, mida kasutad, et uue aasta plaanid ei jääks ainult lubadusteks. Kõigi kommenteerijate vahel loosime välja minu äsja ilmunud raamatu „Hetk: 12 sammu parema elu poole“. Ja palun ole hea ning hakka tasapisi looma ideid selleks, et järgmine aasta tuleks suurepärane.

Ajajuhtimise raamat “Hetk” tellides 20 krooni odavam

/5 Comments/in , , ,
Hetk: 12 sammu parema elu poole

Hetk: 12 sammu parema elu poole

Panime käima mu ajajuhtimise raamatu “Hetk” tellimise: kui tellid selle ExpressPosti vahendusel, toob postiljon Sulle raamatu koju või tööle kätte 179 krooni eest. Poes hakkab raamat maksma 199 krooni.

Kui tahad raamatut sirvida enne ostu, siis heida pilk raamatu kampaanialehele – seal saad osa raamatust tasuta lugeda ning selle soovi korral kohe tellida. Seal näed ka raamatu sisukorda, mis annab teose sisust täpsemalt aimu.

Meisterdasime raamatule ka Facebooki lehe aadressil hetk.eu. Lähipäevil loon sinna veidi täiendavat infot: viiteid ajajuhtimisega seotud blogidele, raamatutele ja tarkvarale.

Kui tellid raamatu enne 20. novembrit, osaled 2×2 pileti loosimises Portugali fadostaari Cristina Branco kontserdile, mis toimub Tallinnas 10. detsembril.

Oled oodatud raamatu esitlustele, mis toimuvad Tallinnas 18. novembril kell 18 Viru Keskuse Rahva raamatus ja Tartus 25. novembril kell 18 Tasku Rahva raamatus. Olen Sulle tänulik kui teatad oma osalemisest Facebooki vahendusel.

Esitlustel saad osa võtta 18minutilisest ajajuhtimise ekspresskoolitusest, osta raamatu ja võtta mu sellesse mu autogrammi ning tutvuda mitme huvitava, põneva ja aruka inimesega.