Kuidas luua tegutsema õhutav kaustastruktuur?

/4 Comments/in , , ,

Kui sageli tuleb Sul ette, et Sa ei leia vajalikku e-kirja või dokumenti arvutist?

Olen praeguseks paar kuud kasutanud Sally McGhee soovitatud kaustastruktuuri ning olen väga rahul.

kaustastruktuurPeatasemel lood kaks kausta: “Eraelu” ja “Töö”.

1. taseme alamkaustadena paned kirja oma eesmärgid. Näiteks minu Töö-kaustal on neli alamkausta: “Juhi ettevõtet”, “Koolita inimesi”, “Loo pagasihoiukohtade leidmise teenus” ning “Õpeta inimestele qigongi”.

2. taseme alamkaustadeks on eesmärgi saavutamiseks vajalikud projektid. Näiteks koolitusekausta alamkataloogideks on “Loo uus ettevõte” (selles on ühe uue koolitusettevõtte asutamisega seotud kirjavahetus), “Müü koolitusi” (kõik müügitegevusega seondub), “Turunda” (kõik koolituste turundusega seonduv, mis jagatud kaheks – artiklid, mida kirjutan meedias, ning kodulehe materjalid), “Täienda ennast” (materjalid, mis aitavad mul koolitajatööd paremini teha) ning “Vii läbi koolitused” ja selle alamkaustadena klientide kaupa konkreetsete koolituste tugimaterjalid. Sama moodi jagatud ka teiste kaustade materjalid projektipõhiselt alamkaustadesse.

Olen leidnud, et eriti hea on eristada ka käsilolevate projektide ja lõppenud projektide materjal. Nii ongi tegelikult 1. taseme kaustadeks minu süsteemis “Projektid” ning “Taust ja arhiiv” ning nende mõlema all on kaustad “Era” ja “Töö”. Kui mõni projekt lõpeb, siis arhiveerin materjalid arhiivikausta, et ta poleks mul igapäevase info juures jalus. “Tausta ja arhiivi” kaustas on ka mõned viitematerjalide kaustad näiteks retseptide, raamatute, huvitava reisiinfo jms jaoks.

Sellisel kaustasüsteemil on tavapärase teema-alamteema ees suur eelis: kui jagad materjalid eesmärk-projekt-alamprojekt süsteemi ning avastad, et saabunud kirja pole kuskile tõsta, siis on põhjust endalt küsida, kas see kiri üldse väärib tähelepanu, sest see pole ju eesmärkide saavutamisega seotud.

Materjalid leian varasemast oluliselt kiiremini, sest kui midagi otsin, siis mõtlen eelkõige sellele, millise eesmärgi saavutamise ja projekti läbiviimisega see oli seotud.

Sama süsteemi kasutan ka failikaustades ning kui peaksin pabermaterjalide arhiivi, siis ka seal.

Loomulikult abistab mind materjalide leidmisel ka Windows Desktop Search, seda eelkõige siis, kui otsin midagi oma arhiividest, mis pärit enne uue süsteemi kasutuselevõttu.

Mida teha, kui tuleb Suur Kiire?

/0 Comments/in ,

Mida teha siis, kui asjad hakkavad liikuma kiiremini kui tahaksid ja ootaksid? Kuidas nüüd asjadega toime tulla?

Tegin selle kasuliku õppetunni äsja läbi, taaskäivitades oma ettevõtet. Nüüd, neli päeva hiljem, on hea teha kokkuvõtteid ja järeldusi.

  1. Tee kiire plaan: koosta lihtne tegevusnimestik selle olulise projektiga vajalikest töödest.
  2. Anna maailmale teada, et tegeled olulise projektiga: muuda ära oma e-kirjade lõpus olev reaktsiooniaeg ning ütle e-kirja jaluses, et vastad kirjadele nädala, mitte tavapärase päeva  jooksul (see idee tuli mul kahjuks alles pärast Suure Kiire möödumist 😉 ).
  3. Keskendu halastamatult kõige olulisemale projektile ning tõrju eemale kõik, mis kannatab oodata. Kui sa ei panusta nagu korvpallur komöödiafilmis projektile “110%”, ei liigu asjad piisavalt kiiresti edasi. Kui mõni kõrvaline tegevus tuleb vahele, pane ta lihtsalt ideede nimestikku kirja.
  4. Kui saad neli viiendikku projektist valmis ja asjad juba toimivad, vii läbi nädalane ülevaatus: vaata läbi vahepeal saabunud info ja kogutud ideed ning otsusta, mida mingi asjaga pihta hakkad. Alla kahe minuti nõudvad tegevused teed kohe ära.
  5. Kui kord uuesti majas, lõpetad olulise projekti veel tegemata viiendiku keskendunult kõike muud kõrvale tõrjudes.
  6. Otsustad taas, mida vahepeal saabunud info ja ideedega teha ning jätkad normaalset elu…
  7. …aga enne seda kiidad ja pärjad end, et tulid asjaga toime.

Selge Pilt uues kuues – peaaegu

/2 Comments/in

Aruka ajajuhtimise blogi on edukalt uuele aadressile www.selgepilt.ee üle kolitud ning suurem osa materjale on üleval. Jäänud on veel mõned pisiasjad – blogi ja Selge Pildi veeb saavad lõplikult korda nädala lõpuks.

Blogi RSSi aadress jääb samaks: http://feeds2.feedburner.com/SelgePilt.

Tippkonsultant: vajutage ärimaailma reset-nuppu!

/0 Comments/in ,

Hea ametivend Raimo Ülavere avaldas mu eksklusiivintervjuu maailma juhtiva coach’i Marshall Goldsmithiga, milles Goldsmith ütleb, et majanduskrahhiaegse maailma tippjuhid peavad suhtlema oma meeskonnaga ausalt ja avatult, olema paindlikumad, kuulama alluvaid hoolikamalt ning olema häälestatud muudatuste läbiviimiseks.

Loe intervjuud Mindsweeperist.

Kes palju teeb, see palju jõuab – kas ikka on nii?

/0 Comments/in , , , , ,

Allpool Aruka ajajuhtimise blogi esimese külalisblogija konsultandi ja koolitaja Indrek Maripuu kommentaar, mida soovitan lugeda.

Kes palju teeb, see palju jõuab – kas te seda vanasõna ei ole kuulnud? Just nii küsiti minult viimasel koolitusel – koolitasin Eestimaa ühe linnaasutuste juhte. Küsimus tuli minu väite peale, et aktiivsus on laiskuse erivorm. Sisuliselt puhkes peaaegu torm – põhiline vastuargument oligi see alguses tsiteeritud vanasõna. Et kas ma seda siis ei tea?

Minu mõttekäigu põhjuseks on nähtus mida mina olen hakanud kutsuma riidekapi efektiks. Riidekapi efekti teame me kõik – kui kapp saab kodus riideid täis ja kõik tundub vajalik, siis me ostame uue, senisest suurema kapi. Mis sellega juhtub? Õige, saab üsna kiirelt ka täis. Ajaga on täpselt samamoodi – kui sa pidevalt ei jõua oma ülesandeid kaheksa tunniga ära teha ja võtad kaks tundi juurde, siis varsti avastad, et ka kümne tunniga ei jõua. Põhjused on lihtsad – nii nagu me ei raatsi või ei julge oma riidekapis inventuuri teha ja ebavajalikke rõivaid näiteks taaskasutuskeskusesse viia, nii ei tee me ka oma ajakasutuses inventuuri ja ei hinda oma tegevuste kooskõla enda eesmärkidega. Ja seetõttu teeme palju ballasttegevusi, mis meie eesmärkide saavutamisele ei oma mingit mõju. Nii ongi aktiivsus saanud laiskuse erivormiks: aktiivsus = laisk mõtlemine + läbimõtlematu tegutsemine.

Kui siia lisada meie ühiskonna moehaigus – kohustus olla hõivatud, siis ongi veel suurem probleem käes. Kurvakstegevalt sageli ei vaevu me enda tegevusi analüüsima ning lihtsalt teeme ja teeme, sest – „tööd on nii palju”. Tim Ferris soovitab neil, kes kaheksa tunniga töid tehtud ei saa tööaega VÄHENDADA. Sest see lihtsalt sunnib oma töid kriitiliselt üle vaatama.

Kui sa oled organisatsiooni juht, siis selleks, et vabastada oma töötajates tõeline „power” lase nad lahti kohustusest olla hõivatud – oluline ei ole kontrollida mitte kohalolekut, vaid püstitatud eesmärkide ja ülesannete täitmist. Anna ülesanne ja lase töötajal endal valida tööaeg, -koht ja -meetodid. Ainult nii saad töötajad täielikult pühenduma ettevõtte eesmärkide saavutamisele. Vastupidisel juhul saad suure hulga töötajate loovust ja efektiivsust pärssivaid tagumiktunde, mis sisustatakse ajatapjatega nagu kohvitass ja paberipeotäis või MSN ja suhtlusportaal. Kõlab lihtsalt, aga praktikas kipume ikka arvama et kui silma alt ära, siis viilib.

Harvard Business Review toimetaja Thomas Stewart soovitab kontrollist vabanemiseks ettevõtetel oma strateegia planeerimise käigus lisaks missioonile (ingl.k. mission statement) sõnastada ka vabadused (ingl.k. permission statement). Ta leiab, et tänastes, järjest enam detsentraliseeritud organisatsioonides, on vaja selgelt sõnastada just töötajate otsustusvabadused ettevõtte põhiväärtustena.

Head halvad ajad

/0 Comments/in , ,

Kui sa pole oma eesmärke ja nende saavutamiseks mõeldud tegevusi praeguses surutises kibekiiresti läbi vaadanud, siis praegu on selleks viimane hetk.

Oled sa nüüd, majanduslanguse ajal, vaadanud eesmärke, mis püstitasid headel aegadel, nii aasta-poolteist tagasi? Kas need eesmärgid on siiani realistlikud? Vaevalt. Järelikult tuleb teha uus tehing enda ja teistega, et halvad ajad võimalikult hästi üle elada ning mõistlikult valmistuda järgmiseks tõusuks.

Kui vaatad eesmärke üle, arvesta soovitustega, mida ärikirjanik, tippblogija ja turundusguru Seth Godin jagas alustavatele ettevõtetele veebikeskkonnale mashable.com antud intervjuus.

Esimesena kuulutab Godin: „Languse ajal on sul palju vähem konkurente.“ Ja see on ju hea – mitmed sinu kibedad konkurendid, kelle äri pole piisavalt läbi kaalutud, peavad poe kinni panema. Ja see suurendab oluliselt sinu võiduvõimalusi, kui suudad arukalt tegutsedes äri jätkata ning tasahilju arendada.

Järgmisena soovitab Godin keskenduda väärtuse loomisele, mitte raha teenimisele ja inimeste palkamisele. Kriisi aegadel on vaid üks ellujäämise strateegia: muuda end nii asendamatuks kui võimalik. Sest sel juhul säilitad kliendid ning saad neid juurdegi.

Enda asendamatuse suurendamisel on kolm asja, mida peame tegema. Esimene kõlab Eesti lõppematus innovatsiooniihalushümni refräänis suisa luitununa: eristu ja kerki seeläbi esile. Uuri, mis eristab sind konkurentidest, mille poolest oled või suudad neist olla mäekõrguselt üle. Ning keskendu sellele ainulaadsele, mis on sinu konkurentsieeliseks.

Sellest ainuüksi ei piisa. Sa pead olema ka usaldusväärne. Vastasel juhul sa paistad küll silma ning pakud asendamatuid teenuseid või tooteid, aga kui need 100protsendilise kindlusega kliendini ei jõua, siis pole vahet, kas oled teistest erinev või mitte.

Kolmandaks pead oma valdkonda tundma väga hästi. Kui eristud ning oled usaldusväärne, aga teadmisi-oskusi napib, siis pole lugu kiita.

Vaata Eesti edukaid ettevõtteid, näiteks Regiot. Nad kuuluvad maailma parimate hulka üsna kitsas valdkonnas, eristudes konkurentidest valdkonna täpse piiritlemise, usaldusväärsuse ja asjatundlikkuse poolest.

Eristumiseks soovitab Godin inimeste palkamisel valida neid hoolikamalt kui kunagi varem. Seda enam, et tööjõu nappuse ajad on selleks korraks möödumas. Küll ja veel on ettevõtteid, mis palkasid viimase majanduskasvu ajal kümneid ning nüüd vallandavad neist pooled. Tegemist on puhtalt ettevõtja veaga, kes hindas oma tööjõuvajadust jõhkralt üle.

Praegu palgates keskendu asendamatule: võta tööle asendamatuid inimesi, kes aitavad su ettevõttel muuta asendamatuks. Kuna mõned ettevõtted lõpetavad töö ja mõned lasevad lühinägelikult oma asendamatud inimesed lahti, siis on neid praegu rohkem saada kui varem.

Godini järgmine soovitus: väike (ja nutikas) on ilusam kui kunagi varem. Ärimaailma koljatitel on praegu suured probleemid, pea iga nädal loeme uudistest tuhandete inimeste koondamisest. Väikesed tegijad, Godin toob siinkohal näiteks mikroblogiteenuse pakkuja Twitteri, elavad suurtega võrreldes hästi, kuigi neis töötab käputäis inimesi. Võime ka lähemale vaadata: Tartu mobiilsete sisuteenuste platvormi pakkuv väikefirma Mobi tunneb end päris hästi, vähemalt nende m-sisuteenuste loomise portaal Fortumo.com ei näita mingeid depressiooni märke. Hiljuti teatasid nad laienemisest Tšehhi ja Malaisiasse.

Järgmine halbade aegade hea uudis: sinu tegevuskulud vähenevad. Loomulikult on praeguseks ilmselt vähenenud ka tulud ja tänavu vähenevad veel, kuid samas maksad rendipinna, tööjõu ja tehnoloogia eest varasemast vähem. Ja see aitab sul vee peal püsida. Arvesta ka seda eesmärkide läbikaalumisel.

Seo eesmärkidega konkreetsed tegevused

Inglismaal on ühe Sussexi kiriku seinal 1720. aastast pärit raidkiri: „Visioon konkreetse tööta on unelm. Konkreetne töö visioonita on orjus. Konkreetne ülesanne ja visioon koos on maailma lootus.“

Kui oled eesmärgid uues valguses üle vaadanud ja partnerite-töökaaslastega läbi arutanud, siis vaata üle ka enda ja oma ettevõtte tegevuskava, et olla kindel – eesmärgid ei jää vaid unistuseks, vaid te viite need koos ellu. Kui 80 protsenti sinu ja su meeskonna tegevustest peegeldavad eesmärke, siis võid olla üsna kindel, et jõuad sihile.

Käi läbi eesmärkide saavutamiseks vajalikud tegevused samm-sammult, alates üldisemast lõpetades iga konkreetsete asjadega ning hoolitse selle eest, et sina ja teisedki panevad need tegevused kalendrisse kirja. Uuringud näitavad, et kui konkreetne tegevus on kalendris kirjas, siis saab see neli korda tõenäolisemalt ka päriselt tehtud.

Seepärast sõnasta eesmärgi täitmiseks vajalikud projektid ja pane kirja, millal keegi viib mingi projekti läbi. Sinu juhitavate projektide puhul koosta üksikasjalik tegevuskava, sea tegevustele tähtajad ja hoolitse selle eest, et suudad ka graafikus püsida.

Kuna majandusolud muutuvad praegu kiiresti, on mõistlik võtta kord-paar kuus kolme-neli tundi, et eesmärgid üle vaadata ning neid ja tegevuskava kohendada kiiresti muutuvatele oludele vastavaks. Kiire reageerimine on praegu olulisem kui varem.

Sellisel moel saad enda ja teistega sõlmida uue tehingu, mis aitab rasked ajad üle elada ning valmistuda järgmiseks tõusuks. Ühes võime olla üsna kindlad: tulemata järgmine „kuldne ajastu“ ei jää, lahtine on ainult see, millal hakkame taas ülesmäge rühkima.

Jack Welch: tegele meeldivate asjadega!

/0 Comments/in , ,

Fidelity Investmentsi erainvesteeringute juht Sanjiv Mirchandani meenutas GTD Summitil oma kunagist kohtumist GE legendaarse juhi Jack Welchiga. Mirchandani päris Welchilt, et kuidas too suudab küll otsustada, millele tööstusmonstrumi juhtimiseks vajalikest sadadest tegevustest keskenduda.

“Teen seda, mis mulle meeldib,” vastas Welch, “ja ülejäänud asjad teevad teised.” Welch keskendus talle meeldivatele tegevustele ning delegeeris kõik ülejäänu – see on ka üks põhjuseid, miks ta oli äärmiselt produktiivne.

Miks hinnatakse tormamist enam kui mõtlemist?

/0 Comments/in ,

GTD Summiti lõpusessioonil käis tõsine arutelu, miks hinnatakse ja tunnustatakse kiiret (kuigi vahel arulagedat) tegutsemist enam kui probleemide ärahoidmist ning rahulikku, arengu seisukohalt õigete ja vajalike asjade tegemist.

Kuidas saakski premeerida ja tunnustada probleemide ärahoidmist, mis on sageli olulisem kui “tulekahjude” kiire kustutamine? Kuidas tunnustada tuletõrjujat, kes ei lasknud tulekahjul süttida?

Siit üleskutse juhile: vaata oma meeskonnas ringi ja tunnusta pidevalt neid, tänu kellele saavad asjad rahulikult ja nutikalt tehtud ning tulekahjusid on märksa vähem. Kui oled tunnustatavad leidnud ja nende tööd tähtsustanud, siis pole ime, kui mõne aja pärast jääb tulekahjusid veel vähemaks ning “bürootuletõrjujate” tunnustamine kaotab tähtsuse, sest pole vaja pidevalt kastaneid tulest välja tuua.

Peter Gallant: alusta uut äri nüüd!

/0 Comments/in ,

Joogivee puhtust kontrolliva tehnoloogia looja Pathogen Detection Systemsi juht Peter Gallant soovitas inimestel tõsiselt kaaluda praeguse majanduskriisi oma huvides ära kasutamise peale.

“Mõtle, mida sa teeksid, kui sind vallandataks homme,” rääkis ta GTD Summitil, “ja kuidas sa selle uue asja paneksid GTD abil käima. Ja siis hakka peale.”

Gallanti sõnul on just praegu uue äri alustamiseks väga hea aeg, sest kui majanduskriis möödub mõne aasta pärast, on “turul meeletult palju dollareid, aga häid ideid vähe.” See annab ka lootust, et kui praegu alustada nutika ettevõttega, siis mõne aasta pärast on lisakapitali hankimine tavapärasest lihtsam.

Odegard: ettevõtja väärtoime sündroom

/0 Comments/in , , , , ,

Netiettevõtja Frode Odegard rääkis GTD Summitil ettevõtjaid painavast väärtoime sündroomist, mis ilmneb peamiselt tugevas maailma muutmise ja uute asjade loomise vajaduses. Seetõttu muudavad ettevõtjad kõike liiga kiiresti ning strateegiast pole üldjuhul juttugi – kui see on olemas, siis vaid ettevõtja alateadvuses. See toob kaasa uudistoodete ja -teenuste hoolimatu tulva ning tulemuseks on sageli soovitule vastupidine.

Odegardi hinnangul ettevõtjad alahindavad oluliselt ülevaatuseks ja kaalumiseks kuluvat aega ega oska ka oma ülesandeid selgelt defineerida. See võtab ülemäära palju energiat ning mida rohkem ettevõtja rabeleb, seda hullemaks asjad lähevad.

Seetõttu soovitab ta ettevõtjail võtta planeerimiseks ja ülevaatuseks tavainimesest rohkem aega. See, et ettevõtja iganädalane ülevaatus võtab oodatust kauem aega, on normaalne. Odegard soovitab vaadata ka korra-paar iga kuu üle eesmärgid, vastutusalad ja projektid.

“GTD on hädavajalik ettevõtja vaimse tervise säilitamiseks, vastasel juhul ummistavad ta “ühel päeval võib-olla” tegevuste nimekirja sajad ja tuhanded projektid,” lausus ta. Seetõttu võiks ettevõtja iganädalasel ülevaatusel kaaluta hoolega, milliseid projekte tappa juba eos ning millised visata välja ka tulevikutegevuste nimestikust.

Odagaardil on ka mõned asjalikud soovitused GTD juurutamiseks meeskonnas:

  • tee iganädalased ülevaatused oma meeskonna liikmetele kohustuslikuks
  • kutsu kokku iganädalane meeskondlik nädalane ülevaatusnõupidamine
  • muuda oma assistent nii ruttu kui võimalik GTD eksperdiks.