3 reeglit suhtlusmürgituse raviks

Meie kaugsuhtlemise maht on kasvanud viimase mõnekümne aastaga hüppeliselt ning jätkab kiiret paisumist. Kus on piir? Mida saame teha, et jääda normaalseks?

Kui keegi oleks kirjutanud 30 aastat tagasi iga päev paarkümmend kirja ning vastanud veel mitmekümnele, siis oleks tal diagnoositud grafomaania ja hakatud teda ravima, sest ta häirib ühiskonda oma hälbiva käitumisega. Praegu ütleme säärase inimese kohta: „Näe, kui tubli. Küll tema ikka jõuab!“
Mitu kirja saad päevas? Ja mitmele vastad või mitu kirjutad ise? Lisame siia veel välksõnumid ja telefonikõned. Kui palju jääb aega päriseluks?

Liigne kommunikatsioon toob kaasa mitu probleemi: oleme üha pealiskaudsemad, teeme ajanappuse tõttu ära vähem olulisi asju, pealegi suurendab liigsuhtlus distressi. Infotehnoloogia abil loodud hulgisuhtlust peetakse ka üheks keskendumishäirete laienemise põhjuseks.
Info hulk ning kaugsuhtlus jätkab eksponentsiaalset kasvu. Kuskil peaks ju ometigi saabuma piir, me ei suuda lõpmatuseni killustuda. Valik on meie endi teha: kas jätkame tormamist ja variseme ühel hetkel kokku või pidurdame üha kiirenevat hoogu vähemalt meie endi maailmas.

Tutvustan kolme reeglit, mille olen endale kehtestanud.

1. „Kui vähegi saad, ära kirjuta.“ Just nii olla öelnud Eesti ajakirjanduse grand old man Juhan Peegel. Kui vähegi saad, ära kirjuta e-kirja ega välksõnumit. Enne sõnumi saatmist mõtle, kas seda ikka on päriselt ka vaja. Mis juhtuks, kui sa jätaksid kirja või välksõnumi saatmata või näiteks netiväljaandesse kommentaari kirjutamata?

2. Kohtu, helista, kirjuta. Seegi suhtlemiseelistus pärineb mu ajakirjanikuaegadest. Põhjus on lihtne: kohtumisel saan rohkem infot kui helistades, sest näen inimest. Helistades saan rohkem infot kui kirjutades, sest kuulen ja kuulan. Info puudulikkus tekitab suhtlemises probleeme, sest kui me mõnda asja ei tea – näiteks, seda, millises tujus teine on – siis kipume liiga palju eeldama. Ja eeldamine on kõigi vussiminekute ema, teame Murphy seadustest.

3. Piira end. Piirangud vabastavad inimese hukutavast aplusest. Olen võtnud e-suhtluseks iga tööpäeva lõpus 45 minutit. Selle jooksul vastan kõige olulisematele kirjadele, saadan ära mõne sekundi võtvad viisakusvastused, planeerin, millal vastan pikemat mõtlemist ja kirjutamist nõudvatele kirjadele, ning kustutan ülejäänu.

Sellisel käitumisel on varjuküljed: vahel mu vastus viibib või jätan üldse vastamata ning võin mõjuda ebausaldusväärselt või –viisakalt. Eks siis pärastpoole palun vabandust. Vahel jääb ka keegi oma kirjale agressiivselt vastust ootama, kuid selle vastu aitab meilijalus, milles märge, et reageerin kirjadele tavaliselt paari päeva jooksul. Olen lisanud sellesse soovituse helistada, kui asjaga on kiirem.

Teine, kasulikum pool kaalub varjuküljed üles: kui keskendun mingile tegevusele, teen paremat tööd ja olen efektiivsem; kui vastan, siis sisuliselt; ning mis peamine – mu meel on oluliselt rahulikum, naudin elu enam ning pakun end ümbritsevale maailmale rahulikumal moel rohkem.

6 nippi pabermärkmiku kasutajale

Olen uurinud viimase nelja aasta jooksul sadadelt inimestelt, milliseid nippe nad kasutavad asjade kirjapanekuks pabermärkmikusse. Tutvustan neist võtetest tõhusamaid.

1. Jaga leht pooleks.
Jaga päeva leht pooleks: ühele poole pane kirja kellaajalised sündmused ning teisele poole nimestik, milles kirjas need tegevused, mis tuleb millalgi sel päeval ära teha, aga suurt vahet pole, mis kell täpselt.
Kui nüüd päeva jooksul saad kellaajaliste sündmuste vahel mahti, siis libistad pilgu paremal poolel olevast tegevusnimestikust üle ning valid tegevuse, milleks parasjagu tuju ning vajadus.
Päeva lõpus kiidad end oluliste tegevuste eest, millega toime tulid, ning visandad järgmise päeva tegevusnimestiku või täiendad seda. Kui mõned asjad jäid tegemata, siis ei lükka neid alati mitte homsele, vaid leiad päeva, millal tegelikult need ära teed.
Kasuta lühikesi tegevusnimestikke: kui tegevused ei mahu ühele kalendrilehele, siis on neid tõenäoliselt ühe päeva jaoks liiga palju.

2. Kasuta kleepepabereid
Üks vahvamaid nippe, mida olen näinud: selle asemel, et kirjutada kalendrisse, kirjuta kleepsupaberitele ja kleebi need märkmikusse. Kui lükkad mingi tegevuse edasi, siis pole seda vaja ümber kirjutada!
Selle süsteemi kasutamise eelduseks on kokkulepe endaga: kui liim paberi taga enam ei kleebi, siis tuleb paberil olev tegevus kohe ära teha või visata see paariks-kolmeks kuuks peast ja märkmikust välja ning loobuda sellest.

3. Lisa ideedelehele kleeps
Tean mitut inimest, kes on tekitanud oma märkmikusse n-ö ideede sektsiooni, milles olevatele tühjadele lehtedele kribivad uitmõtteid ning ideid selle kohta, mida võiks tulevikus teha.
Korra-paar kuus võtavad nad uute ideede nimestiku ette, loevad läbi ning otsustavad, millise vahva mõte võiks järgmisena ellu viia.
Selleks, et hetkel pooleli olev ideeleht avaneks kiiresti, kleebivad nad selle küljele indeksikleepsu. Teine indeksikleeps või joonlaud asub tänase päeva vahel, et seda saaks kiiresti avada.

4. Pane suuremad tegevused kirja
Üks hea nipp veel: pane eraldi lehele kirja suuremad tegevused, mis hetkel pooleli. Minul on praegu nendeks nelja koolituse ettevalmistus, koostöö koolituse „Uus kurss“ ettevalmistus ning paar-kolm asja veel.
Kui viskad hommikul või õhtul korra sellele nimestikule pilgu peale, siis suudad kiirelt otsustada, milline on neist hetkel kõige tähtsam, ning mida peaksid järgmisena ette võtma, et see oluline asi viia eduka lõpptulemuseni.

5. Prindi kalender välja
Kasutame üha enam ühiseid kalendreid, olgu need Outlookis, Lotus Notesis või Google Calendaris. Kui hoiad oma tegevusi pabermärkmikus, kuid osa tegevusi paned kirja e-kalendrisse, siis on kasu kahest võttest.
Esimene: märgi kord päevas oma hõivatud ajad e-kalendrisse. See polegi nii oluline, et paned kirja, millega millal täpselt tegeled. Kui lisad e-kalendrisse hõivatud ajad, siis on teistel lihtsam leppida sinuga kohtumist kokku.
Teine: Prindi päeva-paari tagant Outlooki kalendri nädalavaade välja ja lisa see pabermärkmiku vahele. Siis pole vaja nii palju asju ümber kirjutada.

6. Kui oled rahutu, kirjuta
Kui tundub, et tegemata asjad löövad üle pea kokku, siis võta kümmekond minutit, et ühele lehele kirjutada olulisemad eesootavad tegevused üles. Seejärel vali nende seast välja kolm olulisemat ja  tee ära. Nüüd tee väike paus ning vali järgmine kolmik, millega tegutseda.

Millised on sinu parimad pabermärkmiku nipid? Olen tänulik, kui jagad neid artikli kommentaarides.

Loe teiste kasutajate nippe ka sekretar.ee kommentaaridest – sealgi oli mitu head võtet.

11 Google’i nippi, mis aitavad paremini tegutseda

Pärast Google’i tasuta veebiteenuste saabumist pole maailm enam endine, sest saime tasuta hiiglasliku e-postkasti, suurepärase kalendrisüsteemi ning lihtsa tööülesannete nimestiku. Veel enam: suuremat osa kogu sellest infost saame jagada ka teiste inimestega. Näitan enam kui tosinat oma põhilist võtet, mida veebiteenustega kasutan.

1. Märgi tärniga vastamist ja tegutsemist nõudvad e-kirjad. Kui lähen kirju lugema, siis sageli esimese ringiga tähistan tärniga kirjad, millega tegutsemine või millele vastamine võtab üle paari minuti. Pärast sellise kiire ringi tegemist võtab tärniga tähistatud (Starred) kirjade vaate ette ning tegutsen ühe kirjaga korraga. Kui see valmis, valin järgmise.

Alternatiivina võib kasutada silte ehk label’eid. Olen kasutanud neid kahel moel. Kuna kirjale saab lisada mitu silti, siis üks silt kirjeldab projekti või suuremat tegevuste kogumit, millega kiri seotud, ning teine tähistab keskkonda, milles viibides saan selle ülesandega tegeleda: näiteks telefonikõne soovi sisaldaval kirjal on silt „@telefon“, arvutitööd nõudval „@arvuti“, kesklinnas ostlemist vajaval „@kesklinn“, netipangas ülekannet nõudval „@pank“. Sel juhul lähen näiteks netipanka võtan ette kõik sildiga „@pank“ kirjad ning teen järjest ülekanded ära.

2. Puhasta inbox. Selleks, et pilt oleks selgem, hoian inboxis ainult neid kirju, mille puhul ma pole veel täpselt otsustanud, mida nendega teha või milliseid tegevusi need kaasa toovad. Igal õhtul vaatan saabunud kirjad läbi ja otsustan igaühega, mida täpselt sellega pean tegema.

Tean mitut inimest, kes hoiavad kirju inbox’is seni, kuni neis olevad tegevused on tegemata – see on sama hea lahendus. Kui puhastad korrapäraselt inbox’i, siis korrastuvad ka mõtted.

3. Filtreeri. Mõne kirja lugemisega pole mingit kiiret: uudiskirjad, reisipakkumised, Facebooki teated, listikirjad… Nende puhul lasen Gmailil automaatselt lisada sildi „Ära loe kohe“ ning tõsta need inbox’ist ära arhiivi. Selleks avad kirja ja klõpsad More actions -> Filter messages like this -> paned kirja, milliselt adressaadilt või milliseid sõnu kirja päis või kiri ise sisaldab -> Next Step -> Skip the inbox ette linnuke ja Apply the label ette ka, valin viimase kõrval rippmenüüst „Ära loe kohe“, ning klõpsan Create Filter.

Kui saan rämpsmeile, mille saatja keeldub mind adressaatide hulgast eemaldamast ning spämmifilter mingil põhjusel ei toimi, siis lisan neilegi filtri tingimustega Skip inbox ning delete it.

4. Vasta välksõnumiga. Kui saatja kasutab ka Google Talki ning on parasjagu online’is, siis võid vastamise asemel valida Reply-nupu kõrval asuvale noolele klõpsimisel avanevast menüüst Reply by chat to. Sel juhul saate keskustelu kohe jätkata välksõnumite vahendusel.

5. Kutsu sõnum tagasi. Kas sul juhtub vahel, et saadad kirja kärmelt ära ning siis mõtled, et tegelikult saatsid kirja liiga kiiresti ära – sõnastasid mõne asja kaksipidi mõistetavalt, jätsid mõne asja kirjutamata või saatsid kirja hoopis valele adressaadile? Mul tuleb vahel ette. Kui lähed seadete lehele (Settings) ja valid Labs’i alt Undo send, siis saad 10-30 sekundit pärast kirja saatmist selle tagasi kutsuda. Tagasikutsumise ajavahemiku saad määrata seadete lehel.

Muide, see on üks põhjustest, miks kasutan Gmailis ingliskeelset liidest maakeelse asemel – ingliskeelne pakub palju laiemaid võimalusi ehk osa funktsioone on eestikeelses liideses puudu. Kaasa arvatud e-kirja tagasikutsumine. Tagasikutsumise nipp. Ingliskeelne liides. Undo send.

6. Kasuta tüüpvastuseid. Labs’is olev lisand Canned responses võimaldab valmis kirjutada tüüpvastused ning neid lisada kirja teksti. Kui kasutad vastamisel sageli samu väljendeid, säästad iga kuu selle abil mitu tundi.

7. Kuva Google Calendar ja dokumendid meilivaates. Vasakusse veergu saad laboris olevate vidinate abil kuvada oma kalendris olevad järgmised kohtumised ning Google Docsi viimatimuudetud dokumentide viited.

8. Loe kirju internetita. Kui oled Google Chrome’i kasutaja, siis saad lugeda kirju ja neile vastata ka siis, kui su arvuti pole internetiga ühendatud. Firefoxi kasutajad peaksid selleks paigaldama Google Gearsi (http://gears.google.com). Kirjadega töötamiseks siis, kui arvuti pole internetiga ühendatud, vali Settings -> Offline -> Enable Offline Mail. Arvuti kopeerib kirjad su arvutisse ning edaspidi saadab vastused teele ning kuvab uued kirjad kohe, kui ühendad arvuti internetiga.

9. Kasuta kalendrit. Google’i kalender (http://calendar.google.com) on parim tasuta veebikalender. Siingi on mõned head nipid. Näiteks võid endale luua mitu kalendrit: töistele tegemistele ühe ja kodustele teise – selleks vali vasakus veerus My calendars -> Add. Saad vaadata teiste inimeste kalendrit (loomulikult juhul, kui nad annavad selleks loa) – selleks klõpsa Other Calendars -> Add -> Add a friend’s calendar. Või hoopis jagada oma kalendrit teistega, et lihtsamini kohtumisi kokku leppida – selleks klõpsad vasakus veerus vastava kalendri kõrval asuvale noolele ja valid Share this Calendar.

Mitme kalendri kasutamisel tuleb silmas pidada seda, et mobiili või Outlookiga sünkroniseeritakse ainult sinu nö põhiline kalender. Teisi kalendreid ei sünkroniseerita. Mobiiliga sünkroniseerimise kohta vaata lisa aadressilt www.google.com/mobile/sync/ ning Outlookiga sünkroniseerimise kohta aadressilt www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?hl=en&answer=89955.

Google Calendar oskab sündmuste meeldetuletusi saata nii e-kirja teel kui ka lühisõnumina mobiilile. Mobiilile saadetavad meeldetuletused saad seadistada, valides Settings -> Mobile Setup ning lisades oma mobiilinumbri ja sisestades pärast lühisõnumi saamist kontrollkoodi.

Kui oled laboris aktiveerinud Smart Rescheduler’i, siis ilmub paremasse veergu moodul, mille abil saad kohtumise uut aega teiste Google Calendari kasutajatega kiiresti kokku leppida. Smart Rescheduler leiab ise kalendrist kõigile osalejatele sobivaid aegu.

Kui kasutad Google Chrome’i või Gearsi, siis saad kasutada ka kalendrit ja tööülesandeid internetita.

10. Kasuta tööülesandeid. Google Calendaril on olemas ka tööülesannete nimestikud. Selle kuvamiseks vali oma kalendrite alt Tasks ning paremasse veergu kuvatakse tööülesannete loend. Soovi korral võid tegevusite järjestust neid lohistades muuta, luua alamtegevusi (vajutad tegevusnimestikus lihtsalt tabulaatori nuppu klaviatuuril), luua erinevaid tegevusnimestikke ja tegevusi nende vahel liigutada.

Kui kasutad tegevusnimestikke, siis saad saabunud kirjadest luua kiirelt tegevusülesandeid – selleks klõpsad kirja lugemisvaates More actions -> Add to Tasks.

11. Kasuta mõnda ajahalduslisa. Parim neist on ilmselt ActiveInbox (www.activeinboxhq.com), mille abil saad kiiresti kirjadest koostada tegevusnimestikke.

12. Kasuta eraldiseisvat tegevusnimestikku. Kui  Google Tasksi võimalused tunduvad liiga piiratuna, võid kasutada mõnda täiuslikumat tegevusnimestikuteenust. Minu lemmik on Remember The Milk (www.rmilk.com), mille ülesandeid saad kuvada Google’i Calendrisse ning tellida ka igapäevast meeldetuletust selle kohta, milliseid tegevusi oled kavandanud teha.

13. Lepi kohtumisi nutikalt. Kohtumiste kokkuleppimise poolelt on mu lemmik www.doodle.com, sest seda on nii lihtne kasutada. Kui tahad kohtumist kokku leppida, siis valmistad Doodle’is hääletuse, pakkudes välja 2-5 kohtumise aeg, mis sulle sobivad. Nüüd saadad küsitluse viite kutsutavatele laiali ning palud igaühel hääletada, millised kohtumiste ajad neile sobivad. Lõpuks heidad pilgu küsitlusele ning kuulutad kõigile sobiva aja lõplikuks. Oled kokku hoidnud 30-60 minutit ning kümneid e-kirju ja telefonikõnesid.

Millised on sinu parimad Google Maili ja Calendari või mõne teise veebiteenuse nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Google Maili või Calendari kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Järgmisel nädalal tutvustan parimaid ajahaldusvahendeid Androidi opsüsteemiga telefonidele.

Loo endale suurepärane aasta

Kuidas läks sinu tänavuste uusaastalubadustega? Oleks võinud vist paremini minna… Mida teha, et järgmine aasta tuleks parem?

Näitan, kuidas planeerin enda 2011. aastat. Võtan selleks pool päeva.

1. Vaata läbi tänavune aasta. Pane kirja, mis tänavu õnnestus suurepäraselt, ning mis veel tähtsam, kirjelda, milles arenesid lõppeval aastal – mida uut õppisid, milliseid uusi asju tegid. Pane kirja ka kõik oma tänavused saavutused.

Vaata ka varjupoolt: milliseid asju tahtsid teha, aga ei teinud. Miks läks just nii? Kas tegemata tegudeks on järgmine aasta parem? Kas neid üldse on mõtet järgmisel aastal teha? Mida õppisid lüüasaamistest? Kuidas võitsid nii lörriläinud asjadest kui ka tegemata jäänud tegudest igal juhul?

2. Vali 2011. aasta tunnuslause. Mille poolest tuleb järgmine aasta eriline, millise lööklausega võiks seda iseloomustada? „Kaastunde aasta“, „Perele pühendumise aasta“, „Lihtsama elu aasta“, „Majandusliku muretuse aasta” või hoopis „Meisterlikkuse aasta”? Pane järgmise aasta nimi kirja vihikusse, mida kasutad järgmisel aastal igal nädalal oma tegevuste ülevaatuseks.

Ole ettevaatlik järgmise aasta tunnuslause valimisel, sest selle nimel tegutsemine toob kaasa peale ihaldatud tulemuste ka soovimatuid tagajärgi. Kui näiteks otsustad kutsuda järgmist aastat „Majandusliku sõltumatuse aastaks“, siis kas oled arvestanud võimalusega, et see toob kaasa hulga ületunde ning ületöötamise ohu? Seega, kaalu järgmise aasta nimetuse plusse ja miinuseid ning pane talle seejärel nimi.

3. Sõnasta missioon. Nüüd sõnasta ühe tekstilõiguga oma missioon järgmiseks aastaks ning lisa see järgmise aasta iganädalaste ülevaatuste dokumenti. Mida selgemalt oma missiooni sõnastad, seda lihtsam on sul pühenduda selle elluviimisele. Ja seda paremaid tulemusi sa järgmisel aastal näed. Milline on kõige olulisem põhimõte, millest lähtud ning mille teostamise suunas liigud? Millist kasu saab sinust maailm järgmisel aastal?

4. Loetle 3 olulisimat eesmärki. Nüüd küsi endalt väga tõhus enesecoachingu küsimus: „Millised kolm olulist asja minu elus juhtuvad tänase ning järgmise aasta 31. detsembri vahel, et sellest saaks minu senise elu parim aasta?” Pane need kolm eesmärki nii lihtsalt ja selgelt kirja kui vähegi oskad. Hoolitse selle eest, et need tekitaksid sinus kirge, oleksid mõõdetavad, nõuaksid väikest pingutust ka ning iga asja puhul oleks ka kirjas kuupäev, mis ajaks tahad selle asjaga toime tulla. Kui vähegi võimalik, hoolitse selle eest, et üks eesmärk oleks seotud sinu enda arenguga, teine sinu lähedaste ja pereeluga ning kolmas tööeluga.

Kui sa esimese hooga ei suuda kolme eesmärki valida, vaid neid tuleb oluliselt rohkem, siis kirjuta üles kõik olulised asjad, mida sa võiksid järgmisel aastal teha. Lase nimekirjal seista mõni päev ning seejärel kriipsuta maha need tegevused, mida sa ei kavatse kindlasti teha. Nüüd las nimekiri settida veel mõne päeva ning kirjuta teise, tulevikutegevuste nimekirja ümber need asjad, mida ei pea tingimata järgmisel aastal tegema. Nüüd on juba lihtsam välja valida järgmise aasta kolm olulisimat eesmärki.

Võid kirja panna ka nö varueesmärgid, lisades iga eluvaldkonna olulilisimale eesmärgile veel kaks eesmärki, mida on vahva saavutada, kuid need ei pea tingimata tehtud saama. Keskendu eelkõige olulisimate eesmärkide ellu viimisele, aga kui need on valmis või sinust sõltumatult ei saa nendega hetkel edasi tegeleda või jääb lihtsalt aega üle, siis saad tegutseda varueesmärkide teostamisega.

5. Aruta lähedastega. Aruta järgmise aasta tunnuslauset, missiooni ja kõige olulisemaid eesmärke oma lähedastega. Vajadusel lihvi neid ning kohanda selliseks, et teie ühine panus maailma oleks võimalikult suur. Kui saad oma olulistes tegudes toetuda mõistvatele ligimestele, siis tegutsed oluliselt sihikindlamalt ja suurema lustiga.

Edasine sõltub sellest, kas oled planeerija tüüpi või pigem kulgemise nautleja. Kui oled kulgeja, siis jätka lugemist 9. sammust; kui planeerija, siis jätka tekstiga juba järgmisest lõigust.

6. Tükelda 3 olulisimat eesmärki. Jaga iga eesmärk veidi väiksemateks sammudeks ning otsusta iga eesmärgi puhul, mida oled ära teinud 31. märtsiks, mida juuni lõpuks ning milliseid samme astunud septembri lõpuks. Hoia neid eesmärke pidevalt silme ees, sest siis on sul lihtsam neid saavutada.

7. Tee oluline samm edasi igal nädalal. Vaata märtsi lõpu eesmärki ning otsusta, kui kaugele oled iga eesmärgiga jõudnud järgmise aasta esimese ja teise nädala lõpuks. Selleks planeeri juba praegu järgmise aasta esimene nädal nii, et tegeled iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke ühe või kahe eesmärgi saavutamise nimel.

Tõeliselt oluline: tegele uute eesmärgipäraste tegevustega hommikul kohe esimese asjana enne, kui hakkad teiste asjadega toimetama!

Vaata kord nädalas möödunud nädalale tagasi ning kirjuta päevikusse, mida olulist tegid. Samuti vaata selle sessiooni käigus üle järgmise nädala kava, vajadusel kohenda seda veidi ning planeeri ka ülejärgmine nädal oma eesmärkidest lähtuvalt.

8. Keskendu hetkele ja käsilolevale tegevusele. Ainult planeerimisest pole mingit kasu, kui sellele ei järgne tegevusi. Keskendu praegu käsilolevale tegevusele täielikult. Kui see samm tehtud, täna ja tunnusta end ning teisi, kes aitasid sind sammukese edasi. Nüüd küsi endalt: „Milline on minu järgmine tegevus, et kõige olulisema asja teostamisele astuda sammuke lähemale?“ Astu see samm, täna ja tunnusta ning planeeri järgmine tegu.

9. Vaata oma päev üle. Igal õhtul vaata mööduvale päevale tagasi ning tunnusta end oma saavutuste eest. Seejärel viska pilk oma eesmärkidele ning vajadusel kavanda järgmine päev. Loomulikult kanna hoolt, et selles oleks vähemalt üks tegevus eesmärkide saavutamiseks.

10. Õpi. Tee 2011. aastast õppimise aasta – võta iga päev kasvõi natuke aega, et õppida midagi uut. See aitab olla veelgi kindlam, et järgmine aasta tuleb tänavusest parem.

Nüüd võtame mõlemad – sina ja mina – paberi ning paneme sellele kirja järgmise aasta lööklause, missiooni ning 3 eesmärki, sest sellega kauem viivitada pole põhjust ega kannatust. Seejärel leiame sobiva hetke, et rääkida need oma lähedastega läbi.

Kapten ja ohver

Me kõik saame olla oma elulaeva kaptenid, kui määrame kaardil oma asukoha ning paneme paika selge sihi, mille poole liikuda.

Ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done looja David Allen kaardistas mõne aasta eest neli elu korraldaja arhetüüpi: ohvri, mikrodirektori, hullu looja ja kapteni. Allan leiab, et meis leidub nelja eri tüübi jooni – mõnd rohkem ja mõnd vähem. Pealegi muutume iga hetkega, vahel oleme rohkem ohvrid, vahel peamiselt kaptenid, vahel mikrodirektorid ning aeg-ajalt ka hullud loojad.

Hakatuseks paneb Allan paika kaks mõõdet. Hindame nii kontrolli kui ka visiooni. Kontrolli puhul vaatame seda, kui hästi on meil asjad kontrolli all ning kuivõrd oleme kursis, mis toimub meie enda ja ka meie meeskonna elus. Visioon kajastab tulevikuvaate selgust ning sedagi, kui palju meil tuleb uusi ideid.

Ohver

Esimene arhetüüp on Ohver, kel puudub nii visioon kui ka kontroll. Millal tundsid end viimati ohvrina? Kuidas käitusid? Milline tunne oli?

Oletame, et maailmas elab täiesti stiilipuhas ohver, näiteks Peeter. Ta saabub tööle esimesena. Ikka selleks, et hommikul, kui keegi ei sega, midagi ära teha. Tavaliselt see ei õnnestu, sest tema ülemus helistab hetk hiljem ning uurib, kas Peeter on kella üheksaseks koosolekuks valmis. Loomulikult ta pole, aga ta valetab, et on, ning asub kiiresti koosolekut ette valmistama. Veerand tunni pärast tuleb sekretär ning palub Peetril saiakeste järele lipata. Loomulikult ta läheb. Pagaripoodi ta ei jõua, sest midagi tuleb enne vahele. Nii ta rabeleb õhtuni – vahepeal pole aega lõunatki süüa. Õhtul koju minnes kordub kõik taas: „Pets, vii prügiämber välja! Kaua ma pean ootama!!!“ käratab abikaasa. Õnneks on meil tegemist arhetüübiga, mitte tegelikult elava inimesega.

Mille järgi endas võimalikult vara ohver ära tunda, et midagi ette võtta? Parimaid indikaatoreid on kaks tegusõna: „pean“ ja „tahan“. Ohver „peab“ kõiki asju tegema – kõigeks tuleb surve väljastpoolt. Talle tundub, et ta ise ei saa midagi teha ega otsustada.

Järeldus: neil hetkedel kui oled Ohver, pane kirja hetkeolukord ning uuri, kuhu soovid minna. Nüüd tee esimene, kasvõi ettevaatlik samm selle suunas. Kui see on tehtud, kavanda järgmine samm ja astu see. Nõnda, samm sammu haaval liigu eesmärgi poole, iga päev kasvõi natuke.

Mikrodirektor

Teist arhetüüpi iseloomustab lauskontroll ja visiooni täielik puudumine. Nimetagem teda Mikrodirektoriks.

Tüüpiline Mikrodirektor helistab sulle pärast e-kirja saatmist, et üle küsida, kas ikka said selle kätte. Hetk hiljem näed teda juba oma uksel, sest tal jäi kripeldama, kas äsjase telefonikõne teises otsas olid ikka sina. See on tüüp, kes helistab sulle kell pool neli hommikul, et uurida, kas ikka magad hästi.

Ta on su töölaua juures hetk pärast koosoleku lõppu, et uurida, kuidas edeneb koosolekul otsustatud ülesannetega. Kui rahustad ta maha ja ütled, et alustad kokku lepitud ajal, näiteks järgmisel nädalal, siis soovib ja jõudu tööle ning lahkub. Ta naaseb viie minuti pärast ja uurib, et kuidas nüüd olukord on. Tagaselja öeldakse tavaliselt, et ta on „ora tagumikus“.

Näiliselt pole ju häda midagi peale selle, et ta on harukordselt tüütav. Tegelikult on asi efektiivsusest kaugel, sest kuna Mikrodirektor ei näe ega tea sihti, kulutab ta enda ja teiste aega valede asjade tegemiseks.

Järeldus: neil hetkedel, kui kaldud olema Mikrodirektor ja see häirib ennast ning teisi, võta aeg maha ja pane paika rännaku lõppsiht, kuhu soovid oma meeskonnaga välja jõuda.

Hull Looja

Kolmas arhetüüp on Mikrodirektori täielik vastand: Hullule Loojale on unistuste piiriks taevas, kuid igasugune kontroll jääb talle täiesti võõraks. Kui tavaliselt käib inimesel päeva jooksul peast läbi 40 000 – 60 000 mõtet, siis Hullu Looja puhul on need kõik ideed.

Ta marsib tuppa kõige sobimatumal hetkel ning innustab inimesi ettevõttes täispööret tegema. Juba järgmisel hetkel kavandab ta maja ette ümbruskonna lastele mänguväljakut. Poolteist minutit hiljem ärgitab olulist uut ettevõtmist alustama. Ning viie minuti pärast räägib innustunult filmist, mida ta kohe-kohe tegema asub.

Paraku ei vii ta ühtki neist ideedest ellu, sest tal puudub uitmõtete teostamiseks vajalik kontroll. Hull Looja uputab kaaslased lõppematusse ja vahel ka tüütusse ideedevoolu, mille ääretus ummistab igasuguse tegutsemistahte.

Järeldus: kui kaldud olema Hull Looja ning see hakkab ennast ja teisi segama, võta aeg maha ja tee enda jaoks selgeks, kus praegu oled. Seejärel võta üks siht ning liigu fookust hoides selle elluviimise suunas.

Kapten

Meie siht võiks olla liikuda Kapteni rolli suunas, kes teab, kuhu läheb, ning mõistab, kuidas sinna pärale jõuab. Kui hoiame kontrolli ja visiooni tasakaalus, tegutseme efektiivselt.

Kui Ohver „peab“ tegutsema, siis Kapten tahab tegutseda. Korralda kiire katse, et proovida, milline on sinus Ohvri ja Kapteni suhe. Pane paberi vasakule poole kirja olulised tegevused, mida pead tegema, ning teisele poole need, mida tahad teha.

Loetelus olevate tegevuste olulisuse ja vahekorra põhjal saad otsustada, kas oled praegusel hetkel rohkem Ohver või Kapten. Mõtiskle, mida saad ja tahad teha, et teiste poolt pandud kohustusi muuta enda loodud võimalusteks või vastasel juhul neist loobuda.

Kapten liigub sihi poole hoolimata takistustest arvestades samal ajal ilmastikuoludega. Loomulikult tõuseb vahel torm ning olukord kipub kontrolli alt väljuma. Aga kui hoiad sihti selgelt silme ees, mõistad hetke asukohta, vead oma meeskonda kindlalt eest ning tegutsed sihikindlalt, jõuad varem või hiljem sihtsadamasse. Seal tasub saabumist tähistada ning panna paika järgmine siht.

Võta hetk aega, et mõelda, kuidas saad uuel aastal olla pigem Kapten kui Ohver ning milline on sinu järgmine tegevus, et käituda tõelise Kaptenina.

Aeg seada valmis parimad kingid

Kui vaatame poode, siis näeme, et advendiaeg ja jõuluootus lokkavad täies hiilguses: lettidel kuhjub jõulukaup ning inimesed ostlevad kinke. Võib-olla teeks sel aastal erandi ja kingiks lähedastele midagi hindamatut – oma aega ja tähelepanu?

Kinke on ikka tore saada ja veel vahvam teha. Aga mida ikka kinkida kui kõik maine on juba olemas? Ehk mingi järjekordne ese? Või mõni uus vidin? Ehk hoopis päevakese-paar spa-mõnusid? Aga võib-olla hoopis midagi ainulaadsemat; midagi, mida rahas mõõta ei saa…

Aeg on meie kõige kallim vara. See on ainus piiratud ressurss, mida me ei saa osta. Tähelepanu ja tõelise hoolitsusega on peaaegu sama lugu. Kas meie lähedastel oleks hea meel, kui me kingiksime neile varasemast rohkem tähelepanu, aega ja hoolitsust? Kindlasti.

See ei peaks olema kindlasti ühekordne, tundeline and, mis kestab vaid jõululaupäeva õhtul ning paremal juhul veel pool järgmisestki päevast. Ehk võiks see olla kink terveks aastaks?

Kui sulle näib see hea mõte, siis sea end juba praegu valmis – advendiaeg on ju mõeldud enda valmis seadmiseks. Seda aitavad teha näiteks järgmised sammud:

  1. Visanda paberile võimalikult palju viise, kuidas saaksid oma lähedastele abiks olla. Oluline on kirjutada neid võimalikult palju – ära hinda praegu veel ühtegi ideed.
  2. Vali neist välja parimad ja arenda neid veel: kuidas saaksid lihvida need parimateks kinkideks lähedastele?
  3. Vali lõplikud 2-3 kinki välja.
  4. Iga kingi puhul põhjenda endale, miks seda tahad teha ning mis selle tulemusena juhtub. Hoia see pilt endal järgmise aasta jooksul silme ees. Samuti mõtle selle peale, milline on iga kingi puhul sinu järgmine samm, et see teoks teha. Võib-olla tuleb sul lõpetada tööpäevad varem ning töötada selle võrra tõhusamalt, tehes vajalikumaid asju? Ehk peaksid harjutama end kasvõi veidigi rohkem lähedasi kuulama? Mida konkreetsed saad teha, et kink valmis saada?
  5. Tee iga päev kasvõi natuke neid kinke oma lähedastele. Ilma, et ootaksid tänu või märkamist. Lihtsalt tee.
  6. Pakenda jõululaupäeva õhtul kink, lastes fantaasial lennata. Nuputa välja, milline asi sümboliseeriks sinu tegelikku kingitust.
  7. Naudi ilusat ja head uut aastat, mille oled lähedastele ja endale valmistanud.

Varu uueks aastaks ideid

Uue aastani on jäänud kuu. Täna on suurepärane päev, et alustada rahulikult selleks valmistumist ning panna kirja mõned mõtted, mida uuel aastal tahad teha.

Kas oled andnud uusaastalubadusi? Ja vahel mõelnud, et enam ei tee seda kunagi? Uusaastalubadustel on mõned puudused. Vahel anname neid kiiruga, valides neid juhuslike uitmõtete seast, mis näivad hetkel olulised. Vahel seame lati liiga kõrgele. Sageli me ei loo endale plaani, kuidas lubaduse hiljem ellu viime. Kui õige prooviks tänavu neid vigu vältida?

Selleks, et lubadused oleksid tõsiselt võetavad, peaksime välja valima parimad kõigist võimalikest variantidest. Parima välja valimiseks peaks ideid olema piisavalt palju.
Alusta nende variantide kirja panemisega juba täna. Pane täna kirja nii palju töiseid Tõeliselt Suuri Tegemisi järgmiseks aastaks, kui tuleb. Homme pane paberile või kirjuta arvutisse võimalikult palju enda arengut puudutavaid järgmise aasta plaane ning reedel eraelulisi olulisi tegevusi – kõik, mida iganes võiksid järgmisel aastal teha. Eesmärk on saada igasse nimekirja vähemalt paarkümmend ideed, et meil oleks kirev menüü, millest mõne nädala pärast tellida mõnusaid asju elluviimiseks.

Kui tahad, võid ideid kirja panna kaaslastega: tööasjad töökaaslastega koos, isikliku arengu uitmõtted sõpradega ning eraelulised koos perega. Praegu me ei luba veel mitte midagi, lihtsalt koostame menüü, lihtsalt unistame järgmise aasta tegudest.

Järgmisel nädalal võta kolmel päeval aega ja uuri iga valdkonna ideid eesmärgiga leida tööelust, enda arendamisest ning eraelust kõige olulisemad paar-kolm eesmärki. Püüa leida sellised eesmärgid, millest sõltuvad ka teised eesmärgid ja mida tahad tegelikult ka ära teha. Ülejärgmise nädala kolumnis kirjutan sellest, kuidas oma aastat planeerin ning jagan vahepeal lugejatelt saadud nutikaid ideid, kuidas luua uueks aastaks selline kindel plaan, mille suudad ka ellu viia.

Selleks, et saaksin paari nädala pärast kirjutada võimalikult hea ja kasuliku uue aasta planeerimise loo, palun kirjuta selle artikli kommentaaridesse oma nippe ja võtteid, mida kasutad, et uue aasta plaanid ei jääks ainult lubadusteks. Kõigi kommenteerijate vahel loosime välja minu äsja ilmunud raamatu „Hetk: 12 sammu parema elu poole“. Ja palun ole hea ning hakka tasapisi looma ideid selleks, et järgmine aasta tuleks suurepärane.

5 ideed tarbimisbuumi lõksust hoidumiseks

Viimaste nädalate uudised näitavad, et masu on taas pöördunud tõusuks ning tarbimine kasvab taas. Mida saame teha, et vältida minevikus tehtud vigade kordamist ja ohjeldamatu tarbimisorgia ohvriks langemist?

1. Sea sisse tulevikuostude nimekiri

Valdav osa reklaamist rõhub hetkeemotsioonidele. Sul on seda sajatollise ekraanidiagonaaliga telerit vaja kohe, ole naabrist parem! Osta endale kohe lumesahk-köögikombain-autosoojendaja, sest see on olemas igas korralikus Eesti peres! Ära viivita hetkegi mahukama mobiilipaketi soetamisega, sest kuidas sa muidu saad rääkida ööd ja päevad mobiiliga ning loomulikult osta endale uus ja äge mobiil, sest siis näevad kõik, et oled tegija! Su nelja-aastane auto on ajast ja arust – osta ruttu uus ja ägedam, sest auto on su visiitkaart! Just nüüd on hea aeg võtta laenu ja kulutada see nädalasele reisile kaheldava mainega poollagunenud, kuid kenasti üles pildistatud kuurortis veetmiseks! Ära ole loll ja osta ruttu endale kaks korda suurem elamine kui tegelikult vajad, sest hinnad on praegu nii-iii head! Ainult lollid ja vaesed ei šoppa väsimuseni!

Kas sa tegelikult vajad ka kõike, mida hetkeemotsiooni ajel ostad? Vaevalt.

Siin aitab üks lihtne võte: sea sisse ostetavate asjade nimekiri. Kui ihaldad mõnda suuremat ostu, lisa see nimekirja ning oota kuu. Kui kuu pärast näib endiselt ost vajalik, tee see ära. Ma ei väida, et poleks vaja osta eluks hädavajalikke esemeid ja teenuseid. Suuremate väljaminekute puhul jäta need lihtsalt mõneks ajaks laagerduma.

Kui iha on möödunud, on päris hea meel, et nõme ost jäi tegemata. Ja kui otsus säilib ja iha kasvab, siis pärast on rõõm seda suurem.

2. Uus asi sisse, vana välja

Kui hangid uue asja, loobu ühest vanast. Kui soetad uue pintsaku, anna üks vana ära. Kui uue kostüümi, vii üks vana uuskasutuskeskusse või anneta heategevuseks. Kui ihaldad uut meelelahutusvidinat a la Apple’i iPad, leia mõni vidin, mida sa enam ei vaja.

Kui asjad kipuvad juba praegu kontrolli üle võtma ega mahu kuskile, loobu kahest esemest iga uue asja soetamisel. Ning peagi on olukord taas kontrolli all.

3. Lase endale küsimusi esitada

Kui soovid teha mõnda suuremat ostu, palu mõnel heal tuttaval – loomulikult sellisel, keda see ost ei mõjuta – küsida endalt vähemalt seitse küsimust selle kohta, miks seda asja vajad, mis on just nimelt see sulle sobivaim ning millised võiksid olla asendusvariandid.

Teine inimene pärib meilt sageli sellliseid küsimusi, mille peale me ise ei tule või mida me ise ei julge endalt küsida. Kui kaaslane pärib meilt erinevaid küsimusi, aitab see leida meie seest vastuseid, mida milleni me iseseisvalt ei jõua.

Kui kontrollime sel moel ostuvajaduse üle, võib selguda, et tuleme toime ka oluliselt odavama ja võib-olla ka funktsionaalsema ja kvaliteetsema asjaga. Või ost hoopis püüab kompenseerida mõnda meie rahuldamata vajadust ja probleemi lahendamiseks peaksime hoopis midagi muud ette võtma.

4. Vaigista teler reklaamipausi ajaks

Tee täna õhtul väike katse: kui vaatad telerit, siis keera reklaamipausi ajaks heli maha. Ja maailm muutub hetkega oluliselt paremaks kohaks, sest meie ajusid pestakse oluliselt vähem. Tarbimise eelistuseks võiks ju siiski olla tuttavate-sõprade soovitused, enda kogemused ning võrdlustestid tarbijaajakirjanduses, mitte värviliselt vilkuvad reklaamid.

Samal põhjusel loobu veebilehtedel plinkivatest reklaamidest. Firefoxi kasutajaid aitab selles lisand Adblock Plus ja Chrome’i kasutajaid Adblock.

Kui pelgad osast infost ilma jääda, siis oota reklaami vaigistamise ja bänneritest loobumsiega kuu aega ning pane kirja, millist otsest kasu oled reklaamidest saanud. Kui sa kasu ei saa, siis milleks lasta infomüral võimust võtta?

5. Ära mine tühja kõhuga toidupoodi

Viimane, ent vajalik soovitus: palun vaigista enne toidupoodi minekut esimene nälg ning koosta ostunimekiri asjadest, mida vajad. Tulemusena toitud oluliselt tervislikumalt, toit ei lähe pahaks ning stress on tublisti madalam.

Kui jälgime neid reegleid, siis ehk ei lähe sel korral nii nagu eelmisel. Üks maailma tippcoache Marshall Goldsmith sõnastas tabavalt eelmise surutise põhjuse: „Inimesed ostsid asju, mida nad ei vajanud, rahaga, mida neil polnud, et avaldada muljet inimestele, keda nad ei tundnud.“ Ehk oleme sel korral arukamad.

Küsitlus: mis on aeg?

Viimase paari nädala jooksul on hakanud inimesed seoses mu ajajuhtimise raamatuga „Hetk“  üha enam mult pärima – mis on aeg? Jõudsin alloleva paari mõtteni ja ootan tagasisidet ka sinult selle kohta, kuidas tajud ja mõistad sina aega.

Füüsikast teame, et kiirus on teepikkuse ja aja suhe. Sellest tulenevalt on aeg teepikkuse ja kiiruse suhe. Sellest kaks järeldust.

Esimene: tee pikkusega kasvab ajakulu. Teisisõnu: mida suurema ettevõtmisega tegeleme, seda kauem see võtab. Mida kaugemal on tähtaeg, seda rohkem on meil aega venitamiseks.

Ja teine: mida aeglasemalt liigume, seda rohkem on meil aega, ja vastupidi – kiirustamisega väheneb saadavaloleva aja hulk. Kui võtad aja maha (isegi see väljend annab edasi, millega täpselt tegemist) ning aeglustad oma elutempot, siis märkad, et aega on tulnud oluliselt juurde. Kui rabeled ning rapsid täie jõuga, pole ühel hetkel aega enam ei enda, lähedaste ega hobide jaoks.

Seega oleks nutikas elada võimalikult tervislikult, et teekonda pikendada, ning tempo rahulikumaks võtta, et meil oleks aega rohkem.

***

Aeg võib täiesti vabalt olla ka illusioon, meelepete. Ja võib olla ka päriselt olemas. Täpselt me seda ei tea.

Kui jagaksime efektiivsed inimesed aja kasutamise poolest kaheks, siis ühed püüavad olla võimalikult efektiivsed selleks, et jõuda üha enam tehtud, ning teised selleks, et hankida nii palju aega kui saab rahulikult kulgemiseks. Esimesed ütlevad, et inimesi tunned jälje suurusest, mille ta maailma jätab. Teised rõhutavad taoistliku toimimata toimimise vajalikkust – kui kulgeme rahulikult, täiendame maailma parimal võimalikul moel.

Siin peitub küsimus: kummal on siis õigus? Esimesed kardavad seisma jääda, sest ehk juhtub sel juhul, et nad raiskavad elu lihtsalt ära. Teised pelgavad tormata täpselt samal põhjusel.

Järele jäävad inimesed, kes ei viitsi, taga või ei julge selle üle isegi mõelda. Aga vahet pole: nendega on sama lugu.

Seda, kumb variant on õigem, saame teada siis, kui meie elu selles ilmas on otsas. Kui siiski.

***

Mis on aeg sinu jaoks? Kuidas mõistad aega? Palun kirjuta kommentaaridesse. Sisukate kommenteerijate vahel läheb järgmisel kolmapäeval loosi kaks raamatut „Hetk. 12 sammu parema elu poole“ – üks siin kommenteerijatele ja teine Facebookis kommenteerijate vahel.

3 Robin Sharma võtet asjade ära tegemiseks

Mida aeg edasi, seda rohkem hakkab mulle meeldima Kanada eneseabiguru Robin Sharma „Juht ilma ametinimetuseta“ mõtteviis. Viimaseil nädalail olen leidnud palju abi tema kolmest oma aja parema juhtimise nipist.

1. Sea viis eesmärki igaks päevaks.
Mõtle eelmisel õhtul või sama päeva hommikul läbi viis väikest eesmärki, mille saavutad päeva jooksul. Need ei ole mitte midagi hiiglaslikku – pigem tavalised väikesed asjad. Esmaspäeval võtsin aega lapsega mängimiseks, käisime sõpradel külas, osalesin märtsis toimuva meeskondadega oluliste asjade ära tegemise koolituse „Uus kurss“ ajurünnakul, tegin käesoleva ja järgmise nädala plaani ning ajasin korda eelmise nädala jooksul paar ripakile jäänud tegevust. Eile käisin trennis, andsin endast parima ühe konflikti lahendamiseks, kirjutasin selle artikli, valmistasin ette ühe koolituse ning läksin üle Microsoft Office 2010le. Täna valmistun järgmisel nädalal toimuvaks avalikuks projektijuhtimise koolituseks, viin läbi ühe rühmacoachingu, intervjueerin kahe lähinädalail toimuva sisekoolitusel osalejaid, et need võimalikult hästi ette valmistada ning kohtun ühe järgmise aastakümnendi koolitusstaariga, kes praegu käib veel ülikoolis.

Kui sel moel teed iga päev ära viis kõige olulisemat väikest eesmärki, jõuad igal kuul 150 eesmärgini ning aastas teed teoks 1825 eesmärki. See juba on midagi!

Loomulikult hoolitsen selle eest, et need pisikesed eesmärgid kajastaksid mu väärtuseid ja tõekspidamisi ning oleksid kooskõlas mu aastaste eesmärkidega.

2. Tee iga päev trenni
Võta iga päev kasvõi paarkümmend minutit, et teha trenni: mine jooksma, võimle, tee aeroobikat, tantsi, mängi palli, tee mõnuga füüsilist tööd. Füüsiline koormus vallandab endorfiinide voo ning aitab meil märksa mõnusamalt end tunda, parandab tervist ja annab energiat, et olulisi asju ära teha.

3. Võta molutamiseks aega
Fred Jüssi kirjutab oma raamatus „Minu Fred“, et vajame aega molutamiseks. Sharma küll seda, eesti keelele ainuomast sõna ei kasuta, kuid edastab sama sõnumi: võta aeg-ajalt üks töine päev vabaks, et olla iseendaga. Mine muuseumisse, vaata kunstinäitust, kuula väärt kontserti või naudi väärt filmi või head teatrietendust. Lõunata koos mõne sõbraga, keda ammu pole näinud või tutvu võhivõõraste inimestega. Mõtle rahulikult oma mõtteid ja kogu ideid.

Sellised molutamispäevad aitavad meil oma asju läbi mõelda ning edaspidi efektiivsemalt tegutseda. Kauba peale saad hulga häid mõtteid ja ideid, et tulevikus veelgi paremini end teostada.

Harjuta neid kolme võtet järgmise kolme kuu jooksul, et võtaksid need omaks. Nüüd kohe võta hetk ja otsusta ära kolm asja: millised on sinu homsed viis väikest eesmärki, milleni jõuad, millal ja millist trenni homme veidi teed ning millal pead oma järgmise molutamispäeva (märgi see päev oma kalendrisse ning ära loobu sellest).