Koosolekute 9 kokkulepet

Kogusin kokku mõne oma kliendi koosolekute hea tava ning ühendasin nende kokkulepped ühte loetellu.

1. Koosolek on väga kallis juhtimisvahend, sest sellel olevatel inimestel on tõenäoliselt teisi olulisi tegevusi samuti. Kas koosolekule on alternatiiv nagu näiteks e-kiri, Skype’is vestlus või ühiselt muudetav dokument? Kui ei, siis on arukas korraldada koosolek.
2. Saada korrektne kutse vajalike osalejatele. Miks koosolek tuleb? Mis on selle eesmärk? Kirjuta eesmärk koosolekukutse teemareale. Mida koosolekul arutame? Kirjuta päevakorrapunktid kutse sisusse. Keda on koosolekule tingimata vaja? Saada ainult neile kutse. Millist eeltööd nad peaksid tegema? Lisa see info koosoleku kutsesesse nagu ka taustamaterjalid. Kui need asjad peaksid olema koosoleku kutsest puudu, on kutsutul õigus otsust põhjendamata koosolekust keelduda.
3. Koosoleku kokkukutsuja ei ajasta koosolekut selleks ajaks kui osalejatel on kalendris kirjas mõni teine sündmus, st osalejate kalendrisse ei tekitata topeltbroneeringuid. Kui osaleja saab kutse ajaks, mil tal on teine sündmus kavas, võib kutsele saata äraütleva vastuse otsust põhjendamata. Kui kutsuja näeb, et osaleja on hõivatud koosolekuks kavandataval ajal, siis võib temaga silmast silma või telefonis läbi rääkida ja uurida, kas ta saab ja tahab oma plaane muuta.
4. Koosolekuks valmistuvad ette nii selle juht kui ka osalejad. Kui kellelgi on ettevalmistus tegemata, siis ta annab sellest teistele piisavalt vara teada ning võimalusel jäetakse koosolek ära või lükatakse edasi. Ettevalmistamata koosolekul pole mõtet enda ja teiste aega raisata.
5. Koosolek algab täpselt. Hilinemine on hilineja mure. Koosolek lõpeb täpselt. Veel parem, kui koosolek lõpeb 5–15 minutit kokkulepitust varem, sest siis jõuavad osalejad õigeks ajaks uuele koosolekule. Koosoleku lõpus korrastavad osalejad ruumi.
6. Koosolekute vahele jääb piisav aeg selleks valmistumiseks, vajadusel koosolekule sõitmise aeg ning koosoleku kokkuvõtte laialisaatmiseks. Kui see aeg puudub, võib kutse põhjendamata tagasi lükata.
7. Koosolekul räägib korraga üks inimene. Räägib lühidalt ja konkreetselt. Koosolekul saavad sõna kõik, kel midagi sisukat öelda.
8. Osalejad keskenduvad koosolekule. Sülearvutid ja päädid on lahti neil, kellel on seda vaja seoses koosolekuga. Kui keegi peab telefoniga rääkima keset koosolekut, siis ta lahkub telefonikõneks ruumist. Kui keegi peab arvutis midagi muud tegema koosoleku ajal, siis ta lahkub selleks ruumist.
9. Koosolek lõpeb kokkuvõttega, mis sisaldab järgmisi tegevusi, nende eest vastutajaid ja tähtaegu. Kui kokkuvõtet pole võimalik teha, siis edaspidi selliseid koosolekuid ei korraldata.