Kohe, täna ja homme

Mark Forsteri raamatus “Do It Tomorrow” on üks hea nipp veel.

Forster soovitab jagada kõik tegevused kolme kategooriasse: kohe, täna ja homme.

• Kohe tee ära ainult need asjad, mida tuleb tõepoolest viivitamatult teha, muidu muutub olukord märkimisväärselt halvemaks. Neid asju on väga vähe – näiteks juhtub Su lapsega midagi, mis nõuab Sinu viivitamatut sekkumist (pead ta traumapunkti viima vms). Selliseid asju on õnneks me päevades väga vähe.
• Täna tee ära need asjad, mis on vaja kindlasti päeva lõpuks valmis saada. Märgi need tänase päeva tegevusnimestikku teiste tänaseks kavandatud ülesannete alla. Aga enne seda küsi alati – kas seda asja võiks sama hästi teha ka homme? Kui jah, siis maandub ta homses tegevusnimestikus.
• Homme tegemiseks mõeldud tööde nimekiri ongi see koht, kuhu maandub suurem osa meie tegemistest. Täna saabunud e-kirjadele vastamine? Kui teed seda homme ühekorraga, jõuad kiiremini. Ülemus tahab teisipäevaks aruannet? Homme teeme. Ajaleht soovib neljapäevaks artiklit. Homme kirjutame.
  Selline homme-põhine mõtlemine pole muidugi täiesti vahemerelik manana-printsiip. Me ei lükka asju lihtsalt suvaliselt edasi, vaid teeme need ka ära sel päeval, mille tegevusnimestikku need kirjutasime.

Loomulikult sõltub inimese tööst, kui palju asju ta peab kohe või täna korda ajama, selmet neid järgmisesse päeva lükata. Kui möödunud päevist eeskuju võtta, siis on üsna lihtne ennustada, kui palju saame endale üldse tööd ette võtta.

Kogu see asi toimib ainult ühel eeltingimusel: nn sisenev töö ei tohi olla suurem nn väljuvast tööst, st ära võta endale rohkem asju ette kui teha jõuad. Aga see kehtib kõigi ajahaldussüsteemide puhul.

Sellised kohe-täna-homme liigitusel põhinevad suletud tegevusnimestikud toimivad tavalistest avatud tegevusnimestikest märksa paremini, sest tööd ei kuhju – päeva tegemised on sul pidevalt silme ees ning nimekiri pikeneb haruharva.

Forsteri süsteemil on ka suur miinus: ta ei suuda piisavalt selgitada, kuidas planeerida pikaajalisemaid projekte ning kuidas hoida end tegevusi homseks lükates homme saabuvast ülekoormusest. Võib-olla oleks abi sellest, kui paneks iga tegevuse taha kirja oodatava ajakulu ning hoolitsed selle eest, et homsesse ei planeeri rohkem kui 3-6 tunni jagu tegevusi (sõltub katkestuste arvust sinu päevas). Juhul, kui homne on täis, hakkad täitma ülehomset päeva. Ning kui oled juba kolm päeva ette täitnud, siis on siililegi selge, et lubad rohkem teha kui tegelikult jõuad.

Suurte projektide planeerimisest markforsterlikul moel kirjutan järgmisel korral – tal on paar päris head mõtet ses asjas.