Tormav sant ja veniv terve

/1 Comment/in , ,

Nii kiiret aasta lõppu pole mul juba jupp aega olnud. Masu on möödas (või on see alles nn kruusi kõrv, mis viitab olukorra paranemisele?) ning tööd tuleb uksest ja aknast. Hea, et on palju tööd, ning halb, et kiirustades teen vigu.

Kirjutasin näiteks eelmisel nädalal ühe ettevõtte juhile Katrinile ning tervitusreal kõnetasin teda Ingridina. Mul pole aimugi, kust ma selle Ingridi võtsin! Mul pole praegu vist ühtegi sellenimelist klienti… Õnneks asub Katrinil huumorisoon õiges kohas ja ta vastas mulle, kõnetades mind Peetrina ning oma nimeks kirjutas e-kirja alla Leili.

Järgmine juhtum. Koolitasin Nordea panga inimesi ning lifti sisenedes nägin suvel mu koolitusel osalenud keskastme juhti, kes minu teada lubas mind soovitada ühele advokaadifirmale. Loomulikult pärisin temalt, et kas ta tegi seda. Ei, ta ei teinud. Sest ta ei ole kunagi töötanud selles firmas, vaid hoopis keskpangas, kuhu ta lubas mind soovitada. Mis pagana keskpank?! Ma ei saanud millestki aru… Viis minutit hiljem mõistsin, et eksisin inimesega ning saatsin talle vabanduskirja.

Ja veel üks näide. Olin täiesti kindel, et koolitus algab kell pool kümme. Kohale saabudes selgus, et koolituse algus on planeeritud kella üheksale, kusjuures mu kalendris olid kellaajad õiged. Õnneks olin piisavalt vara kohal ja saime õigel ajal alustada.

Inimene on ses mõttes nagu iga teinegi masin – mida kiiremaks läheb tempo, seda enam esineb vigu. Asi on seda hullem, et tehnoloogia võimendab meie tegevust.

Microsofti asutaja Bill Gates on öelnud, et tehnoloogia aitab meil muutuda oluliselt efektiivsemaks, kui kasutame seda õigete asjade elluviimiseks, ning täpselt sama palju ebaefektiivsemaks, kui kasutame seda valede asjade jaoks. Vaata kasvõi seda, mis juhtub siis, kui inimesed saadavad nn reply-to-all vastuseid e-kirjadele, mille puhul piisaks ühele inimesele vastamiseks. Tulemuseks on lumepalliefekt.

Hakates päriselus ummisjalu tormama, ei suuda me jooksmist jätkata pärast köidikute ja jalaklambrite langemist nagu Forrest Gumpi filmis. Lendame lihtsalt ninali ning enda jalule ajamine muutub üha keerulisemaks.

Kuigi näiliselt tegutseme meeletu tempoga, muudavad vead meid oluliselt ebaefektiivsemaks, sest vigu tuleb hakata parandama. Mida enam kiirustame, seda rohkem tuleb korda seadmist nõudvaid vigu ning mida rohkem neid parandame kiirustades, seda enam teeme uusi vigu. Tulemuseks on ahelreaktsioon, mis meenutab bussi peale jooksvat santi, kelle liikumisvõime halveneb seda rohkem, mida rohkem ta pingutab. Varem või hiljem lõppeb see kollapsiga.

Kõige hullem on see, et me ei suuda kiirustamisest piisavalt õppida. Tormamise ainus pluss on see, et eredamatel hetkedel suudame kiirelt välja sõeluda kõige olulisemad tegevused, sest kõikideks asjadeks puudub lihtsalt aeg ning seetõttu peame valima, millega tegeleda ja millega mitte (omaette ooper on see, kui asjatundlikud valijad me kaugemat tulevikku arvesse võttes oleme).

Miks me ei suuda seda kiiret valiku tegemist ja ainult olulistele tegevustele pühendumist õppida rahulikumate aegade jaoks? Siis suudaksime ju rahulikus tempos liikudes teha ainult olulisi asju siira ja südamest tuleva pühendumusega ning ebaolulise jätta kõrvale.

Praegu õpingi seda – jälgin end kiirustamise kõrvalt ning märgin üles, milliseid asju valin. Siis on hiljem hea oma tegevust analüüsida ning edaspidi tegutseda aeglaselt, valides tegevusi väga hoolikalt. Loodetavasti teeb see tulevikus aega juurde ning saan senisest enam keskenduda tõeliselt olulistele asjadele. Tegelikult mulle ju meeldib elada veniva tervena: mõnusalt, laisalt ja aeglaselt. Ja arukalt.

Milliseid apse Sina oled teinud kiirustades?
Ja kuidas pärast klaarisid neid? Ning mida õppisid?

Olen tänulik, kui jagad oma kogemusi ja õppetunde teistega.

Kirjanik Elizabeth Gilbert: Kuidas olla loov?

/7 Comments/in

TEDx Tallinnal näidati kirjanik Elizabeth Gilberti TEDi-kõnet video vahendusel, kus ta rääkis kirglikult ja kaasahaaravalt loovusest. Jagan seda ka teiega, sest see 18minutiline kõne on igati vaatamist väärt nagu suur osa teisigi TEDi kõnesid.

Töötame või teeme tööd?

/0 Comments/in , , , ,

Ameeriklased võtsid esimesena kasutusele väljendi „raha tegema“, enamik eurooplasi töötab ning ühena vähestest meie, eestlased, teeme tööd.

Kas tuleb tuttav ette tunne, et teed ja teed tööd, aga seda tuleb aina juurde?

Loomulikult, sest me ju teeme tööd (juurde). Eesmärk võiks siiski olla töötada, et teha midagi valmis ning ennast teostada või halvemal juhul lihtsalt teha raha.

Jätame Ameerika praegu kõrvale, sest viimase finantsvõimenduse pöörasusest alles toibume – näib, et raha tegemisel jooksevad siiski konkreetsed piirid. Väga sageli toibume eht-eestlaslikul moel, tööd tehes. (Kas sel juhul on tegemist tööteraapiaga?)

Vaatame selle asemel Vahemere äärde, kus hoolimata manana- ehk homme-jõuab suhtumisest on tootlikkus sageli suurem kui meil – inimesed töötavad ajaliselt vähem, aga imetabasel moel tunnevad end hästi ja tulevad eluga toime. Või vaatame põhjanaabreid, kus inimesed teevad vähem ületunde, kuid taas annab tootlikkus Eesti omale silmad ette.

Põhjanaabreid ning Lõuna-Euroopa kultuure ühendab see, et inimesed töötavad kindla sihiga: suurendada töö viljakust ning vähendada pikema aja jooksul töö hulka. Kui võtame ette mõne töö, siis võiks sel olla kindel siht: jõuda tulemuseni, mis võimaldab meil hetkeks aja maha võtta ning nautida elu, olla hetke rahulikult enne, kui asume uute tegemiste juurde.

Kas Eestis saaks ka nii elada?

Loomulikult! Selleni jõudmiseks tasub teha nelja asja.

Esiteks paika panna selge siht, kus suunas liigume. Vastasel juhul rabeleme sihitult siia-sinna, tegeleme pealtnäha oluliste asjadega, ent tegelikult tühja-tähjaga, kuigi endale tundub, et küll on palju tööd.

Teiseks võta õppus kaasaegse juhtimisteooria loojate hulka kuuluva Peter Druckeri soovitustest. Küsi iga töö puhul, kas seda üldse on vaja teha, mis muutub maailmas pärast selle töö lõpetamist paremaks. Kui midagi ei muutu, siis pole ju mõtet seda tööd teha.

Kolmandaks keskendu nendele tegevustele, mida ainult sina saad teha. Millised on asjad, mis tulevad sinul kõige paremini välja? Tee neid ning ülejäänud asjad delegeeri neile, kel tulevad omakorda need kõige paremini välja.

Neljandaks ole tegutsedes võimalikult efektiivne ning visualiseeri tulemus. Kui töö tulemuseks on järjekordne kuhi uusi töid tootvaid ülesandeid sulle ja teistele, siis kas seda asja ikkagi tasub teha? Kui tulemus viib meid edasi ning aitab paremini elada, on tööl mõte sees.

Üha enam püüan juhinduda nn 50/30/20 printsiibist. Proovi vähemalt töötada pool ajast asjadega, mis on olulised paari-kolme aasta perspektiivis ning 30% ajast, mis on tähtsad järgmise kolme kuu seisukohast. Sel juhul jõuame ühel hetkel selleni, kui viiendik ajast läheb tulekahjude kustutamiseks ja töö tegemiseks.

Unistan päevast, kui saame eurooplasteks ning suudame hoolimata 700aastase orjapõlve taagast taas suurema osa tööajast töötada, mitte orja kombel tööd teha

Autofookus aitab tõhusalt tegutseda

/9 Comments/in , , ,

Briti ajajuhtimisguru Mark Forsteri ajajuhtimissüsteemi Autofocus neljas versioon on suurepärane! Kinnitan seda pärast paarikuist kasutamist.

Kuidas käib Autofocuse nimekirja kasutamine? Vali üks viis kolmest, et seda teada saada:

Vaata Andreas Hofmanni valmistatud demole, mis näitab, kuidas Mark Forster kasutas oma süsteemi päeva jooksul. Palun tõmba demo siit ning vaata seda täisekraanil (Adobe Readeris vajuta selleks Ctrl+L).

Vaata EPL disaineri Timo Viksi innovatsiooniajakirjale HEI loodud kaheleheküljelist graafikut: Autofookus.

Loe ja kasuta juhiseid:

Alusta

  • Kasuta kaustikut 25-35 reaga, tekstifaili 20-25 rea kaupa või tegevusnimestikku.
  • Pane kirja asjad, mida kavatsed teha, üks asi reale.
  • Tõmba viimase asja alla joon.

Tegele

  • Loe nimekirja seni, kuni leiad tegevuse, mille teostamiseks oled valmis.
  • Tööta väljavalitud tegevusega seni, kuni tahad.
  • Kriipsuta tegevus läbi ning lisa nimekirja lõppu, kui sa sellega ühele poole ei jõudnud.
  • Loe nimekirja edasi, kuni leiad järgmise tegevuse.
  • Kui jõuad jooneni, alusta nimekirja algusest.
  • Tiiruta sel moel nimekirjas seni, kuni ühtegi tegemiseks valmis või tegemisväärset asja ei leia.

Vaata uuemaid tegevusi

  • Hakka lugema seda nimekirja altpoolt joont.
  • Kui leiad teostatava tegevuse, tee see ära ja tõmba maha ning liigu nimekirjas edasi kuni lõpuni.
  • Tõmba nimekirja lõppu viimase tegevuse alla joon.

Tegele läbivaatusega

  • Liigu uuesti nimestikus esimese tegemata tööni ja hakka allapoole liikuma. Sul on kaks valikut:
    • kas teed selle tegevuse kohe ära või
    • määrad tegevuse läbivaatuseks.
    • Läbivaatuse käigus kaalu:
      • Kas neid asju on tegelikult ka vaja teha? Kui ei, tõmba nad maha või sisesta tulevikutegevuste nimestikku. Kui jah, siis
      • Kas saad seda tegevust delegeerida? Kui jah, siis delegeeri ning lisa vastav ülesanne nimestiku lõppu. Kui ei, siis
      • Planeeri järgmiseks päevaks aeg nende asjade ärategemiseks, lepi endaga kokku nõupidamine nende asjade elluviimiseks.
      • Kui tunned tõrget, jaga ülesanded väiksemateks tükkideks ning kirjuta need ülesandejupid nimekirja lõppu ja tõmba algupärane ülesanne maha.
  • Läbivaatuse tulemusena saab järgmine joonealune kogu nimekirja alguseks. Korda tsüklit.

Mõned praktilised soovitused:

Kui nimekiri läheb väga pikaks, siis loe see läbi ja kriipsuta maha asjad, mida Sa kindlasti ei kavatse teha. Seejärel tõsta tulevikutegevuste nimekirja tegevused, mis praegu pole olulised. Kui nimekiri on endiselt pikk, siis tõmba suvalistesse kohtadesse mõned põikkriipsud, et nimekirja liigendada.

Pane nimekirja tegevused, mida kindlasti kavatsed ära teha. Juhul, kui mõnda asja pead tegema kindlal kuupäeval või kellaajal (varem pole võimalik ja hiljem pole mõtet), siis sellised asjad pane oma kalendrisse kirja, mitte Autofookusesse.

Parim viis kasutamiseks on harjutamine. Proovi kohe järgi, kas Autofookusest on Sulle kasu, ning olen tänulik, kui kommenteerid. Vastan hea meelega kommentaariumis ka küsimustele.

3 nippi töökuhja uppumise vältimiseks

/1 Comment/in , , , ,

Maainimesed kipuvad alatihti ütlema: „Meil, maal, ei lõpe töö kunagi.“ Ega nad eksi: alati on midagi teha ning seda ei maksa karta, et töö otsa lõppeks. Küll on vaja hoolitseda loomade eest, valmistuda järgmiseks kevadeks, künda, külvata, väetada, saaki koristada, elamist kõpitseda, metsa hooldada, vana kiviaed tahaks ka uuesti ladumist, maja laiendada, uut lauta ehitada, masinaparki laiendada. Tegemist on tohutult.

Tegelikult võib selle kuldse lause panna kirja kasutades ühes kohas väikese tähe asemel suurt: „Meil, Maal, ei lõpe töö kunagi.“

Nii nagu maainimesel on ka igal Maa-inimesel tegemist kuhjaga ning seda pole karta, et töö otsa saaks. Võib-olla see töö kunagi lõpeb, aga siis kaome kas meie Maalt või hävineb Maa. Enne pole igavust karta.

Kuidas ennast selles lõpmatus virr-varris hulluksminekust säästa. No ei paista tunneli lõpust valgust!

Siin on abi kolmest nipist.

1: Pane iga vähegi suurema asja puhul kirja edukas tulemus. Selleks küsi endalt: „Kuidas muutub maailm paremaks, kui saan selle tegevusega ühele poole?“ Sellele küsimusele vastamine aitab paika panna erinevate tegevuste prioriteete. Samuti näed ju sel juhul lõpptulemust juba oma vaimusilmas ning motivatsioon on suurem.

Kui tegemist on keerulise projekti või tegevuste kogumiga, on kasu nende tegevuste kaardistamisest. Aga tegevusnimestikes hoia silme ees iga projekti järgmine tegevus (2. nipp). Kui Sul on käsil 5-10 erinevat projekti, koosneb ka su tegevusnimestik 5-10 tegevusest ehk asjast, mida saad järgmisena teha. Tegutsemisel vaata hoolega sammu võrra ette, aga mitte rohkem. Pikema pilgu loomine on oluline planeerimisel, aga tegutsemisel keskendu järgmisele sammule.

Kui järgmine samm astutud, küsi endalt taas: „Milline on minu järgmine samm teel eduka ja maailma muutva tulemuse poole?“ Pane see tegevus kirja või tee lihtsalt ära, et seejärel küsida taas järgmise sammu kohta.

Maailma parimad tarkvaraarendajad töötavad üsna samasuguse rütmi järgi, viies projekte läbi nö spurtidena. Nad jagavad suured projektid väikesteks kildudeks ning seavad igasse nädalasse ühe või kaks „kontrollpunkti“, kuhu tahavad jõuda. Ning teel iga kontrollpunkti poole keskenduvad nad järgmistele tegevustele.

3. nipp: kui jõuad kontrollpunkti, on aeg korra hinge tõmmata, tähistada eelmise päeva-paari saavutusi ning panna paika järgmine kontrollpunkt ja välja nuputada, mis on kellegi järgmine tegevus sinna jõudmiseks.

Selline tegutsemine tagab paindlikkuse ning aitab vältida nn pika nimekirja stressi. Su ees on alati 5-10 järgmist tegevust ning mis pärast nende ellu viimist edasi saab, seda jõuab kaaluda ja mõelda pärast nendega ühele poole saamist.

Avaldasin selle kolumni esmalt sekretar.ee ja raamatupidaja.ee veebides ning taasavaldan selle nende loal.

Kolm tähtsaimat tegevust

/7 Comments/in , , , , ,

Keerulistel aegadel on olulisem kui kunagi varem näidata ettevõtte töötajatele selget sihti, suhelda nendega tavalisest tihedamini ning anda sihikindlal liikumisel isiklikku eeskuju, on öelnud maailma tipp-coach’ide hulka kuuluv Marshall Goldsmith. Mida saad selleks teha?

Kohtan üha sagedamini oma koolitustel inimesi, kes on juba praegu imekspandavalt tõhusad, kuid sellest hoolimata ei tule nad asjadega toime. Põhjus on lihtne – nad tegelevad strateegiliselt ebaoluliste asjadega. Kui su meeskond tegeleb ebaoluliste asjadega väga efektiivselt, siis segadus ainult suureneb, sest tõhusa tegutsemise viljana paisub ebaoluliste asjade kuhi meeletu kiirusega. Briti ajajuhtimisguru Mark Forster hoiatas selle eest kolm aastat tagasi ilmunud raamatus „Do It Tomorrow“: „Hõivetöö (busywork) näeb sageli rohkem töö moodi välja kui päristöö (real work).“ Seega hakatuseks peatu hetkeks ning jälgi enda ja oma meeskonna tööd. Kui palju on selles hõivetööd ja kui palju päristööd?

Selleks, et hõivetöö tegemisest loobuda, peab olema siht selge. Seega tasub esimese asjana koos üle vaadata, kuhu tahame välja jõuda ning kus asume praegu. Seda on parim teha kogu meeskonnaga – tuleme kokku ning vaidleme selgeks, kuhu ja miks tahame välja jõuda. Vaidleme seni, kuni jõuame ühtses tões kokkuleppele.

Kokkuleppes seame lihtsalt sõnastatud ja kõigile mõistetava eesmärgi, mis tekitab meeskonnas kirge. Sellest eesmärgist lähtudes paneme kirja tegevused, mis tulevad praegu väga hästi välja ning viivad meid ka tulevikus eesmärgile lähemale. Teise nimekirja loome asjadest, mis eesmärki vaadates on tarbetud – need on asjad, mille tegemine tuleb kiiremas korras lõpetada. Tegelikult ka. Vastasel juhul pole meie kalendris ruumi, et pöörata rohkem tähelepanu olulistele asjadele.

Igaühele konkreetne roll

Järgmisena paneme paika, kes mille eest konkreetselt hoolitseb, kui liigume ühtse meeskonnana eesmärkide poole. Aga kui inimesed ei tõlgi neid otsuseid n-ö isiklikku keelde, on tegemist järjekordse manifestiga, millest on kõige rohkem kasu siis, kui sellega ahju kütta.

Nüüd peaksid leidma nii juht kui ka iga tema meeskonna liige oma teel eesmärgi poole kolm kõige olulisemat projekti, mida nad hoiavad fookuses seni, kuni tulemus on saavutatud. Veelgi enam: igaüks leiab iga projekti puhul strateegiliselt olulise järgmise tegevuse ning keskendub sellele.

Iga projekti eest vastutaja paneb selleks kirja kõik selle projekti tegevused ning vaatab need kolme ringiga üle. Esimesel ringil kõrvaldab ta nimekirjast tegevused, mis pole eesmärgi saavutamiseks hädavajalikud või nõuavad tulemusega võrreldes ebaproportsionaalselt suurt pingutust. Teisel ringil leiab projekti eest vastutaja kõik tegevused, mida saab teha keegi teine – need tegevused kuuluvad delegeerimisele. Kahe esimese ringi tulemusena jääb sõelale käputäis kõige tähtsamaid tegevusi, mida saab teha ainult projekti eest vastutaja ise.

Nüüd paneb ta sel moel leitud kolme olulisima projekti järgmised strateegiliselt olulised tegevused oma kalendrisse kirja ning keskendub neile iga päev niipea kui võimalik kas või natuke. Ma ei väida, et sel moel peaks blokeerima oma kalendris iga päev mitu tundi. Aga pane kohe hommikuks kalendrisse märguanne kõige olulisema projekti strateegiliselt olulise järgmise tegevusega tegelemiseks – tegele sellega kas või natuke. Hommikupooliku teise poolde lisa märguanne kas või natuke tegeleda tähtsuselt teise projekti strateegiliselt tähtsa järgmise tegevusega ning vahetult pärast lõunat märguanne kolmanda projektiga tegelemiseks.

Sel puhul võtad iga päev veidi aega, et kolme olulist projekti jõuliselt eduka lõpptulemuse poole lükata.

Räägi inimesega

Neljanda tegevusena soovitan märkida pärastlõunasse suhtlemise aja, et pidada kiirelt aru ning julgustada teisi projektides osalejaid. Sel moel veendute, et olete koos teel õigete sihtide poole ning moodustate ühtse võitmatu löögirühma. Kui jagad kiirelt, veerandtunni jooksul oma võite ja kaotusi ning aitad teisi edasi liikuda, annab sellisest välknõupidamisest tekkiv energia ja sünergia kogu meeskonnale jõudu pingutusi jätkata.

Kuna selline sihikindel edasiliikumine nõuab väga palju energiat, siis hoolitse selle eest, et sisustad oma vaba aega kvaliteetselt: suhtle lähedastega ning puhka aktiivselt varasemast rohkem. Vastasel juhul kulutad energiat liiga palju ning su meeskond ei pruugi soovitud tulemuseni jõuda.

Proovi sellist efektiivsussüsti vähemalt kuu aja jooksul. Kaardista praegune seis ning tee järgmine vahekokkuvõte kuu aja pärast, et uurida, kas pingutused kandsid vilja, tähistada vahepeal saavutatud võite ning koos leida, mida on vaja järgmiseks spurdiks muuta. Seejärel võtate meeskonnaga muutused kasutusele ning järgmises vahefinišis kuu aja pärast vaatate asjad taas üle.

Selline tsükkel aitab meil üheskoos masu lõpetada kiiremini ning asuda taas heaolu kasvatama.

Kui arvad, et selline süsteem võiks Su meeskonda või ettevõtet aidata, palun uuri ka Raimo Ülavere ja minu ühise coachingutsükli Saak tutvustust siit. Tuleme hea meelega appi, et saaksime arenguga taas edasi liikuda.

Kolumni avaldasin esmakordselt keskkonnas juhtimine.ee ning see on taasavaldatud nende loal.

Ütle rohkem “jah”

/1 Comment/in , , , ,

Üsna sageli küsivad inimesed minult koolitustel, kuidas öelda “ei”. Ja siiani pole keegi küsinud minult, kuidas öelda “jah”, kuigi see on palju olulisem küsimus.

“Ei” ütlemine on ju lihtne. Kas mäletad, kuidas käitusid lapsepõlves, kui lasteaiakasvataja proovis sind sundida sööma mingit toitu, mis sulle üldse ei meeldinud, näiteks kaalika-lillkapsa-porgandi piimasuppi? Või kuidas käitub su väike laps, siis kui ta midagi ei taha teha? Ta ütleb lihtsalt “ei” ega põhjenda seda!

See ongi lihtsaim tehnika: korrata põhjendamata “ei”.

Ja teine, sama tõhus, ent palju konstruktiivsem viis: ütle “ei” ning näita, miks sa midagi ei saa teha ning mis juhtuks, kui selle tegevuse siiski ette võtaksid, ning millised olulised asjad jääksid siis tegemata.

Aga kuidas ja millele öelda “jah” nii, et su maailm avarduks ning teeksid uusi asju?

Lõpetasin äsja tütre soovitusel Danny Wallace raamatu “The Yes Man” lugemise. Selles dokumentaalfantaasias kohtub Danny Londonis linnaliinibussis hinduga, kes lausub talle: “ütle “jah” rohkem.” Ning Danny hakkab elu üle järele mõtlema. Selle üle, kuidas ta ei viitsi enam sõpradega väljas käia ning kuidas elu on muutunud üksluiseks ja igavaks. Ta teeb äärmusliku otsuse: öelda kõigele “jah” uue aastani. Milleni see viib, saad edasi lugeda juba raamatust. Seda võib küll öelda, et tema elu oli pärast seda kõike muud kui igav.

Ma ei kutsu üles Danny moel käituma ning valimatult “jah” ütlema. Jaatamine toob kaasa palju suurema vastutuse kui eitamine. Kui ütled “jah” endale või teistele, siis see on ju lubadus. Ning pead hoolitsema selle eest, et suudad seda lubadust ka täita.

Seega enne “jah” ütlemist küsi endalt ausalt, kas sa tegelikult ka tahad ja saad seda asja teha, milleks oled nõusolekut andmas. Kas oled nõus selle nimel mingist olemasolevast kohustusest loobuma? Kui see on nii, siis ütle rõõmuga “jah” ning planeeri uus tegevus. Kui ei, siis näita, miks sa ei saa uue asjaga tegelema hakata.

Väike mõtlemisaeg enne nõusoleku andmist või keeldumist aitab seljatada ka meisse sügavale istutatud kaitserefleksi öelda esimesena “ei”. Kui tihti oled alguses prahvatanud: “Ei, mitte mingil juhul!” ning pärast mõelnud, et oleks ikka vist pidanud hoopis “jah” ütlema… Kui ütled uutele asjadele “jah”, siis su maailm muutub palju rikkamaks ning üllatusterohkemaks – elul on ju nii palju meile pakkuda ning kahju oleks neist kõigist ära öelda.

“Jah” ütlemisel vajab ületamist üks kari: inimesed kalduvad võtma seda nõusolekut igavesti kehtivana. Seega – kui ütled “jah”, lisa klausel “sel korral”. Siis saad tulevikus uuesti kaaluda, kas tahad ka edaspidi selle asjaga tegeleda või mitte.

Lihtne näide: kolleeg tuleb ja küsib, kas saad talle otsida välislähetuse jaoks piletid ja broneerida öömaja, sest kõik teavad, et kui sina broneerid hotelli, siis on tuba väga mugav ja teenindus suurepärane, ning sinu korraldatust sujuvamat lennugraafikut suudavad vaid vähesed koostada. Mida teeksid?

Kui sulle meeldib reisiasju korraldada ning sul on selleks näiteks homme pool tundi, siis saad ju vastata probleemideta: “Jah, ma saan seda sel korral teha küll! Aga mul on selleks aega homme.” See ei sea sulle kohustust edaspidi alati pileteid ja öömaja otsida. Kui järgmisel korral sul puudub aeg või tahtmine reisiasju ajada saad vastata: “Ei, ma sel korral ei saa, sest pean ette valmistama nädala lõpus toimuva infopäeva – sulle väga hea öömaja otsimine võtab tund aega ning kui ma seda teeksin, ei saaks ma ette valmistada suurepärast infopäeva. Palun saada oma soov Bookinghouse”™ile- nad aitavad sind vähemalt sama hästi reisi planeerimisel kui mina. Aga küsi järgmine kord kindlasti jälle!”

Miks sellest kirjutan?

Sest olen hakanud viimastel kuudel palju rohkem “jah” ütlema ning mu elu on palju ilusam ja huvitavam kui enne. Olen teinud mitu vabatahtlikku koolitust ning kohtunud väga vahvate inimestega. Viimasena lubasin end koolitama PÖFFi meeskonda. Vastutasuks sukeldun kaamoseaja süvenemisel sukeldun esimest korda PÖFFi filme vaatama. Mida rohkem ütlen “jah”, seda enam tuleb uusi ja huvitavaid pakkumisi – mõne eest saan raha, mõne eest vaid töörõõmu. Ja mõnest olen ka loobunud, sest ei saa rohkem kohustusi võtta. Aga kuna ma kaldun ütlema “jah”, siis on uute ettepanekutega alati põhjust mu juurde tulla.

Kui sa veel kahtled, siis teeme kiire harjutuse.

Ütle mitu korda järjest omaette: “Ei, ei, mkmm, ei, mitte mingil juhul, ei!” Kuidas sa ennast tunned? Kas maailm muutus sellest ilusamaks ning su meeleolu paremaks?

Ja nüüd ütle mitu korda järjest omaette: “Jah, jaa, otse loomulikult, jah!” Kuidas tunned ennast nüüd? Paremini?

Seega, ütle “jah” rohkem ning su päevad on huvitavamad ning tunned ennast järjest paremini.

Kolumn ilmus esmakordselt sekretar.ee’s ning on taasavaldatud sekretar.ee loal.

Ajajuhtimisnipp meile, Google Wave’i kutse teile!

/30 Comments/in

Mul on üle 20 Google Wave’i kutset. Kui tahad mõnda neist endale, siis palun postita oma parim ajajuhtimisnipp (või mitu nippi) kommentaaridesse ning hiljemalt homme õhtuks oledki Google Wave’i testkasutaja saadan Google’ile Su meiliaadressi, et nad lisaksid Sind testkasutajate hulka (tänane kogemus näitab, et nende reageerimine võtab aega). Kui postitajaid tuleb üle 20, siis saavad Wave’i kutse parima, huvitavaima ja kasulikuima sisuga kommentaaride autorid.

Magusast elust tulvil ajasahtlid

/0 Comments/in , , , ,

Milline on magus elu? Ilmselt selline, milles tegeled nende asjadega, mis pakuvad sulle rahulolu ning aitavad sul ja lähedastel areneda. Kui sageli juhtub, et krabad endale kaugeltki rohkem asju, kui peaks? Ja siis tegevused kuhjuvad, põhjustavad stressi ega näi kunagi lõppevat? Ning isegi meeldivad asjad tunduvad tarbetult koormavana?

Vahel tuleb ikka ette.

Kotti saab panna kindla hulga asju. Kui paned koti liiga täis, siis see rebeneb või hakkab üle ääre ajama, ükskõik kui kenad või väärtuslikud need asjad ka poleks. Meie kalender on samasugune kott, kuhu paigutame oma tegevusi. Kui pühendume liiga paljudele tegevustele, siis hakkame rebenema. Osa asju jääb vajaliku tähelepanuta, mõned asjad saavad tehtud halvasti, sest kiirustades teeme vigu, ning osa olulisi asju kaob me vaateväljalt sootuks.

Olulisteks tegevusteks soovitan luua nn ajasahtlid – pane kirja, millised on sinu olulisemad rollid ning hoolitse selle eest, et planeerid neile asjadele ka aega vastavalt. Töö ei tohiks ju kodust elu häirida. Otsusta iga asja puhul, kui suure ajasahtli oma päevades sa sellele eraldad. Kui mõni ajasahtel on nii täis, et enam kinni ei mahu, siis järelikult pead midagi sellest välja tõstma ehk mõnest tegevusest loobuma. Kontrolli iga kuu-paari tagant, kas kodused ja töised ajasahtlid on tasakaalus. Kui inimene pole tasakaalus, siis muutub ta ebaefektiivseks ning varem või hiljem lööb selline kaalust väljas olek tervist ja suhteid.

Kui ühe töö saad tehtud ja võid selle ajasahtlist välja tõsta, siis uuri, mida asemele paned. Küsi, mis on sinu järgmine tegevus, et jõuda eduka lõpptulemuseni. Ning kui ühe suure asjaga seotud tööd tehtud, saab midagi muud asemele võtta.

Olen palju õppinud lihtsa eluviisi ideoloogidelt. Nad soovitavad, et kui ostad koju mõne uue eseme või rõiva, siis peaksid loobuma ühest vanast esemest kui mitte kahest. Siis ei teki õõvastavat olukorda, kus asju pole kuskile panna.

Sama põhimõte kehtib meie kohustuste ja kalendri kohta. Kui võtad ette mõne täiesti uue tegevuse, siis pead millestki ka loobuma. Proovin ka ise kasutada nn stop doing list”™i, millesse panen kirja harjumused ning tegevused, millest soovin loobuda. Siis on lihtsam teha valikut, kui tahan mõnele uuele tegevusele pühenduda. Selliseid uusi ja ihaldusväärseid tegevusi kogun nimekirja, mille päises kiri “Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval”.

Elustiili disaineritel on varuks mõned head soovitused. Kui tahad järjekindlalt oma elu nihutada rahulolu ja õnne poole, siis võta praegu hetk ja pane kirja, millest tahaksid loobuda.

Valmis? Ja nüüd pane kirja uued tegevused, mida tahaksid hakata tegema – mida õppida, millega tegeleda, milliseid kasulikke ja tervislikke harjumusi tekitada…

Seegi valmis? Homme otsusta, millisest halvast või ebameeldivast asjast sa loobud ning millise hea ja meeldiva tegevusega sa selle asendad. Ja kohe pärast otsustamist peata tegevus, millest soovid loobuda, ning tegele selle asemel uue ja meeldiva harjumuse loomisega. Sellega hävitad juba eos ka mõttetu või kahjuliku asendustegevuse tekke.

Võtame lihtsa näite. Ma olin vahepeal hädas sellega, et kulutasin liiga palju aega Facebookis. Palju arukam oleks selle asemel hoopis lugeda… Seega alates järgmisest päevast nii pea, kui tekkis kiusatus uurida sõprade-tuttavate tegemisi Facebookis ning raisata aega mõttetute (kuigi lahedate) testidega, avasin põneva raamatu ning täitsin puhkepausi selle lugemisega. Ega ma Facebookist täielikult loobunud, kuid veedan seal nüüd kümmekond minutit päevas – see on selline mõnus puhver töiste ja koduste tegevuste vahel. (Sellest raamatust kirjutan järgmisel nädalal, sest õppisin sealt palju.)

Uue harjumuse vahetuse võid ette võtta siis, kui eelmine harjumus on kinnistunud. Kui sel moel vahetad välja kasvõi ühe harjumuse või tegevuse kuus, siis aastas teeb see kokku tervelt tosin vahvat asja, mida hakkad tegema, ning tosin ebameeldivat, millest loobud. Ning see on suur võit.

Kolumn ilmus esmakordselt sekretar.ee‘s ning on taasavaldatud sekretar.ee loal.

Ajajuhtimise hea tava säästab ettevõtte raha ja aega

/1 Comment/in , , , ,

Kui ettevõte jõuab kokkuleppele ajajuhtimise heas tavas, siis see muudab organisatsiooni efektiivsemaks, äriprotsessi sujuvamaks ning võtab pingeid maha.

Kas kujutad ette organisatsiooni, kus enne nõupidamisi on osalejad alati teinud eeltöö, nõupidamised lepitakse kokku tavaliselt nädalajagu ette, koosolekul pühendatakse suurem osa ajast asjakohasele arutelule päevateemadest kõrvale kaldumata ning viis minutit pärast nõupidamise lõppu saavad osalejad selle memo, milles kirjas, mida iga osaleja peab järgmiseks tegema, et protsess edasi liiguks? Kui sageli juhtub nii sinu meeskonnas?

Nõupidamine on väga kallis töövahend. Kümne osalejaga tunnine koosolek maksab sõltuvalt osalejate palgatasemest 1500-5000 krooni, kui arvestada ainult otsest palgakulu. Juhul, kui tegemist on inimestega, kelle töö eest esitame kliendile arve, näiteks 700 krooni tunnist, siis on tegelik kulu suurem, 7000 krooni ringis. Järelikult oleks igati arukas koosolekuid läbi viia nii tõhusalt kui võimalik, aga selleks tuleb teha eeltööd, olla nõupidamisel efektiivne ning tagada nõupidamisele järgnev sujuv kommunikatsioon.

Mis juhtuks, kui meil oleks ühine kokkulepe, mis paneks selle kõik paika? Lepime kokku, et koosoleku kutses on selgelt kirjas nõupidamise eesmärk ning eeltöö, mida osaleja peab enne kohtumist tegema. Samuti on kutsele lisatud kõik dokumendid, mida on vaja nõupidamise ettevalmistuseks. Ja paar päeva enne nõupidamist annavad inimesed kiirelt teada, kuidas läheb kohtumiseks ettevalmistus.

Koosolekule saabuvad kõik osalejad täpselt ning me ei pea ootama hilinejate järel ega kulutama aega nende briifimiseks. Osalejad lülitavad nõupidamise ajaks telefonid välja ning keskenduvad arutlusele kogu tähelepanuga. Päevakorrast peame kinni minuti-paari täpsusega, juht innustab osalejaid ning hoiab koosolekut selle raamides ning koosoleku lõpuks vormub protokoll, mis paneb paika, mida ja kuidas teeme edasi.

Pärast koosolekut on osalejatel nende edasised ülesanded selged, nagu on klaar ka see, millal ja millistel teemadel toimub järgmine koosolek. Oleks ju mõnus?

Või võtame meeskonna töötajate aja ühise planeerimise. Kujuta hetkeks ette, mis saaks, kui kõik su meeskonna liikmed jagaksid oma kalendrit teistega. Kogu tiim planeeriks oma kalendri kaks nädalat ette nii, et igasse päeva jääb paar-kolm tundi erakorralisteks ja ootamatuteks töödeks. Ning kogu meeskonnal on kokku lepitud, et nõupidamised toimuvad näiteks teisipäeva ja neljapäeva pärastlõunasel ajal. Saaksime ju lihtsamalt hakkama?

Seejärel paneksime paika reageerimiskiiruse nii sise- kui ka välissuhtluses. Lepime kokku, et kui helistatakse mobiiltelefonile hetkel, kui me ei saa vastata, siis helistame tagasi. E-kirjadel hoiame pilku peal kord tunnis, kuid neile vastame kord või paar päevas, et säästa tegevusi rühmitades aega. Ning kõik inimesed teavad, et kui saame e-kirja, siis vastame sellele hiljemalt ühe tööpäeva jooksul.

Teeme ühe sammu veel edasi: kui palju see annaks juurde, kui teaksime, millised tööd kedagi ees ootavad? Igaühe tööde nimestikku saavad vaadata kõik meeskonna liikmed, et saaksime vajadusel küsida hetkel vähem koormatud inimestelt abi. Samuti koguksime kõik üldisemad probleemid ja arendusideed ühisesse virtuaalsesse salve… Ning kord kuus vaataksime ideed üle, et neist parimad kiirelt ja otsusekindlalt ellu viia.

Kui töökoorem muutub liiga rängaks ja teame, et me ei suuda parimagi tahtmise korral tööd tähtajaks lõpetada, siis anname sellest teistele nii ruttu teada kui võimalik. Ja seejärel otsustame, kas skoopi kärpida, jagada tööd kolleegidega või tähtaega edasi lükata, et saaksime aru, millal ja millises mahus tegelikult saame tööga ühele poole.

Ja kui veel paneks e-kirjadele korrektsed pealkirjad, näiteks „Infoks: klient meie tööga rahul“ või „Tegemiseks: Koosta ja saada kliendile pakkumine“ või „Vajan otsust: kui suure krediidi kehtestame kuldklientidele?“ Kui palju see kiirendaks meie tööd?

Näib idealistlikuna ning liiga ilusana, et olla tõsi? Mitme ettevõtte ja organisatsiooniga oleme ajurünnaku käigus pannud kõik sellised omavahelised kokkulepped paika leheküljelises dokumendis, millel nimeks „Ajajuhtimise hea tava“. Ülaltoodud mõtted on pärit erinevatelt ettevõtetelt, kuid neid kõiki ühendavad paar joont: pärast seda, kui inimesed ise on moderaatori kaasabil tuvastanud oma meeskonna ajajuhtimisprobleemid ning leidnud ühised lahendused nende ületamiseks, on meeskond muutunud kuni viiendiku efektiivsemaks ning äriprotsess oluliselt sujuvamaks, sest inimesed saavad asjadest sama moodi aru ning ootamatuste ja „äkkrünnakute“ hulk on vähenenud. Ning sellises meeskonnas inimestel ka rahulikum, pingevabam ja meeldivam töötada ning see suurendab töötajate motivatsiooni.

Seega, kui tahad protsessi kiirendada, kaasa inimesi ja loo kokkulepe. Ning hakka selle loomist planeerima juba täna. Kui soovid selles abi, palun võta ühendust kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037.