Google tuli lõpuks ometi välja programmijupiga, mis suudab sünkroniseerida Microsoft Outlooki ja Google Calendari kalendreid. Tänased punktid lähevad inimese lihtsustamise eest seega Google’ile 🙂 Kui kasutad aja haldamiseks mõlemat tarkvara või vajad Google Calendarit Microsoft Outlooki oma sõpradega jagamiseks, tõmba tarkvara siit.
Bingo! Pidasin vahepeal mitu koolitust ning kohtusin kümnete harukordselt meeldivate inimestega, kellega oli ajajuhtimise asju arutada puhas rõõm. Loe, mida inimesed arvavad mu koolitusest 🙂 Suur tänu kõigile osalejatele!
Kui soovid ka tulla asja uurima, siis järgmised koolitused toimuvad 11. märtsil Ülemiste City konverentsikeskuses ja 12. märtsil Olümpia hotelli konverentsikeskuses. Personali- ja koolitusjuhtidele kehtib endiselt soodushind 990 krooni mõlema koolituse puhul.
Ettevõttekoolituse kavandajatel soovitan uurida firma- või organisatsioonikoolituse lehte lisainfo saamiseks.
Küsimused ja pärimised ikka ja alati oodatud mu e-postkasti.
Kalju Rüütli Trigger Software‘st tutvustas mulle eile suurepärast ajahaldusvahendit: ClearContext IMS v4. Kui see paigaldada MS Outlookile, siis võidad 3 asja: ükski e-kiri ei jää vajaliku tähelepanuta, kirjavahetus püsib loomulikul moel koos ning saad Outlookile öelda, et tahad segamatult näiteks 60 minutit töötada ilma, et uued e-kirjad tööd häiriksid.
Proovisin ise järgi ja julgen soovitada: väga hea töövahend, mis suurendab efektiivsust oluliselt.
Enamik inimesi annab uue aasta alguses endale lubadusi: toitun tervislikumalt, hakkan trennis käima, loobun suitsetamisest või viin lõpule mingi olulise tööülesande. Kui aasta saab läbi, selgub sageli karm tõde: enamikest lubadustest ei saanud asja, need jäid alusetuteks. Kuidas seda olukorda vältida?
Uue aasta lubaduste puhul tuleb igaga neist siduda konkreetsed tegevused, mis aitavad meid eesmärgile lähemale. Kui kavas on näiteks suitsetamisest loobuda, siis selleks tuleb midagi ette võtta. Nii panedki kirja tegevused: selgita endale suitsetamise kahjulikkust ja hangi selleks infot, lepi nõustajaga aeg kokku, vajadusel osta plaastreid või nätsu, leia endale tegevus suitsupauside rutiini täitmiseks muu lõõgastava tegevusega. Kui kõik need asjad tehtud, võib alustada edukat võõrutuskuuri. Sama moodi soovitan panna iga uusaastalubaduse puhul kirja konkreetsed sammud, mis on vajalikud lubaduse täitmiseks.
Vahel kipuvad asjad – ja mitte ainult uue aasta lubadused – jääma unarusse hoolimata korralikust tegevuskavast. Kuidas olukorda lahendada?
David Allen soovitab oma kohustusi korrapäraselt üle vaadata ning leiab, et puudulik ülesannete ülevaatus tekitab sama palju stressi kui põhjalik ülevaatus seda leevendab. Ülevaatus loob selguse ja eneseusalduse ning soodustab loovust. Ja maalähedasemalt asja võttes: ülevaatus aitab panna aja planeerimise süsteemi klappima tegeliku eluga.
Iga päev
Igal õhtul, enne tööpäeva lõppu, vaatan üle saabunud e-kirjade kausta ja tühjendan selle (nagu olen varasemates kolumnides kirjeldanud). Seejärel heidan pilgu tegevusnimestikele.
Sageli avastan, et „@Ootel”-nimestikus (mäletate, selles on delegeeritud asjad) leidub ülesandeid, millega kaastöölised on lubanud lõppevaks päevaks ühele poole saada, aga millest pole olnud kuulda kippu ega kõppu – sel juhul saadan neile meeldetuletuse või helistan üle. Samuti vaatan üle teised tegevusnimestikud, et veenduda: neis puuduvad tegevused, millega pean tingimata täna tegelema. Ülevaatuse käigus planeerin ka järgmist päeva ning panen üsna täpselt paika, millega tahan seda sisustada.
Järgmisena vaatan üle päeva jooksul laekunud paberid, panen kirja nendega seotud konkreetsed tegevused (näiteks lisan kalendrisse meeldetuletuse arve maksmiseks) ning arhiveerin need.
Lõpuks viskan pilgu mööduva ja järgmise päeva kalendrisse: kas kõik tänased asjad said hästi tehtud ja mis mind ootab homme ees? Kui see on tehtud, võib tööpäeva lõppenuks lugeda ning – pea töömõtetest tühi – asuda koduste toimetuste juurde.
Selliseks ülevaatuseks kulub mul iga päev kuni tund.
Iga nädal
Iga reede pärastlõunal reserveerin kalendris tunni-paar nädalaseks ülevaatuseks. See on ülevaatustest tõhusaim, sest aitab vältida tõrkeid pooleliolevates projektides.
Esimesena võtan ette pooleliolevate projektide nimekirja ja vaatan projektid ükshaaval läbi. Kas kõik saab tehtud tähtajaks? Kas mõni projekt on takerdunud ning kui nii, siis mis on selle põhjus ja kuidas tõkestust kõrvaldada? Kas vahepeal on tekkinud vajadus mõne uue ja olulise projekti järgi? Sageli avastan ülevaatuse käigus, et nädalaga on mõned projektid muutunud aktuaalsemateks ja teised vähemoluliseks – järelikult tuleb ka prioriteedid ümber vaadata.
Paari nädala tagant vaatan läbi ka kõik meilikaustad, et teha kindlaks, ega neisse ole ununenud asju, mis nõuavad tegutsemist. Kui leian mõne sellise, lisan selle tegevusnimestikesse. Samuti sirvin läbi aktiivsete projektide taustamaterjalid, sest vahel eksib ka neisse konkreetset tegevust nõudvaid asju.
Pärast projektinimekirja vaatan läbi kõik tegevusnimestikud ja sageli avastan, et mõned asjad on jäänud unarusse – proovin nad sel juhul hiljemalt järgmisel nädalal lõpetada.
Seejärel vaatan läbi mööduva nädala kalendri, et leida sellest tegemata jäänud asju. Viimasena võtan ette järgmise nädala kalendri: veendun, et kõik olulised asjad on kirjas. Töönädala võib sellega lõppenuks lugeda ning nädalavahetusel töömõtted mind ei kimbuta.
Kord kvartalis
Iga kolme kuu tagant reserveerin kalendris pool päeva rollide läbivaatuseks. Rollide nimestikke on mul kaks, üks töö- ja teine eraelu jaoks. Minu olulisemad töörollid on koolitaja ja ajakirjaniku omad. Mõlema puhul vaagin, kas täidan neid rolle hästi ning mida konkreetselt peaksin tegema, et veel parem olla. Sama moodi vaatan läbi eraelu rollid: olen abikaasa, isa ning täidan ka paari ühiskondlikku ülesannet.
Kui ülevaatuse käigus avastan, et peaksin midagi tegema, olemaks parem inimene, siis lisan konkreetsed tegevused oma ajajuhtimissüsteemi.
Kvartaliülevaatuse käigus vaatan läbi ka need ideed, mida olen pannud kirja tulevikus teostamiseks – tõenäoliselt on mõni neist jõudnud nii kaugele, et sellega kohe tööle asuda.
Kord aastas
Nüüd jõuamegi uue aasta lubaduste juurde. Iga aasta alguses vaatan peale rollide üle ka järgmise 12-18 kuu eesmärgid. Millega soovin alanud aastal toime tulla nii era- kui ka tööelus? Sõnastan kõik need asjad võimalikult konkreetselt ning taas panen kirja lihtsad ja selged füüsilised tegevused, mis aitavad mind eesmärkide saavutamisele lähemale.
Kord kvartalis vaatan aasta eesmärgid üle, teen vajadusel muudatused – et eesmärgid oleksid eluga kooskõlas – ning hoolitsen selle eest, et aasta lõpus oleks põhjust endaga rahul olla.
Kvartali- ja aastaülevaatuseks soovitan varuda peaaegu segamatuks pühendumiseks terve päeva. Vajadusel võib ju sellist ajurünnakuks kasvavat ülevaatust korraldada kogu osakonna või ettevõttega, et eesmärgid ja nende täitmiseks vajalikud tegevused oleksid kõigile selged ja mõistetavad.
Mõni kord kasvab aastane ülevaatus visioonide määratlemiseks. Kes tahame olla 3-5 aasta pärast? Mida peaksime tegema, et endaga võimalikult palju rahul olla? Kuidas tundub, näeb välja ja millist häält teeb edu? Mida peaksime selle saavutamiseks tegema? Uskuge mind, sel teemal mõtisklemine on äärmiselt mõnus ja tõhus. Seda enam, et tegemist pole lihtsalt heietamise või unistamisega, vaid visioonidega saad siduda konkreetsed tegevused, mis aitavad unelmat teostada.
Pakume personalijuhtidele võimalust osaleda 20. veebruaril Reval Hotel Olümpias toimuval aruka ajajuhtimise koolitusel tutvumishinnaga 990 kr + km, et tutvuda koolitusega vahetult ning saada infot selle korraldamise vajaduse kohta Teie ettevõttes.
Koolitus on mõeldud kõigile, kes soovivad toime tulla kasvava infotulvaga ja kasutada oma energiat säästlikult, et hoida kokku aega. Koolituse läbinud oskavad kasutada enda ja kaastöötajate aega varasemast oluliselt tulemuslikumalt ning suudavad kolme kuuga suurendada oma efektiivsust vähemalt 20%.
Pragmaatilise koolituse käigus õpite:
Koolitusele järgneva kuu jooksul saate soovi korral tasuta konsultatsiooni oma tegevusplaanide, kalendri ja tegevusnimestike korrastamiseks.
Kuu pärast koolitust järgneb kogemuste jagamise ja õpitu kinnistamise sessioon, millel saate soovi korral leida oma ajahaldusprobleemidele kaasõppurite abil lahendusi ning osaleda nende probleemide lahendamises.
Pärast koolituse materjali omandamist ja igapäevast kasutamist kuu vältel:
Koolituse hind sisaldab 7tunnist praktilist koolitust, kuu vältel 2 tundi meili- ja/või telefonikonsultatsiooni, 2tunnist järelkoolitust ja kogemuste jagamise sessiooni, koolitusmaterjale, tervituskohvi ja kohvipause ning lõunasööki.
Koolitusele saab registreeruda meiliaadressil info@selgepilt.ee ja telefonil 664 0002.
Sain lõpuks aega, et oma firma veeb – ettevõtteks Selge Pilt ja teemaks arukas ajajuhtimine – korda teha.
Olen tänulik, kui annate tagasisidet ja seejuures arvestate, et tegemist Google Page Creatori ja minu tagasihoidlike veebimeisterdusoskustega.
Aruka ajajuhtimise koolituste toimumise ajad tänavu kevadtalvel:
Koolitused toimuvad Reval Hotel Olümpia konverentsikeskuses. Rohkem infot leiad Selge Pildi veebist.
Suur tänu kõigile, kes andsid nõu, millal on parim koolituse aeg.
Mis võiks olla järgmine samm? Registreeru koolitusele.
Mille põhjal otsustada, kuidas veeta järgmine tund või pooltund parimal võimalikul viisil? Tegevuste prioriteedi põhjal? Ei, sest enne prioriteeti peab vaatama, et keskkond oleks õige, aega jaguks ning energiat piisaks.
Olen kasutanud juba paar aastat kindlat rutiini iga tööpäeva alguses ja lõpus ega kujutaks elu selleta hästi ette.
Hommikul tööle asudes vaatan esimese asjana kalendrisse ning saan ülevaate päevast: millised kellaajaliselt kokku lepitud kohtumised ootavad ees ning milliste teiste, kellaajast sõltumatute tegemistega pean päeva jooksul toime tulema.
Samuti viskan pilgu peale saabunud kirjadele ning tühjendan kirjakasti, sorteerides kirjad varem kirjeldatud viisil.
Nüüd tuleks tegutsema asuda… Mäletate, mul on mitu tegevusnimestikku: nende seas @Arvuti, @Internet, @Askeldused, @Kodu, @Kontor, @Telefon, @Ootel, @Projektid, Koosolek X-ga, Koosolek Y-ga. Mille põhjal valin, mida teha järgmisena ning kuidas leida tegevus, mis aitab mul veeta järgmised 5, 30 või 60 minutit parimal võimalikul moel?
Keskkond
Kuulen juba kuidas nii mõnigi ütleb: „Milles küsimus, loomulikult alustad kõige olulisemast asjast, sellest, millel kõrgeim prioriteet!” Ega ikka alusta küll – enamik ajajuhtijaid ületähtsustab prioriteedi rolli. Selgitan kohe lähemalt, miks arvestan enne prioriteeti teisi asjaolusid.
Esimesena vaatan, millises keskkonnas asun: kontoris või kodus ning milliseid töövahendeid saan kasutada – näiteks kas mul on arvuti kasutamise võimalus ning kas see on ühendatud internetti. Kui pean tegelema mingi väga olulise asjaga, milleks on vaja kasutada internetti, kuid olen netiühenduseta keskkonnas, siis ma ei saa seda ju teha. Seega võtan ette tegevusnimestiku(d), mis vastavad keskkonnale, milles viibin. Näiteks kontoris viibides vaatan nimestikke @Kontor, @Internet, @Arvuti ja @Telefon. Teisi pole mõtet vaadata, sest neis olevate asjadega pole mul hetkel võimalik tegeleda.
Aeg
Kas nüüd leian neist nimestikest olulisima tegevuse? Ei. Järgmisena teen selgeks, kui pikalt saan katkestusteta tööd teha. Mul pole mõtet võtta ette tööd, mille lõpetamiseks kulub tund, kui mul on järgmise nõupidamiseni aega vaid 15 minutit. Vastasel juhul jõuan ülesandele küll keskenduda ning sellega tegeleda vaid kümmekond minutit ning asi jääb lõpetamata. Kulutan asjatult kolmandiku vabast veerandtunnist. Selle asemel valin tegevusnimestikest need asjad, mille saan lõpetada koosolekuni jäänud ajaga.
Erandi moodustavad suuremad ja keerulisemad ülesanded, mis oma olemuselt on tegelikult projektid – need jagan planeerimise käigus mõistlikeks tükkideks, et saaksin nendega vabadel hetkedel tegeleda ja neisse kuuluvad alamtegevused lõpule viia.
Energia
No nüüd vaatan ikka, et mis on olulisem ja mis mitte? Ausalt öeldes ei. Järgmisena vaatlen sõelale jäänud ülesandeid ning küsin endalt: kas mul on selle ülesande lõpuleviimiseks hetkel piisavalt energiat. Eriti päeva lõpu poole – kui olen väsinud – võib juhtuda, et tegemist ootab mitmeid olulisi asju, mille jaoks olen õiges keskkonnas ja isegi aega nagu oleks, kuid energiat napib. Lihtsalt ei jaksa nende asjadega tegeleda. Sel juhul valin ülesande, mille tegemiseks on vaja vähem energiat.
Paar mu tuttavat peavad ka tegevusnimestikku, millel pealkirjaks @Väsinud. Sellesse lisavad nad need ülesanded, mille täitmiseks pole vaja vähimatki vaimset pingutust. Kui neil lõppeb jaks, siis võtavad nad selle nimestiku ette ja teevad asju, mille energianõudlus on minimaalne. Kummalisel moel aitab selliste asjadega tegelemine taastada energiat: kuigi oled väsinud ja suudad mingite asjadega toime tulla, siis see taastab töövõimet.
Päevaseid tegevusi planeerides pean silmas seda, millal suudan anda endast maksimumi. Mõne inimese jaoks on see hommikune, teise jaoks õhtune aeg. Olulisemad asjad planeerin alati suurima töövõimega ajavahemikku.
Aga kui energiat jagub, siis vaatan… Jah, nüüd vaatan ülesannete prioriteeti ja valin sõelale jäänud asjadest olulisima. Ning asun selle kallal usinalt tööle.
Kogu kirjeldatud otsustusprotsess nõuab vaid hetke, sest tegemist on inimesele omase, loomuliku käitumisega. Proovige seda kasutada ning leiate, et aega kulub otsustamiseks kõige rohkem 5-15 sekundit.
Äkk-kohustused
Paraku segavad meie tegemisi mitmesugused sekkujad. Oled näiteks energiast tulvil ning ametis segamatut tundi tööd nõudva tegemisega kui äkki heliseb telefon. Helistab su vahetu juht, kes ütleb, et tal on vaja õhtuks kvartali aruannet. Mida nüüd teha?
Selliste äkitselt silmapiirile kerkinud kohustuste puhul kaalun selle olulisust ja võrdlen seda hetkel käsiloleva tööga. Kui pooleliolev töö on olulisem, siis lisan uue kohustuse sisendsahtlisse, jätkan hetkeks katkestatud tööga ning otsustan järgmisel sisendsahtli tühjendamisel, mida selle uue asjaga teha. Kui vahelesekkuja on käsilolevast tööst tähtsam, siis energia ja õige keskkonna olemasolul jätan vana tegevuse pooleli ning pühendun uuele ülesandele. Vajadusel teen kiiresti mõned märkmed, mis aitavad mul pärast poolelijäänud ülesannet kiiresti jätkata.
Iga päeva lõpus vaatan möödunud tööpäeva üle ning tunnustan end tehtud asjade eest. Tavaliselt saan iga päev paari olulise asjaga hakkama. Selle põhjus pole saladus: ma planeerin oma päevi nii, et igasse päeva jääks mõni oluline asi, mille lõpetamise pärast end tunnustada. Seejärel vaatan järgmise päeva kava ning valmistan end ette selleks, et järgmisel hommikul üllatusi ei tuleks. Ning siis saan, pea töömõtetest tühi, koduste asjadega tegeleda.
Webware tutvustab 15 veebivahendit, mis aitavad tänavusi plaane paremini ellu viia. Minu lemmikuteks on:
Inimesed annavad mingil põhjusel uuel aastal rohkelt lubadusi. Eks ikka tahaks muutuda paremaks. Aga nende lubadustega on üks suur probleem: nende täitmine on keeruline.
Mina kasutan juba mitmendat aastat lihtsat nippi – panen uue aasta lubadused kirja, kuid igaühe juurde ka primitiivse projektiplaani, mis kirjeldab samme, mida pean tegema selle lubaduse täitmiseks. Need sammud panen kirja tegevusnimestikesse ning viin nad ka ellu. Seetõttu suudan suurema osa endale antud uue aasta lubadustest ka teoks teha.
Pikemalt mu tegevusnimestikest ja kalendrist saad lugeda siit. Sellest, kuidas neid lubadusi ellu viin, kirjutan järgmisel nädalal.