6 nippi pabermärkmiku kasutajale

Olen uurinud viimase nelja aasta jooksul sadadelt inimestelt, milliseid nippe nad kasutavad asjade kirjapanekuks pabermärkmikusse. Tutvustan neist võtetest tõhusamaid.

1. Jaga leht pooleks.
Jaga päeva leht pooleks: ühele poole pane kirja kellaajalised sündmused ning teisele poole nimestik, milles kirjas need tegevused, mis tuleb millalgi sel päeval ära teha, aga suurt vahet pole, mis kell täpselt.
Kui nüüd päeva jooksul saad kellaajaliste sündmuste vahel mahti, siis libistad pilgu paremal poolel olevast tegevusnimestikust üle ning valid tegevuse, milleks parasjagu tuju ning vajadus.
Päeva lõpus kiidad end oluliste tegevuste eest, millega toime tulid, ning visandad järgmise päeva tegevusnimestiku või täiendad seda. Kui mõned asjad jäid tegemata, siis ei lükka neid alati mitte homsele, vaid leiad päeva, millal tegelikult need ära teed.
Kasuta lühikesi tegevusnimestikke: kui tegevused ei mahu ühele kalendrilehele, siis on neid tõenäoliselt ühe päeva jaoks liiga palju.

2. Kasuta kleepepabereid
Üks vahvamaid nippe, mida olen näinud: selle asemel, et kirjutada kalendrisse, kirjuta kleepsupaberitele ja kleebi need märkmikusse. Kui lükkad mingi tegevuse edasi, siis pole seda vaja ümber kirjutada!
Selle süsteemi kasutamise eelduseks on kokkulepe endaga: kui liim paberi taga enam ei kleebi, siis tuleb paberil olev tegevus kohe ära teha või visata see paariks-kolmeks kuuks peast ja märkmikust välja ning loobuda sellest.

3. Lisa ideedelehele kleeps
Tean mitut inimest, kes on tekitanud oma märkmikusse n-ö ideede sektsiooni, milles olevatele tühjadele lehtedele kribivad uitmõtteid ning ideid selle kohta, mida võiks tulevikus teha.
Korra-paar kuus võtavad nad uute ideede nimestiku ette, loevad läbi ning otsustavad, millise vahva mõte võiks järgmisena ellu viia.
Selleks, et hetkel pooleli olev ideeleht avaneks kiiresti, kleebivad nad selle küljele indeksikleepsu. Teine indeksikleeps või joonlaud asub tänase päeva vahel, et seda saaks kiiresti avada.

4. Pane suuremad tegevused kirja
Üks hea nipp veel: pane eraldi lehele kirja suuremad tegevused, mis hetkel pooleli. Minul on praegu nendeks nelja koolituse ettevalmistus, koostöö koolituse „Uus kurss“ ettevalmistus ning paar-kolm asja veel.
Kui viskad hommikul või õhtul korra sellele nimestikule pilgu peale, siis suudad kiirelt otsustada, milline on neist hetkel kõige tähtsam, ning mida peaksid järgmisena ette võtma, et see oluline asi viia eduka lõpptulemuseni.

5. Prindi kalender välja
Kasutame üha enam ühiseid kalendreid, olgu need Outlookis, Lotus Notesis või Google Calendaris. Kui hoiad oma tegevusi pabermärkmikus, kuid osa tegevusi paned kirja e-kalendrisse, siis on kasu kahest võttest.
Esimene: märgi kord päevas oma hõivatud ajad e-kalendrisse. See polegi nii oluline, et paned kirja, millega millal täpselt tegeled. Kui lisad e-kalendrisse hõivatud ajad, siis on teistel lihtsam leppida sinuga kohtumist kokku.
Teine: Prindi päeva-paari tagant Outlooki kalendri nädalavaade välja ja lisa see pabermärkmiku vahele. Siis pole vaja nii palju asju ümber kirjutada.

6. Kui oled rahutu, kirjuta
Kui tundub, et tegemata asjad löövad üle pea kokku, siis võta kümmekond minutit, et ühele lehele kirjutada olulisemad eesootavad tegevused üles. Seejärel vali nende seast välja kolm olulisemat ja  tee ära. Nüüd tee väike paus ning vali järgmine kolmik, millega tegutseda.

Millised on sinu parimad pabermärkmiku nipid? Olen tänulik, kui jagad neid artikli kommentaarides.

Loe teiste kasutajate nippe ka sekretar.ee kommentaaridest – sealgi oli mitu head võtet.