Enda jalule ajamise 5 nippi

Kirjutasin eelmisel nädalal sellest, kuidas aru saada peatsest kontrolli kadumisest oma asjade üle. Täna näitan, kuidas võtsin end uuesti kätte ning taastasin oma väikeses maailmas endise korra.

1. Võta päev või paar

Teiste tegemiste kõrvalt on väga keeruline oma tegemistes korda luua. Seepärast võta sellele tööle keskendumiseks päev või paar. Kasvõi nädalavahetus. Või võimalusel paar päeva palgata puhkust.

Kui see pole võimalik, siis broneeri asjade kordasättimiseks neli ennelõunat, mil sa ei käi koosolekutel ega tee muid asju. Tunnist ajast ei piisa, vajad vähemalt 2-3tunniseid segamatuid sessioone, et asjad korda sättida. Kui muud ei jää üle, sõida paariks päevaks teise linna „komandeeringusse“.

2. Keskendu

Kui asud korrastama, siis esmalt taga rahu. Selleks lülita telefon välja ning ära loe uusi e-kirju. MSNist ja Skype’ist logi välja. Pead saama segamatult tööd teha.

3. Võrru ja tagasi

Vajame vähemalt korra kuus aega omaette olemiseks, et mitte midagi teha ja lasta mõtetel lihtsalt voolata.

Mu hea õpetaja Mart Parmas tavatseb öelda, et kui on vaja millegi üle mõelda ja mõtiskleda, siis pole midagi lihtsamat kui minna bussijaama ning osta Võru bussile pilet. Sõidad neli tundi Võrru, seal einetad veidi ja jalutad ning siis Tallinnasse tagasi. Pealinna naastes on mõtted oluliselt selgemad kui enne.

Selles jutus on oma iva. Enne kui hakkad asju klaarima, võta tunnike või paar, et lihtsalt jalutada ning rahulikult mõtiskleda. Ilma mingi sihita. Las aju ise uitab. Kui tuleb mõni hea mõte, pane see kirja. Ja mõtiskle edasi.

4. Prioriteedid paika

Pane paberile kirja olulisemad teemad, vajadusel koosta mitu nimekirja: näiteks üks töö, teine koduse elu ning kolmas enda arendamise jaoks. Määra igas nimestikus 3-5 olulisemat prioriteeti. Lihtsalt kirjuta teemade ette tähtsust tähistavad numbrid. Oluline on luua selge järjestus.

Võta ette käesoleva kuu plaan. Millised olulised asjad peaksid sel kuul saama tingimata tehtud? Pane need kirja ja sea tähtsuse järjekorda.

Ülejäänud tegevused kirjuta teisele lehele, mille päisesse võib lisada fraasi „Võib-olla ühel ilusal päeval“. Selle nimekirja vaatad siis üle, kui praegu olulised asjad tehtud.

Nüüd mõtle eesootavale nädalale: millised on kõige olulisemad asjad, mis peaksid nädalaga saama valmis? Pane kirja ning sea olulisuse järgi ritta. Kui nädala jooksul tuleb uusi lahendamist vajavaid teemasid, mis aitavad oodata järgmise nädalani, kirjuta need üles, et nädala lõpus otsustada, mida nendega täpsemalt teed.

Viimase sammuna mõtle homse peale ja otsusta, milline on homne kõige olulisem tegevus, mille kindlasti ära teed. Pane see homsele päevale kalendrisse kirja. Äärmisel juhul kirjuta homsele kuni kolm olulist tegevust, aga sel juhul pane taas järjekord paika.

5. Korista vedelevad tegevused

Jäänud on veel viimane asi enne tegutsema hakkamist. Ava oma meilikast ning loo inbox’i alla uus kataloog „Kirjad töötlemiseks“. Sellesse kausta lohista Inboxist kõik kirjad, mis nõuavad tegutsemist (arvesta sellega, et sageli kirja lohistamisel teise kausta märgitakse see loetuks). Võid luua ka nimekirja, millesse kirjutad üles kõik tegevused, mida üldse on vaja teha.

Anna endale lubadus, et igal hommikul otsustad kümne e-kirja või minevikust pärit tegevusega, mida nendega täpselt peale hakata. Ma ei pea silmas seda, et peaksid need tingimata kohe ära tegema. Lihtsalt otsusta iga asja puhul, mida ja millal sellega peale hakata. Sel moel tasapisi liikudes vabaned mineviku taagast mõne nädalaga.

Edaspidi puhasta igal õhtul meilikast saabunud kirjadest ning otsusta iga asjaga, millal ja mida sellega teed.

Need mõtted on pärit minu jaoks uuest ajajuhtimissüsteemist, mille loomisega praegu tegelen. Lähema kuu-paari jooksul tutvustan seda ka siin blogis.