Koosolekute 9 kokkulepet

/0 Comments/in ,

Kogusin kokku mõne oma kliendi koosolekute hea tava ning ühendasin nende kokkulepped ühte loetellu.

  1. Koosolek on väga kallis juhtimisvahend, sest sellel olevatel inimestel on tõenäoliselt teisi olulisi tegevusi samuti. Kas koosolekule on alternatiiv nagu näiteks e-kiri, Skype’is vestlus või ühiselt muudetav dokument? Kui ei, siis on arukas korraldada koosolek.
  2. Saada korrektne kutse vajalike osalejatele. Miks koosolek tuleb? Mis on selle eesmärk? Kirjuta eesmärk koosolekukutse teemareale. Mida koosolekul arutame? Kirjuta päevakorrapunktid kutse sisusse. Keda on koosolekule tingimata vaja? Saada ainult neile kutse. Millist eeltööd nad peaksid tegema? Lisa see info koosoleku kutsesesse nagu ka taustamaterjalid. Kui need asjad peaksid olema koosoleku kutsest puudu, on kutsutul õigus otsust põhjendamata koosolekust keelduda.
  3. Koosoleku kokkukutsuja ei ajasta koosolekut selleks ajaks kui osalejatel on kalendris kirjas mõni teine sündmus, st osalejate kalendrisse ei tekitata topeltbroneeringuid. Kui osaleja saab kutse ajaks, mil tal on teine sündmus kavas, võib kutsele saata äraütleva vastuse otsust põhjendamata. Kui kutsuja näeb, et osaleja on hõivatud koosolekuks kavandataval ajal, siis võib temaga silmast silma või telefonis läbi rääkida ja uurida, kas ta saab ja tahab oma plaane muuta.
  4. Koosolekuks valmistuvad ette nii selle juht kui ka osalejad. Kui kellelgi on ettevalmistus tegemata, siis ta annab sellest teistele piisavalt vara teada ning võimalusel jäetakse koosolek ära või lükatakse edasi. Ettevalmistamata koosolekul pole mõtet enda ja teiste aega raisata.
  5. Koosolek algab täpselt. Hilinemine on hilineja mure. Koosolek lõpeb täpselt. Veel parem, kui koosolek lõpeb 5–15 minutit kokkulepitust varem, sest siis jõuavad osalejad õigeks ajaks uuele koosolekule. Koosoleku lõpus korrastavad osalejad ruumi.
  6. Koosolekute vahele jääb piisav aeg selleks valmistumiseks, vajadusel koosolekule sõitmise aeg ning koosoleku kokkuvõtte laialisaatmiseks. Kui see aeg puudub, võib kutse põhjendamata tagasi lükata.
  7. Koosolekul räägib korraga üks inimene. Räägib lühidalt ja konkreetselt. Koosolekul saavad sõna kõik, kel midagi sisukat öelda.
  8. Osalejad keskenduvad koosolekule. Sülearvutid ja päädid on lahti neil, kellel on seda vaja seoses koosolekuga. Kui keegi peab telefoniga rääkima keset koosolekut, siis ta lahkub telefonikõneks ruumist. Kui keegi peab arvutis midagi muud tegema koosoleku ajal, siis ta lahkub selleks ruumist.
  9. Koosolek lõpeb kokkuvõttega, mis sisaldab järgmisi tegevusi, nende eest vastutajaid ja tähtaegu. Kui kokkuvõtet pole võimalik teha, siis edaspidi selliseid koosolekuid ei korraldata.

Mõttetu koosoleku surm

/2 Comments/in ,

Patrick Lencioni väidab oma koosolekuteteemalises äriromaanis “Death by Meeting“, et me ei käi mitte liiga palju, vaid liiga vähe koosolekutel. Aga me veedame neil koosolekutel liiga palju aega. Lencioni soovitab jagada koosolekud formaaditi.

Igapäevane kiire ülevaade

Igal hommikul kindlal ajal soovitab ta korraldada kiire, viieminutilise püstijalu koosoleku, millel iga osaleja ütleb paari lausega, millised olid tema eilsed saavutused, annab teada tekinud takistustest (kui neid on) ning eesootava päeva tegevuskavast. Sellise koosoleku tulemusena teab kogu tiim, millega keegi tegeleb, ning takistuste ilmnemisel saab nende kõrvaldamisega kiirelt tegelema asuda.

Iganädalane taktikakoosolek

Korra nädalas soovitab ta korraldada taktikaliselt olulistele teemadele keskenduva koosoleku. Suuremas osas tiimidest toimub ju selline arutelu, millel osalejad annavad ülevaate oma tegevusest ja lahendavad arutamist nõudvaid probleeme, igal nädalal või üle nädala. Erinevalt tavapärasest lähenemisest ei soovita Lencioni seda koosolekut põhjalikult ette valmistada.

Kuigi taktikanõupidamisel puudub päevakord, on sel olemas struktuur. Esmalt leiab aset nn välguvoor, mille käigus iga osaleja raporteerib lause-paariga eelmise nädala olulisematest saavutustest, annab teada arutamist vajavatest teemadest (need paneme kirja näiteks tahvlile) ning uue nädala tegemistest.

Kui aruteluteemade kandidaadid on tahvlil, otsustavad osalejad koos, millised on 3-7 teemat, mida ühiselt on vaja arutada – võib-olla mõne teema arutamiseks pole kõiki kohalviibijaid vaja ning selleks saab korraldada eraldi, selge fookusega kiire koosoleku.

Pärast iga punkti arutelu vormistavad osalejad tulemuse memosse, milles on kirjas kes mida ja mis ajaks teeb pärast koosolekut. Kui päevakorda trügib mõni strateegiliselt oluline suuremahuline teema, siis selle panevad osalejad strateegiakoosolekul arutatavate teemade kandidaatide loetelusse. Ainult erandjuhtumil, kui strateegilise teema arutamiseks pole otstarbekas oodata korralise koosolekuni, toimub strateegilise teema arutelu erakorralisel strateegiakoosolekul. Aga see on pigem erand kui reegel.

Strateegiakoosolek kord kuus

Korra kuus soovitab Lencioni korraldada strateegiliste teemade arutelu. See kestab üldjuhul 2-4 tundi, mille jooksul jõuab arutada teemat või äärmisel juhul paari. Sellele koosolekule eelneb põhjalik eeltöö, et arutelu oleks tulemuslik ning kõik seisukohad saaksid väljendatud. Eesmärgiks on ju võimalikult hästi läbi kaalutud otsus.

Suur pilt kord kvartalis

Korra kvartalis on mõistlik võtta terve päev või poolteist, et väljaspool kontorit minna mõne väga olulise teemaga süvitsi ning lahata seda väikseimate üksikasjadeni. Nii nagu strateegiakoosolek nõuab ka see põhjalikku ettevalmistust ning kavandamist, et arutelust tõuseks maksimaalne kasu.

Meilikoosolek ja infotahvel

Alati tasub kaaluda enne koosoleku korraldamist, kas seda on tegelikult ka vaja või piisab info edastamisest e-kirjas, intranetis või infotahvlil. Kui infot saab seda moonutamata edastada kirjalikult, arutelu järgi vajadus puudub ning tõenäoliselt info saajad ei soovi küsimusi esitada, tasub võib-olla kirjutada hoopis lühike e-kiri info vajajatele või riputada see seinale või sisevõrku infotahvlile.

Kui koosolekud süstematiseerida sellisel moel formaatide kaupa, siis tulemuseks on kiirem infovahetus, aja kokkuhoid ning efektiivsuse tõus. Proovi järgi, siis koged.

7 saladust, kuidas koosolekuid tõhusamaks muuta

/0 Comments/in ,

Koosolekutega juhtub ikka teinekord nii, et üksteisest on mööda räägitud, üksteist valesti mõistetud ning sel juhul ei kanna koosolek oma eesmärki. Rääkisin intervjuus Sekretar.eele, kuidas koosolekuid tõhusamaks muuta.

Sa avaldad 4.detsembril bürootöö teemalisel konverentsil 7 saladust, kuidas koosolekuid tõhusamaks muuta. Avalda palun üks nendest saladustest, et mis on see, mis muudab ühe koosoleku tõhusaks?

Hoia koosoleku parim võimalik tulemus enda ja osalejate silme ees ning meeltes koosoleku ettevalmistamise käigus ja kogu koosoleku vältel.

Milline on Su praktika tööelust, miks koosolekud ei kanna tihti oma eesmärki?

Kõige olulisem on see, et koosoleku korraldaja ega osalejad ei mõtle enda jaoks läbi, mida nad tegelikult koosolekult tahavad. Ja kui eesmärk on hägune, siis on imelihtne sukelduda kõrvaliste teemade sügavustesse.

Millest tekib see, et saadakse üksteisest valesti aru ja kuidas seda ära hoida?

Põhjus on peidus peamiselt meie kõrvade vahel: tajume ja mõistame asju erineval moel. Erineva arusaama vältimiseks on hea sõnastada see võimalusel koosmeeles ning näidata otsust ka seinale. Kasutame ise üsna tihti seda nõksu, et protokollime otsused ja seisukohad avalikult, projektoriga ühendatud arvuti abil. Sel juhul saab mittenõustuja või teisiti mõistja kohe märku anda, et asi pole päris nii nagu tema arvab olevat.

Kas koosolekutel võiks kasutada nö „äratajaid”, et inimesed keskenduks paremini, et oldaks erksamad?

Kui koosolekul on vaja kasutada “äratajat”, siis on mul sügav kahtlus selles, kas teema on ajakajaline ja kohalviibijad need, kes tegelikult peaksid koosolekul osalema. Kui alustada nõupidamist energiliselt, konkreetselt ja uudishimu tekitavalt ning hoolitseda selle eest, et sõna saavad kõik, kel midagi öelda, siis puudub “ärataja” järgi vajadus. Oluline on see, et leiame koosolekul üles konflikti tekitavad teemad ja aitame neil konfliktidel loomulikult esile tõusta ning jõuda lahendusteni. Koosolek on koht, kus saame arutada ja vaielda olulised teemad selgeks, et pärast seda oleks hea, kindel ja rahulik olla.

Millele peaks tähelepanu pöörama see inimene, kes koosolekut juhib?

Eelkõige teistele inimestele ja sellele, kuidas nad saavad soovitud tulemuseni jõuda.

Räägime ka Sinu koolitajateest. Kuidas ja millal sai Sinust koolitaja ning mida Sa tegid enne koolitaja ametit?

Hakkasin koolitajaks umbes viis aastat tagasi.
Mulle meenub lugu mehest, kes viib õhupallid mänguasjapoodi tagasi. Müüja küsib, et miks mees tahab õhupallide eest raha tagasi saada. Mees vastab: “Need ei tööta enam.” Müüja uurib, et mis mõttes ei tööta, et kas ei pea õhku, lähevad katki või mees lihtsalt ei jaksa neid täis puhuda. “Ei-ei, need lihtsalt ei tööta enam, need ei valmista mulle enam rõõmu!” vastab mees.
Minuga oli sama lugu. Olin ajakirjanik, keskastme juht ja projektijuht erinevates ajalehtedes ja nende veebiväljaannetes ning töö ei pakkunud enam lusti. Samal ajal tegelesin pidevalt oma efektiivsuse suurendamisega, et töökoormaga toime tulla. Ühel hetkel avastasin, et osa inimesi küsib minu käest nõu. Ja siis tuli mõte hakata hoopis koolitajaks ja aidata ka teistel vähema ajaga rohkem olulisi asju ära teha. Olen siiani siiralt tänulik inimesele, kes otsustas osta mu esimese koolituse ning kõigile, kes sel koolitusel osalesid.
Siiani meeldivad need õhupallid mulle väga. Ja toimivad ka 🙂

Sa oled tuntud oma headuses ajajuhtimise teemadel. Anna üks hea soovitus neile, kellel on homme hommikul ees ootamas väga töine päev ja ei tea, millest alustada?

Aitäh tunnustuse eest! Soovitus on lihtne: mõtle, millised on viis olulist asja, mida oled õhtuks ära teinud; ja hakka neist esimest kohe tegema. Kasvõi natuke.

Juhiabi töö on selline, kus on palju nö häirijaid ja segajaid. Mis on Sinu soovitus juhiabile, kuidas häirijatega toime tulla ja samas kõik etteantud kohustused ja tööd tehtud saaksid?

Olen koolitanud 50-100 juhiabi, assistenti ja sekretäri. Neil on kolm head nõksu. Esimene: võta endale korra päevas pool tundi, et teha tööd mujal, kui oma töölaua taga – selle ajaga jõuab väga palju tehtud. Teine: kui oled laua taga ja keegi või miski häirib Su pooleli tööd, siis on kaks varianti: kas kirjuta märksõna pooleli jäänud töö kohta kleepepaberile ja kleebi see monitorile või lisa sekkuv tegevus A4 lehele lauale, et otsustada pärast pooleli oleva töö lõpetamist, mida järgmisena teha. Kolmas: võta õhtul 5 minutit, et vaadata päevale tagasi ja leida, mis oli sel päeval parim asi, mis juhtus – seejärel otsusta, milline on homne kõige olulisem asi, mille ära teed, et homme õhtul oleks sama mõnus tunne.

Kuidas koosolekuid eesmärgistada, juhtida ja oodatud tulemusi saavutada,  sellest kõigest räägin konverentsil BÜROOPRAKTIK 2012, mis toimub 4.-5. detsembril Sokos Hotel Viru konverentsikeskuses.

Kolm head mõttetalgute abivahendit

/2 Comments/in , , , ,

Kasutasin hiljuti mõttetalgute modereerimisel kolme suurepärast metoodikat, mille abil leida ja hoida keskustelu fookust ning pakkuda inimestele võimalust jõuda konkreetsete kokkulepeteni.

Ettevalmistus

Osalejad istuvad võimalusel ringis ning igaüks neist ütleb, kes ta on ning mis on teda sündmusele toonud või millised on tema ootused.

KJ tehnika

Looja Jiro Kawakita järgi nime saanud KJ tehnika abil saab mõnekümne minutiga jõuda kiiresti konsensuseni kas mõne probleemi lahendamisel või olulisemate arutamist vajavate teemade väljaselgitamisel.

KJ tehnika kasutamiseks vajad hulka kleepribaga märkmepabereid ning pinda, kuhu neid kleepida (sein, aken, laud, põrand vms). Tehnika ise koosneb seitsmest sammust:

1. Sõnasta probleem või esita avatud küsimus. Hästi lahendatud probleemi eelduseks on täpne küsimus, millele on laialivalguvalt keeruline vastata. Mõttetalgutel kasutasime küsimust: “Milliseid teemasid soovid arutada?”.

2. Iga osaleja kirjutab oma vastused küsimusele või probleemi lahendused märkmepaberitele – üks vastus lehele. Omavaheline keskustelu puudub.

3. Iga osaleja kleebib märkmepaberid oma lahendustega seinale. Pärast seda tutvub igaüks teiste osalejate ideedega.

4. Osalejad rühmitavad sarnased ideed “pilvedesse”, mille vahele võiks jääda vähemalt pool meetrit. Vajadusel võib erinevaid rühmi ühendada või jagada kaheks.

5. Osalejad annavad igale pilvele nime ning kirjutavad selle kleepepaberile pilve kohal. Ühel pilvel võib olla ka mitu nime.

6. Leiame hääletusega populaarseimad ideed. Igal osalejal on kokku 6 häält. Ta annab oma lemmikpilvele 3 häält, tähtsuselt või muult kaalult järgmisele 2 ning kolmandale 1 hääle. Hääled märgib ta pilve juures olevale veidi suuremale märkmelehele kas ristide või numbriga. Kui kõik on hääletanud, siis arvutame kokku iga pilve punktisumma.

7. Arutame populaarsemaid lahendusi. Alles nüüd on lubatud omavaheline sisuline keskustelu. Arutame läbi, kas mõni oluline teema sai hääletuse käigus väga vähe hääli ning jäi kõrvale. Kui see on nii, siis kas seda teemat saab ühendada mõne teise teemaga. Kui ühendamine on võimalik, siis liidame nende kahe pilve hääled. Lõpptulemusena valime välja kuni viis olulisemat lahendust või teemat, mis on saanud teistest oluliselt rohkem hääli. Kõrvale jäänud teemad paneme kirja ning talletame edasiseks aruteluks, kui see peaks vajalikuks osutuma.

Sellise käitumisviisiga väldime arutelu takerdumist marginaalsetele teemadele või neile teemadele, mille sisuliseks arutamiseks me pole valmis.

Mõttetalgutel kasutasime seda tehnikat mõttetalgute esialgsete teemade välja selgitamiseks enne arutelu algust.

Avatud ruum

Seejärel oleme kasutanud avatud ruumi metoodikat. Varem on ette valmistatud iga arutelu “pesa”, milles on “teadetetahvel” – näiteks paberitahvel ja vildikad. Oluline on see, et hiljem igas keskustelus osalejad teeksid sellele või rühmas avalikus kasutuses olevasse arvutisse märkusi, mille abil edasised osalejad saavad arutelu jätkata ning mille põhjal saab lõpus kokkuvõtte teha.

Nüüd kuulutame välja teemad ja palume igaühel liituda rühmaga, mille teema pakub talle kõige rohkem huvi. Samuti tutvustame avatud ruumi 5 (õige veidi modifitseeritud) põhireeglit:

1. Õiges kohas on õiged inimesed.

2. Juhtuvad õiged asjad.

3. Kui algab, siis on õige aeg.

4. Kui see on läbi, siis see on läbi.

5. Kahe jala reegel: kui sa leiad, et arutatav teema ei paku sulle enam midagi või pole sul arutelule enam midagi lisada, siis leia mõni teine seltskond, mille arutelu on põnevam.

Kokkuvõte

Sel korral kasutasime kaht erinevat kokkuvõtte viisi.

Vahekokkuvõttena palusime igas ringis osaleval meeskonnal joonistada selle hetkeni käsitletud arutelu teemad. Kui igal tiimil on sellised “slaidid” valmis, siis kogume inimesed ühte rühma ning iga slaidi autorid esitlevad oma slaidi. Kui soovite lisada mängulisemat momenti, siis võib hakatuseks paluda rühmas mitteosalenud inimestel ära arvata, millest jutt käis, ning pärast nende oletuste kuulamist anda ülevaade sellest, mis tegelikult juhtus ning mida tegelikult rühm oma joonistusega mõtles.

Arutelu lõpus palusime osalejatel panna igas rühmas kirja, mida oleks tulevikus vaja ära teha, et arutelul kerkinud teemad ka päriselus saaks tehtud. Selle tulemusena valmis igas rühmas edasiste tegevuste loetelu, millest mõne puhul on lisatud ka tegija ja võib-olla isegi kuupäev. Ka need kokkuvõtted vaatame arutelu lõpus ühiselt üle, et kõik osalejad oleksid teemadega kursis.