Ajajuhtimine Outlookiga

Kas Su arvutis on Microsoft Outlook, aga kasutad seda ainult e-kirjade vahetamiseks? Ja vahel võtab kogu selle infohaldamine liiga palju aega ja vaeva? Või on lihtsalt tunne, et tegelikult saaks Outlookiga palju rohkem ära teha?

Kristjan Otsmann aitab Sul neile probleemidele lahendusi leida ja muuta Outlooki tõhusaks tööriistaks ühepäevase praktilise, huvitava ja kasuliku koolituse “Arukas ajajuhtimine Outlooki kasutajatele” käigus.

Sellele koolitusele tulevad osalejad oma sülearvutiga, milles MS Outlook 2010, 2013 või 2016 või MS Office 365.

Koolitusel õpime ja proovime läbi sellised asjad:

• Outlooki seadistamine käepäraseks töövahendiks: meilikliendi, kalendri ja tegevusnimestike häälestus.
• Siseneva infovoo tulemuslik haldamine: reeglid, kategooriad, kaustad, otsing.
• Kontaktihalduse põhivõtted.
• Reegli loomine: delegeeritud tegevuste jälgimine Outlooki abil.
• Töövoogude loomine: ühe hiireklõpsuga nt kirja edastamine, tähtajaga tööülesande määramine, kategooria lisamine ja arhiveerimine.
• Kiirtekstide kasutamine: kuidas mõne klahvivajutusega koostada sagedamini vaja minevaid e-kirju.
• Isikliku, kolleegide ja ühiste kalendrite loomine ja haldamine Outlookis. Kalendri jagamine kolleegidega ja kaastööliste kalendrite vaatamine. Nõupidamiste kokkukutsumise põhivõtted.
• Ülesannete haldus ja delegeerimine Outlookis. Erinevate tegutsemisnimestike kasutamine. Tegevusnimestike jagamine teiste tiimiliikmetega.
• Kausta- või märksõnade struktuuri loomine sellisena, et leiame e-kirjad ja teised materjalid kiiresti üles.

Koolitusel osalemise eeldused:

• Kasutad Outlooki vähemalt e-kirjade vahetamiseks.
• Saad koolitusel kasutada oma sülearvutit.

Telli sisekoolitus

Sisekoolitusi viime läbi 8-tunnise ühel täispäeval või kahel poolikul päeval toimuvate sessioonidena

• Enne koolitust kaardistame põhjalikult Su ettevõtte/organisatsiooni ajajuhtimise probleemid ning töötame koos välja lahendusvõimalused.
• Intervjueerime 2-3 osalejat, et selgitada välja inimeste ajajuhtimisprobleemid.
• Täpsustame kõigi osalejate ajajuhtimisharjumusi ja -probleemi enne koolitust veebiküsitlusega, et luua täpselt selline koolitus, millest tõuseb maksimaalne kasu.
• Koolitusel käime osalejate probleemide lahenduskäigu läbi samm-sammult nii, et inimesed teevad koolitusel tööd oma konkreetsete probleemide ja tegevustega.
• Vajadusel:
  • sõnastame ühistöös ajajuhtimise hea tava, mis on aluseks tulevikus organisatsioonisiseses suhtluses
  • töötame välja tõhusate nõupidamiste hea tava, et me ei raiskaks tulevikus nõupidamistel nii palju aega
  • korraldame ajurünnaku, et tõhusalt toime tulla ootamatuste ja katkestustega, mis hakivad me päeva
  • uurime koos, kuidas seljatada edasilükkamise probleem ning ennast motiveerida oluliste asjadega tegelema
• Kui pead seda vajalikuks, saame lisada koolitusele ka nõustamise, et koolituse mõju suurendada. Alternatiivina saame korraldada 2-4 nädalat pärast koolitust 1-2tunnise kordussessiooni, millel kordame õpitu üle ning jagame häid mõtteid, kuidas tulevikus end ajas veel paremini juhtida.

Mis on Sinu järgmine tegevus?

• Vaata sisekoolituste hinnakirja või registreeru järgmisele avalikule koolitusele.
• Loe, mida osalejad arvavad.
• Aruta Kristjan Otsmanniga, milline lahendus oleks Sinu ettevõttele/organisatsioonile kõige kasulikum. Selleks kirjuta kristjan-at-selgepilt.ee, skype kristjanotsmann või helista 502 9037.
• Võib-olla polegi koolitusest Sinu või Su ettevõtte/organisatsiooni puhul kasu? Tutvu ka ajajuhtimise coachingu lehega – loodame, et leiad sealt Sulle sobiva lahenduse.