Vabastavad piirangud

/0 Comments/in , , ,

Olen viimase aasta jooksul hakanud enda juhtimisel üha enam kasutama kunstlikult loodud piiranguid, mis aitavad mul aega varasemast oluliselt paremini kasutada ning pöörata enam tähelepanu tegevustele ja suhetele, mis on eluliselt olulised.

Leo Babauta soovitab just sellist lähenemist oma suurepärases raamatus „Power of Less“. Kui kehtestad ise endale piirangud, siis kõrvaldad sellega vähem olulised tegevused, sest aeg on ju piiratud ning vähem tähtsate asjadega pole sel juhul aega tegeleda. Kui sulle on ette antud kindel aeg, siis iseenesest valid välja ainult need tegevused, mis on hädavajalikud.

Veebitarkvara loov ettevõte 37signals kirjutas mõne aasta eest suurepärase projektijuhtimise õpiku „Getting Real“, milles nad kirjeldavad, kuidas valmib tarkvara. Pea legendaarse projektijuhtimistarkvara Basecamp.com autoritel on kolm lihtsat projekti lõppu määratlevat reeglit: projekt lõpeb juhul, kui tulemus on saavutatud, eelarve on täis saanud või projekti lõpptähtaeg on kätte jõudnud. Seda hoolimata saavutatud tulemusest. Tänu sellele pole neil mitte ühtki täiesti valmis toodet, kuid kõik olulised toimingud töötavad neis. Neli viiendikku 37signalsi klientidest armastavad neid siiralt ning ülejäänud viiendik vihkab neid sama kirglikult. Vastasel juhul oleks neil ilmselt pool klientuuri, kes oleksid pigem rahul, ja teine pool, kes pigem ei ole rahul.

Toon näited mõnest piirangust, mida ise kasutan, et saaksid nende põhjal proovida ka ise endale mõne kehtestada.

1. Loe e-kirju kord päevas

Minu töö lubab mul kirju lugeda ja neile vastata kord päevas. Kui kord päevas keskendud meilidele vastamisele, siis kulutad selleks märksa vähem aega. Pealekauba olen seadnud endale ajalise piirangu: pean päevase meiliportsuga toime tulema 45 minutiga – seepärast vastan kõige olulisemad kirjad esimesena ning vähem olulised jäävad vastuseta.

2. Lõpeta tööpäev kell viis

Juba teist nädalat annan endast kõik, et lõpetada tööpäev kell viis ning naasta siis pere juurde. Vastasel juhul kipub töö muutuma pereelust tähtsamaks, kuid tegelikult pole see ju õige. Selleks, et elada võimalikult täiuslikult, peaks valitsema meie töö, pereelu ja isikliku arengu vahel harmoonia ja tasakaal. Robin Sharma soovitas kunagi endalt küsida: keda soovid näha oma viimasel elupäeval oma surivoodi ümber, kas kolleege või oma peret ja sõpru?

Kui soovid keskenduda perele ja sõpradele, siis võta nende jaoks aega, sest muidu kipub töö haarama ebaproportsionaalselt suure osa sinu elust.

3. Võta tööks või koosolekuks täpselt 45 minutit

Miks planeeritakse koosolekuteks tund? Või olulisteks töödeks? Tegelikult oleks vaja ju kahe koosoleku või ülesande vahel ka puhata.

Palju arukam oleks võtta neiks 45 minutit ning ülejäänud 15 minutit vahepeal puhata, et jõudsamalt edasi liikuda. Mõned mu kliendid on läinud üle 45minutilistele nõupidamistele ning tulemused on suurepärased: nad suudavad kolmveerand tunniga arutada teemasid sama põhjalikult ja tulemuslikult kui tunniga – lihtsalt tühja-tähjale kulutavad nad vähem aega.

4. Tee vähemalt üks oluline tegevus päevas

Olen sõlminud endaga kokkuleppe, et iga päev teen ära vähemalt ühe olulise asja, mille lõpetamise üle mul on õhtul hea meel. Siis saan õhtul päevale tänulikult tagasi vaadata ning mõelda, milline on homne kõige olulisem tegevus, mille viin kindlasti enne teisi asju ellu.

Kui mu siht on kindel ja peas valitseb selgus, mida homme kindlasti ära teen, on mul lihtsam püsida valitud rajal.

5. Üks eesmärk 26 asemel

Tean paari ettevõtet, mille töötajatel on üle 20 eesmärgi. Pole üllatus, et nad ei suuda ühtki täita.

Tean mõnda ettevõtet, mille töötajad pühenduvad ühele eesmärgile korraga. Kui üks eesmärk on saavutatud, liiguvad nad sihikindlalt järgmise poole. Pole ime, et need ettevõtted on märksa edukamad kui need, kellel kümneid eesmärke.

Fookus on oluline: kui fookus on paigast ära, tuleb pilt udune.

Olen avastanud, et ajalised piirangud sobivad isegi loominguliseks tegevuseks, sest mõtted koguvad end tasapisi ning loomingule „võetud“ tund kulub peamiselt ideede vormistamisele. Pärast seda jääb hinge väike okas kriipima, mis ärgitab üha uusi ideid. Need pakitsevad seni, kuni päästan nad järgmise sessiooni ajal valla. Tulemus on oluliselt parem kui lõpmatuseni täiusliku tulemuse kallal nokitsedes.

Piirangute seadmine on võimas, kuid esimese hooga ei pruugi mäng välja tulla. Vali endale homseks üks piirang ning kasuta seda paari-kolme nädala jooksul. Pärast seda prooviaega saad valida, kas piirangut lõdvendada või tõmmata veel koomale. Olen tänulik kui jagad kommentaarides oma ideid ja kogemusi, kuidas sul enda piiramisega läheb.

Piirangud on võimsad – selle kolumni kirjutamiseks võtsin 20 minutit ning 19 minutiga oli tekst valmis.

Nädala tsitaat

/0 Comments/in

“Kui aeg läheneb lõpmatusele, läheneb pingutus nullile. Ja vastupidi.” -Murphy seadus.

4 võtet horisontaalpindade seaduse seljatamiseks

/1 Comment/in , , ,

Kas oled märganud, et asjad kipuvad kogunema kõikjale, kuhu neid vähegi saab asetada? Lauaservale, riiulinurgale, kapi äärele, põrandale… Nuhtlus ei piirdu ainult sellega – esemed horisontaalpindadel paljunevad sama kiiresti kui äädikakärbsed.

Kaug-Idas valitseva arusaama kohaselt peegeldab su sisemaailm välismaailma ja vastupidi. Kui meie ümbruskonnas valitseb segadus, on märksa keerulisem luua korda ka meie endi sees. Selleks, et elada tasakaalus elu ja rahustada meelt, oleks arukas luua veidi korda ka meist väljapoole jäävas maailmas. Kas tunned end pärast toa või laua koristamist paremini? Minu enesetunne paraneb märgatavalt.

Pakun välja neli kiiret lahendust, et olukord uuesti kontrolli alla võtta ning tulevikus elada veidi korrastatumas maailmas.

1. Vabasta rõhtpinnad esemetest

Järgmise koristusaktsiooni käigus hoolitse selle eest, et riiuliservadele ega lauanurkadele ei jääks enam ühtegi eset, mis sinna ei kuulu – iga asi jõuab selle käigus oma kohale.

Kui praegu on tasapindadel vedelevaid asju ja pabereid tohutult palju, siis võib kasu olla sellest, kui tõstad nad kõik põrandale ühte kuhja. Seejärel vaatad ese eseme haaval läbi ning otsustad, kas sa veel vajad seda, ning kui vajad, siis kus on selle õige koht. Tarbetud asjad saab ära anda, osta.ee-s ühe krooniga müüki panna või lihtsalt ära visata, kui need enam ei kõlba kasutada.

2. Hoia rõhtpinnad puhtad

Tee endaga kokkulepe, et sa ei aseta edaspidi asju lauanurkadele ja riiuliservadele, vaid pärast kasutamist paned need tagasi oma kohale. Kui töömees jätaks garaažis tööriistad laokile, siis juba paari päeva pärast oleks suurem osa neist kadunud. Iga tööriist käib sellele ette nähtud kohal.

Pea seda kokkulepet endaga vähemalt paari nädala vältel, et see muutuks harjumuseks. Vajadusel võid endale kehtestada mõne sanktsiooni: näiteks iga vedelema jäetud asi toob endaga kaasa kümnekroonise annetuse heategevuseks. Või hoopis premeeri end: kui õhtul ei vedele ühtegi asja, võid tegeleda oma lemmikajaviitega, muidu mitte.

3. Loo igale esemele koht

Kui avastad, et mõni asi vedeleb lihtsalt sel põhjusel, et tal puudub parem koht, siis nuputa välja, kus sellised esemed võiksid olla. Loo oma süsteem, mille ülesehituse loogika aitab asju paigutada sinna, kuhu need kuuluvad. Kui koristasime suve hakul kuuri, siis lõime sellesse tsoonid hobide, aianduse, motosõidu ja tööriistade tarbeks – igasse tsooni kuuluvad sellega seotud esemed. Kuur püsib siiani üllatavalt hästi korras; ma ei väsi selle üle imestamast. Tegelikult ka.

4. Korista iga päev 5 minutit

Loo üks harjumus veel: igal õhtul korista viis minutit. See aeg pole pikk ning mõni minut veidi kraamida ei tekita mingit vastumeelt. Kuid selle põgusa koristustuuriga säästad oluliselt aega, sest laupäevane kraamimine lüheneb vähemalt poole võrra ega tekita nii palju stressi.

Nagu igal asjal, on ka rõhtpindade asjadest vabastamisel oma varjukülg. Kui sa ise küll täidad neid nelja reeglit, aga ligimesed mitte, siis varem või hiljem avastad end hullumise servalt, sest teised inimesed jätavad oma asju endiselt vedelema ja see häirib. Teisest küljest: sinu käitumise võrra on segadus väiksem ja meel rahulikum ning kui näitame ka teistele, millist kasu saame mõnest väikesest muudatusest oma käitumises, siis ehk võtavad nemadki tulevikus mõne kasuliku harjumuse omaks.

Nädala juhtlause

/0 Comments/in

“Ma ei eksi mitte kunagi ära, aga vahel olen ajutiselt vales kohas.” – Vares Nick Parki animasarjas “Loomasuu ei valeta”

Tegutsemise võti: 3 kuud ja 2 nädalat

/0 Comments/in , , ,

Kasutan juba paar kuud uut tegevuste juhtimise süsteemi, mida võiks nimetada kolme kuu ja kahe nädala süsteemiks. Mul toimib väga hästi ning need paarsada inimest, kellega olen seda prooviks jaganud, kiidavad samuti.

Süsteemi kasutamise eelduseks on sihikindel töö ühe eesmärgi elluviimiseks. Me ei suuda korraga joosta kahele poole. Kui hoiame fookust, oleme märksa edukamad ning liigume jõudsalt edasi. Seepärast – kui vähegi võimalik – keskendu korraga ühele eesmärgile ning tegutse selle elluviimise nimel iga päev kasvõi natuke niipea kui võimalik.

Kui liigud eesmärgi poole iga päev, siis muutub selle saavutamine harjumuseks ning iga päev teed kasvõi väikese sammu edasi.

Eesmärki ellu viia iga päev kasvõi natuke on hea, sest mõne minuti ju ikka leiad, et sihipäraselt tegutseda. Pealegi vähendab asjade „kasvõi natuke“ tegemine edasilükkamist, sest eesootav ülesanne pole nii hirmuäratav. Kui juba hakkad tegutsema ja saad hoo sisse, siis töö lausa lendab käes ning sageli saab „kasvõi natukesest“ tund või paar.

Kui tegeled olulisima eesmärgi ellu viimisega esimesena ehk enne kõiki teisi tegevusi (e-kirjade lugemine nende seas), võid olla kindel, et sa ei lase end valitud kursilt kõrvale kallutada.

Võta süsteem kasutusele

Sõnasta eesmärk, mida soovid ellu viia, ning kaardista järgmiseks kolmeks kuuks olukord, milles oled iga kuu lõpus.

Selleks, et see ei jääks pelgalt plaaniks, sõnasta kuu eesmärgist tulenevalt oma järgmise ja ülejärgmise nädala eesmärgid. Kuu ja nädala eesmärkide sõnastamisel hoolitseme selle eest, et kasutame olevikku ja kirjeldame neid põneva, hinnatava ja pingutust nõudvana.

Viimase planeerimise sammuna pane kirja järgmise paari nädala igasse päeva ühe, kõige olulisema tegevuse, mis viib sind oma nädala eesmärgi täitmisele lähemale. Ja vii see tegevus ellu iga päev teeb esimesena, kohe hommikul.

Nädala pärast vaatame koos möödunud nädalale tagasi ja planeerime järgmise kahe nädala tegevused.

Selline nädala kaupa jooksev planeerimine aitab meil hoida plaani piisavalt paindliku, et ootamatustega toime tulla ning ühist liikumissuunda vajadusel korrigeerida.

Just sellist planeerimisviisi kavandan meeskondadega oluliste asjade ära tegemise koolituse „Uus kurss“ planeerimisel ning viimase kahe kuu jooksul pole kogenud ühtki tagasilööki.

Palun proovi ka ja kommenteeri, kuidas sul välja tuli. Olen igasuguse tagasiside nagu ka süsteemi nõrkadele kohtadele tähelepanu juhtimise eest väga tänulik.

Nädala juhtlause

/0 Comments/in

“Elu lõpus muutuvad meie küsimused väga lihtsaks: Kas elasin täiega? Kas armastasin hästi?” -Jack Kornfield.

Video: kuidas öelda aeglasemalt “jah”

/0 Comments/in , ,

Rääkisin EMSLi suvekoolis sellest, kuidas öelda aeglasemalt “jah”, et keskenduda meie jaoks olulistele tegevustele.

Kuidas öelda ei? EMSL suvekool 2010 from Unemasin on Vimeo.

Suur tänu EMSLi tiimile videovõtte, idee ja teostuse eest!

Ole Juht Ilma Ametinimetuseta

/0 Comments/in , , , ,

Kuidas saaksime olla Tõelised Liidrid, sõltumata sellest, millist tööd teeme? Mil viisil võiksime olla eeskujud, mitte hoiatused? Robin Sharma uusim raamat „The Leader Who Had No Title“ paneb selle üle mõtlema, ja mis veel olulisem, tegutsema.

Kes üldse on Juht Ilma Ametinimetuseta? Oleme ju harjunud, et tiitel või ametikoha nimetus lisab osa auhiilgusest: divisjoni peadirektor kõlab uhkemalt kui osakonnajuhataja. Pealegi eesliite „pea-„ lisamisel ametinimetusele muutub enesetunne palju mõnusamaks: peadirektor, peasekretär, peainsener, peakokk, peaõpetaja, peafinantsist…

Sharma meenutab meile, et see on tühine hiilgus, inimeste puhul on sisu vormist tähtsam. Millal viimati otsustasid inimese üle tema välimuse või sotsiaalse staatuse põhjal? Ja kas tol korral vaevusid uurima, kellega on tegelikult tegemist?

Ühel mu koolitustest rääkis üks osaleja loo oma ettevõtte koristajast, kes tegi oma tööd pühendumusega: igal hommikul kontor säras, kuid oma asjad leidsid töölaualt üles nagu oleksid sa ise need sellel korrastanud, koristaja paigutas need sulle ainuloomulikul viisil. Kord-paar nädalas küpsetas koristaja imemaitsvaid lihapirukaid ja pakkus neid kõigile. Kui kellelgi oli mure, siis ta arutas seda eelkõige koristajaga, kes kuulas hoolsalt ja vahetevahel küsis mõne asjatundliku küsimuse. See koristaja oli Tõeline Liider Ilma Ametinimetuseta, tema teod rääkisid tema eest ning ta sotsiaalne positsioon ettevõttes oli peadirektori omast kõrgem. Ta juhtis seda ettevõtet.

Aastaid tagasi töötasime koos ühe sekretäriga, kes tagantjärele mõeldes oli samuti Juht Ilma Ametinimetuseta. Vähe sellest, et ta tegi oma tööd laitmatult – ma pole kunagi kohtunud parema assistendiga. Ta otsustas, et iga tema päev on parem kui eelmine. Seetõttu ta säras igal hommikul üha enam ning nakatas oma positiivsusega nii ettevõtte töötajaid kui ka külalisi. Ta ei avaldanud oma arvamust eriti sageli, kuid neil puhkudel, kui tal oli mõni mõtte ettevõtte töö parandamise võimaluste kohta, andis ta sellest teada. Kõik juhid käisid tema käest esimesena uurimas, mida ta ühest või teisest uuendusest arvab. Kahtlustan, et tegelikult juhtis hoopis tema ettevõtet, kuigi see polnud tema siht. Ta lihtsalt tegi oma tööd siiralt ja suurepäraselt ning oli harukordselt meeldiv ja intelligentne inimene.

Ühe mu klientettevõtte juht on samuti Juht Ilma Ametinimetuseta. Kui ta on kontoris, on ta inimeste jaoks olemas – tema uks on igale töötajale valla. Muide, ta tunneb kõiki poolt tuhandet töötajat nimepidi! Tõsi küll, selleks, et vahepeal ka ise „päristööd“ teha, käib ta majast paariks tunniks väljas, et mõnes lähikonna kohviku nurgas veidi mõelda ja planeerida. Kui vähegi võimalik, räägib ta innustavalt ja emotsionaalselt laetud sõnadega. Ma pole kunagi kuulnud, et ta oleks tujust ära või kellelegi halvasti öelnud. See ei tähenda, et ta ei kritiseeriks – ta teeb seda vajadusel, kuid alati silmast silma ning lõpetades vestluse aruteluga, mida saaks tulevikus tulemuste parandamiseks teha. Nii nagu jutu alguses kirjeldatud koristaja, küsib ja kuulab temagi rohkem kui räägib. Isegi ettevõtte staažikaimad töötajad ei mäleta, et neil oleks olnud paremat juhti.

Kui tahad samuti olla Juht Ilma Ametinimetuseta, siis tee oma tööd oodatust paremini, suhtle inimestega ausalt ja siiralt, ole neile tänulik ja näita seda ka välja. Kuula rohkem kui räägid, ole sina ise, aita ja mõista inimesi ning anna endast kõik, et teised inimesed saaksid kasvada. Need on vaid mõned Ametinimetuseta Juhi omadused. Kui oleme Juhid Ilma Ametinimetuseta, siis saame rohkem olulisi asju tehtud ning sama juhtub ka me ümbruskonnas, sest kõik, mida puudutame, muutub paremaks.

Kuidas on lugu sinu ettevõtte koristajaga? Kas tead, mis ta nimi on? Ja kuidas tal läheb? Mida ta teeb väljaspool tööd?  Ning millal tänasid teda viimati suurepärase töö eest? Küsi temalt homme hommikul ja ütle talle suurepärase töö eest aitäh ning vaata, mis juhtub.

Aga juba täna võta kasvõi tund aega ning ole selle jooksul Juht Ilma Ametinimetuseta. Kui see tunne meeldib sulle, siis jätka Ametinimetuseta Juhtimist. Õhtul vaata päevale tagasi ning avasta, mida su uuenenud suhtumine sulle ja sind ümbritsevale maailmale andis

Nädala juhtlause

/0 Comments/in

“Kõik, mida suudad ette kujutada, on reaalne.” -Pablo Picasso

Tule ajajuhtimise koolitusele!

/0 Comments/in , ,

Pean järgmise avaliku aruka ajajuhtimise koolituse Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses (Tammsaare tee 47) reedel, 24. septembril kell 10-17.30.

Koolitusel arutame:

  • Kuidas talletada kõik ideed ning neid võimalikult kiiresti ja tulemuslikult ellu viia?
  • Kuidas omada ülevaadet kõigest, mis teoksil, ja vältida asjade unarusse jätmist?
  • Kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita?
  • Kuidas võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte?
  • Kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid eesmärke ning neid saavutada?
  • Kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini?
  • Kuidas kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt?

Koolitusele on veel mõni üksik vaba koht. Kui otsustad kiiresti ja registreerud enne neljapäeva hommikut, siis võid Sinagi olla üks osalejatest. Koolitus maksab 2490 krooni + km ning selle eest saad sisuka päeva, hiljemalt mõne nädala pärast vähemalt pool tundi rohkem vaba aega, põhjalikud koolitusmaterjalid, lõunasöögi, vaheaegadel kohvi ning hulga uusi tuttavaid.

Mida varem registreerud, seda tõenäolisemalt saad osaleda! Järgmine avalik koolitus tuleb alles detsembri keskel.

Registreeru koolitusele