Kolm head mõttetalgute abivahendit

Kasutasin hiljuti mõttetalgute modereerimisel kolme suurepärast metoodikat, mille abil leida ja hoida keskustelu fookust ning pakkuda inimestele võimalust jõuda konkreetsete kokkulepeteni.

Ettevalmistus

Osalejad istuvad võimalusel ringis ning igaüks neist ütleb, kes ta on ning mis on teda sündmusele toonud või millised on tema ootused.

KJ tehnika

Looja Jiro Kawakita järgi nime saanud KJ tehnika abil saab mõnekümne minutiga jõuda kiiresti konsensuseni kas mõne probleemi lahendamisel või olulisemate arutamist vajavate teemade väljaselgitamisel.

KJ tehnika kasutamiseks vajad hulka kleepribaga märkmepabereid ning pinda, kuhu neid kleepida (sein, aken, laud, põrand vms). Tehnika ise koosneb seitsmest sammust:

1. Sõnasta probleem või esita avatud küsimus. Hästi lahendatud probleemi eelduseks on täpne küsimus, millele on laialivalguvalt keeruline vastata. Mõttetalgutel kasutasime küsimust: “Milliseid teemasid soovid arutada?”.

2. Iga osaleja kirjutab oma vastused küsimusele või probleemi lahendused märkmepaberitele – üks vastus lehele. Omavaheline keskustelu puudub.

3. Iga osaleja kleebib märkmepaberid oma lahendustega seinale. Pärast seda tutvub igaüks teiste osalejate ideedega.

4. Osalejad rühmitavad sarnased ideed “pilvedesse”, mille vahele võiks jääda vähemalt pool meetrit. Vajadusel võib erinevaid rühmi ühendada või jagada kaheks.

5. Osalejad annavad igale pilvele nime ning kirjutavad selle kleepepaberile pilve kohal. Ühel pilvel võib olla ka mitu nime.

6. Leiame hääletusega populaarseimad ideed. Igal osalejal on kokku 6 häält. Ta annab oma lemmikpilvele 3 häält, tähtsuselt või muult kaalult järgmisele 2 ning kolmandale 1 hääle. Hääled märgib ta pilve juures olevale veidi suuremale märkmelehele kas ristide või numbriga. Kui kõik on hääletanud, siis arvutame kokku iga pilve punktisumma.

7. Arutame populaarsemaid lahendusi. Alles nüüd on lubatud omavaheline sisuline keskustelu. Arutame läbi, kas mõni oluline teema sai hääletuse käigus väga vähe hääli ning jäi kõrvale. Kui see on nii, siis kas seda teemat saab ühendada mõne teise teemaga. Kui ühendamine on võimalik, siis liidame nende kahe pilve hääled. Lõpptulemusena valime välja kuni viis olulisemat lahendust või teemat, mis on saanud teistest oluliselt rohkem hääli. Kõrvale jäänud teemad paneme kirja ning talletame edasiseks aruteluks, kui see peaks vajalikuks osutuma.

Sellise käitumisviisiga väldime arutelu takerdumist marginaalsetele teemadele või neile teemadele, mille sisuliseks arutamiseks me pole valmis.

Mõttetalgutel kasutasime seda tehnikat mõttetalgute esialgsete teemade välja selgitamiseks enne arutelu algust.

Avatud ruum

Seejärel oleme kasutanud avatud ruumi metoodikat. Varem on ette valmistatud iga arutelu “pesa”, milles on “teadetetahvel” – näiteks paberitahvel ja vildikad. Oluline on see, et hiljem igas keskustelus osalejad teeksid sellele või rühmas avalikus kasutuses olevasse arvutisse märkusi, mille abil edasised osalejad saavad arutelu jätkata ning mille põhjal saab lõpus kokkuvõtte teha.

Nüüd kuulutame välja teemad ja palume igaühel liituda rühmaga, mille teema pakub talle kõige rohkem huvi. Samuti tutvustame avatud ruumi 5 (õige veidi modifitseeritud) põhireeglit:

1. Õiges kohas on õiged inimesed.

2. Juhtuvad õiged asjad.

3. Kui algab, siis on õige aeg.

4. Kui see on läbi, siis see on läbi.

5. Kahe jala reegel: kui sa leiad, et arutatav teema ei paku sulle enam midagi või pole sul arutelule enam midagi lisada, siis leia mõni teine seltskond, mille arutelu on põnevam.

Kokkuvõte

Sel korral kasutasime kaht erinevat kokkuvõtte viisi.

Vahekokkuvõttena palusime igas ringis osaleval meeskonnal joonistada selle hetkeni käsitletud arutelu teemad. Kui igal tiimil on sellised “slaidid” valmis, siis kogume inimesed ühte rühma ning iga slaidi autorid esitlevad oma slaidi. Kui soovite lisada mängulisemat momenti, siis võib hakatuseks paluda rühmas mitteosalenud inimestel ära arvata, millest jutt käis, ning pärast nende oletuste kuulamist anda ülevaade sellest, mis tegelikult juhtus ning mida tegelikult rühm oma joonistusega mõtles.

Arutelu lõpus palusime osalejatel panna igas rühmas kirja, mida oleks tulevikus vaja ära teha, et arutelul kerkinud teemad ka päriselus saaks tehtud. Selle tulemusena valmis igas rühmas edasiste tegevuste loetelu, millest mõne puhul on lisatud ka tegija ja võib-olla isegi kuupäev. Ka need kokkuvõtted vaatame arutelu lõpus ühiselt üle, et kõik osalejad oleksid teemadega kursis.