Kui oled osalenud mu koolitusel, siis palun jäta hinda.ee keskkonda tagasiside ja kirjuta, kuidas Sulle koolitus meeldis ning millist kasu sellest said. Sinu arvamus aitab mul teha oma tööd paremini.
Aitäh!
Kui ettevõte jõuab kokkuleppele ajajuhtimise heas tavas, siis see muudab organisatsiooni efektiivsemaks, äriprotsessi sujuvamaks ning võtab pingeid maha.
Kas kujutad ette organisatsiooni, kus enne nõupidamisi on osalejad alati teinud eeltöö, nõupidamised lepitakse kokku tavaliselt nädalajagu ette, koosolekul pühendatakse suurem osa ajast asjakohasele arutelule päevateemadest kõrvale kaldumata ning viis minutit pärast nõupidamise lõppu saavad osalejad selle memo, milles kirjas, mida iga osaleja peab järgmiseks tegema, et protsess edasi liiguks? Kui sageli juhtub nii sinu meeskonnas?
Nõupidamine on väga kallis töövahend. Kümne osalejaga tunnine koosolek maksab sõltuvalt osalejate palgatasemest 1500-5000 krooni, kui arvestada ainult otsest palgakulu. Juhul, kui tegemist on inimestega, kelle töö eest esitame kliendile arve, näiteks 700 krooni tunnist, siis on tegelik kulu suurem, 7000 krooni ringis. Järelikult oleks igati arukas koosolekuid läbi viia nii tõhusalt kui võimalik, aga selleks tuleb teha eeltööd, olla nõupidamisel efektiivne ning tagada nõupidamisele järgnev sujuv kommunikatsioon.
Mis juhtuks, kui meil oleks ühine kokkulepe, mis paneks selle kõik paika? Lepime kokku, et koosoleku kutses on selgelt kirjas nõupidamise eesmärk ning eeltöö, mida osaleja peab enne kohtumist tegema. Samuti on kutsele lisatud kõik dokumendid, mida on vaja nõupidamise ettevalmistuseks. Ja paar päeva enne nõupidamist annavad inimesed kiirelt teada, kuidas läheb kohtumiseks ettevalmistus.
Koosolekule saabuvad kõik osalejad täpselt ning me ei pea ootama hilinejate järel ega kulutama aega nende briifimiseks. Osalejad lülitavad nõupidamise ajaks telefonid välja ning keskenduvad arutlusele kogu tähelepanuga. Päevakorrast peame kinni minuti-paari täpsusega, juht innustab osalejaid ning hoiab koosolekut selle raamides ning koosoleku lõpuks vormub protokoll, mis paneb paika, mida ja kuidas teeme edasi.
Pärast koosolekut on osalejatel nende edasised ülesanded selged, nagu on klaar ka see, millal ja millistel teemadel toimub järgmine koosolek. Oleks ju mõnus?
Või võtame meeskonna töötajate aja ühise planeerimise. Kujuta hetkeks ette, mis saaks, kui kõik su meeskonna liikmed jagaksid oma kalendrit teistega. Kogu tiim planeeriks oma kalendri kaks nädalat ette nii, et igasse päeva jääb paar-kolm tundi erakorralisteks ja ootamatuteks töödeks. Ning kogu meeskonnal on kokku lepitud, et nõupidamised toimuvad näiteks teisipäeva ja neljapäeva pärastlõunasel ajal. Saaksime ju lihtsamalt hakkama?
Seejärel paneksime paika reageerimiskiiruse nii sise- kui ka välissuhtluses. Lepime kokku, et kui helistatakse mobiiltelefonile hetkel, kui me ei saa vastata, siis helistame tagasi. E-kirjadel hoiame pilku peal kord tunnis, kuid neile vastame kord või paar päevas, et säästa tegevusi rühmitades aega. Ning kõik inimesed teavad, et kui saame e-kirja, siis vastame sellele hiljemalt ühe tööpäeva jooksul.
Teeme ühe sammu veel edasi: kui palju see annaks juurde, kui teaksime, millised tööd kedagi ees ootavad? Igaühe tööde nimestikku saavad vaadata kõik meeskonna liikmed, et saaksime vajadusel küsida hetkel vähem koormatud inimestelt abi. Samuti koguksime kõik üldisemad probleemid ja arendusideed ühisesse virtuaalsesse salve… Ning kord kuus vaataksime ideed üle, et neist parimad kiirelt ja otsusekindlalt ellu viia.
Kui töökoorem muutub liiga rängaks ja teame, et me ei suuda parimagi tahtmise korral tööd tähtajaks lõpetada, siis anname sellest teistele nii ruttu teada kui võimalik. Ja seejärel otsustame, kas skoopi kärpida, jagada tööd kolleegidega või tähtaega edasi lükata, et saaksime aru, millal ja millises mahus tegelikult saame tööga ühele poole.
Ja kui veel paneks e-kirjadele korrektsed pealkirjad, näiteks „Infoks: klient meie tööga rahul“ või „Tegemiseks: Koosta ja saada kliendile pakkumine“ või „Vajan otsust: kui suure krediidi kehtestame kuldklientidele?“ Kui palju see kiirendaks meie tööd?
Näib idealistlikuna ning liiga ilusana, et olla tõsi? Mitme ettevõtte ja organisatsiooniga oleme ajurünnaku käigus pannud kõik sellised omavahelised kokkulepped paika leheküljelises dokumendis, millel nimeks „Ajajuhtimise hea tava“. Ülaltoodud mõtted on pärit erinevatelt ettevõtetelt, kuid neid kõiki ühendavad paar joont: pärast seda, kui inimesed ise on moderaatori kaasabil tuvastanud oma meeskonna ajajuhtimisprobleemid ning leidnud ühised lahendused nende ületamiseks, on meeskond muutunud kuni viiendiku efektiivsemaks ning äriprotsess oluliselt sujuvamaks, sest inimesed saavad asjadest sama moodi aru ning ootamatuste ja „äkkrünnakute“ hulk on vähenenud. Ning sellises meeskonnas inimestel ka rahulikum, pingevabam ja meeldivam töötada ning see suurendab töötajate motivatsiooni.
Seega, kui tahad protsessi kiirendada, kaasa inimesi ja loo kokkulepe. Ning hakka selle loomist planeerima juba täna.
Millist kasu saab blogimisest mikroettevõte ehk Peeter Marveti sõnu kasutades mees-ja-koer-tüüpi ettevõte blogimisest? Rääkisin sellest Tallinn Blogfestil:
Suur tänu Robin Gurney & altexile osalemise võimaluse eest! Võimas üritus oli ning ootan juba praegu üritust, millel nimeks Tallinn Blogfest 2010.
Mark Forster uuendas taas oma ajajuhtimissüsteemi ning esialgu tundub, et asi muutus versiooniga Autofocus 4 veel paremaks. Pean seda nädala katsetama ja siis julgen kinnitada.
Eelmine versioon töötas nagu valatult, kuid vahetevahel tekitas väga palju keskmise vanusega tegemata ülesandeid. Uues on see probleem kõrvaldatud.
Kuna pilt seletab asja olemust tekstist paremini, siis viitan Andreas Hofmanni valmistatud demole, mis näitab, kuidas Mark Forster kasutas oma süsteemi päeva jooksul. Palun tõmba demo siit ning vaata seda täisekraanil (Adobe Readeris vajuta selleks Ctrl+L).
Juhendi kirjutan tõenäoliselt ülejärgmisel nädalal, kui saan veidi rohkem aega. Aga kui kellelgi on aega seda enne teha, siis on mul selle üle siiras heameel.
Kui tahad teada, kuidas ennast juhtida ning saada innustust lapsepõlve unistuste elluviimisel, vaata professor Randy Pauschi kaht suurepärast videot:
Kiire sissejuhatus:
Klõpsa siia, et vaadata ekraaniviisorit
Küsimused-kommentaarid palun Twitterisse või kommentaaridesse. Aitäh!
Kui oled FIE, mikro- või väikeettevõtja, siis saad nüüd taotleda EASist koolitusosaku toetust, et omafinantseeringuta osaleda Selge Pildi avalikul ajajuhtimise koolitusel või tellida oma meeskonnale ajajuhtimise või projektijuhtimise koolitus.
Toetuse maksimaalne suurus on 15 000 krooni projekti kohta ning finantseeritakse 100% abikõlbulikest kuludest. Euroopa Sotsiaalfondist rahastatud toetust vahendab EAS, taotlusvormi saad täitmiseks tõmmata EASi veebist.
Peale taotlusvormi tuleb esitada koolituspakkumine (küsi Selgelt Pildilt koolituspakkumist!) ja kuni kolme kuu vanune bilanss ja kasumiaruanne.
Kui kirjutad taotlust, hoolitse selle eest, et see vastaks võimalikult hästi hindamiskriteeriumitele:
1) projekti kvaliteet (50% koondhindest), mille raames hinnatakse probleemipüstituse ning tegevusplaani kvaliteeti ja realistlikust;
2) projekti mõju vastavus meetme eesmärkidele (50% koondhindest), mille raames hinnatakse projekti mõju taotleja juhtimis- ja tööalaste teadmiste ning oskuste arendamisele.
Kui soovid korraldada aja- ja/või projektijuhtimiskoolitust ning vajad abi taotluse täitmisel, palun võta Kristjan Otsmanniga ühendust (tel 502 9037, e-post kristjan-at-selgepilt.ee). Annan endast parima, et saaksid nii koolitusest kui ka selle rahastamisest maksimaalselt kasu.
Mida 15 000 krooni eest saab?
Mida võiksid teha järgmisena?
Kas sinagi kuulud inimeste hulka, kes tahaksid vahel astuda tundmatute inimeste ringi ning alustada oma juttu: “Tere, minu nimi on … ning olen meilihoolik.”
Tunnistan ausalt – mina langen aeg-ajalt tagasi meilisõltlase hoogudesse, et sealt end paari päeva pärast taas lahti rebida.
Millest tunned meilisõltlast?
Kuidas end lahti rebida:
Ja imetabasel moel tekitad endale päeva tunni-paar viljakat aega juurde.
Kas tahad teada, kuidas Mark Forsteri uuendatud Autofookus toimib? Ja soovid võita sellega aega ning olla tegusam?
Korraldan teisipäeval, 1. septembril kell 16.30-17.30 Eesti esimese tweetcast’i ehk maakeeli säutshäälingu saate (või on keegi enne teinud? kui nii, siis pln paranda mu teadmatusest tingit viga). Kui järgid mind Twitteris, siis sea end arvuti taha teisipäeval kell 16.30. Mis siis toimub?
Ettevalmistuseks palun tutvu paari mu varajasema postitusega:
Boonused säutshäälingu sessioonil osalejaile:
Ma olen tüdinenud prioriteedijutust, mille kohaselt üks asi on olulisem kui teine. Lubage tsiteerida Mark Forsterit: “Prioriteet on jama”.
Mida Mark selle all mõtleb? Asi on lihtne: kas sa teed mingi asja teoks või ei tee. Ja tegelikult rohkem vahet pole. Prioriteet = tegevus, mille kavatsed teoks teha. Või kui vaadata üldisemalt, siis põhimõte, mida järgid. Seega – juhul, kui prioriteet isegi oleks olemas, muutub see ajas.
Sel nädalal kavatsen teoks teha: valmistada ette Nordea Panga kontorijuhtide, Cybernetica ning Keskkonnaameti koolitused, lõpetada üks ajakirjanikutööprojekt ning ülejäänud aja müüa oma sisekoolitusi ning 9. septembri avalikku ajajuhtimise koolitust (kui tunned kedagi, kes tunneb kedagi, kellel võiks mu 9. septembri koolitusest kasu olla, palun anna mulle teada – kohtade arv on piiratud). Need on asjad, mida teen. Ülejäänud asju lihtsalt ei tee – nii lihtne see ongi.
Näen üha sagedamini sedasama “prioriteediprobleemi” – inimesed kipuvad uppuma sadadesse ja tuhandeisse pisiasjusse, sest ei suuda valida, millega tegeleda ja millega mitte. Ole valivam: küsi endalt iga asja puhul, kas seda on tegelikult ka vaja teha, suurema asja puhul uuri selle delegeerimisvõimalusi ning ütle julgemalt endale ja teistele “ei”, kui tegevus on ebaoluline.
See on üks teema, mida käsitleme 9. septembri koolitusel põhjalikumalt. Nagu ka Mark Forsteri Autofookuse põhjalikum tutvustus (Eestis esimest korda live’is).