Kiire päeva õppetunnid

/1 Comment/in , , , ,

Töötasin hiljaaegu paar nädalat tavapärasest kaks korda kiiremas tempos. Kiiretel aegadel on meile õpetada hoolimata kõrgest stressist nii mõndagi, mida saame kasutada ka rahulikumatel aegadel.

Kui üks tegemine ajab teist taga ning vahel õnnestub vaevu korra hinge tõmmata, muutume väga efektiivseks. Paraku suudame olla oma võimete tipus ainult piiratud aja.

Kuidas tavaliselt käitume kiiretel aegadel? Viimasest spurdist panin endale kõrva taha alljärgnevad töövõtted.

 

1. Hoia fookust!

Kõige olulisem asi: hoia silme ees kõige olulisemat eesmärki, milleni jõuad pärast kibekiiret aega. Küsi endalt, mis on maailmas selleks ajaks muutunud paremaks ning mille nimel sa töötad. Keskendu eelkõige neile tegevustele, mis aitavad sind sellele eesmärgile lähemale ning heida tööajal kõrvale kõik muu.

 

2. Hoia sidet lähedastega

Hoolimata kiiretest aegadest ära võta matti pere ega sõprade arvelt. Lähisuhted aitavad meil elada ka kõige kiirematel aegadel inimväärselt ning taastuda.

Ära säästa aega ka spordi või muu füüsilise tegevuse arvelt. Kui keha on korras, suudame ka vaimutööd paremini teha.

 

3. Tee ainult hädavajalikke asju

Enne tegutsema asumist küsi endalt Peter Druckeri moel: “Mis juhtuks, kui jätaksin selle asja tegemata?” Kui ei juhtu midagi olulist, heida tegevus kõrvale.

Järgmisena küsi endalt, mis juhtuks siis, kui jätaksid selle asja praegu tegemata. Kui samuti ei juhtu suurt midagi, lükka tegevus edasi – mõne nädala pärast vaatad, mida sellega teha. Suurem osa hädavajalikuna näivaist tegevustest kaotavad selle aja peale aktuaalsuse ning alles jäävad ainult väga olulised asjad.

Kui asi nõuab siiski kiiremat tegutsemist, siis tee lühidalt märkmeid poolelioleva töö kohta, et pärast kiiret ja olulist vahele trüginud tööd taas eesmärgipärase tegutsemise juurde naasta.

 

4. Pane ka teised tööle

Keskendu ainult nendele ülesannetele, mida saad teha ainult sina ja ei keegi teine. Delegeeri nii palju ülesandeid kui vähegi võimalik.

Kui tundub, et õpetamiseks ja juhendamiseks kulub liiga palju aega, seisatu hetkeks ja vaata pikemat perspektiivi: kas juhendamiseks kuluv aeg tuleb pikema aja jooksul tagasi? Kui jah, võta aeg juhendamiseks.

 

5. Kirjuta üles

Kõik tegemist vajavad asjad kirjuta üles, aga võimalusel ära tee neid kohe. Kui lased uute tegevuste nimekirjal settida mõnda aega, kaotab suurem osa neist aktuaalsuse.

Hoia väga lihtsat järgmiste tegevuste nimestikku, milles ei tohi kunagi olla rohkem kui seitse tegevust. Vastasel juhul kulutad liiga palju aega planeerimisele.

 

6. Ära vasta kõigile kirjadele

Kõik e-kirjad ei nõua vastust. Kui vähegi võimalik, ära vasta kirjale. Ja kui vastad, piirdu kuni viie lausega.

Anna teistele teada, et oled väga hõivatud. Ma ise panen järgmise spurdi ajaks peale kontorist väljas teate, mis meenutab puhkuse ajal kasutatavat:

“Olen kuni (näiteks) reede hommikuni väga hõivatud. Seepärast vastan Su kirjale hiljemalt teisipäeva hommikul. Kui soovid vastust kindlasti reedel, palun kirjuta mulle neljapäeva õhtul uuesti. Kui Sul on vaja minuga kiiremini ühendust saada, palun proovi helistada.”

Kõik telefonikõned ei nõua vastamist. Kui asi on tõesti oluline, teeb helistaja mulle veel teisegi kõne ning siis ma ka vastan sellele. Või helistan tagasi mõnel hingetõmbepausil.

Kõik pärismaailma segamised ei nõua reageerimist. Jäta inimestega suhtlemiseks tunnike tööpäeva lõpus ning palu sind vahepeal segavatel inimestel naasta päeva lõpus, kui teema aitab seni oodata.

 

7. Tõmba rahulikul päeval järele

Pärast spurdi lõppu võta rahulik ja laisk päev puhkamiseks ning vahepeal kogunenud tegevustest ülevaate saamiseks. See on päev, mil vastad vahepeal saabunud kirjadele ning helistad inimestele tagasi. Kõik asjad, millega sa sel päeval ei jõudnud tegeleda, olid järelikult sellised, mis tegutsemist ei vääri.

Edaspidi käitu sama moodi nagu kiiretel aegadel, aga säästetud aega kasuta nendeks tegevusteks, mis pakuvad sulle rohkem kui ei miski muu.

Minimalismi võlu

/0 Comments/in , , , , ,

Jutud sellest, et me ei tegutse piisavalt, on leebelt väljendudes liialdatud. Vastupidi: me teeme liiga palju. Ja püüame liiga palju omada – nii esemeid kui ka kohustusi.

Kaasaegse juhtimisteooria üks loojaid Peter Drucker soovitab oma 1966. aastal ilmunud raamatus “Tõhus tegevjuht” (“The Effective Executive”): enne tegutsema hakkamist küsi endalt, mis tegevuse tulemusena maailmas juhtub. Kui ei juhtu midagi, jäta parem tegutsemata.

Mäletad, kui einestasid esimest korda Rootsi lauas? Kuhjasid taldrikule ikka head ja paremat ning järgi ei raatsinud jätta isegi siis, kui kõht oli juba kuhjaga täis? Aga võib-olla olen selle mälestusega erand.

Kui tõstame endale kuhjade kaupa toitu ette, siis varem või hiljem järgneb seederike ning tunneme end halvasti. Sama lugu on siis, kui kuhjame oma aja üle erinevate tegevustega, kaalumata, miks me just nimelt neid vajame. Sel moel käitudes tegeleme üha enam asjadega, millega meil tegelikult puudub emotsionaalne side, sageli pole ratsionaalsetki seost. Need tegevused on vastumeelt, kuid sellest hoolimata teeme neid üha enam.

Meie eesmärk ei peaks olema kohustuste kuhja mitte suurendada, vaid vähendada. Mida vähem sõltume maailmast, seda vabamad oleme. Seega on viimane aeg vaadata oma kohustused üle ning vabaneda neist, mida ma tegelikult ei vaja.

Ma ei kutsu üles barrikaadidele revolutsiooni tegema. Revolutsiooni tulemus ei kesta kunagi kaua (bürokraatide keeles: tulemused pole jätkusuutlikud). Evolutsioon viib märksa tõhusamalt sihile. Põhimõte on lihtne: kui võtad uue kohustuse, loobu kahest varasemast. Kui hangid uue eseme, loobu kahest varasemast.

Selline käitumisviis nõuab nii mõnelegi asjale ja kohustusele “ei” ütlemist, kuid laiemat mõju silmas pidades on see lihtne ja arukas ning tasu saabub peatselt. Kaalumata nõustumisel on kaugeltki kurvemad tagajärjed kui kohe alguses “ei” ütlemisel. Ning vastumeelse tegevuse lõpuleviimisel veelgi suuremad. Mõlemal juhul on tulemuseks usaldusväärsuse vähenemine ja stressi kiire kasv – me kaotame midagi, mille taastamine on väga vaevaline. Seega tasub meeles pidada vana head taoistlikku ütlemist: “Kui oled valel teel, pole kunagi liiga hilja tagasi pöörata.”

Ma ei pea loobumise jutuga silmas Tõeliselt Olulisi Suhteid: perekonda, sõpru, lähedasi. Just neile peaksime oma pühendumist suurendama, sest need määravad meie elu kvaliteedi. Kanada eneseabimeister Robin Sharma on küsinud ühes oma raamatuist: “Mõtle hetkele, mil hakkad siit ilmast lahkuma. Keda sa oma voodi ümber tahad näha? Kas töökaaslasi ja kliente? Või oma lähedasi?”

Võta täna väike hetk ning pane kirja kolm inimest või tegevust, millele tahad oluliselt rohkem aega ja tähelepanu pühendada. Samuti pane kirja kuus asja, millest soovid loobuda. Nüüd vali välja kaks asja, millest on kõige lihtsam loobuda ja juba homme astu konkreetseid samme neist lahti saamiseks. Samuti vali kõige olulisem inimene või tegevus, millele tahad rohkem aega pühendada ning hakka sellega kohe peale. Edasilükkamine pole lahendus.

Kaasava projektijuhtimise koolitus täismajale

/0 Comments/in ,

Homme algav kahepäevane kaasava projektijuhtimise koolitus on läbi müüdud. Järgmise sama ägeda ja kasuliku koolituse aja paneme paika siis, kui esimene inimene on osalemise vastu huvi näidanud – tõenäoliselt toimub järgmine koolitus detsembris või jaanuaris.

Üks küsimus korraga

/1 Comment/in , , , ,

Mitu küsimust sa küsid tavaliselt ühes e-kirjas? Mitmele küsimusele pead tavaliselt ühes kirjas vastama? Ja kaua selleks aega kulub?

Hiinlastel kasutavad meilisuhtluses eurooplasi harukordselt ärritavat võtet: nad vastavad peaaegu alati ühele küsimusele korraga. Üks tuttav Rootsi pangatöötaja ahastab pea iga kord, kui temaga suhtlema juhtun: “Täitsa võimatu! Ma küsin rahulikult, kuidas saan lennujaamast hotelli, mil moel saan Pekingist edasi reisida, millised on praegu ilmad, kellega millal kohtun ning paari asja veel, aga nemad vastavad ainult esimesele küsimusele ühe lausega, et tulevad mulle lennujaama vastu! Nii ei saa ju asju ajada!”

Nii ta saadabki Hiina 6-7 e-kirja ning iga kord saab ühele küsimusele vastuse. Ajab ikka pahaseks küll.

Hiinlaste teguviisis on oma iva.

Esimene: kui küsid ühe küsimuse korraga, mõtled teema enne enda jaoks läbi ning küsid kõige olulisema asja kohta. Ja küsid väga hästi ja täpselt.

Teine: kui küsid ühe küsimuse korraga, hoiad kokku nii enda kui ka vastaja aega, sest küsimusele saab kiiremini vastata ning see nõuab vähem pingutust.

Kolmas ja kõige olulisem: maailm muutub pidevalt. Kui kogud esmalt pealehakkamist ning asud mõne päeva pärast lõpuks vastama kümnele küsimusele, siis vahepeal möödunud aja jooksul on asjade seis juba muutunud ning esimese küsimuse vastus ei pruugi enam paika pidada.

Kaasava projektijuhtimise koolitusele 3 viimast vaba kohta!

/0 Comments/in , ,

Järgmisel teisi- ja kolmapäeval, 18.-19. oktoobril teeme Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses Kaasava projektijuhtimise koolituse, millele on jäänud kolm viimast vaba kohta.

Iga osaleja tuleb koolitusele oma äsja alanud või peatselt algava töise või koduse projekti või muu suuremat sorti tegemisega ning seejärel arutame need projektid üksipulgi läbi:

  • Harjutame esialgset kiiret planeerimist: sõnastame projekti vajaduse, paneme paika mängureeglid, seame ja joonistame sihi, loome mõttekaardi abil esialgse tegevus- ja ajakava ning kaardistame olulisemad riskid ja nende juhtimise viisi.
  • Käime läbi põhjalikuma planeerimise: uurime GANTTi kaarti ja PERTi diagrammi, vaatame eelarve planeerimist ning projekti kvaliteedi kirjeldamist.
  • Harjutame elluviimise nippe tagasi- ja edasisidest alates koosolekute pidamise ja läbirääkimistega lõpetades.
  • Õpime projekti lõpetama sel moel, et selle “sabad” ei lööks meid hiljem kõige ebasobivamal ajal ning omandatud tarkus jääks alles.

Koolituse käigus töötab iga osaleja oma projektiga, samuti saab oma tegemisi teistega koolituse jooksul piisavalt arutada. Siiani on osalejad koolitusega jäänud väga rahule ning selle abil olulisi asju ära teinud.

Koolituse tavahind on 249 eurot + käibemaks, aga kui reageerid enne reede hommikul kella 10, on hind Sulle tervelt 50 eurot soodsam: 199 eurot (lisandub käibemaks). Eriti suurt kasu saad koolitusest juhul, kui tuled ühe või kahe kaaslasega, kellega ajate sama asja.

Koolituse hinnas on:

  • koolituse ettevalmistus lähtuvalt Sinu vajadustest,
  • kahepäevane kaasav koolitus,
  • materjalid,
  • veidi tarkvara, et edaspidi saaksid paremini hakkama,
  • lõunasöögid ja kohvipausid,
  • tasuta parkimine.

Registreeru koolitusele siin.

Aeglusta hetkeks sammu

/1 Comment/in , , , ,

Eestlased tormavad meeletu tempoga – paraku teeb inimene kiirustades vigu, mille parandamine võtab omakorda täiendavat aega. Näiliselt on tempo tohutu ning elu lausa lendab (mööda), aga tegelikult raiskame kõige kallimat ressurssi, mis meil on – aega.

Meenub ühe õppejõu räägitud lugu rootslastega ühise konverentsi korraldamisest.

Rootslased saatsid e-kirja ning Eesti-poolne korraldaja kribis paari minutiga vastuseks paar lauset ja saatis tagasi. Mõne päeva pärast tuli uus, hästi läbimõeldud ning suurepäraselt sõnastatud kiri. Eestlane vastas taas kärmelt, minuti või paariga. Tont nende kirjavigadega ja sellega, et mõni asi ununes – hiljem saab ju veel kirjutada!

Pärast konverentsi õhtul veini nautides lausus Rootsi-poolne korraldaja: “Te, eestlased, olete ikka imeline rahvas – suudate meilile vastata kõigest mõne minutiga!” Hetke pärast ei suutnud ta vastu panna ja küsis: “Kuulge, ühest asjast ma ei saa aru… Millal te omavahel need asjad läbi jõudsite arutada?”

Ma ei tea, kas eestlasi on pärast seda vahejuhtumit veel kutsutud koos konverentsi korraldama.

Peaaegu igal koolitusel kuulen, et e-kirjadele oodatakse viivitamatut vastust ning eeldatavasti vastavad inimesed alati telefonile. Ja alati tekib mul küsimus: mida teevad inimesed neil hetkedel, kui nad on tualettruumis? Vastavad kõnedele potisolinal ning kirjutavad troonil istudes mobiili abil e-kirju? Võimalik. Kuigi mulle kirja saatjana või helistajana meeldiks oluliselt rohkem asju ajada inimesega, kes on võtnud rahulikult minuga suhtlemiseks aega.

Võta täna hetkeks aeg maha ja ole kasvõi natuke aega normaalne. Mine lapsega jalutama. Kui ta peatub, peatu sinagi. Naudi sügist sama moodi nagu tema seda teeb. Imesta maailma üle sama moodi.

Kui last pole, jaluta koeraga. Kui ta peab pausi, pea sinagi, et uurida ümbritsevat ja kuulata keskkonda.

Kohtumisele jooksmise asemel lahku mõnikümmend minutit varem ning jaluta rahulikult. Kui kohtad teel tuttavat või sõpra, vestle temaga mõni hetk.

Jõua vahelduse mõttes kell viis koju ning võta aega lähedastega suhtlemiseks. Uuri, mida su abikaasa tegelikult mõtleb ja tahab ning kuidas lastel päriselt läheb.

Õhtul mõtle, kas see aeg tasus end ära. Uuringud näitavad, et kui võtad rahulikult ning oled iga tegevuse juures tegelikult ka kohal, oled oluliselt rahulolevam, õnnelikum ning teed paremini tööd. Vähem, aga paremini.

Kirjutan järgmisel nädalal sellest, kuidas luua endale säärast rahulikku elu võimaldav töörütm.

Outlookiga ajajuhtimise koolitus 23. novembril

/0 Comments/in , , ,

Korraldan järgmise Outlooki-koolituse Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses 23.novembril. Koolitusele on oodatud inimesed, kes tahavad oma läpparis võtta maksimumi Microsoft Outlook 2003, 2007 või 2010st ning saada sel moel oma asjadega paremini toime.

Koolitusel osaled oma läppariga ja

  • häälestame Outlooki nii, et saaksime sellest võimalikult palju kasu nii kirjade vahetamisel kui ka oma tööde-tegemiste planeerimisel
  • uurime, kuidas vähendada sisenevate e-kirjade hulka ning kuidas nende oskusliku filtreerimisega aega kokku hoida
  • õpime kasutama Outlooki kalendrit: kalendrimärkmed, korduvad sündmused, koosolekute planeerimine
  • võtame kasutusele Outlooki tööülesanded ehk task’id ja uurime, millist kasu neist saame
  • leiame, kuidas Outlook aitab meil omada paremat ülevaadet praegustest tegevustest ja tulevikuplaanidest
  • leiame, kuidas luua toimivat kaustastruktuuri
  • harjutame eesmärgi sõnastamist ning paneme selle saavutamiseks vajalikud tegevused Outlooki kirja

Koolitusrühmas on kokku ainult 12 kohta ja mõned osalejad on praeguseks kindla “jah”-sõna ära öelnud. Koolitus maksab 149 eurot + käibemaks. Soodushind personali- ja koolitusjuhtidele ning ajajuhtimise koolitust sisekoolitusena kaaluvatele ettevõtete juhtidele: 99 eurot + km. Soodushinna pakkumine kehtib ettevõttest või organisatsioonist ühele osalejale.

Registreeru koolitusele kohe, sest Outlooki-koolituste rühmad täituvad kiiresti! Registreerumiseks klõpsa siia.

Ajajuhtimise koolitus 30 eurot odavam!

/1 Comment/in , , ,

Pean järgmise avaliku aruka ajajuhtimise koolituse Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses(Tammsaare tee 47) teisipäeval, 11. oktoobril kell 10-17.30.

Koolitusel arutame:

  • Kuidas talletada kõik ideed ning neid võimalikult kiiresti ja tulemuslikult ellu viia?
  • Kuidas omada ülevaadet kõigest, mis teoksil, ja vältida asjade unarusse jätmist?
  • Kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita?
  • Kuidas võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte?
  • Kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid eesmärke ning neid saavutada?
  • Kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini?
  • Kuidas kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt?

Koolitusele on veel mõni vaba koht. Kui otsustad kiiresti ja registreerud enne reede, 30. septembri hommikul kella 11, siis võid Sinagi olla üks osalejatest, kes saab osaleda koolitusel 30 eurot odavamalt: koolitus maksab tavapärase 129 euro asemel vaid 99 eurot + km. Selle eest saad sisuka päeva, hiljemalt mõne nädala pärast vähemalt pool tundi rohkem vaba aega, põhjalikud koolitusmaterjalid, lõunasöögi, vaheaegadel kohvi ning hulga uusi tuttavaid.

Kui Sa ise ei soovi osaleda või oled juba meie koolitusel käinud, siis palun saada see pakkumine oma sõpradele, tuttavatele ja töökaaslastele, et ka nemad saaksid osa tõenäoliselt Eesti parimast ajajuhtimiskoolitusest.

Registreeru koolitusele

Ülekoolitatud juht ja ÄGEdad eesmärgid

/0 Comments/in , ,

Üksuse juht Andrus tuiskas ruumi sisse nagu tormituul. “Nii, kõik nüüd… Üheskoos ja rõõmsalt! Nõupidamine tuleb!” teatas ta.

“Nüüd ja kohe või?” päris Mari.

“Ei-ei, mitte kohe,” lausus Andrus. “Viie minuti pärast!”

Ruumi läbis ühine ohe. Midagi head polnud loota.

Poole tunni pärast olid jõudnud kõik nõupidamiste ruumi ning koosolek võis alata.

“Eesmärgid on ägedad!” kuulutas Andrus. “Aga meie eesmärgid? Ei ole, kaugel sellest! Me peame kasutusele võtma ägedad eesmärgid!”

Esimesed töötajad hakkasid taipama: Andrus on taas koolitusel käinud. Mis siis sel korral uut? Vilunumate töötajate suunurk hakkas vaikselt tukslema ning uuemad tulijad ainult ohkasid sügavalt.

“Hea eesmärk on ÄGE,” jätkas Andrus, sirgeldades tahvlile kolm tähte. “Ä – hea eesmärk tuleb äkki, ta üllatab meid. G – hea eesmärk on geniaalne, mõistate? E – eesmärk on esikohal. Triviaalne ju!”

“Sellist idiootsust pole jupp aega kuulda olnud,” sosistas Mari kõrval istuv Mart, “Juhtide tuleks keelata koolitustel käimine.”

Mari oli täiesti nõus.

Inimesed sukeldusid oma läpparite taha. Kellel arvuti puudus, näperdas telefoni. Nad olid juba kõike näinud, nii metsa- kui ka mereteooriat, nii SMART- kui ka DUMB-eesmärke. Vahet polnud, kõik need vaimustused on teinud oma kahju ja möödunud. Ju nii läheb ka ÄGEdate eesmärkidega.

Enne kontorist lahkumist juhtus Mari kohvi jooma ja juttu ajama koristaja Maimuga.

“Maimu, kuidas sina tead, kuhu tahad omadega jõuda ja mida teha?” päris Mari. Ega temalt eesmärkide kohta nii ehk naa pole mõtet küsida.

Koristaja vajus hetkeks mõttesse ja siis lausus: “Mes ta ikke… Ma ju tean, mis ma olen ja kes ma olen… Vahel isegi näib, et mina tean, miks mina olen,” lisas ta elavnedes. “Eks ta ole, vanainemese elu, veeretad ikke päev korraga, sest ega tea, kui palju Issand veel päevi annab ja millal enda juurde ää kutsub. Aga ikka üks asi korraga. Homme ehk jälle päev.”

Ruumis kostis aeg-ajalt vaid tassikõlks ning eemalt mööduva auto mürin.

“Mul on säändsed väiksed sihid ja – nigu nüid üteldakse – eesmärgid,” jätkas Maimu. “Ikka üks asi korraga ja üks päev korraga. Tasapisi ikke edasi.”

Mari taipas. Aga miks tema on? Ja kuhu ta oma rattasjooksuga jõuab? Mille poolest jääb ta oma lähedastele meelde?

Eneselegi märkamatult oli ta hakanud joonistama paberilehele enda ees olulisi suhteid oma elus: perekond, sõbrannad ning eneselegi üllatusena ka töist pilti.

“Noh, aitüma siis,” hõikas Maimu ukselt. “Ää siis liiga pikale jää.”

Mari viipas hüvastijätuks, lootes, et ehk homme trehvab ta taas koristajaga. Ta jätkas joonistamist, lisades iga rolli alla selle kõige olulisemad tegevused, millele peab kohe homme tähelepanu pöörama.

Ei, kõigele küll ei jõua… Hüva, homme võtab igast valdkonnast vähemalt ühe ning selle teeb kindlasti ära: ütleb kodus kõigile hea sõna, helistab sõbrannale ja läheb temaga lõunale – oh, kui ammu pole seda teinud – ning võtab aega, et mõelda, kuidas saaks tööl nutikamalt toimida. Ja teeb ühe asja korraga.

Paus Selge Pildi töös

/0 Comments/in

Käin vahepeal reisimas ning ilma, inimesi ja ennast avastamas. Olen tagasi tavaelu juures Eestis 20. septembril.

Seega pole vahepeal mulle helistada suurt mõtet – mu telefoni SIM-kaart jääb Eestisse. E-kirju saata pole ka suurt mõtet, sest arvutit kaasas pole. Skype, Facebook, Twitter, Google+ ja muud e-kanalid jäävad samuti mu poolt 20. septembrini unarusse.

Mõnusat suve lõppu ja sügise algust kõigile!