Klientide kogemused

• Kalev Chocolate Factory
• Ülemiste City
• PricewaterhouseCoopers
• Helmes
• Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus
• BIGBANK

Kalev Chocolate Factory:

Intervjuu personalijuht Kärt Kirsoga

Miks otsustas Kalev Chocolate Factory koolitada juhtkonda, keskastme juhte ja tippspetsialiste ajajuhtimise vallas?

Ei saa pidada iseenesest mõistetavaks, et kõik inimesed on loomult head enese juhid sh ka head oma aja juhid. Oli näha, et mitmed juhid kustutavad pidevalt tulekahjusid, samastavad uusi äsja saadud ülesandeid kui prioriteetseid ülesandeid, lasevad ennast palju katkestada ja segada.

Milline on olnud ajajuhtimiskoolituse mõju Teie ettevõttele?

Koolituse eel ja alguses teadvustas igaüks, millised on tema kõige suuremad kitsaskohad ning koolituse ajal õpetati neile vise, kuidas neist üle saada. Koolituse lõpus anti iseendale lubadus, millised vähemalt kaks nippi kasutusele võetakse. Samal päeval olid paljud kauem tööl tegeledes mõttepuhastusega, kategooriate ja task listide loomisega ning ülevaatusega. Kui nädala pärast uurisin, kas enesele antud lubadusi on hakatud täide viima, siis 80% vastasid jaatavalt.

Nüüd, kolm kuud hiljem on selgelt näha, kuidas minu endal ja minu lähematel kolleegidel-juhtidel on vabanenud rohkem aega tegeleda Covey mõistes II kvadrandi tegevustega ning on vähenenud stressitase sellest, et “äkki on midagi, mida ma peaks kohe tegema, aga ma ei tea seda”.

Tegime samal teemal ühe sisekoolituse, tellisime Vain ja Partneritest veel ühe koolituse ning oleme veendunud, et nii parktilise koolituse tulemusena hulga töötajate hulgas on varsti näha mõjusat kvaliteedi nihet erinevate valdkondade töös ja tulemustes.

Ülemiste City:

Intervjuu müügiesindaja Armas Rüüteliga

Miks tulid aruka ajajuhtimise koolitusele?

Aega juurde ei saa ning igal minutil on kulla hind – see oli põhjus, miks osalesin koolitusel. Tahtsin õppida kasutama tööpäevas olevat aega võimalikult ratsionaalselt.

Minu puhul oli üheks suuremaks puudujäägiks võime seada eesmärke ning neile keskenduda. Tihtipeale sai keskendutud tühisele asjale ja sellele liiga palju aega kulutatud.

Mida nüüd, pärast koolitust, oled hakanud teisiti tegema?

Kasutan kahe minuti reeglit – kui asi võtab alla 2 minuti aega, teen selle kohe ära, mitte ei lükka edasi.

Olen loonud ka Outlooki eraldi kausta, kus hoian vastamata e-kirju. Samuti seadsin sisse kausta delegeeritud asjade jaoks ja käin selle paar korda nädalas läbi.

Üritan ka võimalikult palju kalendrisse asju kirja panna, et ei tekkiks päeva jooksul üllatusi, mis mind ajahätta jätavad.

Kuidas Su uued harjumused on avaldanud mõju Sinu töötulemustele?

Kuna müügitöö on väga palju seotud emotsioonidega, siis tänu koolitusele on mu päevad muutunud vähem närvilisemaks. See on üks suurimaid plusse. Kuna olen päevakava paika pannud, siis tean, millele keskenduda. See aitab mul vältida nö ootamatuid hetki, mis mind endast välja viiksid.

Teiseks üritan asjad panna paberil paika ning sorteerida neist olulisemad välja ja neile keskenduda, jättes vähemtähtsad asjad soiku, sest need lahenevad sageli iseenesest.

Kui palju Su päevades tuleb ette ootamatuid katkestusi?

Neid on päeva jooksul päris mitmeid. Aga ma oskan oma kalendrit oskuslikult koostada nii, et jätan ootamatustele „auke”. Võtame näiteks samaks päevaks tekkivad kliendikohtumised – nende jaoks on mu kalendris iga päev sobilikud augud. Ma ei pea kliendile „ei” ütlema, sest olen üle planeerinud. Kui juhtub, et need kliendikohtumiste „augud” ei täitu, siis on alati tööd, mida sinna panna ja sel ajal teha.

Kuidas ajajuhtimise koolitusel osalemisest tekkinud muutus Sulle meeldib?

Väga meeldib! Loodan, et see meeldib ka mu töökaaslastele – kui olen vähem närvilisem, siis olen loodetavasti ka neile meeldivam.

Mida saaksime edaspidi veel paremini teha?

See on päris raske küsimus. Kui tulen koolitusele ja tegelen 101% enda koolitamisega, siis selle mõju on alati pikaajaline. Aruka ajajuhtimise koolituselt saime palju fakte ning soovitusi kaasa. Mul pole ühtegi nurinat koolitusele.

PricewaterhouseCoopers:

Intervjuu maksuosakonna juhi Villi Tõntsoniga

Miks otsustas PricewaterhouseCoopers Eesti maksuosakond korraldada ajajuhtimise koolituse?

Konsultandi peamine ressurss on tema aeg ning konsultandi efektiivsus sõltub peamiselt sellest, kuidas ta suudab oma ajaga ümber käia – kuidas seda mõistlikult planeerida, erinevate tegevuse vahel jagada, kuidas tagada tähtaegadest kinnipidamine ning vältida väga pingeliste perioodide vaheldumist nn “tühja” ajaga.

Aja oskuslikust kasutamisest sõltub suuresti meie stressitase. Konsultandid on enamasti planeerimist ning selgust hindavad inimesed, seega on vajalike tööriistade omamine oma (professionaalse) elu korrastamiseks kiire viis tööalase stressi vähendamiseks ning efektiivsuse tõstmiseks.

Koolitus, mis kirjeldab ajajuhtimist süsteemselt, pidi täitma üsna mitu eesmärki – esiteks tööriistade andmine saavutamaks suuremat kontrolli oma tegevuse (=oma aja) üle ja seega väiksemat tööstressi, teiseks põhimõtete ühtlustamine, et ajajuhtimisest sarnaselt aru saadaks, kolmandaks efektiivsuse tõstmine tegevuste planeerimise ja prioriteetide seadmise kaudu.

Milline oli ajajuhtimise koolituse mõju osakonna tööle?

Hetkel on võib-olla vara mõju hinnata – väljakujunenud käitumise muutmine võtab oma aja. Mitmed kolleegid alles “seedivad” saadud uusi mõtteid, kuid üht-teist on juba muutunud/muutumas. Kasvanud on ühise kalendri kasutamine, samuti tegevuse planeerimine läbi erinevate valdkondade tegevusnimestike kasutamise. Ka on hakanud kasvama arusaamine vajadusest võtta konkreetset aega kiirete (kuid tihti vähemoluliste) asjade kõrvalt ja teha täna asju, mis loovad võimalusi tulevikus, mis on tõenäoliselt suurima ärilise tähtsusega muudatus käitumises, kui see kinnistub.

Plaanis on ühtlustada saadud kogemust Lotus Notesi keskkonnas ajaplaneerimise tegevuste lihtsustamiseks, kuna praktilist arusaamist meie spetsiifilise tarkvara rakendamisest aja juhtimisel jäi koolitusel veidi puudu.

Kolleegidelt tagasisidet küsides on üsna selge, et esimene eesmärk – tööstressi vähendamine – tundub hetkel olevat saavutatud. Teise ning kolmanda eesmärgi saavutamist loodame selle finantsaasta jooksul läbi ühiste ajajuhtimislahenduste rakendamise ning loodetavasti selle kaudu efektiivsuse kasvu läbi.

Helmes:

Üks küsimus juhatuse esimees Liina Laast-Laasile:

Millised on olnud aruka ajajuhtimise koolituse tulemused Helmeses?

Tõepoolest, oleme viimasel ajal suutnud arenduse kvaliteeti tõsta ja pidada paremini kinni arenduste ajagraafikutest. Kahjuks ei oska ma öelda, kas see on tänu sellele koolitusele või tänu sellele, et oleme oma töötajaid teistes, nende tööks hädavajalikes, väga konkreetsetes valdkondades põhjalikult koolitanud. Loomulikult on ajajuhtimine üks väga oluline osa selles kõiges. Ja ma pole hetkegi kahelnud, et tegime õigesti, kui korraldasime oma töötajatele ajajuhtimise koolituse.

Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus:

Vanemkonsultant Toomas Valge:

Osalesin Sinu koolitusel möödunud aasta oktoobris. Olen juba mõnda aega mõelnud, et annan veidi tagasisidet selle kohta, kuidas ma koolitusel saadud teadmisi olen rakendanud ja mis tulemusi see on andnud.

Esiteks tahan öelda seda, et kui oled endale süsteemi välja töötanud ja seda süstemaatiliselt parendad, siis on suhteliselt lihtne oma aega juhtida. Ma ei alustanud loomulikult nullist, kuid tänu koolitusele võtsin vaevaks seda teemat enda jaoks rohkem lahti mõtestada. Samas arvan, et teha on veel palju. Käesolevaks hetkeks olen tühjendanud oma Inboxi. meile loen kaks korda päevas, hommiku poole ja õhtu poole, kasutan “taske” ja olen loonud Outlooki kategooriad, et asjadest ülevaadet omada. Tuleb tunnistada, et asi toimib. Samuti olen kommunikeerinud oma töövõtteid meeskonnale ja vahetule juhile.

Teine suur asi, vähemasti minu arvates, on see, et tegin nn mõttepuhastuse. Võtsin kätte ja kirjutasin kodu selle “sodi”, mis peas oli vihikusse. mõne päeva pärast täiendasin nimekirja, ja siis ca nädala pärast vaatasin uuesti üle ja seadsin teemad, prioriteedid jne paika. Tulemus – magan rahulikumalt ja stressi on vähem.

Ah jaa, mainimata jäi veel RSS, täitsa asjalik vidin.

Kokkuvõttes tunnistan, et minule isiklikult oli koolitusest palju kasu ja minu ajajuhtimise “projekt” ei ole läbi, vaid see kestab edasi. Usun, et Sa ei ole vastu, kui ma Sinuga ühendust võtan, kui mõni täiendav küsimus tekib. Luban, et ei kasuta seda kurjasti.

BIGBANK:

Siseauditi üksuse juht Key Aria:

Koolitusest oli palju kasu.

Kui varem kirjutasin osa asju pabermärkmikusse ja ülejäänu hoidsin lihtsalt koguaeg meeles, siis nüüd on mul pabermärkmik küll iga päev avatud, kuid seda kasutan hoopiski joonistusteks ja kiirete suvaliste märkmete tegemiseks. Kõik isiklikud ja tööalased (enda ja kolme alluva) tegevused kannan Outlooki. Alguses oli natuke harjumatu igapäev kalendrit vaadata, aga nüüd teen seda automaatselt päevas mitu korda. Pea on ka puhas tööülesannetest.

Varem olid mul kõik mitme aasta loetud ja lugemata kirjad Outlooki inboxi esilehel. Täna on seal vaid kolm kirja, millega vaja mul tegeleda ja kui on vastatud või läbi loetud, siis tõstan vastavasse kausta. Ja see süsteem meeldib mulle väga. Tekib nagu teatav motivatsioon või hasart ka vahel inbox tühjaks saada 🙂

Samuti sain koolituselt abi alluvate töö korraldamisel. Hakkasin ülesannetele tähtaegu kehtestama – enamikuga annab see väga häid tulemusi, protsess on kiiremaks läinud ning nõrgimad lülid meeskonnas on päevavalgele tulnud. Arvan, et kui ei oleks tähtaegadele sellist tähelepanu pööranud, siis ei oleks ma ka aru saanud, et üks inimene pidurdab kogu meie protsessi.

Eriti hea meel on mul selle üle, et lõpuks (üle kahe aasta) olen ka leidnud aega protseduuride kirjutamiseks, mis mul peaaegu valmis 🙂

Seega suured tänud, sinu koolitus oli minule väga kasulik.