Kuidas planeerida projekti loomulikult?

/0 Comments/in , , , , ,

David Alleni firma treenerid tegid puust ette ja punaseks nn projekti loomuliku planeerimise mudeli, mis kõlab igati mõistlikult:

  1. Sõnasta projekti tähendus – miks sa tahad seda projekti ellu viia (“Teeme seda asja, sest…”)
  2. Sõnasta mängureeglid – millised on reeglid, mida me mingil juhul projekti käigus ei riku, ning millised on piirangud projektile (nt “me ei valeta kliendile” või “me ei ületa 300 000kroonist eelarvet”)
  3. Sõnasta visioon, mis kirjeldab olukorda, kui projekti saadab metsik edu – see on ilmselt eestlasele kõige keerulisem (kui asjad on väga hästi, siis on nad “üsna normaalsed” – seega, kirjelda projekti tulemust, kui see on “üsna normaalne”)
  4. Ründa aju ning pane (võimalusel) kambaga kirja sihi saavutamiseks vajalikud märksõnad ja tegevused – alguses üldised ning seejärel ründa lahti valdkond valdkonna haaval tegevused.
  5. Organiseeri projekt: otsusta, milliseid tegevusi on vaja ja milliseid mitte.
  6. Planeeri: leia iga projektiharu puhul järgmine füüsiline tegevus ja pane see oma tegevusnimestikesse kirja.

Kuidas toime tulla meililasuga?

/0 Comments/in , , ,

David Allen Company nõustajad Chris McIntyer ja James Stevenson pakkusid välja päris hea viisi, kuidas võtta oma e-kirjakast kontrolli alla. Minultki on sageli päritud, et mida tuleks teha sadade ja tuhandete kirjadega nüüd, mil tahaks uuesti alustada. Stevenson ja McIntyer pakkusid välja järgmise lahenduse:

  1. Märgi ära kõik Inboxis olevad e-kirjad ning tõsta need uude kataloogi, millel nimeks “Vanad e-kirjad” (vajadusel võid lisada kuupäeva).
  2. Sorteeri need vanad kirjad sõnumiahelate või pealkirjade kaupa.
  3. Vaata kirjad ükshaaval läbi alustades ülemisest. Juhul, kui kogu vestlusahel on tarbetu, kustuta see. Alternatiivina võid kirja talletada vastava projekti kausta. Iga kirja puhul püüa leida sellest tegevusi – kui leiad tegevuse, siis lisa see oma uute tegevuste nimekirja, et hiljem otsustada, mida ja millal sa sellega teed.
  4. Sellisel moel käi mõne sessiooni jooksul kõik kirjad läbi ja noki neist tegevused välja. Kui tegevus võtab alla kahe minuti, tee see kohe teoks.

Edaspidi hoolitse selle eest, et vähemalt kord päevas oleks su meilikast puhas. Varu selleks tund segamatut aega päevas ning käi kõik kirjad ükshaaval läbi, otsustades igaühe puhul, kas selles on tegevusi (ja kui on, siis pane need kirja või alla kaheminutiliste puhul tee kohe ära).

Üks nipp veel (mida mina näiteks ei teadnud). Kui avad saabunud kirja mõne meilikliendiga, siis saad selle pealkirja muuta sellel hiirega klõpsates. Kui e-kirjas sisaldub mõni tegevus, siis on arukas muuta kirja pealkirja ning panna kirja, mida konkreetselt pead tegema.

2 nippi pabermärkmiku kasutajale

/0 Comments/in , , , ,

David Allen Company nõustajad Meg Edwards ja Janet Riley pakkusid välja kaks väga tõhusat nippi neile, kes peavad tegevusnimestikke kalendermärkmikus:

  1. Kui oled lehel olevaist ülesandeist neli viiendikku ära teinud, siis kirjuta järelejäänud tööd uuele lehele ümber.
  2. Tehtud ülesanded kriipsuta maha punasega – sel juhul jäävad tegemata tööd paremini silma.

Igaõhtune ülevaataja

/0 Comments/in , , , ,

Marshall Goldsmith tuntud headuses tegi inimestele raamatus “What Got You Here Won’t Get You There: How Successful People Become Even More Successful” toodud nn 12 küsimuse harjutust, mis aitab abstraktseid sõnakõlksuvaid väärtusi tõlkida tegevuste keelde ja sunnib neid ka ellu viima.

Harjutus ise on lihtne.

Esmalt koostad kuni tosinast küsimusest koosneva nimestiku. Igale küsimusele peab saama vastata jaatavalt või eitavalt või arvuga. Näiteks:

  • “Kas olid täna õnnelik?”
  • “Kui palju sa täna käisid?”
  • “Mitu kätekõverdust tegid?”
  • “Kas sõid rasvast toitu?”
  • “Kui palju alkoholi jõid?”
  • “Mitu tundi öösel magasid?”
  • “Kui kaua vaatasid telekat või surfasid internetis?”
  • “Kui kaua aega tegid sihipäraselt tööd?”
  • “Kas ütlesid midagi kena oma abikaasale?”
  • “Kas ütlesid midagi kena oma lastele?”
  • “Mitu korda proovisid tõestada, et sul on õigus, kui tegelikult polnud sellel sisulist mõtet?”
  • “Mitu minutit veetsid asjadega, millel pole olulist tähendust?”
  • “Mitu korda sa avastasid, et ei kuula oma vestluspartnerit tähelepanelikult?”

Ja nüüd leiad inimese, kes sulle helistab igal õhtul ja küsib need küsimused. Sinu osa on ausalt vastata ja abistaja ei tohi su vastuseid kommenteerida ega neile hinnangut anda.

Sellise kontrollmehanismi abil muutub väärtuste elluviimine oluliselt tõenäolisemaks, sest kuidas sa ikka teisele tunnistad, et jutt ja teod käivad eri rada.

GTD: hetkes viibimise võim ja mõnu

/0 Comments/in ,

David Allen astus GTD Summiti avakõneks lavale nagu tõeline rokkstaar – minutit poolteist kestnud vaimustushuilete ja tormilise aplausi saatel.

Allen alustas oma raamatute täiesti sobimatust või, vastupidi, harukordselt sobivaist ilmumishetkedest. “Getting Things Done” ilmus vahetult pärast dot-com’i buumi kokkukukkumist ning vahetult enne 9/11 terrorirünnakuid. Alleni eelmine raamat “Making It All Work” ajastus majanduskriisi algusesse. Kui kuulete, et Allen hakkab avaldama järgmist raamatut, valmistuge halbadeks uudisteks maailma majanduses või poliitikas.

Konverentsi avav riskikapitalist ja tippblogija Guy Kawasaki intervjuu Alleniga avaldas muljet: see oli hariv ja meelelahutuslik. Just nagu tippkonverentsil asjad olema peavad. Selle olulisemad ivad:

  • GTD on süsteem, mis aitab sul selgusele jõuda, millise ülesandega sa siin planeedil elad, ja otsustada, mida teha selleks, et sel elul oleks mõte. “Asja mõte on olla vastutav loova energia eest,” sõnas Allen. Küsimus on selles, mida selle energiaga teed ja mille heaks selle rakendad. Kui plaan on selge, siis edasi muutub asi hämmastavalt lihtsaks pisiasjadeni välja. Selle illustreerimiseks rabas Allen nii Kawasakit kui ka teisi värske mõttega: “E-kiri on mikrokosmiline vaade meie tööle siin planeedil.”
  • Peale efektiivsuse suurenemise vabastab GTD distressisõltuvusest – ühel hetkel harjud, et kõik asjad on pidevalt selged ning suudad keskenduda hetkel pooleliolevale tegevusele ega talu enam ebaselgust. Kui tõstad oma ülesanded peast usaldusväärsesse süsteemi, siis oled varasemast vabam.
  • Oluline on see, millised on sinu kokkulepped nii teiste kui ka eelkõige iseendaga. Kui sa ei tea, palju kohustusi sul on, siis kaldud neid pidevalt juurde võtma ning tegelema asjadega poolpiduselt või üldse mitte. Kui oled oma kohustused kaardistanud, siis on sul lihtsam öelda “ei” asjadele, millega sa ei saa ajanappusel tegeleda. Oluline on ka see, kuidas loobuda vanadest kohustustest. Allen tõi näite suurfirma juhist, keda ta hiljuti nõustas: juhil puudus sisulise töö jaoks aeg, sest ta kulutas kogu oma aja uute töötajatega kohtumisele, sest see oli tal tavaks saanud siis, kui ettevõte oli alles väike.
  • GTD sisu on selles, et vaatad oma kohustusi ning selgitad iga asja puhul välja, milline on sinu järgmine tegevus. Sel moel saad olla iga asja juures täiesti kohal, viibida hetkes ning nautida seda, millega keskendunult tegeled.

Efektiivsusnäljaste kokkutulek San Franciscos

/0 Comments/in ,

Olen San Franciscos David Alleni loodud ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done kasutajate esimesel konverentsil GTD Summit.

Konverentsil läheb üllatavalt hästi – kohal on ligi 300 inimest, enamus USAs, kuid hinnanguliselt ca kümnendik Euroopast (ameeriklased muidugi ei väsi imestamast, et inimesed ainult konverentsi pärast siia tulid). Seltskond on kirev: selles on nii algajaid GTD kasutajaid kui ka neid, kes oma elu efektiivsemaks tuuninud ligi kümne aasta jooksul. Programm on suurepärane – paneeldiskussioonid üldjuhul sisukad ning praktilised seminarid äärmiselt kasulikud ja nipiküllased. Huvitav, millal Eestis võiks toimuda sama kasulik konverents? Ja kas üldse?

Osalejate hulk üllatab neid enditki. Sel on kaks põhjust: suurem osa osalejatest ostis pileti juba hilissuvel ning majanduskriisis pole toibumiseks eriti teisi võimalusi peale efektiivsuse suurendamise.

Järgmistes postitustes annan kiire ülevaate sellest, mis siin toimub.

Marshall Goldsmithi soovitused majanduskriisis elavale juhile

/0 Comments/in

Intervjueerisin eile maailma viie nimekaima juhtimistreeneri hulka kuuluvat Marshall Goldsmithi ja pärisin muu hulgas, mida peaks praeguses majanduslanguses tegema ettevõtte juht, kes tahab jääda edukaks. Ta vastas, et juht peaks tegema eelkõige nelja asja:

  1. Järjekindlalt rääkima oma meeskonnale, milline on hetkeseis.
  2. Järjekindlalt edastama oma meeskonnale visiooni: kuhu me koos läheme ja miks. Kui ettevõtte juht ka seda ei tea või meeskonnaga ei jaga, siis on tulemuseks suurem segadus kui kunagi varem.
  3. Küsima järjekindlalt tagasisidet selle kohta, kuidas meeskond juhti ja tema käitumist hindab. Muidu juht ei tea, mida ta valesti teeb.
  4. Küsima meeskonnalt soovitusi, kuidas juht saaks tulevikus paremini käituda. Ning neid soovitusi ka ellu viia.

Goldsmith rõhutas ka seda, et varasemast tähtsam on tihe meeskonnatöö ettevõttes. Praegune nutune koostöö Eestis on tema hinnangul tingitud eelkõige usalduse puudumisest – kui sa ei usalda oma kaaslasi, siis see muudab koostöö võimatuks. Aga kriisi üksinda üle elada on väga keeruline, seevastu usaldav meeskonnatöö aitab raskeid aegu oluliselt lihtsamini üle elada.

Pikemalt loe Goldsmithi intervjuud järgmise nädala teisel poolel Raimo Ülavere blogist Mindsweeper.

Peep Vain koolitab juhtidest treenereid

/0 Comments/in , ,

Intervjueerisin eile Marshall Goldsmithi ning tema sõnum oli selge: praegusel ajastul peab juht suhtlema oma meeskonnaga rohkem ja ausamalt kui kunagi varem.

1.-3. aprillini korraldab Peep Vain taas väikestele juhtidele rühmale koolituse “Juhist treeneriks“. Koolitus on hea inimestele, kellel on vaja kas:

  • mingeid olulisi muutusi meeskonnale teavitada nii, et inimesed aru saaksid, aktsepteeriksid ning asjaga ka tegelikult kaasa tuleksid (ehk teiste sõnadega vaja olulisi ideid kindla peale ja kaasavalt ära müüa) või
  • ise oma inimestele koolitusi teha, et nende võitlusvaimu või kompetentsi hoida/tõsta või
  • sel kevadel mingitele olulistele sihtgruppidele esineda või presentatsiooni teha.

Kui vastus ükskõik millisele neist küsimustest on jaatav, siis kaalu tõsiselt osalemist koolitusel, kust just neid asju saab praktika ja põhjaliku arutelu kaudu õppida. Muide, koolitusel jagab Peep teistele oma parimaid koolitamise oskusi ja saladusi koos oma juhtimiskogemuse ja -teadmistega.

Kui osalemine pakub huvi või tead kedagi, kel oleks seda koolitust vaja, palun võta Peebuga ühendust (peep-at-vain.ee).

Goldsmithi intervjuu ülevaate postitan õige pea. Intervjuu ise ilmub järgmisel nädalal Raimo Ülavere Mindsweeperis.

Kuidas saada paremaks juhiks?

/0 Comments/in , ,

Lõpetasin paari päeva eest Marshall Goldsmithi raamatu What Got You Here Won’t Get You There: How Successful People Become Even More Successful lugemise. Üle hulga aja suurepärane eneseabikas, millest võiks kasu tõusta mitte ainult igale ettevõtjale ja äriinimesele, vaid ka kõigile teistele.

Goldsmith kirjeldab esmalt 20 tõbe – alates halvast kuulamisest lõpetades mõttetu argumenteerimisega. Seejärel annab ta konkreetseid soovitusi, kuidas neid haigusi ravida.

Mõned nendest:

  1. Kuula alati teist inimest aktiivselt ja keskendunult.
  2. Täna inimesi.
  3. Ära anna hinnanguid.
  4. Palu inimestelt vabandust, kui selleks on põhjust.
  5. Küsi inimestelt tagasisidet, sest see on üks väheseid viise, et teada saada, kuidas asjad on tegelikult.
  6. Kasuta feedforward’it ehk küsi inimestelt, millised on kaks asja, mida saaksid tulevikus mingis konkreetses vallas paremini teha – nt “palun nimeta kaks asja, mida peaksin muutma, et olla tulevikus parem kuulaja”.
  7. Hangi endale inimene, kes helistab sulle igal õhtul ja küsib sinult igal õhtul samad 12 küsimust, millele saab vastata jaatavalt, eitavalt või arvuga. Näiteks: “Kas olid täna õnnelik?” Või “Mitu korda sa täna ennast õigustasid?”
  8. Alusta enda muutmisega nüüd ja kohe, mitte tulevikus ühel ilusal päeval.

Kostab välja nagu lihtne talupojatarkus, kuid õiged asjad ongi lihtsad. Kui soovid saada paremaks inimeseks, loe Goldsmithi raamat läbi ja vii loetu ka ellu. Mina kavatsen seda teha.

Intervjueerin juhtide tipptreenerit Marshall Goldsmithi

/0 Comments/in , ,

Leppisime Raimo Ülaverega kokku, et intervjueerin tema suurepärase juhtimisblogi Mindsweeper jaoks järgmisel nädalal ühte maailma parimat juhtide treenerit Marshall Goldsmithi.

Raimo kirjutab oma ajaveebis Goldsmithi kohta järgmist:

“Marshall Goldsmith on kirjutanud muuhulgas mitu väga head raamatut. Ühte neist, What Got You Here Won’t Get You There: How Successful People Become Even More Successful
, olen ka siin blogis mitmel korral refereerinud. Ent lisaks on ta kirjutanud veel terve hulga häid tükke, eelkõige coachimisest ja juhtidele. Ta on muuhulgas ka Harvard Business Review blogi üks püsiautoreid. Sõnaga, tippjuhtide treenimise valdkonnas väga suure kaliibriga tegija.”

Kui Sul on küsimusi Marshall Goldsmithile, siis palun postita need Raimo blogi üleskutse kommentaaridesse või kommenteeri käesolevat postitust.

Intervjuu avaldan Mindsweeperis ülejärgmisel nädalal.