Nädala juhtlause

/2 Comments/in

“Aeg on aine, millest koosneb elu.” -Benjamin Franklin

Vana kooli mees

/6 Comments/in , , , , ,

Pärast 5-6aastast oma kalendri Outlookis pidamist võtsin kuu eest taas kasutusele pabermärkmiku. Tunnen end paremini kui kunagi varem. Ju ma olen hoolimata omaaegsest tehnoloogiafriigi taustast endiselt „vana kooli mees“.

Outlook on suurepärane töövahend, kuid sellel on mõned olulised puudused. Minu jaoks oli neist suurim see, et oma reaalsest koormusest ülevaate saamine on väga keeruline. Loomulikult, saan ju vaadata samal ekraanipildil nii kalendrisündmusi kui ka tööülesandeid, kuid see ei anna mulle endiselt täit selgust, kui hõivatud ma tegelikult sel päeval olen ning kas võin endale täiendavaid ülesandeid võtta või mitte.

Teine probleem on vaat et olulisemgi: erinevalt mu ajaressurssidest on Outlooki maht pea piiramatu. Sellesse on imelihtne laksida üha uusi kohustusi.

Need olid peamised kaks põhjust, miks võtsin kasutusele pabermärkmiku.

Mu märkmiku ülesehitus on lihtne. Esmalt tuleb aastaplaan, minu eesmärkide pilt ja olulisemate tegevuste jaotus aasta lõikes ning seejärel käesoleva ja kahe järgmise kuu lehed – iga päeva kohta eraldi leht. Nii on mul kirjutamiseks piisavalt ruumi. Kalendri järel tuleb hetkel käsilolevate projektide loetelu ning olulisemate projektide plaanid. Kõige lõpus on mitmesugused märkused ning ideede lehed – ideede lehe serval on indeksikleepekas, et saaksin selle kiiresti avada, kui soovin uut ideed kirja panna.

Pabermärkmiku plussid

Mu jaoks on neli põhjust, miks eelistada pabermärkmikku Outlookile.

Näen oma reaalset koormust. Erinevalt Outlookist on märkmikulehe maht piiratud. Kui näen sellel 3-4 olulist tegevust, siis tean, et see päev on nö täitumise serval. Kui lehele enam kirjutama ei mahu, siis on sellel juba liiga palju tegevusi ning osa neist tuleb tõsta päevadele, kus veel on ruumi.

Kirjutades mõtlen. Kui Hendrik Sal-Saller seondub su jaoks Generaator Mi, mitte jalgpalli ja seksiga, ning sõna „Propeller“ meenutab sulle pigem punki kui lennuki detaili, siis kuulume vist samasse põlvkonda, mille esindajad mõtlevad pliiatsiga kirjutades paremini kui klaviatuuril toksides. Kui kirjutan pliiatsiga märkmikku, liigub mu mõte väledamalt ja analüüsivamalt kui klaviatuuril kümne sõrmega klõbistades. Võib-olla on põhjus ka selles, et klaviatuuril kirjutan liiga kiiresti, et mõte järgi jõuaks?

Märkmikku on mõnus käes hoida. Naudin märkmiku nahkkaante puudutust. Ning seda, kui võtan väga hea tindipliiatsi näppude vahele, eemaldan korgi ja kirjutan. Rahulikult ja mõnuga.

Märkmikku ei pea laadima elektriga. Mõtetega laadimisest piisab täiesti. Mul hakkab vaikselt villand saama sellest, et pidevalt tuleb laadida arvutit, mobiili, fotoaparaati, tont teab, mida veel. Loobusin juba bluetoothi käed-vabad-seadmest, sest ma ei taha seda laadida.

Ausalt öeldes kaalusin ühe pabermärkmiku asendajana ka iPadi, kuid siin oli mitu mõtet, mis mind hoidsid tagasi. Esimene: iPadi tuleb laadida. Teine: kahtlustan, et poes oleks veidi topakas käia, ostunimekiri iPadil näpus. Kolmas: e-raamatute lugemiseks eelistan Kindle’it, mis on oluliselt vähem edev ja palju mõnusam seade, mida pealegi ei tule laadida iga päev.

Märkmiku puudused

Ükski asi pole lõpuni hea ega halb, nii ka pabermärkmiku kasutamine. Mind häirib endiselt paar pisiasja.

Topeltkirjutamine, panen kellaajalised sündmused kirja nii märkmikusse kui ka Outlooki, sest olen Outlooki kalendriga harjunud ning jagan oma kalendrit mõne olulise töökaaslasega, et ühiselt paremini planeerida.

Kord päevas „sünkroniseerimine“ ei toiminud, sest see oleks nõudnud uue harjumuse tekitamist. Kalendri väljaprintimine ja märkmiku vahele pistmine ei toimi, sest juhtun liiga harva printeri lähedale, pealegi mulle meeldib elada keskkonda säästvalt. Lahendus: kohe, kui võimalik, lisan sündmuse mõlemasse kalendrisse.

Mu kirjatehnika on jube. Ega ma ilmaasjata saanud selle eest koolis parematel päevadel pika sabaga kolmesid. On juhtunud, et mõnest märkmikku kirjutatud asjast ma ei saagi hiljem aru. Aga ju nad siis pole nii olulised.

Samas olen õppinud end kuu ajaga kirjalikult täpsemini väljendama, et varesjalgadega märkmikku kribitut hiljem paremini mõista.

Muide, ega ma ole kuuga Outlookist täielikult loobunud ning see pole kavaski. Outlookis on endiselt kirjas pisiasjad ja meeldetuletused, kuid sisuliste asjade planeerimine käib paberil. Ja ma tunnen end mõnusalt.

Loe pabermärkmiku kasutamise nippe ka mõne nädala eest ilmunud kirjatükist ja selle kommentaaridest

Nädala juhtlause

/0 Comments/in

“Maailma muutmist peab igaüks alustama iseenda muutmisest. Rahulikult, põhjalikult, pingutamata ja kiirustamata.” -Vissarion

5 võtet hilinemise vältimiseks

/0 Comments/in , , , ,

Pakun välja mõned nipid, mis aitavad vältida pikaajalisemate tegevuste kroonilist venimist ning mille kasutamine aitab meil ka igapäevaelus vähem hilineda.

1. Keskendu kõige olulisemale

Minimalistliku eluviisi alustala: keskendu ainult hädavajalikule ning kõige olulisemale, ülejäänust loobu.

Kui kavandad mõnda suuremat tegevust, siis esimese hooga on tore visualiseerida täiuslikku tulemust. Aga enne tegutsema asumist viska välja kõik „tore-oleks-kui“ tüüpi tegevused, et säästa aega. Oluline on leida viiendik tegevustest, mis annab neli viiendikku tulemusest ja tegutsemismõnust.

Kui sa pole just arst või lendur, siis võib rahulikult jätta täiuseihaluse ukse taha, sest ülesandest viimase kahe protsendi lihvimine täiusliku teostuse nimel võtab kaugeltki rohkem aega ja teisi ressursse kui ülejäänud projekt kokku.

Veebiteenuste väljatöötaja 37signals kasutab projektide kiireks lõpetamiseks kolme reeglit, mille kohaselt on projekt lõppenud kui:
• tulemus on saavutatud,
• projektiks kavandatud aeg on otsas (sõltumata tulemusest)
• projektiks kavandatud raha on otsas (sõltumata tulemusest)

Selle tulemusena armastab neli 37signalsi klienti viiest neid palavalt ning üks viiest vihkab neid sama kirglikult. Vastasel juhul suhtuks suurem osa klientidest neisse lihtsalt leigelt.

Tegevused valmivad kõige kiiremini visandades. Kui visandad mõnda asja seda iga korraga pidevalt veidi täiustades, siis jõuad oluliselt kiiremini rahuldava tulemuseni.
Kui jääd kohtumistele alailma hiljaks, siis mõtle enne välja astumist, mida sul on kavas tingimata arutada ning milliste ettevalmistusteta kohtumisel pole mõtet. Ülejäänud asjad võivad jääda ka järgmist korda ootama.

2. Jaga suur tegevus väiksemateks tükkideks

Enne alustamist visanda plaan: pane kirja, milliseid olulisemaid asju meil on vaja teha ning kaua need võtavad. Järgmise ringiga löö järgmised suuremad sammud veelgi väiksemateks kildudeks, et mõista, kui kaua aega neiks tegelikult kulub.

Ning nüüd korruta tulemus läbi 1,5-2ga, saades tulemuseks tegeliku ajakulu.
Arvesta sellega, kui palju tegelikult jõuad teha ning kui palju suudab tegelikult su meeskond. Vastasel juhul kohtud varem või hiljem üha kasvava hilinenud tegevuste nimistuga.

Oluline on vältida üleplaneerimist, muidu pead väga põhjalikku plaani hiljem pidevalt muutma ning see nõuab tohutult aega. Sama tähtis on teha iga sammu järel kiire vahekokkuvõte ning küsida: mida peame tegema järgmisena, et jõuaksime lõpptulemuseni.

Olen hoidnud sageli olulisemate projektide puhul ees kolme kuu ja kahe nädala plaani. Selles kirjeldame projekti tulemuse selle, järgmise ja ülejärgmise kuu lõpus nagu ka käesoleva ja järgmise nädala lõpus. Lähtuvalt nädala eesmärgist jagame tegevused päevade peale ära. Kui nädal on läbi, loome järgmise paari nädala plaani.

Kui oled krooniline kohtumistele hilineja, siis sea endale vaheetapid: selleks, et jõuda kokku lepitud kellaajaks kohale, pean jõudma selleks ajaks bussile ning kodust välja astuma sel hetkel. Õigemini kümme minutit varem.

3. Palu teistel end aidata

Murrame kõige lihtsamalt endale antud lubadusi. Kui oleme midagi lubanud kellelegi teisele, siis on nendest kohustustest juba palju keerulisem loobuda. Seega: kui tahad midagi olulist mingiks ajaks ära teha, palu endale mõnel sõbral või töökaaslasel korra päevas või üle päeva helistada ning küsida, kuidas sul see tegevus edeneb, mis sul hetkel käsil on ning mida võtad ette järgmisena.

Lugesin hiljuti uuringut, mis väitis, et tavalise koolituse kasu on 21%. Teisisõnu, iga viies koolitusel osaleja hakkab õpitut päriselus ka kasutama. Aga kui koolitusele järgneb tegevuste ülevaatus, kontroll ning juhendamine, kasvab koolituse kasutegur kolm korda. Täpselt sama nägime meeskonnaga oluliste asjade ärategemise koolituse Uus Kurss järel: kolm kuud pärast koolitust toimunud järelsessioonile tuli kohale kaks kolmandikku osalenud tiimidest, mis olid saavutanud oma eesmärgid lähtuvalt koolitusel ühiselt tehtud plaanidest.

Kui oled kohtumistele hilineja, siis palu teistel inimestel endale meelde tuletada kodust lahkumise hetke. Kas elukaaslane või mõni teie sõber on vahel helistanud ja uurinud: „Noh, kas juba hakkasid tulema?“ Kui veel ei hakanud, siis tavaliselt selle meeldetuletuse peale asun teele.

4. Kehtesta sanktsioonid

Kasuta hilinemise puhul sanktsioone, millest on ühiskonnale kasu. Näiteks iga olulise projektiga hilinenud päev toob tiimiliikmetele kaasa kohustuse teha pärast projekti lõppu ühe tunni vabatahtlikku tööd. Koosolekule hilinetud minut maksab kümme senti heategevaks annetuseks.

Kui hilined kohtumistele, kasuta sama nippi – iga hilinetud minut või veerandtund toob kaasa kindla kohustuse teha midagi selle kuu viimasel reedel või nädalavahetusel ühiskonna heaks vastutasu ootamata.

Head võib teha ka hilinemata, aga see on lihtsalt üks viis, kuidas asju kontrolli alla saada. Mitmed mu tuttavad on saavutanud selle kaudu kaks tulemust: nad püsivad graafikus, kuid jätkavad ka vabatahtlikku tööd.

5. Alusta varem

Proovi alustada olulise projektiga kuu, nädal või päev varem. Astu koduuksest lihtsalt pool tunnikest varem välja. Me ei pea ju tormama! Rahulikult on palju mõnusam liikuda.

Harjuta seda täna: kui lähed töölt koju, siis astu tavapärasemast rahulikumalt ning proovi enda ümber märgata vähemalt üht rõõmuvalmistavat asja, mida sa pole varem märganud. Kui asud varem teele, siis on aega olla rahulikum ja õnnelikum.

Nädala juhtlause

/0 Comments/in

“See, kes mõtleb oma järgmise sammu täiesti läbi, seisab kogu elu ühel jalal.” -Hiina vanasõna

3 põhjust, miks asjad ei liigu edasi

/0 Comments/in , , , , ,

Olles praeguseks tööd teinud mitmesaja Eesti ettevõtte ja organisatsiooniga, märkan ikka ja jälle kolme ürgpõhjust, mis takistab inimestel endast maksimumi andmast. Näitan, millised on need põhjused ja pakun välja mõned retseptid nende raviks.

Kõigi nende juhtumite puhul pole halb ajakasutus mitte põhjus, vaid sümptom.

1. Rabelev kultuur
Aastaid kestev paaniline rabelemine kuulub Eesti meeskondade kõige levinumate krooniliste haiguste hulka. Vahel veab ning haigushood annavad mõneks nädalaks järgi, kui juhtkonnal on käsil järjekordse uue strateegia tegemine, et edaspidi sihipäraselt liikuda. Aga muretsemiseks pole põhjust, uus tõmblustsükkel on juba teel ning strateegia loomist ei mäleta mõne nädala pärast enam keegi.

Tulemuseks ongi pidev rahmeldamine, mille käigus näib iga uus idee olulisem kui eelmised kokku. Töötajatel pole prioriteetidest aimugi ning ettevõte teeb näiliselt meeletult palju tööd, kuid eriti edasi ei liigu.

Sellel tõbi esineb variatsioonidega. Näiteks mõnel juhul tormavad juhid nii kiiresti oma tiimi ees, et ülejäänud seltskond ei jõua neile järele. Sageli puudub tiimi liikmetel vähimgi aimdus, millises suunas juhid viimati minema lehvisid. Aga pole viga, nad naasevad peagi, et vastupidises suunas vuhiseda.

Sellist kultuuri kirjeldab eelkõige tava olulised tegevused pooleli jätta. See toob kaasa fookuse puudumise ning inimesed ei suuda keskenduda elutähtsate asjade edukale lõpetamisele. Tagajärjena on meeskond kurnatud ja osa juhtkonda süüdistab neid saamatuses, mõistmata, et peegel on kõver ning esmalt tuleks ennast ravida ja alles siis asuda alluvate mõtteviisi ning tegutsemise tulemusliku juhtimise juurde.

Retsept: Leidke, milline on teie meeskonna kõige olulisem tugevus. Üks. Ei rohkem ega vähem. Üks. Kui selleks on tõesti kiirus ja rabelemine, laske vana moodi edasi. Kui ei, siis keskenduge järgmisel nädalal ühele olulisele projektile. Kui see on tehtud, võtke järgmine ette. Vahepeal saabunud ideed pange lihtsalt kirja. Kui loote strateegia või seate pikema aja sihid, siis rühkige nendeni sihikindlalt, laskamata end uitmõtetel eksitada.
Just see ja järgmine sümptom on need, mida aitame lahendada märtsi alguses toimuval oluliste asjade meeskonnaga ära tegemise koolitusel „Uus kurss“ .

2. Luik, haug ja vähk
Füüsikast teame, et vastassuunalised jõud kompenseerivad teineteist. Täpselt nii on ka meeskonnas, kui selle liikmed sikutavad olulist projekti või protsessi igaüks ise suunas. Kõik pingutavad maksimaalselt, higi voolab ojadena ning oluline asi nihkub vahel ühes või teises suunas. Töötegemise mulje on kõikehõlmav, kuid tegelikult ei toimu peale nägelemise ja ühise ähkimise suurt midagi.

Retsepte on kaks. Esimene: leppige omavahel kokku, miks selle asjaga tegelikult möllate ning kuhu soovite koos välja jõuda; milline on igaühe jaoks tegevuse lõpptulemus ning milline on teie eesmärkide ühisosa. Joonistage kasvõi ühine pilt sellest, millise olukorra te loote käesoleva ühise projektiga – vahel aitab joonistamine kiiremini kokku leppida kui tavaline arutelu.

Teine: kui lõppeesmärk on ette antud, siis muutke jõudude vahekordi – lisage inimesi, kes aitavad vedada soovitud suunas, ning eemaldage vastassuunas tirijaid. Veel parem, aidake neil leida põhjuseid, miks sikutamise suunda muuta, sest köit tirida neile ju meeldib.

3. Lained löövad üle pea kokku
Vahel on tunne, et maailm käib liiga kiirelt ning tegevused löövad üle pea lihtsalt kokku. Meilikast täitub üha enamate kirjadega ning kõik tahavad meilt midagi saada. Pealekauba elame veel ebaloomulikus rütmis: oleme ju mõeldud töötama suviti, kui päevad pikad ning päikest küllaga, mitte talvel, kui vajame energiat lihtsalt tasahilju tiksudes kevadeni elus püsimiseks.

Retsept: Pane rahulikult kirja olulisemad asjad, mida peaksid tegema. Vali välja neist kõige olulisem ja keskendu sellele iga päev tund või paar. Igal õhtul vaata üle ja planeeri järgmine päev. Kui mõni päev on nii tavapärasest paremini välja tulnud, siis planeeri nädala kaupa. Püstita väike eesmärk nädalale ja tee see ära.
Võta iga päev paar-kolm tundi, et järjekindlalt närida end läbi vanade tegevuste kuhjast. Selles töös on eesmärgiks ülesannetest loobuda, mitte neid ära teha. Võta päevakavasse ainult hädavajalikud tööd, teistest ütle ära, sest kõike ei jõua nii ehk naa teha.

Vähemalt üle päeva tee veidi sporti või jaluta, vaadeldes ümbritsevat ja otsides sellest meeldivaid pisiasju, mida sa pole varem märganud. Veeda vähemalt paar korda nädalas lähedaste ja sõpradega mõnusalt aega.

Alusta päeva naeratusega ja lõpeta päev naeratusega. Mis sest, et õues on pime, päevad lähevad juba pikemaks. Mis sest, et tegemist on nii palju, kui keskendud ja hoiad positiivset suhtumist, siis olukord paraneb. Mis sest, et vahel ei näi tegevustel lõppu, iga õhtu on ju väike vahepeatus, mil vaadata tänulikult päevale tagasi ja veidi unistada uuest ja paremast, saabuvast

Nädala juhtlause

/0 Comments/in

“Sa ei suuda peatada laineid, kuid võid õppida surfama.” -Jon Kabat-Zinn

Osale loosis: 2 priipääset Uuele Kursile!

/0 Comments/in

Loosime välja kaks priipääset koguväärtusega 796 eurot meeskonnaga oluliste asjade ära tegemise koolitusele Uus Kurss, mis toimub 2.-4. märtsil laeval Victoria I. Vaata lähemalt ja osale: http://uuskurss.eu/loos/. Võitja loosime kell 16.

3 reeglit suhtlusmürgituse raviks

/0 Comments/in , , , ,

Meie kaugsuhtlemise maht on kasvanud viimase mõnekümne aastaga hüppeliselt ning jätkab kiiret paisumist. Kus on piir? Mida saame teha, et jääda normaalseks?

Kui keegi oleks kirjutanud 30 aastat tagasi iga päev paarkümmend kirja ning vastanud veel mitmekümnele, siis oleks tal diagnoositud grafomaania ja hakatud teda ravima, sest ta häirib ühiskonda oma hälbiva käitumisega. Praegu ütleme säärase inimese kohta: „Näe, kui tubli. Küll tema ikka jõuab!“
Mitu kirja saad päevas? Ja mitmele vastad või mitu kirjutad ise? Lisame siia veel välksõnumid ja telefonikõned. Kui palju jääb aega päriseluks?

Liigne kommunikatsioon toob kaasa mitu probleemi: oleme üha pealiskaudsemad, teeme ajanappuse tõttu ära vähem olulisi asju, pealegi suurendab liigsuhtlus distressi. Infotehnoloogia abil loodud hulgisuhtlust peetakse ka üheks keskendumishäirete laienemise põhjuseks.
Info hulk ning kaugsuhtlus jätkab eksponentsiaalset kasvu. Kuskil peaks ju ometigi saabuma piir, me ei suuda lõpmatuseni killustuda. Valik on meie endi teha: kas jätkame tormamist ja variseme ühel hetkel kokku või pidurdame üha kiirenevat hoogu vähemalt meie endi maailmas.

Tutvustan kolme reeglit, mille olen endale kehtestanud.

1. „Kui vähegi saad, ära kirjuta.“ Just nii olla öelnud Eesti ajakirjanduse grand old man Juhan Peegel. Kui vähegi saad, ära kirjuta e-kirja ega välksõnumit. Enne sõnumi saatmist mõtle, kas seda ikka on päriselt ka vaja. Mis juhtuks, kui sa jätaksid kirja või välksõnumi saatmata või näiteks netiväljaandesse kommentaari kirjutamata?

2. Kohtu, helista, kirjuta. Seegi suhtlemiseelistus pärineb mu ajakirjanikuaegadest. Põhjus on lihtne: kohtumisel saan rohkem infot kui helistades, sest näen inimest. Helistades saan rohkem infot kui kirjutades, sest kuulen ja kuulan. Info puudulikkus tekitab suhtlemises probleeme, sest kui me mõnda asja ei tea – näiteks, seda, millises tujus teine on – siis kipume liiga palju eeldama. Ja eeldamine on kõigi vussiminekute ema, teame Murphy seadustest.

3. Piira end. Piirangud vabastavad inimese hukutavast aplusest. Olen võtnud e-suhtluseks iga tööpäeva lõpus 45 minutit. Selle jooksul vastan kõige olulisematele kirjadele, saadan ära mõne sekundi võtvad viisakusvastused, planeerin, millal vastan pikemat mõtlemist ja kirjutamist nõudvatele kirjadele, ning kustutan ülejäänu.

Sellisel käitumisel on varjuküljed: vahel mu vastus viibib või jätan üldse vastamata ning võin mõjuda ebausaldusväärselt või –viisakalt. Eks siis pärastpoole palun vabandust. Vahel jääb ka keegi oma kirjale agressiivselt vastust ootama, kuid selle vastu aitab meilijalus, milles märge, et reageerin kirjadele tavaliselt paari päeva jooksul. Olen lisanud sellesse soovituse helistada, kui asjaga on kiirem.

Teine, kasulikum pool kaalub varjuküljed üles: kui keskendun mingile tegevusele, teen paremat tööd ja olen efektiivsem; kui vastan, siis sisuliselt; ning mis peamine – mu meel on oluliselt rahulikum, naudin elu enam ning pakun end ümbritsevale maailmale rahulikumal moel rohkem.

Nädala juhtlause

/0 Comments/in

“Kui oleksin andnud inimestele seda, mida nad tahavad, oleksin ehitanud kiirema vankri.” -Henry Ford