Vana kala trikid kaugkoolituse vetes

/0 Comments/in , , ,

Ujuma saab õppida ainult siis, kui jalad põhja ei ulatu, ütles kunagi mõtleja, teoloog ja sumeroloog Evald Saag. Sama kehtib otse-eetris kaugkoolitamise kohta. Võid ju teoreetiliselt teada, kuidas üht või teist kontaktkoolituse nõksu või nippi võiks e-maailmas kasutada, aga pole midagi teha: tõe kriteerium on praktika.

“Igaühel on plaan seni, kuni ta saab vastu hambaid,” lausus poksija Mike Tyson. Sama lugu on kaugkoolitamisega. Sul võib ju olla hea mitu aastat koolitajakogemust ning mõni tuhat (või ka rohkem) tundi koolitajatöö kogemust, ent esimest korda vahetult kaug- või põimkoolitust tehes tuleb üllatusi riburada pidi. Nokkisin allolevasse artiklisse kokku enda olulisemad kaug- ja põimkoolituste õppetunnid.

Kui see ei tööta, on see tehnika

Parafraseeriksin just sel moel tuntud Murphy seadust. Kuigi mul oli enne esimest vahetut kaugkoolitust tarkust võtta osa SpeakSmarti Zoomi kasutamise koolitusel ning see hoidis ära kümmekond apsakat esimesel kaugkoolitusel ja aitas mõista, kuidas käib kaugkoolitusel aktiivne osalemine, on just tehnika see, mis töötab väheke teisiti, kui oli kavandatud. 

Nipp nr 1: Enne koolitust tasub üle kontrollida, kas mikrofon ja kõlar või kuularid toimivad. Ega seegi tähenda, et teised ka sind kuulevad ja sina neid, sest nendepoolses otsas võib tehnika tõrkuda. Või siis enda arvates kõik toimib, aga tegelikult siiski ei toimi.

Sama kehtib arvutiekraani jagamise kohta: ava enne koolitust kõik vajaminevad dokumendid ja kontrolli üle, kas neid on võimalik jagada ja kas ka teised näevad neid nii nagu sina.

Nipp nr 2: Logi koolitusele sisse peale arvuti ka oma päädi või nutitelefoniga või mõne teise arvutiga ning vaata, kuidas asi tegelikult välja näeb ja kostab. Pildi edastamist ja ekraani jagamist saad kontrollida samas ruumis viibides, kui nutiseadmel lülitad heli välja. Kui heli jääb nutiseadmes sisse lülitatuks ning viibid samas ruumis, läheb heli vilisema või kajab nagu hiigelkemmergus. Eriti hea on kontrollida koolitustehnika toimimist kõrvaltoast: siis kuuled ka adekvaatset helipilti.

Nipp nr 3: Kasuta võimalusel koolitusel kõrvaklappe või paiguta kõlar mikrofonist kaugemale, sest muidu kuulevad osalejad enda juttu kajaga.

Nipp nr 4: Paiguta veebikaamera oma silmade kõrgusele, sest kui su läppar on laual ja räägid veebikaamerasse, siis osalejate jaoks räägid sõna otseses mõttes ülevalt alla. Read more

9 säästuaja ajasäästu töövõtet

/0 Comments/in , , , ,

Kui keegi oleks aastapäevad tagasi öelnud, et suurem osa meist tegutseb peamiselt kodukontoris, siis oleksin kergitanud kulmukaart ning vastanud, et oh, oleks see ainult nii. Kui keegi ütleks nüüd, et aasta pärast töötab enamus meist kontoris, siis kergitaksin taas kulmukaart ja oleksin skeptiline.

Uues ebanormaalsuses on kodutöö osakaal tõusnud hüppeliselt. See on omakorda toonud kaasa uued probleemid, millest suurimad on tööaja pikenemine eraelulisse aega ning töö- ja eraelu kiire vaheldumine, mis väsitab tavapärasest rohkem. Erinevate uuringute põhjal on praegune tööaeg toonud kaasa palju positiivset: näiteks töötaja vajadusi enam arvestava tööaja ning olulise säästu kasvõi transpordiks kuluva aja arvelt. Varjukülgedena toovad uuringud peamiselt esile ületunnitöö ning tööstressi kasvu nagu ka sotsiaalse suhtluse vähenemise.

Ühe tõsiasja ees ei maksa silmi kinni pigistada: pärgviirus on tulnud selleks, et jääda meiega — ning tal on üsna ükstapuha, kas see meeldib meile või ei. Loomulikult loodavad inimesed vaktsiinidele kui imerohule, ent sellest hoolimata tuleb vaim panna valmis selleks, et praegune elukorraldus jätkub vähemalt 4–6 aastat.

Säilenõtkus ehk resilientsus omandab käitumismustrina üha suuremat kaalu. Säilenõtke on inimene, kes käitub sihipäraselt paindlikult. Siht on silme ees, kuid vajadusel me saame oma tegutsemisplaani kiiresti muuta ning vajadusel kohendada ka eesmärki hetkeolukorraga sobivaks. Selline sihikindel mõtte-, suhtumis- ja käitumiselastsus on võtmeoskus.

Jagan mõne töövõtte, mis aitab uue ajastu töös teha rohkem olulisi asju ära väiksema pahapaine ehk düstressiga. Praegusel, varasemast säästlikumat eluviisi nõudval ajal on oluline ka oma energiat säästa, et peaksime vastu ja suudaksime elu võtta mõnuga.

1. Nagu GPS

Navigatsiooniseadmesse sisestad sihtkoha aadressi ning seejärel arvutab masin Sulle välja optimaalse tee sihtkohani, võttes arvesse erinevaid teekondi ning liiklusolusid. Selle põhjal näitab GPS Sulle, kuidas edasi liikuda järgmisel olulisel ristmikul.

Samast mõtteviisist tasub võtta oma tegevuste kavandamisel ja tegutsemisel eeskuju. Hoiad sihti silme ees, mõtled kiiresti läbi hetkeseisust tulenevalt optimaalse teekonna ning lähed mööda valitud teed järgmise olulise “ristmikuni”, et seejärel taas vaadata kiirelt läbi vahepeal toimunud muudatused ja vajadusel korrigeerida teekonda.

2. Jäta valikuvõimalus

Need meie seas, kes armastavad lugeda, teavad, et loeme rohkem, kui pooleli on paar raamatut, mitte üks ehk terve kuhi. Sama lugu on meie tegevustega: kui jätame oma tegevuste loetelusse 2-3 järgmise tegevuse valikuvarianti, siis tegutseme rohkem ja paremini. Võib-olla praegu puudub tuju eelmise aasta aruandega tegeleda, ent tahe käesolevat aastat kavandada või olulist projekti ette valmistada on täitsa olemas. Siis tegeledki sellega ning avastad, et pärast selle järgmise tegevuse lõpetamist on tõenäoliselt eelmise aasta kokkuvõtte koostamise tahe suurenenud.

3. Edasilükkamise piiramine

Tegevuste edasilükkamine on täiesti normaalne inimlik joon. Tegevuse alustamisega venitamist võib põhjustada emotsionaalse valmiduse puudumine, napp info, kesised teadmised, segane ülesandepüstitus või (peaaegu) mis iganes. 

Üks nõks, millega saab end käima, on kasutada nn kolme edasilükkamise reeglit. Kui oled üht tegevust juba kolm korda edasi lükanud, tuleb valida kolme variandi vahel: kas teed selle asja kohe ära, loobud sellest täiesti ja otsustad tegevusest loobuda või lükkad tegevuse paar-kolm kuud edasi, sest ajastus oli vale.

4. Tark valik

Meil Maal ei lõpe töö kunagi. Mõte sellest, et ühel hetkel jõuame kõik kavandatud asjad tehtud, on petlik. Järelikult tuleb meil teha tark valik.

Kõige nutikam on hinnata tegevuse mõju ja selle valmis saamiseks vajalikku pingutust. Need tegevused, mille mõju on suur ja pingutus olematu, tasub ära teha esimesena. Need, millel suured nii mõju kui ka pingutus, vajavad kavandamist ning ellu viimist sel ajal, kui meie käsutuses on võimalikult palju energiat ja ülejäänud ilm meid parasjagu liiga palju ei häiri, vaid laseb meil tegutseda rahulikult ja keskendunult. Tegevused, mille mõju on tagasihoidlik ja mis pingutust ka ei nõua, ent ära on vaja ometi teha, tasub jätta nendeks hetkedeks, kui me muud ei jaksa teha. 

5. Infopakist läbinärimise nõks

Vahel koguneb meilikasti selline kuhi asju, et see võtab igasuguse tegutsemise isu ära. Mõne aja eest leidsin hea teguviisi, kuidas sissetulnud infokuhjast end läbi närida.

  1. Eemalda ebavajalik info: kustuta või arhiveeri.
  2. Suuna edasi need tegevused, mida (või millest osa) saab keegi teine teha.
  3. Tee järjest ära paar minutit nõudvad tegevused.
  4. Märgista tegevused, millega aitab veel venitada. Märgi juurde kuupäev, mil vaatad need tegevused taas üle.
  5. Vali kolm kõige mõjukamat tegevust. Märgista need, sõnasta igaühe puhul neist konkreetne järgmine samm (kasuta kindlasti tegusõna!) ja otsusta, millal sa nendega tegutsed. Pane see aeg kalendrisse kirja.
  6. Järelejäänud tegevuste puhul anna teistele teada, millal sa otsustad, mida nendega peale hakata. Väike vihje: kindlasti toimub see pärast seda, kui oled 3 kõige olulisema tegevusega edasi liikunud.

6. Töökoht mõnusaks!

Ei taha meist keegi tegutseda ebameeldivas keskkonnas. See kehtib ka kodukontori kohta.

Esmatähtis asi: tekita endale töötsoon, olgu selleks töölaud või kasvõi köögilaua nurgapealne. Kui on vaja tööd teha, siis mine “tööle” ehk sellesse pessa, mille oled töötamiseks sisse seadnud. Selles pesas kehtivad ka kokkulepped: kui oled seal, siis töötad, laskamata end segada teistest ega endast.

Säti iga päev oma töökeskkonda natuke ning püüa seda iga päeva lõpus muuta järgmiseks päevaks veidi mugavamaks, ergonoomilisemaks ja mõnusamaks. Väikesed muudatused loovad lõpuks suure muutuse.

Üks nipp veel: kui pead kiiresti vahetama tegevust, muuda oma asukohta ruumis kasvõi natuke. Näiteks tõused korra toolilt, nihutad tooli sentimeetri võrra ja istud taas. Pärast, kui tahad eelmisele tegevusele tagasi lülituda, nihutad tooli vana koha peale tagasi ja tõenäoliselt su keha teab, kus pooleli jäid.

7. Järgi oma kronotüüpi

Meid on laias laastus kolme tüüpi: “lõokesed” on ärksad hommikul, “öökullid” hilisõhtul ja varaöösel ning “kolmandatel lindudel” on üsna ükspuha, millal tegutsevad. Mõne päeva jooksul pane iga tunni tagant kirja hinnang oma energiatasemele. Edaspidi ajasta analüütilist mõtlemist nõudvad ülesanded virgele ja energiast tulvil ajale ning rutiinsed tegevused loidudele ja madala energiatasemega aegadele.

8. Kasuta tomatitehnikat

Francesco Cirillo loodud pomodoro ehk maakeeli tomatitehnika aitab paremini keskenduda. Tehnika nimetus tuleb tomatikujulisest köögitaimerist. Sätid taimerile peale 25 minutit ning otsustad ära, millised asjad jõuad selle aja jooksul tehtud. Kui taimer heliseb, teed lühikese pausi, sirutad ja ringutad ning näiteks jood veidi vett ja seejärel otsustad, kas tulemus on piisavalt hea või vajad ühte “tomatit” veel. 

Kui keegi segab sind keset “tomatit”, siis vaatad, mitu minutit on “tomati” lõpuni jäänud ning palud segajal võimalusel järgmise pausini oodata. Kui segaja teema on nii oluline, et oodata ei saa, siis “tomat” ei lähe kirja. Pole hullu, küll järgmine “tomat” tuleb paremini välja.

Pärast nelja “tomati” tegemist pead pikema, 15—45minutilise pausi, et süüa-juua või teha väike jalutuskäik.

Sellisel moel tegutsed keskendunumalt ja paremate tulemustega. Kui tundub, et 25 minutit on liiga lühike aeg, võid ju kasutada pontsakamaid “tomateid”, näiteks 52 minutit tööd ja 7 minutit puhkust või poolteist tundi tööd ja pool tundi puhkust rütmi.

9. Enda tunnustamine ja pidev parendus

Iga tegevuse ning iga päeva tasub end tehtu eest tunnustada ja olla endale siiralt tänulik tehtu eest. Soovi korral võid isegi märkmikusse kirja panna, millega just toime tulid — siis on nädala lõpus mõnus märkmikku sirvida ja tõdeda, et tehtud sai nii mõndagi.

Samuti tasub iga päev või kordki nädalas võtta kümmekond minutit, et leida väike parenduskoht, mis uuel nädalal teoks teha. Kui õpime pidevalt oma tegutsemisest, siis muutume üha meisterlikumaks ning tegutsemise mõnu üha suureneb.

Tee see nüüd lihtsalt ära

/0 Comments/in , , , ,

Hea Kodaniku toimetaja Mari Öö Sarv uuris inimestelt ja raamatutest, kuidas panna end ja/või oma inimesi uutmoodi käituma, kui on välja selgitatud, milles häda ja mismoodi oleks parem.

Pean tunnistama, et pole kunagi pidanud dieeti ega jätnud maha suitsetamist. Aga ma usun, et ma tean, kui rasked need mõlemad on. Ja tean minagi, kui mõnus on istuda mugavustsoonis ja mitte midagi muuta, ehkki tegelikult on ebamugav olla ja ma tean küll, mida oleks vaja teha.

Tean, kui raske on alustada kogu korteri koristamisega; kui raske on lõpetada mittemillegitegemine ja alustada uue suure tööga; kui raske on õpetada lapsi enda järel nõusid ära panema; kui raske on töörutiinis teha muutuseid, kui ebatõhusad võtted on sisse harjunud.

Ainult natuke lohutab see, et ma pole oma mugavustsoonis üksi, pigem kuulun enamuse hulka. Seda haaravam oli teekond muutuste tegemise saladustesse ja nippidesse. Read more

9 võtet eksamiks valmistumisel

/0 Comments/in , , , ,

Eksamisessioon on peatselt ees ning nutikalt õppimiseks on käes viimane aeg. Jagan mõne soovituse, mille järgimine aitab sul tulla eksamitega paremini toime.

Iga päev natuke

Väldi tundidepikkuseid õpimaratone, sest nende käigus läheb suurem osa materjalist peas segi. Selle asemel õpi iga päev natuke ning pea vahepeal pausi.

Millal oled kõige andekam? Tavaliselt on igaühel meist ööpäevas paar-kolm mõnetunnist ajavahemikku kui oleme veidi teravamad pliiatsid. Kasuta neid õppimiseks, sest sel moel säästad aega ja parandad tulemusi.

Ankurda õppimise aeg mõne igapäevase harjumuse külge: kui oled harjunud kõige tulemuslikumal ajal näiteks kirjutama, siis enne seda õpi; kui FaceBooki minema, siis enne seda õpi; kui sporti tegema, siis pärast seda kohe õpi. Read more

Veerandi reegel

/0 Comments/in , , , ,

Ideaalis võiksime pikaajaliste parimate tulemuste nimel püüelda selle poole, et jagame päeva neljaks veerandikuks, millest iga tükk peab silmas ajahorisondil erinevat vahemaad.

Kui tihti avastame, et päev on jõudnud õhtusse, kuid olulised asjad on endiselt ripakil ning pikema aja jooksul tähtsatele tegevustele ei jagunud hetkegi? Teoreetiliselt on ju tore mõelda, et tõeliselt tähtsad on need tegevused, millel tohutu mõju, ent ajaline surve puudub. Päriselu surub oma armutu tempo peale ning sellega kaasa minekust hoidumine nõuab hiiglaslikku enese- ja sihikindlust.
Kõige paremini toimivad lihtsad meetodid. Üks viis, mida proovida pikema aja jooksul tähtsatele teemadele varasemast suurema tähelepanu pööramiseks, on päeva või nädala tükeldamine neljaks.
Selle puhul tasub enne iga tegevust jonnaka järjekindlusega küsida endalt ja teistelt, millal me näeme konkreetse tegevuse vilju ning kui mahlakaks ja kasulikuks need tõotavad kujuneda.

3–5 aasta perspektiiv

Magusaimad viljad valmivad pikaldaselt. Oliivipuu hakkab kandma oskusliku kasvatamise korral 30–50 aastaga. Kui isa istutab puu, siis selle vilju hakkavad hea hoolduse korral nautima tema lapsed ja lapselapsed.
Meie igapäevane elu pole nii pika vinnaga. Sellest hoolimata tasub pärida, millised on muudatused, mida eesootav tegevus toob kaasa 3–5 aasta pärast. Milline on selle tegevuse pikaajaline mõju?
Eralda iga päev 2 tundi või nädalas päev ja veerand sellistele tegevustele, mille tohutu mõju avaldub mõne aasta pärast. Kui praegu pöörad neile tegevustele tähelepanu, siis õisi näed võib-olla juba aasta pärast, kuid viljad saavad küpseks alles mitme aasta möödudes. Read more

7 võtet projektide ajahädaga võitlemiseks

/0 Comments/in , , , , ,

Üle 90% projektidest jõuab tulemusteni kokkulepitust hiljem. Selleks, et lõpetada projekt õigel ajal, võib abi olla 7 allpool kirjeldatud võttest.

Kui veel eelmise sajandi lõpus öeldi, et projekt on eesmärgistatud tegevuste kogum, millel on algus ja lõpp, siis tänapäeval sõnastame projekti kui ajutise organisatsiooni, mis on loodud eesmärgiga saada valmis üks või rohkem toodet kokkulepitud ärikaasuse piires. Kui varem ütlesime, et projekt on tegevused, siis nüüd ütleme, et projekt on inimesed. Ja projektijuht on nende inimeste juht.

Alusta varem

Me jääme tavaliselt hiljaks sel põhjusel, et hakkasime liiga hilja minema. Projektidega on sama lugu. Kõige rohkem kaotatakse aega projekti alguses, sest projekti lõpuni on veel hoomamatult palju aega ning ebaselgus tuleviku suhtes aeglustab samuti tempot. Kui projektiga alustada varem ja võtta kohe hea hoog sisse, saab projekt varem valmis ning tudengisündroom jääb tulemata.

Kaasa varakult

Mida varem kaasata võtmeisikud projekti, seda parem ja kiirem saab tulemus. Esimeste tegevuste seas tasuks ühiselt visandada projekti lõpptulemus, hetkeseis ning hetkeseisust lõpptulemuseni jõudmiseks vajalikud vahetulemused. Kui nüüd hajutada vahetulemused projekti etappide vahel ja leppida kokku, kes võtmeisikutest vastutab iga vahetulemuse saavutamise eest, ning planeerida esimese etapi vahetulemuste saavutamiseks vajalikud tegevused, on üsna hea projektiplaani visand valmis.

Projekti edule aitab kaasa seegi, kui võtmeisikutega kokku leppida, milline on selle projekti prioriteet teiste projektide ja protsessidega võrreldes ning kui palju keegi võtmeisikutest sellesse projekti panustab. Üks sagedamini esinevaid vigu on see, et projekti ajaressursi kavandamisel arvestatakse sellega, et kõik osalejad tegelevad ainult selle projektiga – päriselus saavad nad pühendada projektile võib-olla ühe päeva nädalas.

Selleks, et muuta projekti visand veelgi kindlamaks, tasub kaardistada projekti ees ootavad riskid, hinnata nende mõju ja tõenäosust ning kõrge mõju ja tõenäosusega riskidele leida nende juhtimise meetmed.

Planeeri etapiti

Täpsem plaan tasub teha etappide kaupa, sest inimene on kehv ennustaja. Enne iga etapi lõppu on hea vaadata läbi järgmise etapi vahetulemused ning nende saavutamiseks vajalikud tegevused koos vastutajatega nagu ka järgmise etapi olulisemad riskid ja nende juhtimine.

Aja planeerimisel ei maksa unustada Parkinsoni seadust, mille kohaselt kõik tegevused täidavad nendeks ette nähtud aja. Päriselus kipuvad need tegevused ette nähtud aega isegi ületama. Ajaraami ületamine tuleneb tavaliselt sellest, et inimene on kavandamisel parandamatu optimist ning tavaliselt ülehindab nii enda kui ka oma meeskonna võimeid. Sellest aitab üle saada see, kui meeskonna liikmed hindavad ühiselt igaks tegevuseks kuluvat pingutust.

Hindamise viise on mitu, toon näitena planeerimispokkeri. Selle puhul jagatakse igale tiimi liikmele vale-Fibonacci jada arvudega kaardid: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20 ja 40. Tiimi juht küsib meeskonnalt hinnangut, kui suurt pingutust nõuab iga konkreetse tulemuseni jõudmine ning osalejad annavad oma hinnangust märku vastava kaardi tõstmisega. Kui mõni tiimi liige pakub silmnähtavalt vähem või rohkem kui teised, siis ta põhjendab oma hinnangut ning toimub uus hääletus.

Ole eeskuju

Briti krimikirjanik Catherine Aird kirjutas, et meil on kaks võimalust, kas olla hea eeskuju või kohutav hoiatus. Hea projektijuht on eeskuju.

See on keeruline, sest projektijuht on nii sise- kui ka väliskonflikti küüsis: ühelt poolt peab ta olema suurepärane eestvedaja ja teiselt poolt hea administraator ning ühelt poolt survestavad teda tippjuhid ja teiselt poolt projektis osalevate tiimide juhid. Kui suudad need vastuolud eeskujulikult lahendada, on projekti edu tagatud.

Motiveeri inimesi

Daniel Pink kirjutab, et inimesi motiveerib kolm asja.

Esimene: ühine ja selge eesmärk, millest lähtuda tegutsemisel.

Teine: autonoomia tegutsemisel – kui projektis osalejal on selge, kuhu ta peab välja jõudma, kuid tulemuseni jõudmisel on tal selgelt kokku lepitud piirides vabad käed, tegutseb ta usinamalt, loovamalt ja tulemuslikumalt.

Kolmas: kui tegevus aitab suurendada projektis osaleja meisterlikkust ning oma oskusi ja teadmisi pidevalt täiendada, on motivatsioon suurem.

Hea projektijuht hoolitseb selle eest, et need kolm soovitust saaksid iga meeskonna liikme puhul täidetud.

Delegeeri oskuslikult

Inimesed tahavad delegeerimisel teada seda, miks tegevus on vajalik, kuidas see sobitub suuremasse pilti, milline on soovitav lõpptulemus, millal peab asi valmis olema ning millised on tegutsemiseks vajalikud ressursid, mida ta saab kasutada. Kui need on paigas, saab tulemus parem.

Pühendu iga päev

Kui käsil on oluline projekt, siis juba projekti alguses broneeri oma kalendris selle projektiga tegelemiseks iga päev aega. Kui pooleli on mitu projekti, siis kasuta võimalusel nn ajasahtleid: näiteks teisipäeva ja neljapäeva hommikupoolikuti tegeled eelkõige ühe projekti tegevustega, kolmapäeva ja reede hommikupoolikuti teise projekti omadega ning ülejäänud aegadel teed teisi olulisi asju.

Iga päev võta päeva lõpus 5–10 minutit, et möödunud päeva saavutused üle vaadata ja kavandada järgmine päev, ning korra nädalas pool tundi, et vaadata tagasi möödunud nädalale ja paika panna järgmise nädala kondikava. Ülevaatuse käigus on hea kirjutada ka projekti päevikut, milles lühilausetega kirjas olulisemad saavutused, väljakutsed ja nende lahendused.

5 suurimat ajaraiskajat

/0 Comments/in , , , , ,

Kahtlustan, et viis suurimat ajaraiskajat on ala- ja üleplaneerimine, mõtte hajumine, vahelesegamine ning vidinate väärkasutamine. Näitan, kuidas neid tuvastada ja kuidas nendega toime tulla.

Alaplaneerimine

Kohtan sageli inimesi, kes ütlevad, et kõige mõnusam on planeerimatult ja sihitult kulgeda ning lihtsalt olla. Mõned neist kipuvad olemise käigus ära eksima, sest neil puudub vähimgi suund. See ei tähenda paigalolekut — nad liiguvad pigem Browni osakestena.

Sihitu meeskond võimendab juhuslikku liikumist veelgi ning Browni osakeste sagimine avaldub siis täies ilus.s

Mida teha? Ka mulle meeldib viibida käesolevas hetkes, kuid see ei välista mõistlikku planeerimist. Kui tahad loobuda sihitust sagimisest, siis esimesena esita endale paar olulist küsimust: millised asjad on tegelikult palju tähtsamad kui teisted? miks ma midagi ikkagi teen? milline on minu järgmine samm olulise tegevusega?

Ma ei pea silmas seda, et oleks vaja tohutut planeerimist. Sellest märksa olulisem on keskendumine käesolevale hetkele, järgmisele sammule ning tähtsatele sihtidele.

Üleplaneerimine

Mu koolitustel osalevad sageli üleplaneerimise ohvrid, kes pälviksid kindlasti mitmekordse üleilmselt tunnustatud aasta mikrodirektori tiitli. Ikka on vaja täiendavalt analüüsida, visandada erinevaid tulevikustsenaariume peensusteni, kirjeldada üksikasjalikult tegutsemiskavasid.

Selle tulemusena kulutavad nad märkimisväärselt rohkem aega planeerimisele kui tegutsemisele. Kuna tegutsemist ei järgne, siis tuleb taas asuda ümber planeerima. Tagajärjeks on üha süvenev planeerimisparallüüs.

Mida teha? Soovitused samad nagu üleplaneerija vastandile: pane paika kõige olulisemad 3 sihti ning sõnasta iga sihi puhul järgmine samm. Tee neist kõige olulisem ära ja siis vaata valmis järgmine samm. Elu muutub liiga palju, et pikalt ja üksikasjalikult planeerida. Loomulikult suurendab efektiivsust see, kui meil on olemas üldine pikaajaline plaan ja strateegia, kuid õnneks toob elu piisavalt palju ootamatusi, mis keeravad üksikasjaliku plaani pea peale. Paindlikkus ja kiire kohanemisvõime päästavad olukorra.

Mõtte hajumine

Mõtte hajumise võib jagada kaheks.

Esimene: hajamõtlemine, kui meel läheb uitama. Mulle juhtus kunagi ette üks uuring, mis väitis, et vähemalt kolmandiku ajast tiirutavad peas pealtnäha juhuslikud hajamõtted. Kui pooleliolev tegevus ei nõua keskendumist, siis võib selline uitmõtlemine võtta tervelt 70% meie mõtlemisvõimest. Kui hakamõtlemine haarab kontrolli, kannatab poolelioleva tegevuse kvaliteet.

Teine: rööprähklemine. Aju ei suuda teha mitut keskendumist nõudvat asja korraga (loomulikult on olemas inimesi, kes suudavad välkkiirelt lülituda ühelt tegevuselt teisele ning meile näib, et nad teevad mitut asja korraga). Selle teadvustamine aitab muutuda oluliselt efektiivsemaks, tehes teadlikult üht asja korraga.

Mida teha? Sageli ei pane ise hajamõtlemist ega rööprähklemist tähele. Palu kaaslastel teha endale leebe märkus, kui nad märkavad su mõtet uitlemas või näevad, et püüad teha mitut keskendumist nõudvat asja korraga.

Võta kasutusele mõni keskendumisvõimet suurendav abivahend, olgu selleks tegevust 25minutilisteks juppideks hakkiv Pomodoro tehnika või iga päev kerge mõtisklus või kujutlus, et lasta ajul vähemalt 5 minutit päevas teha mittemidagi ja puhata.

Abi on ka sellest, kui võtad kasutusele harjumuse panna uitmõtteid ja tegemist vajavaid asju kirja. Kui kirjutame mõtte üles, siis aju rahuneb ja suudab paremini keskenduda.

Vahelesegamine

Keskmist kontoritöötajat häiritakse sageli kümmekond korda tunnis. Sama keskendumistaseme saavutamine võtab aega mitu minutit. Sinna see aeg kaob.

Mida teha? Keskendunud töö aja suurendamiseks on eelkõige abi ennetamisest.

Sea enda jaoks prioriteedid paika ning eira vähem olulisi segajaid. Kui eirata pole võimalik või see toob kaasa kahju, püüa koguda vähemolulisi vaheletrügivaid töid ning teha neid näiteks iga tööpäeva lõpus pool tundi.

Kasuta ülalpool viidatud Pomodoro tehnikat. Kui segaja tuleb poole “tomati” pealt, siis palu tal võimalusel naasta siis, kui “tomat” on läbi.

Kasuta lihtsalt mõistetavat märki, mis näitab, et vajad hetkel keskendumist: olgu selleks suletud uks, kuvarile heisatud punane lipuke, kõrvaklapid peas või “telliskivi” Skype’i staatuses.

Kui ennetada ei õnnestu, siis tõuse sekkuja saabudes püsti: püstijalu kohtumised võtavad vähem aega. Enne tõusmist pane paari sõnaga kirja, mida teed pärast katkestuse lahendamist edasi — siis saad lihtsamini järje peale tagasi.

Vidinate väärkasutamine

Vidinad on toredad seni, kuni need teenivad eesmärki. Tean kümneid inimesi (olen isegi olnud üks neist), kes proovivad üha uusi vidinaid ja süsteeme, lootes neist leevendust produktiivsuskriisile. Lõpuks kaob kogu aeg uute jubinate ja süsteemide katsetamisele ning efektiivsusest on endiselt asi kaugel.

Mida teha? Ära kasuta uusimat tehnoloogiat, sest see kubiseb tavaliselt lastehaigustest. Mulle ei meenu hetkel ühtegi suurt kontserni (välja arvatud Microsoft ise), mis kasutaks Outlooki viimast versiooni. Nutikas on kasutada toodete eelviimast versiooni, sest selles on suurem osa vigu juba parandatud.

Kui mingi asi või süsteem toimib, on arukas kasutada seda selle loomuliku eluea lõpuni välja. Seda saab teha siis, kui su jaoks pole oluline olla moekeiser, vaid tulla asjadega tõhusalt toime. Minu arvutiks on kolmeaastane Macbook Pro, telefoniks sama vana iPhone 4s, päädiks iPad3 (mulle lihtsalt meeldib see, et õunatooted suudavad omavahel suurema häkkimiseta suhelda ning on suhteliselt töökindlad), sama kehtib muu tehnoloogia kohta, mille hulgas leidub vaid mõni üksik ‘värskeim mudel’. Tulemus on see, et kõik toimib.

See, et ma ei vaheta oma ajahaldussüsteemi kuigi tihti, tagab ka selle, et ma ei kuluta liiga palju aega uue süsteemi õppimisele ja üleviimisele. See ei tähenda, et ma ei täiustaks oma süsteemi. Olen teinud aasta jooksul oma süsteemi kümmekond väikest täiustust ning süsteem muutub üha paremaks.

Pomodoro tehnika säästab päeva

/4 Comments/in , , , ,

Tomato TimerKasutan juba üle aasta koolituste ettevalmistuses, müügipakkumiste kirjutamisel ning teistegi arvutitööde puhul Pomodoro tehnikat, mis tõstab oluliselt efektiivsust.

Itaallased on pentsikud inimesed: nad kasutavad tomatikujulisi munakelli. Francesco Cirillo loodud süsteem põhinebki tomatitaimeri kasutamisel – eesmärk on töötada segamatult 25 minutit ning seejärel pidada kuni viieminutiline puhkepaus, et kasvõi selga sirutada või vett juua. Kui pomodoro ajal segab miski või keegi sind, siis teed selle kohta märkuse ning ajad asja korda pärast pomodoro lõppu. Kui hakkad katkestusega tegelema pomodoro keskel, siis see “tomat” arvesse ei lähe. Pärast katkestusega ühele poole saamist alustad uuesti, püüdes järgmise pomodoro teha eelmisest parema.

Kui lõpetad töö enne “tomati” lõppu, siis kasutad järelejäänud aja tehtu analüüsiks ning lühikeseks mõtiskeluks selle üle, mida saad edaspidi sarnaste tegevuste juures paremini teha. Kui “tomatist” ei piisa ülesande täitmiseks ja selle lõpetamiseks on jäänud minut või paar, siis võid töö lõpetada ka pärast taimeri helisemist. Kui näed, et mõne hetkelise viivituse sisse sa järelejäänud tööd ei mahuta, siis pead pausi ning jätkad ülesandega järgmise pomodoro ajal.

Pärast nelja pomodoro‘t tuleb pikem, 15-45minutiline paus, mille jooksul näiteks sööd, käid tualettruumis, vastad vahepeal saabunud pisimeilidele ning lõõgastud.

Vähem katkestusi ja parem plaan

Säärase jupitamise tulemusena tõuseb oluliselt produktiivsus, sest meie tähelepanuvõime langeb oluliselt pärast 25 minutit. Kui pärast seda teed kasvõi mõnesekundilise pausi, et sirutada, siis see tõstab efektiivsust 10-20 protsenti.

Tomatisüsteem aitab peale katkestuste vähendamise ka paremini planeerida. Eelmisel õhtul või tööpäeva hommikul sead ülesanded tähtsuse järjekorda ning hindad, mitu “tomatit” igale ülesandele kulub. Järgmise ülevaatuse käigus saad hinnata, kus ennustasid ajakulu valesti.

Pomodoro tehnika aitab ka pisiasjadega lobedamalt toime tulla: olen võtnud oma tööpäevades pisiasjade ajamiseks 2 pomodoro‘t, ühe enne lõunapausi ja teise tööpäeva lõpus. Need asjad, mida kahe “tomatiga” korda ei saa, võivad järelikult oodata järgmist päeva.

Pomodoro tehnika pole ainult täiskasvanute rõõm. Mõni päev pärast seda, kui olin seda ühel oma koolitusel tutvustanud, helistas mulle üks osaleja ning teatas: “Tead, Kristjan, me saime tütre toa lõpuks ära koristatud!” Ema ja tütar leppisid kokku, et koristavad toa ära Pomodoro tehnika abil kaheksaminutilise töösessiooni ja kaheminutiliste pausidega. Kolm “tomatit” hiljem tuba säras ning tütar olevat uurinud, et millal nad jälle tuba koristavad!

Minu asjaliku päeva 5 põhimõtet

/0 Comments/in , , , , ,

Inimesed pärivad vahel, et kuidas ma ise kui ajajuhtimise koolitaja ja coach muudan oma päevi nii efektiivseks, et saan endale lubada lõbu töötada ainult neljal päeval nädalas. Kergitan katet ja pakun sulle võimaluse kasutada samu võtteid.

1. Armasta oma tööd

Mulle meeldib mu töö. Täpsemalt, olen sellest vaimustuses. Ja nii mitu aastat juba. Ma armastan oma tööd. Kui ma ei armastaks seda, mida teen, ei saaks ma teha tööd lustiga ega naudiks seda.

Kui sa ei armasta oma tööd, siis küsi endalt, millised on väikesed, isegi märkamatud asjad selles töös, mis sulle meeldivad. Ja millisel puhul sa armastaksid oma tööd. Pane neist kõige lihtsamini teostatav asi kirja ning mõtle, milline on sinu esimene samm, et soovitud olukorrani jõuda.

Tehtud? Nüüd tegutse! Astu esimene väike samm, et olukorda muuta endale meeldivamaks.

2. Loo päeva ja nädala rütm

Milliseid rolle sa täidad tööl? Kes sa tegelikult oled (peale selle tiitli, mis kirjas su ametinimetuses)?

Kas oled kunagi tantsinud rütmita muusika järgi? See on alguses päris keeruline, sest ootamatud löögid tabavad kuulmist kõige pentsikumates kohtades. Rütmi järgi on tantsimine lihtsam ja nauditavam.

Milline võiks olla sinu päevade rütm? Tean inimesi, kes hommikul võtavad 5-10 minutit päeva ülevaatuseks. Seejärel teevad nad tööd mõne keskendumist nõudva ülesandega pool kuni poolteist tundi. Siis osalevad nõupidamisel või valmistuvad selleks. Kirjutavad puhtaks koosoleku ideed ja panevad need käiku. Pärastlõunal kohtuvad teiste inimestega. Seejärel teevad ära pisiasjad. Lõpuks heidavad nad pilgu möödunud päevale tagasi ja vilksavad hetkeks järgmist päeva, et veenduda – kõik on hästi.

E-kirjadele vastavad nad võimalusel ülesannete vahel, et vähendada ülesandele keskendumiseks kuluvat aega.

Loomulikult ei saa töötada ülejäänud maailmast lahus ning meid katkestavad alailma erinevad inimesed ja asjad. Siin tuleb appi ühe Maaülikooli õppejõu pakutud reegel. Tema küsib üliõpilastelt, kas jutt tuleb lühike või pikk. Kui lühike, siis tuleb asi kohe korda ajada. Kui pikem jutt, siis on parem aeg kokku leppida.

Üks asi veel: kui ootamatus häirib su päeva, siis kirjuta paari sõnaga üles, kuhu hetkel pooleli jäid, või sea silme ette mõni märk, mis tuletab pooleli tegevust hiljem meelde.

Mu enda rütm on selline: hommikul vaatan, mis mind ees ootab; seejärel teen ära kõige keerulisema asja; loen ja vastan kirjadele; teen ära järgmise suurema tegevuse; lõunatan; loen ja vastan kirjadele; teen ära kolmanda suurema tegevuse; loen ja vastan kirjadele; teen tunnikese kribu-krabu-tegevusi; loen ja vastan kirjadele ning võtan päeva kokku. Kui võimalik, siis koolitan inimesi kolmel päeval nädalas ning neljanda päeva hommikupoolikul valmistun koolitusteks ja pärastlõunal osalen kohtumistel-koosolekutel.

3. Kasuta lihtsat süsteemi

Pane oma ülesanded kirja ja ära kanna neid peas. Sel juhul võid olla kindel, et ükski vajalik tegevus ei jää märkamata, samas ei köida tegevustele mõtlemine liiga palju su tähelepanu ega tekita stressi ka kiiretel aegadel.

Üks mu lemmiksüsteeme on Michael Linenbergeri nn üheminutinimestik, mille kohta saad lähemalt lugeda siit. Mu enda süsteem on veidi keerulisem – kui annate kommentaarides märku, siis kirjeldan seda järgmisel korral hea meelega.

4. Ole positiivne

Optimism on õpitav, väidavad psühholoogid. Võta igal õhtul hetk, et küsida enda käest neli küsimust: mille eest oled täna tänulik (annab hea tuju ja aitab olulisi asju märgata), kui palju koormasid end füüsiliselt (hoiab mõistuse liikumas ja keha korras), kui kaua tegid mitte midagi (aju tahab samuti puhata) ning mida head täna tegid (mõtestab meie elu).

5. Sea ligimesed esikohale

Üks Ameerika eneseabiguru tõi hea näite. Mõtle selle peale, keda tahad näha oma elu viimasel päeval oma surivoodi ümber. Töökaaslasi? Vaevalt. Pigem ikka lähedasi ja sõpru.

Kellele peaksid eelkõige tähelepanu pöörama? Lähedastele ja sõpradele.

Kui mu enda ja kõige lähedasemate inimestega on lood hästi, suudan teha ka tööd suurepäraselt.

Elu ilma sabata

/0 Comments/in , , , ,

Eks vist suurem osa meist tahab maha jätta jälje, aga kui palju meist soovib, et see oleks lohiseva saba oma?

Mulle meenub lugu Michael Heppelli raamatust “Kuidas iga päev tunnike kokku hoida“.

Ta kirjeldab kohtumist oma mentori, suure personaliotsingufirma peadirektoriga, millest on nii mõndagi õppida. Kohe, kui mentor soovitas näiteks mõne uuendusalti juhiga ühendust võtta ja Heppell sellega nõustus, helistas mentor juhile ja leppis kohtumise kokku. Kui mentor soovitas Heppellil midagi lugeda, helistas ta sekretärile ning mentori juurest lahkudes ootas kabineti ukse taga paljundatud artikkel Heppelli. Mentor lõikas kõik kohtumise käigus tekkivad sabad kohe ega lasknud ühtegi tegevust lohisema jääda.

Mida teha siis, kui ei pole arukas teise aega kulutada kohtumise ajal pisiasjade tegemiseks? Kõige lihtsam: kirjuta üles ning aja need asjad korda vahetult pärast kohtumist. Sama lugu on siis, kui ei saa enda aega kulutada, sest keset mingile tegevusele keskendumist hüppavad pähe pisiasjade korda ajamist nõudvad uitmõtted. Pane need kirja ning tee ära järgmise pausi ajal. Kasutan seda võtet koolitustel paar-kolm kuud: saadan koolituse käigus ühiselt loodud materjalid osalejatele 20 minuti jooksul pärast koolituspäeva lõppu.

Sellisel moel on arukas lõigata väikesed, vähem kui paariminutilised sabajupid. Pikemate tegevuste jaoks on arukas leppida endaga kokku aeg, mil need rahulikult ja keskendunult ära teha.

Olen elanud “elu ilma sabadeta” hea mitu kuud ning enesetunne on parem kui kunagi varem, sest kui ma ei jäta “saba lohisema”, saan palju paremini keskenduda käesolevale hetkele.

Proovi ise ka seda võtet, et saada aru, kas see sobib sulle: lepi endaga kokku, et tänasest päevast ei jää pisiasjad lohisema. Ela tänane nii, et lõpetad päeva “sabadeta”. Luban, et tulemuseks on harukordselt kerge enesetunne õhtul, sest sa pole võtnud uusi ajavõlgu. Parim aeg selle uue harjumusega alustamiseks on kohe nüüd.