Kuhu see aeg küll kaob?

/0 Comments/in , , , , /by

Sellele küsimusele leiad vastuse keerulisel moel ja lihtsal moel. Kuna eestlane armastab tööd rohkem kui ei midagi muud, siis esmalt kaks keerulist varianti:

  1. Kirjuta üles, mida mingil hetkel teed. Minuti täpsusega. 3-7 päeva vältel. Hiljem analüüsi. Õppida on sellest väga palju.
  2. Kasuta samaks ülesandeks IT-vahendit, näiteks tasuta tarkvara Klok. Kloki abil saad kasutada taimerit ning jagada oma töid projektide vahel.

Ja nüüd kaks lihtsamat varianti, kuid need sobivad eelkõige IT-lembesele kodanikule:

  1. RescueTime jälgib, milleks kulub Su arvutiaeg. Tootest on saadaval kaks tasulist versiooni: RescueTime Empower, mis võimaldab töötajatel endal samuti mudida ajalogi, ning RescueTime Pulse, millel see võimalus puudub. Oma aega saad monitoorida tasuta tarkvaraga RescueTime Solo – kui tahad veidi põhjalikumat analüüsi, näiteks millise dokumendiga töötasid arvutis, siis tuleb selle eest maksta 8 dollarit kuus. Kõigele lisaks saad seada ka sihid, nt “Ära surfa facebookis üle tunni päevas” või “Kirjuta raamatut 2 tundi päevas”. Oma arvutisse paigaldasin, näis, kas sellest on abi.
  2. TimeSnapper pildistab Su ekraanipilte ning mängib need hiljem Sulle filmina ette. Nii näed kiirelt, kuhu Su nädal kadus. Peale selle saad uurida ajakulu raportit, arvutada välja oma produktiivsust. Tarkvara hinnaks 25 dollarit.

Aega on arukas monitoorida, sest siis saad teada,

  1. mida teed, aga ei peaks tegema,
  2. mida ei tee, aga peaks tegema ning
  3. kas planeerid oma aega adekvaatselt.

PS Suur tänu Petsile viidete ja idee eest!

Aruka ajajuhtimise avalik koolitus 9. juunil

/2 Comments/in , /by

Järgmine aruka ajajuhtimise avalik koolitus toimub 9. juunil kell 10-17 Tammsaare koolituskeskuses (Tammsaare tee 47)

Hind: 1790 krooni + km
Soodushind personali- ja koolitusjuhtidele ning ajajuhtimise koolitust sisekoolitusena kaaluvatele ettevõtete juhtidele: 990 krooni + km

Koolituse hind sisaldab: koolitust, koolitusmaterjale, kohvipause ja lõunat.

Kui soovitad koolitusel osaleda mõnel kolleegil, sõbral või tuttaval, siis maksame Sulle 20% koolituse maksumusest müügitasu, kui ta viitab Sulle koolituse tagasisidelehel. Juhul, kui maksame müügitasu palgana, on müügitasu sotsiaal- ja tulumaksu võrra väiksem.

Registreeru koolitusele

Ajajuhtimise töövahendid + lisalugemist ja -vaatamist

/4 Comments/in , , , /by

Lisasin mõne olulise asja Selge Pildi veebi:

Kõigis kolmes kategoorias on täiendussoovitused teretulnud.

Mida teha, kui on liiga palju tööd?

/0 Comments/in , , , /by

Just selle teema tõstatas üks eilsel koolitusel osaleja.

Mark Forsterile võime olla tänulikud selle eest, et ta sõnastas esmapilgul triviaalse valemi:

Sisenev töö = väljuv töö

Enda ajas juhtimise eesmärk on panna see valem kehtima, sest vastasel juhul rabame end segaseks või mandume tegevusetuna.

Sisenevast tööst rääkides on kõige olulisem see, milliseid tegemisi sa endale võtad ja milliseid mitte. Oluline on tegeleda eelkõige asjadega, mis on tähtsad sinu eesmärkide, riskide juhtimise, suhete loomise ja hoidmise ning tulevikuvõimaluste tekitamise seisukohast. Eelkõige nendega, mis sulle kõigele lisaks meeldivad, sest meeldivate ülesannetega tegelemine suurendab efektiivsust.

Seega tuleks varuda aega, et välja nuputada, mida teha praeguseks juba võetud kohustustega. Sul on kolm võimalust: pidada antud lubadusi, rääkida läbi uus reaalne tähtaeg ja muud tingimused või loobuda kohustusest. Seepärast vaata esimese asjana üle oma kohustused ning sea neis kord majja.

Väljuva töö puhul on kaks varianti: olla efektiivsem või teha kauem tööd. Rohkem variante pole. Nutikas inimene suurendab eelkõige efektiivsust, sest siis jääb enam aega tegeleda meeldivate ja kasulike asjadega.

Inimestel on mu koolitusest kasu

/0 Comments/in , /by

Sel nädalal kaks koolitust, mõni nädal tagasi veel mõned. On hea teha sellist tööd, millest inimestel on kasu. Kui huvi pakub, siis loe, mida arvavad koolitusel käinud inimesed sellest, mis toimus.

Võta aega endaga aru pidamiseks

/0 Comments/in , , , /by

Ma ei väsi rõhutamast Eisenhoweri maatriksi olulisust. Tead küll, see vana hea viis jagada oma tegevused neljaks:

  1. Olulised tegevused, millega on kiire
  2. Olulised tegevused, millega veel kiiret pole
  3. Ebaolulised tegevused, millega on kiire (delegeeri need asap, kui neid tõesti on vaja teha)
  4. Ebaolulised tegevused, millega pole kiire (tee siis, kui muud pole/ei taha teha)

Võta pool ajast tegevustele, millega veel kiiret pole, ning avastad kuu-paari pärast, et tulekahjude arv on oluliselt vähenenud. (Meenutame Randy Pauschi tsitaati: “Sa ei leia aega olulisteks asjadeks, sa võtad selle.”)

Kuidas seda aega võtta? Lepi kokku nõupidamine iseendaga. Kasvõi tunnine. Kui võimalik, lepi see aeg nii varajaseks kui võimalik. Ära loe nõupidamisel meile, ära vaheta välksõnumeid ning lülita telefon hääletule režiimile. Nagu “päris” nõupidamisel.

Ja mis veel olulisem: pea endaga kokku lepitud nõupidamise ajast kinni.

Sel moel saad hoida vähemalt ühe olulise tegevuse iga päev fookuses ning sellega kiirelt edasi liikuda.

Tööta lühikeste juppidena

/2 Comments/in , , , /by

Kuigi suurem osa mu koolitusil osalejaist on hädas katkestustega, on vahel hea endale ise luua kunstlikult katkestusi, töötades lühikeste ajajuppide kaupa.

Olen oma päeva jaganud laias laastus 50+10 rütmi – 50 minutit töötan ja 10 minutit puhkan. Kui vaja, siis püstitan endale nn 50 minuti eesmärgi: sõnastan täpselt, kui kaugele jõuan 50 minutiga ja annan endast kõik, et sinna ka jõuda. Sellisel moel töötades on stress üsna kõrge, sest aeg surub peale (see on tunne nagu töötaksid enne bussile või rongile jooksmist, oluline on töö valmis saada). Teise varjuküljena olen vahel pealiskaudne – nagu nüüdki, kui kirjutan 10 minutiga käesolevat postitust.

Päikeselise poole pealt hoiab selline, lühikeste kunstlike tähtaegade seadmine asjad väga kiiresti liikumas ning töö lausa lendab käes.

Alternatiivina võid proovida veelgi lühemaid tsükleid: 20minutilisi või 10minutilisi.

Sellel lähenemisel on üks varjatud plusspool veel: see sunnib sind jagama töid väiksemateks, lihtsamini mõistetavateks ja hõlmatavateks tükkideks, mille tegemist on lihtne alustada.

Hea abimees selliste lühikeste ajatsüklite kasutamisel on tasuta tarkvara Workrave, mis aitab meenutada pause. Olen kasutanud seda 4-5 aastat ja soovitan proovida.

Muuda suvepäevad sisukamaks

/0 Comments/in /by

Kas soovid muuta oma ettevõtte või organisatsiooni suvepäevad sisukamaks? Kutsu Kristjan Otsmann läbi viima 1,5- või 4tunnist töötuba ühel järgmistest teemadest:

Vaata koolituskrunte ja hindu (hindadele lisandub transporditasu 1,5 kr/km, kui suvepäevad toimuvad Tallinnast kaugemal kui 50 km).

Loe, mida arvavad Kristjani Otsmanni koolitustel osalenud inimesed.

Aruta Kristjan Otsmanniga, milline lahendus oleks Sinu ettevõttele/organisatsioonile kõige kasulikum. Selleks kirjuta kristjan-at-selgepilt.ee, skype kristjanotsmann või helista 502 9037.

Selge Pilt võtab koolituses kasutusele lennupiletite hinnamudeli

/2 Comments/in /by

Pressiteade

Aja- ja projektijuhtimiskoolitaja Selge Pilt võtab esimese koolitusettevõttena Eestis kasutusele majutus- ja lennundusturult tuntud hinnamudeli, mille puhul saab klient korraldada koolitusi pikema aja jooksul ette tellimisel tavapärasest odavamalt.

Selline hinnakujundus soodustab paindlikku koolitusaja valikut: koolituspäeva hind on kõrgem nendel nädalatel, mil koolitusi toimub palju, ning koolituse broneerimisel vähem kui neli nädalat ette. „Tulemuseks on oluline koolituspäeva hinnalangus, millest võidavad nii koolituse tellija kui ka koolitaja,“ ütleb aja- ja projektijuhtimise koolitaja ja konsultant Kristjan Otsmann. (Uuri ka ise koolituskalendrit).

Selge Pildi asutaja ja juht Kristjan Otsmann prognoosib Eesti koolitusturul lähiaastaiks kahte olulist muudatust.

Koolitusettevõtted muutuvad üha efektiivsemaks, et vastu pidada hinnasurvele. Väikesed ja paindlikud koolitusettevõtted suudavad efektiivsema struktuuri tõttu läbi viia suurfirmadest kuni poole odavamaid koolitusi, kusjuures koolituse kvaliteet jääb sama kõrgele tasemele: enne sisekoolitusi selgitab koolitaja põhjalikult välja koolituse vajaduse ning valmistab ette ja viib läbi just sellise koolituse, mis aitab kliendi koolitusvajadust võimalikult tulemuslikult rahuldada ja osalejail võtta koolitusest maksimumi.

„Teise muudatusena pole välistatud, et lähema aasta-paari jooksul näeme esimesi koolitusmaaklereid, kelle abil saab koostada ka mahuka, eri valdkondi katva koolitusprogrammi praegusest oluliselt odavamalt,“ lausub Otsmann.  Tulevased koolitusmaaklerid tegutsevad sama moodi nagu Expedia.com’i sarnased virtuaalsed reisibürood või iizi.net’i laadsed kindlustusmaaklerid – klient koostab veebikeskkonnas vajaliku paketi, mis hõlmab kogu koolitusprotsessi koolitusvajaduse selgitamisest konkreetsetel teemadel toimuvate koolitusteni ning koolitusmaakler leiab Eesti koolitusturult parimad pakkumised, mis rahuldavad kliendi koolitusvajadust.

Selge Pildi asutaja, aja- ja projektijuhtimise koolitaja ja konsultant Kristjan Otsmann viib läbi aja- ja projektijuhtimiskoolitusi ja rühmatreeninguid alates 2007. aasta sügistalvest. Vt ka koolitusel osalejaid ja nende antud tagasisidet.

Kui soovid lisainfot küsida, palun helista mulle 502 9037, skype’i kristjanotsmann, kirjuta kristjan@selgepilt.ee või jäta teade postituse kommentaarina.

Kuidas luua tegutsema õhutav kaustastruktuur?

/4 Comments/in , , , /by

Kui sageli tuleb Sul ette, et Sa ei leia vajalikku e-kirja või dokumenti arvutist?

Olen praeguseks paar kuud kasutanud Sally McGhee soovitatud kaustastruktuuri ning olen väga rahul.

kaustastruktuurPeatasemel lood kaks kausta: “Eraelu” ja “Töö”.

1. taseme alamkaustadena paned kirja oma eesmärgid. Näiteks minu Töö-kaustal on neli alamkausta: “Juhi ettevõtet”, “Koolita inimesi”, “Loo pagasihoiukohtade leidmise teenus” ning “Õpeta inimestele qigongi”.

2. taseme alamkaustadeks on eesmärgi saavutamiseks vajalikud projektid. Näiteks koolitusekausta alamkataloogideks on “Loo uus ettevõte” (selles on ühe uue koolitusettevõtte asutamisega seotud kirjavahetus), “Müü koolitusi” (kõik müügitegevusega seondub), “Turunda” (kõik koolituste turundusega seonduv, mis jagatud kaheks – artiklid, mida kirjutan meedias, ning kodulehe materjalid), “Täienda ennast” (materjalid, mis aitavad mul koolitajatööd paremini teha) ning “Vii läbi koolitused” ja selle alamkaustadena klientide kaupa konkreetsete koolituste tugimaterjalid. Sama moodi jagatud ka teiste kaustade materjalid projektipõhiselt alamkaustadesse.

Olen leidnud, et eriti hea on eristada ka käsilolevate projektide ja lõppenud projektide materjal. Nii ongi tegelikult 1. taseme kaustadeks minu süsteemis “Projektid” ning “Taust ja arhiiv” ning nende mõlema all on kaustad “Era” ja “Töö”. Kui mõni projekt lõpeb, siis arhiveerin materjalid arhiivikausta, et ta poleks mul igapäevase info juures jalus. “Tausta ja arhiivi” kaustas on ka mõned viitematerjalide kaustad näiteks retseptide, raamatute, huvitava reisiinfo jms jaoks.

Sellisel kaustasüsteemil on tavapärase teema-alamteema ees suur eelis: kui jagad materjalid eesmärk-projekt-alamprojekt süsteemi ning avastad, et saabunud kirja pole kuskile tõsta, siis on põhjust endalt küsida, kas see kiri üldse väärib tähelepanu, sest see pole ju eesmärkide saavutamisega seotud.

Materjalid leian varasemast oluliselt kiiremini, sest kui midagi otsin, siis mõtlen eelkõige sellele, millise eesmärgi saavutamise ja projekti läbiviimisega see oli seotud.

Sama süsteemi kasutan ka failikaustades ning kui peaksin pabermaterjalide arhiivi, siis ka seal.

Loomulikult abistab mind materjalide leidmisel ka Windows Desktop Search, seda eelkõige siis, kui otsin midagi oma arhiividest, mis pärit enne uue süsteemi kasutuselevõttu.