Efektiivse kirjavahetuse 9 nippi

/0 Comments/in , , , , ,

Kuidas oleksid paarkümmend aastat tagasi suhtunud inimesesse, kes kirjutab ja saadab iga päev mitukümmend kirja? Ilmselt kui paadunud grafomaani. Nüüd oleme ise samasugused.

Ühendkuningriigis kulutab ligi pool lapsevanemates e-kirjade lugemisele, kirjutamisele ja haldamisele rohkem aega kui oma lapsega mängimisele. Mida saame teha, et meilindusele kuluvat aega vähendada?

1. Asjakohane pealkiri

Mis tunne on saada kirja, mille teemareal haigutab tühjus või sinna on kirjutatud „Tere!“, „Probleem“, „Küsimus“ või midagi muud, mis ei anna kirja sisu edasi? Nigel.

Selle vältimiseks kirjuta teemareale alati konkreetne pealkiri, mis võtab 3-6 sõnaga kokku kirja sisu. Vajadusel kasuta kaheosalist pealkirja: „Vajan otsust homseks: kliendi X pakkumine“, „Infoks: suvepäevad juunis“, „Küsimus: kuidas läheme edasi nõupidamiste rutiiniga?“

2. Asjakohane adressaat

Kui saadaksid tavalise kirja kõikidele ettevõtte töötajatele, siis käituksid sama moodi kui meie postkaste värviliste kriitpaberitega uputavad rämpspostitajad või inimkonnale oma sõnumit täiest kõrist röökivad heeroldid tänavanurgal.

Adressaadi ehk To:-väljale kirjuta ainult nende inimeste aadressid, keda kirja sisu otseselt puudutab ja kes peavad selle tulemusena tegutsema. Koopiasaajate ehk Cc:-reale märgi inimesed, kellele jääb kirja sisu taustainfoks.

3. Lühike ja konkreetne

Suurepärane e-kiri mahub viide lühikesse ja selgelt mõistetavasse lausesse, mille adressaat saab mõne hetkega läbi lugeda. Kui kiri kisub pikemaks, siis mõtle uuesti läbi, mida tahad öelda. Hea kiri räägib ühest teemast korraga.

Kui tõesti ei õnnestu viie lause piiridesse jääda, siis kasuta nimestikke või loetelusid kirja liigendamiseks.

Alternatiivina võid luua pikema ja põhjalikuma teksti- või tabeldokumendi, riputada selle Google Docsi ning jagada kirja saajatega. Sel juhul lisa kirja otseviide tekstidokumendile.

4. Liigenda

Palun liigenda tekst lõikudesse – siis on seda lihtsam lugeda. Kui sa ei tea, kust uut lõiku alustada, alusta kahe suvalise lause vahelt. Küll need lõiguvahetused loksuvad aja jooksul paika.

5. Tõsta oluline tekst esile

Loetavust saad lihtsustada, kirjutades kõige olulisemad märksõnad rasvases kirjas. Sellist kirja saab kiiremini lugeda kartmata, et midagi jääb kahe silma vahele.

6. Näita reageerimise aega

Lisa kirja lõppu klausel reageerimise ajaga. Minu kirjade lõpus on sageli lause: „Selleks, et töötada efektiivselt ja olla Teile kasulikum, vastan kirjadele päeva-paari jooksul. Kiireloomulisemate asjade puhul palun helistage.“

7. Levita oma kontakte

Lisa meiliallkirja kõik oma kontaktandmed või vähemalt telefoninumber. Sel juhul ei pea kirja saaja su andmeid mujalt taga ajama.

8. Küsi küsimus korraga

Oled saanud kunagi küsimustest kubiseva e-kirja? Mida teed, kui keegi küsib sinult kümme küsimust korraga? Mina vastan tavaliselt sisuliselt heal juhul paarile-kolmele. Seepärast hoia igas kirjas üks kindel teema ning kui vähegi võimalik, esita üks küsimus korraga. No kui tõesti ei saa, siis paar-kolm.

9. Suhtle pärismaailmas

Kodumaine ajakirjanduskorüfee Juhan Peegel olla kunagi öelnud tudengeile: „Kui vähegi võid, ära kirjuta!“ Veidi teises kontekstis, kuid sama kehtib ka e-kirjade puhul. Kui võimalik, kohtu; kui kohtuda ei saa, helista; kui helistada ei saa, kirjuta. Mida vahetumalt suhtleme, seda paremad on suhted ning lõppkokkuvõttes säästame aega.

Nädala juhtlause

/2 Comments/in

“Jõua päevaga ühele poole ja tee sellega rahu. Sa tegid, mida suutsid. Õpi sellest; homme on uus päev.” -Ralph Waldo Emerson

Avalikel koolitustel odavam hind

/0 Comments/in , , , ,

Avalike koolituste aktiivse müügi lõpetamise tõttu saan oluliselt langetada nendel osalemise tasu. Edaspidi maksab ühele inimesele:

Samuti vähendasin avalike koolituste hulka. Projektijuhtimise ja Outlooki-koolitusi teen sügistalvel ühe (rühma suuruseks 12 inimest) ning ajajuhtimise koolitusi kokku kolm: ühe oktoobris, ühe detsembris ja ühe jaanuaris (rühma suuruseks kuni 24 inimest).

6 mõtet ajavoolus mõnusamalt ujumiseks

/0 Comments/in , , , ,

Me toimime päeva jooksul üsna erinevas tempos. Millal on parim aeg koosolekuks? Aga õppimiseks? Kellegagi kohtumiseks? Pakun välja mõne vihje, millest võib abi olla.

1. Leia parim aeg endale

Kumba tüüpi sa oled – kas pigem esimestel hommikutundidel tegutsev lõoke või hoopis öökull, kelle pea töötab kõige paremini hilja õhtul ja öösel? Võib-olla on hoopis pärastlõunal sinu jaoks parim aeg mõtlemiseks?

Uuri see välja ning edaspidi ajasta energiat nõudvad tegevused just sellele ajale, kui oled ööpäeva lõikes kõige nutikam. Varu oma kalendris selleks vähemalt tund ning võimalusel ära lase end sel ajal segada, vaid tegele süvenenult ja keskendunult päeva kõige olulisema ülesandega.

2. Koosolekud

Aja valik sõltub sellest, millise koosolekuga on tegemist. Kui ajurünnaku või otsuse aruteluga, sobib paremini aeg, mil suurem osa koosolekul viibijaist suudab selgelt ja teravalt mõelda. Kahtlustan, et parim aeg on kella 11 paiku, kui ka hilisemad „ärkajad“ on juba üleval ning varahommikused tegutsejad pole veel väsinud.

Iganädalaseks infokoosolekuks on parim aeg pigem tööpäeva lõpus, sest – olgem ausad – ega nende käigus kuigi teravat taipu vaja lähe. See reegel ei kehti juhul, kui nädalakoosolekul toimub sisuline arutelu.

Erandiks on mõnel pool peetav lühike igapäevane infokoosolek, mis sobib ühtviisi hästi nii päeva algusse kui ka lõppu.

3. Vestlus ülemusega

Esimene reegel: püüa saada audientsile siis, kui tal pole hetkel kuskile kiiret – ei järgmisele nõupidamisele ega koju. Teine reegel: uuri välja, millal on tema aju tähetund ning proovi oma visiidid ajastada just sellesse aega.

4. Õpi pärastlõunal ja spordi õhtul

Erinevad uuringud on näidanud, et inimene suudab kõige paremini asju meelde jätta pärastlõunal, kui lõunasöögist on möödunud paar tundi ning seedimine enam energiat ei nõua.

Teadlased väidavad ka seda, et jooksmiseks või muuks spordiks on parim aeg tööpäeva lõpu ja õhtusöögi vahel, sest see lisab kõige rohkem toonust ning tagab õhtuks ja järgmiseks päevaks hea enesetunde. Kui oled eriti tubli, siis kulub ära ka hommikune lühike virgutusvõimlemine ning eks ole päeval samuti hea end vahetevahel sirutada.

5. Kasuta ajasahtleid

Milline iganes sinu nädala- või päevarutiin ka pole, uuri, kuidas saaksid sarnaseid tegevusi koondada sarnastele aegadele. (Kui vähegi võimalik, siis koolitan teisipäevast neljapäevani, koolitusi valmistan ette esmaspäeviti ning inimestega kohtun lõunasöögiks või reedeti). Kui pead käima palju koosolekutel, proovi need koondada ühele päevale. Kui kliendikohtumistel, siis suuna needki kindlale päevale või eelkõige enne- või pärastlõunatele. Korrasta veidi oma kalendrit – see aitab oluliselt efektiivsust suurendada.

6. Võta ühel hommikul nädal kokku

Ühel päeval nädalas – kõige parem kui esmaspäeval, neljapäeval või reedel – võta niipea, kui su aju suudab korralikult mõelda, tunnike selleks, et vaadata läbi möödunud nädal ja end tunnustada oluliste saavutuste eest. Samuti vaata nädala võrra ettepoole ja planeeri olulisemad tegevused.

Milliseid ajastusreegleid sina kasutad, et nobedamalt ja väiksema jõukuluga ajavoolus ujuda? Palun kirjuta kommentaaridesse.

Nädala juhtlause

/0 Comments/in

“Kõige rohkem kaotatakse aega sellega, et tahetakse aega võita.” -John Steinbeck

Infodieedi 6 sammu

/3 Comments/in , , , , ,

Infodieedi pidajat tunned tavapärasest selgemast silmavaatest, efektiivsemast tööst ning paremast töö/elu tasakaalust.

Teda reedavad veel mitu asja: tal pole aimugi sellest, et madu hammustas modelli silikoontissist ja suri mürgitusse (pealkiri ühest eelmise nädala SL Õhtulehest), neljandajärgulise seaduse muutmise seaduse muutmise seaduse muutmise seaduse eelnõust ega ka viimase minuti jooksul toimunud sündmustest Fukushima tuumajaamas.

Kui palju kulutad iga päev meedia tarbimisele? Võta mõni päev kätte ja mõõda. Pärast mõne aasta eest läbi põetud meediamürgitust tarbin uudiseid iga päev kokku ehk veerand tunni jagu. Näitan, kuidas selleni olen jõudnud.

1. Kuula hommikuti raadiost ajalehtede kokkuvõtteid

Nii Vikerraadio kui ka Kuku räägivad igal hommikul mitu korda nii üleriigiliste kui ka kohalike ajalehtede sisust. Selleks, et mõista, mis meediat erutab, kulub seega hommikul viis minutit. Kui on midagi harukordselt põnevat, loen algallikast. Aga muidu mitte.

2. Loe pealkirju

Hommikune uudistering on tühi ajaraisk. Millal viimati juhtus, et uudiste ajel muutsid oluliselt oma päevaplaani? Selle asemel viska kiire pilk uudistele kas vahetult enne lõunapausi või enne tööpäeva lõppu ning loe lihtsalt pealkirju. Enne lõunasööki või tööpäeva lõppu lihtsalt puudub kiusatust veeta uudiste seltsis piiramatult aega.

3. Kasuta otsiagente

Oot, aga kuidas ma siis teada saan, mida ajalehed minust ja mu ettevõttest kirjutavad? Selleks on olemas suhteliselt intelligentsed tasuta otsiagendid. Minu lemmikuiks on neist kaks: Google Alerts ja Twilert. Google Alertsi sisestad sind huvitavad otsingusõnad või –fraasid ning edaspidi annab ta e-kirjaga märku, kui veebi on ilmunud mõni uus sind huvitavaid sõnu sisaldav leht. Twilert teeb sama, aga jälgib inimeste säutse Twitteris.

Ka globaalsetel uudispakkujatel on olemas otsiagendid. Haapsalu lastekodu põlengust sain teada BBC uudiste vahendusel, mis saatis mulle teate selle kohta mobiilile. Ka Jaapani sündmustel hoian pilku peal BBC abil. Aga sama teenust pakub CNN või milline iganes teine suur uudiskanal.

4. Suhtle inimestega

Usaldan täiesti oma suhtlusringkonda kuuluvaid inimesi – suurem osa neist on mingi kitsama valdkonna suurepärased asjatundjad. Sageli, kui kohtun inimestega, küsin nende käest, mis hetkel põnevat ka kuulukse. Tavaliselt teevad nad olulistest uudistest asjatundliku ja huvipakkuva kokkuvõtte. Eks nad uurivad minu käest vastu viimase aja sündmsute kohta: oskan omalt poolt rääkida seda, mida mulle huvi pakkuvat olen viimasel ajal näinud.

5. Pista varvas Facebooki ja Twitteri jõkke

Ammu on möödas ajad kui uudist väärtustas selle ilmumine mingi kindla päeva ajalehes või sellest kella üheksastes uudistes rääkimine. Uudiseid ujub meist mööda kogu aeg. Terve päeva uudistevoolus ulpimine kujutab endast elu mõttetu raiskamise üht piinarikkaimat viisi.

Tegelikult meenutavad Facebooki ja Twitteri säutsud uudiste voogu, millesse pistad aeg-ajalt hetkeks varba sisse. Peaaegu iga päev võtan 5-10 minutit, et heita pilk inimeste uudisvoogudele, kelle mõttemaailm mulle korda läheb. Nad filtreerivad tavaliselt mulle olulised uudised välja.

6. Loobu tarbetust infost

Kui palju saad uudiskirju, mille lugemata kustutad? Kui sageli juhindud teadlikult telereklaamist või bänneritest oma ostuotsustes? Kui sageli saad tellitud posti ja kui rajult uputab su postkasti kriitpaberil rämps?

Loobu tarbetust infost. Klõpsa unsubscribe-viidet uudiskirjadel, mida sa ei vaja. Kui rämpsmeili saatja ei saa aru ja jätkab oma jama saatmist, siis klõpsa spämminupul. Vaigista teleri heli reklaamipausi ajaks. Tõmba oma brauserile Adblocki nime kandev lisavidin, mis peidab reklaamid. Registreeri oma postkast Eesti Postis kui rämpspostivaba ja kleebi sellele silt, mis palub postkasti panna ainult tellitud posti.

Nädalaga suudad info hulka ohjata vähemalt poole võrra ilma, et elu kvaliteet halveneks. Vastupidi: kui tarbid seda infot, mida tegelikult vajad, säästad iga päev nii aega kui ka närve.

Nädala juhtlause

/0 Comments/in

“Tähtsaim otsus, mida teeme, on see, kas usume end elavat sõbralikus või vaenulikus universumis.” -Albert Einstein

Enda jalule ajamise 5 nippi

/3 Comments/in , , , ,

Kirjutasin eelmisel nädalal sellest, kuidas aru saada peatsest kontrolli kadumisest oma asjade üle. Täna näitan, kuidas võtsin end uuesti kätte ning taastasin oma väikeses maailmas endise korra.

1. Võta päev või paar

Teiste tegemiste kõrvalt on väga keeruline oma tegemistes korda luua. Seepärast võta sellele tööle keskendumiseks päev või paar. Kasvõi nädalavahetus. Või võimalusel paar päeva palgata puhkust.

Kui see pole võimalik, siis broneeri asjade kordasättimiseks neli ennelõunat, mil sa ei käi koosolekutel ega tee muid asju. Tunnist ajast ei piisa, vajad vähemalt 2-3tunniseid segamatuid sessioone, et asjad korda sättida. Kui muud ei jää üle, sõida paariks päevaks teise linna „komandeeringusse“.

2. Keskendu

Kui asud korrastama, siis esmalt taga rahu. Selleks lülita telefon välja ning ära loe uusi e-kirju. MSNist ja Skype’ist logi välja. Pead saama segamatult tööd teha.

3. Võrru ja tagasi

Vajame vähemalt korra kuus aega omaette olemiseks, et mitte midagi teha ja lasta mõtetel lihtsalt voolata.

Mu hea õpetaja Mart Parmas tavatseb öelda, et kui on vaja millegi üle mõelda ja mõtiskleda, siis pole midagi lihtsamat kui minna bussijaama ning osta Võru bussile pilet. Sõidad neli tundi Võrru, seal einetad veidi ja jalutad ning siis Tallinnasse tagasi. Pealinna naastes on mõtted oluliselt selgemad kui enne.

Selles jutus on oma iva. Enne kui hakkad asju klaarima, võta tunnike või paar, et lihtsalt jalutada ning rahulikult mõtiskleda. Ilma mingi sihita. Las aju ise uitab. Kui tuleb mõni hea mõte, pane see kirja. Ja mõtiskle edasi.

4. Prioriteedid paika

Pane paberile kirja olulisemad teemad, vajadusel koosta mitu nimekirja: näiteks üks töö, teine koduse elu ning kolmas enda arendamise jaoks. Määra igas nimestikus 3-5 olulisemat prioriteeti. Lihtsalt kirjuta teemade ette tähtsust tähistavad numbrid. Oluline on luua selge järjestus.

Võta ette käesoleva kuu plaan. Millised olulised asjad peaksid sel kuul saama tingimata tehtud? Pane need kirja ja sea tähtsuse järjekorda.

Ülejäänud tegevused kirjuta teisele lehele, mille päisesse võib lisada fraasi „Võib-olla ühel ilusal päeval“. Selle nimekirja vaatad siis üle, kui praegu olulised asjad tehtud.

Nüüd mõtle eesootavale nädalale: millised on kõige olulisemad asjad, mis peaksid nädalaga saama valmis? Pane kirja ning sea olulisuse järgi ritta. Kui nädala jooksul tuleb uusi lahendamist vajavaid teemasid, mis aitavad oodata järgmise nädalani, kirjuta need üles, et nädala lõpus otsustada, mida nendega täpsemalt teed.

Viimase sammuna mõtle homse peale ja otsusta, milline on homne kõige olulisem tegevus, mille kindlasti ära teed. Pane see homsele päevale kalendrisse kirja. Äärmisel juhul kirjuta homsele kuni kolm olulist tegevust, aga sel juhul pane taas järjekord paika.

5. Korista vedelevad tegevused

Jäänud on veel viimane asi enne tegutsema hakkamist. Ava oma meilikast ning loo inbox’i alla uus kataloog „Kirjad töötlemiseks“. Sellesse kausta lohista Inboxist kõik kirjad, mis nõuavad tegutsemist (arvesta sellega, et sageli kirja lohistamisel teise kausta märgitakse see loetuks). Võid luua ka nimekirja, millesse kirjutad üles kõik tegevused, mida üldse on vaja teha.

Anna endale lubadus, et igal hommikul otsustad kümne e-kirja või minevikust pärit tegevusega, mida nendega täpselt peale hakata. Ma ei pea silmas seda, et peaksid need tingimata kohe ära tegema. Lihtsalt otsusta iga asja puhul, mida ja millal sellega peale hakata. Sel moel tasapisi liikudes vabaned mineviku taagast mõne nädalaga.

Edaspidi puhasta igal õhtul meilikast saabunud kirjadest ning otsusta iga asjaga, millal ja mida sellega teed.

Need mõtted on pärit minu jaoks uuest ajajuhtimissüsteemist, mille loomisega praegu tegelen. Lähema kuu-paari jooksul tutvustan seda ka siin blogis.

Nädala tsitaat

/0 Comments/in

“Pole kunagi liiga hilja olla see, kes sa oleksid võinud olla.” -George Elliot

Üha kiirenev sõit lõpuga lumehanges

/14 Comments/in , ,

Eelmise aasta lõpus haarasin endale liiga palju ülesandeid ning lõpptulemusena lendas mu enesejuhtimise regi uppi ning mina ühes sellega. Näitan kuut tunnust, mis annavad tunnistust sellest, et peagi ootab ees paratamatu õnnetus.

„No kuidas nüüd ajajuhtimise koolitajal ja raamatu „Hetk“ autoril siis niimoodi läks?“ kuulen mõnda lugejat küsivat. „Kingsepal pole kingi, jah?!“

Vahel on kingad läbi küll… Aga siis tuleb teiste saabaste asemel enda omad ära parandada.

Tagantjärele vaadates andsid peatselt saabuvast õnnetusest mitu asja märku piisavalt varakult. Kuid hoog oli nii suur, et ei olnud mahti neid signaale märgata – isegi siis mitte, kui need olid muutunud väga valjuks. Näitan, mis juhtus.

2 minuti reegel ei toimi

Tagantjärele vaadates oli just see esimene tunnus – jätsin mitu olulist pisiasja tegemata. Kui tavaliselt ajan paariminutlised tegevused korda paaril-kolmel sessioonil päevas, siis nüüd lükkasin need päeva lõppu. Aga siis olin nii väsinud, et ei jaksanud nendega tegeleda ja lükkasin need järgmisse päeva. Ja siis ülejärgmisse. Nii need kuhjusid.

Isetäituv meilikast

Kui mõni e-kiri jääb kirjakasti kauemaks kui päev-paar, siis on seegi ülekoormuse märk. Tavaliselt saan päevas poolsada kirja ning kui kirjakastist vaatab vastu juba sadakond kirja, mis on lugemata või mille puhul ma pole otsustanud, mida nendes peituvate tegevustega täpselt peale hakata, on pilt selge: midagi on valesti.

Üleliigsed paberid taskus ja kotis

Annan endast parima, et mitte kaasas tassida üleliigseid pabereid rahakotis, taskutes ega kotis. Sellest hoolimata avastasin, et rahakott on kviitungeist pungil, mõni visiitkaart reisib pintsaku rinnataskus mitu kuud või tont-teab-kust tulnud esemed kipuvad kotis paljunema. Tulemuseks oli segadus mu ümber, mis külvas ka segadust mõtteis.

Aeg puudub iganädalaseks ülevaatuseks

Olen pühendunud iganädalase ülevaatuse fänn. Võtan tavaliselt korra nädalas tunniks-paariks aja maha, et uurida, mida olen nädalaga teinud ning mida olulist toovad järgmised nädal või kaks. See harjumus aitab sihte seada ja rahulikult kaaluda, millega tegeleda ja millega mitte.

Ühel hetkel oskasin oma elu nii kiireks ajada, et ülevaatuseks puudus aeg. Noh, mis see üks kord ka ära pole… Järgmisel nädalal juhtus sama moodi. Ja ülejärgmiselgi. Segadus kasvas.

Lubadused ei pidanud

Üha sagedamini avastasin, et jagan tühje lubadusi. Alguses paar tükki nädalas, hiljem paisus nende arv kümnekonnani. Mida kiiremini hakkad rabelema, seda kärmemalt vajud sohu. Ja seda rohkem proovid asja tühiste lubadustega – nii endale kui ka teistele jagatavatega – päästa.

Meisterreageerija, vähemalt esialgu

Üha rohkem tegelesin juhtimise asemel reageerimisega, sest ootamatuste arv jätkas kasvamist. Lõpuks oli hoog juba nii kiire, et kõigele ei jõudnud enam reageeridagi. Vahel oli tunne nagu juhiksin autot, aga gaasipedaal on kinni kiilunud ja pidur ei tööta. Lõpuks oled nagu peksupoiss: hoop tuleb hoobi järel, ise muretsed peamiselt selle eest, et ellu jääks, muu pole enam oluline. No nii hulluks asi ei läinud, aga väga palju puudu ka ei jäänud.

Lõpuks puudub vähimgi aeg planeerimiseks, lihtsalt jooksed asjadega kaasa kuni võhma jagub. Kui enam ei jaksa, kukud. Aga siis pole enam vahet.

Külmumine

Kuna juhtimine puudub lõpuks täielikult ning kiirus kasvab pidevalt, siis varem või hiljem lendab regi uppi ning sellel sõitja samuti. Alguses on hanges mõnus ja rahulik, aeg seisab, kõik kihutavad sinust mööda. Mõnus. Aga seejärel hakkab jahe, lausa külm, üha külmem, talumatult jäine. Nüüd on valik sinu teha.

Esimene variant: aga äkki õige jääkski siia? Räägivad, et alguses on küll hirmus külm ja valus, aga hiljem läheb paremaks. Ühel hetkel muutuvat olemine rahulikuks ja enam pole millelgi vahet. Mitte kunagi enam. Juhtub, mis juhtuma peab.

Teine variant: võtan kokku viimased jõuvarud, ajan end püsti ning, nui neljaks, leian koha, kus saan sooja kamina ees rahulikult läbi mõelda, et kuidas edasi. Valisin selle tee, muidu ma täna seda kolumni ei kirjutaks.

Mida sina teeksid sellises olukorras, kui oled „reelt“ maha lennanud ja tahad uuesti end kätte võtta? Palun jaga oma soovitusi kommentaarides. Järgmisel nädalal kirjutan, kuidas ma ise uuesti ree peale ronisin ning olukorra kontrolli alla sain.