Mehed on Marsilt ja naised Veenuselt

Loome kõige paremini teostatavaid plaane siis, kui rakendame oskuslikult tööle endasse peidetud äärmused: nii ohjeldamatu looja ja väsimatu edasitormaja kui ka skeptilise pidurdaja ja paadunud pessimisti.

Oot, aga mis on sellel kõige pistmist artikli pealkirjaga? Kohe selgitan.

“Kuule, kirjuta: “Range arvestus ja kaine distsipliin”? Äh? Nigu see Propa lugu, tead ju küll!” pröökas mu Loov Mina.

“Lolliks oled läinud, see on… Lihtsalt labane!” vastas mu Pidurdav Mina.

“Aga äkki siis toktor Jekyll ja mister Haig? Ui, ma tahaksin olla mister Mis-Iganes-Ta-Nimi-Nüüd oligi! Ja toktor ka! Mõlemad ja kohe!!!”

“Rahune nüüd maha! Peale selle oli see mister Hyde, lollakas, ja doktor kirjutatakse nõrga D-ga nagu debiilik!” sõitles Pidurdav Mina.

“Aga… Ma tean!!! Mehed on Marsilt ja naised Veenuselt! Naised raudselt loevad ja mehed ka! Äh?” pakkus Loov Mina.

Pidurdav Mina andis alla: “No hea küll, pane siis pealegi see Marsi ja Veenuse pläma, eks ma klaarin pärast selle jama ära nagu alati.” Ning ta asus kirjutama juhtlõiku samal ajal kui Loov Mina nuias, et Pidurdav Mina kirjutaks ka seda, kuidas maailma sündis nii geniaalne pealkiri, mis “ei jäta kedagi külmaks” ja “haarab lugeja endasse jäägitult” (tsitaadid muutmata).

Kasuta erinevaid poolusi

Vajame planeerimise ja tegutsemise erinevates etappides mõlemaid tegelaskujusid, nii tormakat loojat kui ka kriitilist pessimisti. Kui soovime olla väga head projektijuhid või tegevuste korraldajad, siis on mõistlik kasutada oma aju nii suures mahus kui vähegi võimalik.

See ongi põhjus, miks tegevuste visandamise käigus me nii joonistame kui ka sõnastame eesmärki (pikemalt loe sellest eelmisest kolumnist).

Ja kui plaan on loodud, on nutikas end ja oma meeskonda veidi pidurdada, et me juba esimesse kurvi liiga kiiresti siseneks ega sellest välja põrutaks. Siin tuleb appi üsna lihtsakoeline riskianalüüs

Leia kõige olulisemad ohud

Projekti riske analüüsime tavaliselt kolmes järgus.

Esimese sammuna paneme kirja nii palju riske kui vähegi meenub, aga me ei mõtle sellele, mida teha siis, kui mõni risk peaks ilmnema.

Teise sammuna arvutab välja riskiteguri. Põhjus on lihtne: kui meile anda käsk leida riske, siis oleme tublid ja leiame neid – isegi seal, kus tegelikult riskid puuduvad. Riskiteguri arvutamine aitab meil tuvastada need riskid, mis väärivad ka tegelikult tähelepanu.

Riskide hindamise metoodikaid on kümneid. Tutvustan neist üht, mis on üsna lihtne. Selle puhul võtad risk riski haaval need ette ning hindad iga riski puhul nelja asja: riski ilmnemise tõenäosust, selle mõju lõpptulemusele, riski ilmnemise avalikkust ning riskijuhtimise meetmete olemasolu.

Riski ilmnemise tõenäosust hindame viiepalliskallal (näiteks 1 punkt – tõenäosus alla 5%, 2 punkti – 5-10%, 3 punkti – 10-25%, 4 punkti – 25-50 % ning 5 punkti – üle 50% tõenäosus).

Riski mõju lõpptulemusele hindame samuti viiepalliskaalal – 1 kui mõju on olematu ning 5 kui mõju on hävitav. Hinde 2-4 saab mõju siis, kui see on olemas ja mõjutab lõpptulemust, ent ei hävita seda.

Riski ilmnemise avalikkuse all mõistan seda, kuidas ja millal saame teada riski olemasolust. Seda hindame kolmepalliskaalal: 1 – saame varakult aimu sellest, et tulevikus ilmnevad riski mõjud; 2 – riski tagajärjed ilmnevad veidi aega ette hoiatades; 3 – riski tagajärjed ilmnevad täiesti ootamatult.

Riskijuhtimise meetme olemasolu hindame samuti kolmepalliskaalal: 1 – teame täpselt, mida teha riski avaldumisel; 2 – saame riski avaldumisel kasutada oma varasemaid või kellegi teise sarnase olukorraga toimetuleku kogemusi; 3 – meil pole õrna aimugi, mida riski avaldumisel teha.

Neid nelja numbrit omavahel korrutades leiame iga riski puhul riskiteguri. Mida suurem on riskitegur, seda olulisem on risk. Nüüd võtame 3-5 kõige olulisemat riski ning mõtleme, mida nende ilmnemisel teha just selle hinde vähendamiseks, mis sai kõige rohkem punkte. Nii lihtne see ongi.

“Kuule, aitab nüüd teooriast küll, teeme ikka reklaami ka, sest jube hea koolitus tuleb!” pröökab igavlev Loov Mina. “Mis sa niisama targutad???”

See kord jääb Pidurdav Mina lõpuks nõusse ja lisab tagasihoidlikult: “Tule väga heale kaasava projektijuhtimise koolitusele 23.-24. jaanuaril Tallinnas, kus saad enda sees mõlemat poolt proovida projektijuhtimise teadmiste hankimisel.” Lisainfot koolituse kohta leiad www.selgepilt.ee/kaasav-projektijuhtimine ning registreerumiseks on jäänud veel mõned loetud päevad.