Sain lõpuks aega, et oma firma veeb – ettevõtteks Selge Pilt ja teemaks arukas ajajuhtimine – korda teha.
Olen tänulik, kui annate tagasisidet ja seejuures arvestate, et tegemist Google Page Creatori ja minu tagasihoidlike veebimeisterdusoskustega.
Aruka ajajuhtimise koolituste toimumise ajad tänavu kevadtalvel:
Koolitused toimuvad Reval Hotel Olümpia konverentsikeskuses. Rohkem infot leiad Selge Pildi veebist.
Suur tänu kõigile, kes andsid nõu, millal on parim koolituse aeg.
Mis võiks olla järgmine samm? Registreeru koolitusele.
Mille põhjal otsustada, kuidas veeta järgmine tund või pooltund parimal võimalikul viisil? Tegevuste prioriteedi põhjal? Ei, sest enne prioriteeti peab vaatama, et keskkond oleks õige, aega jaguks ning energiat piisaks.
Olen kasutanud juba paar aastat kindlat rutiini iga tööpäeva alguses ja lõpus ega kujutaks elu selleta hästi ette.
Hommikul tööle asudes vaatan esimese asjana kalendrisse ning saan ülevaate päevast: millised kellaajaliselt kokku lepitud kohtumised ootavad ees ning milliste teiste, kellaajast sõltumatute tegemistega pean päeva jooksul toime tulema.
Samuti viskan pilgu peale saabunud kirjadele ning tühjendan kirjakasti, sorteerides kirjad varem kirjeldatud viisil.
Nüüd tuleks tegutsema asuda… Mäletate, mul on mitu tegevusnimestikku: nende seas @Arvuti, @Internet, @Askeldused, @Kodu, @Kontor, @Telefon, @Ootel, @Projektid, Koosolek X-ga, Koosolek Y-ga. Mille põhjal valin, mida teha järgmisena ning kuidas leida tegevus, mis aitab mul veeta järgmised 5, 30 või 60 minutit parimal võimalikul moel?
Keskkond
Kuulen juba kuidas nii mõnigi ütleb: „Milles küsimus, loomulikult alustad kõige olulisemast asjast, sellest, millel kõrgeim prioriteet!” Ega ikka alusta küll – enamik ajajuhtijaid ületähtsustab prioriteedi rolli. Selgitan kohe lähemalt, miks arvestan enne prioriteeti teisi asjaolusid.
Esimesena vaatan, millises keskkonnas asun: kontoris või kodus ning milliseid töövahendeid saan kasutada – näiteks kas mul on arvuti kasutamise võimalus ning kas see on ühendatud internetti. Kui pean tegelema mingi väga olulise asjaga, milleks on vaja kasutada internetti, kuid olen netiühenduseta keskkonnas, siis ma ei saa seda ju teha. Seega võtan ette tegevusnimestiku(d), mis vastavad keskkonnale, milles viibin. Näiteks kontoris viibides vaatan nimestikke @Kontor, @Internet, @Arvuti ja @Telefon. Teisi pole mõtet vaadata, sest neis olevate asjadega pole mul hetkel võimalik tegeleda.
Aeg
Kas nüüd leian neist nimestikest olulisima tegevuse? Ei. Järgmisena teen selgeks, kui pikalt saan katkestusteta tööd teha. Mul pole mõtet võtta ette tööd, mille lõpetamiseks kulub tund, kui mul on järgmise nõupidamiseni aega vaid 15 minutit. Vastasel juhul jõuan ülesandele küll keskenduda ning sellega tegeleda vaid kümmekond minutit ning asi jääb lõpetamata. Kulutan asjatult kolmandiku vabast veerandtunnist. Selle asemel valin tegevusnimestikest need asjad, mille saan lõpetada koosolekuni jäänud ajaga.
Erandi moodustavad suuremad ja keerulisemad ülesanded, mis oma olemuselt on tegelikult projektid – need jagan planeerimise käigus mõistlikeks tükkideks, et saaksin nendega vabadel hetkedel tegeleda ja neisse kuuluvad alamtegevused lõpule viia.
Energia
No nüüd vaatan ikka, et mis on olulisem ja mis mitte? Ausalt öeldes ei. Järgmisena vaatlen sõelale jäänud ülesandeid ning küsin endalt: kas mul on selle ülesande lõpuleviimiseks hetkel piisavalt energiat. Eriti päeva lõpu poole – kui olen väsinud – võib juhtuda, et tegemist ootab mitmeid olulisi asju, mille jaoks olen õiges keskkonnas ja isegi aega nagu oleks, kuid energiat napib. Lihtsalt ei jaksa nende asjadega tegeleda. Sel juhul valin ülesande, mille tegemiseks on vaja vähem energiat.
Paar mu tuttavat peavad ka tegevusnimestikku, millel pealkirjaks @Väsinud. Sellesse lisavad nad need ülesanded, mille täitmiseks pole vaja vähimatki vaimset pingutust. Kui neil lõppeb jaks, siis võtavad nad selle nimestiku ette ja teevad asju, mille energianõudlus on minimaalne. Kummalisel moel aitab selliste asjadega tegelemine taastada energiat: kuigi oled väsinud ja suudad mingite asjadega toime tulla, siis see taastab töövõimet.
Päevaseid tegevusi planeerides pean silmas seda, millal suudan anda endast maksimumi. Mõne inimese jaoks on see hommikune, teise jaoks õhtune aeg. Olulisemad asjad planeerin alati suurima töövõimega ajavahemikku.
Aga kui energiat jagub, siis vaatan… Jah, nüüd vaatan ülesannete prioriteeti ja valin sõelale jäänud asjadest olulisima. Ning asun selle kallal usinalt tööle.
Kogu kirjeldatud otsustusprotsess nõuab vaid hetke, sest tegemist on inimesele omase, loomuliku käitumisega. Proovige seda kasutada ning leiate, et aega kulub otsustamiseks kõige rohkem 5-15 sekundit.
Äkk-kohustused
Paraku segavad meie tegemisi mitmesugused sekkujad. Oled näiteks energiast tulvil ning ametis segamatut tundi tööd nõudva tegemisega kui äkki heliseb telefon. Helistab su vahetu juht, kes ütleb, et tal on vaja õhtuks kvartali aruannet. Mida nüüd teha?
Selliste äkitselt silmapiirile kerkinud kohustuste puhul kaalun selle olulisust ja võrdlen seda hetkel käsiloleva tööga. Kui pooleliolev töö on olulisem, siis lisan uue kohustuse sisendsahtlisse, jätkan hetkeks katkestatud tööga ning otsustan järgmisel sisendsahtli tühjendamisel, mida selle uue asjaga teha. Kui vahelesekkuja on käsilolevast tööst tähtsam, siis energia ja õige keskkonna olemasolul jätan vana tegevuse pooleli ning pühendun uuele ülesandele. Vajadusel teen kiiresti mõned märkmed, mis aitavad mul pärast poolelijäänud ülesannet kiiresti jätkata.
Iga päeva lõpus vaatan möödunud tööpäeva üle ning tunnustan end tehtud asjade eest. Tavaliselt saan iga päev paari olulise asjaga hakkama. Selle põhjus pole saladus: ma planeerin oma päevi nii, et igasse päeva jääks mõni oluline asi, mille lõpetamise pärast end tunnustada. Seejärel vaatan järgmise päeva kava ning valmistan end ette selleks, et järgmisel hommikul üllatusi ei tuleks. Ning siis saan, pea töömõtetest tühi, koduste asjadega tegeleda.
Webware tutvustab 15 veebivahendit, mis aitavad tänavusi plaane paremini ellu viia. Minu lemmikuteks on:
Inimesed annavad mingil põhjusel uuel aastal rohkelt lubadusi. Eks ikka tahaks muutuda paremaks. Aga nende lubadustega on üks suur probleem: nende täitmine on keeruline.
Mina kasutan juba mitmendat aastat lihtsat nippi – panen uue aasta lubadused kirja, kuid igaühe juurde ka primitiivse projektiplaani, mis kirjeldab samme, mida pean tegema selle lubaduse täitmiseks. Need sammud panen kirja tegevusnimestikesse ning viin nad ka ellu. Seetõttu suudan suurema osa endale antud uue aasta lubadustest ka teoks teha.
Pikemalt mu tegevusnimestikest ja kalendrist saad lugeda siit. Sellest, kuidas neid lubadusi ellu viin, kirjutan järgmisel nädalal.
Olen tänulik, kui leiate pool minutit aega lehe vasakus veerus olevale küsitlusele vastamiseks. Minu jaoks on siiani lahtine küsimus, millal on parim aeg koolituseks: kas kuu alguses, keskel või lõpus ning kas nädala alguses, keskel või lõpus. Küsitluse tulemused aitavad mul koolitusi paremini planeerida.
Selge Pildi aruka ajajuhtimise blogi uus aadress on blog.selgepilt.ee ja RSSi uus aadress http://feeds.feedburner.com/SelgePilt.
Iga tegevuse puhul tuleb esmalt kaaluda, kas see asi on üldse väärt tegemist ning kas see aitab meid soovitud sihile lähemale jõuda. Tegemist väärivad asjad panen kirja oma usaldusväärsesse süsteemi nii, et hiljem leian need hetkega.
Kõige rohkem meeldib mulle David Alleni „Getting Things Done’i” metoodika puhul see, et ükski idee ei jää unarusse ega pelgalt ideeks – saabunud ideede või tegemist vajavate asjade ülevaatamisel otsustad, mida, millal ja kus mingi konkreetse asjaga pihta hakata.
Eelmisel nädalal kirjutasin sellest, kuidas talletan kõik saabunud ideed ning tegemist vajavad asjad. Kui need märkused jääksidki neisse nimekirjadesse, poleks neist suuremat kasu, sest mul puuduks asjadest ülevaade.
Nii tihti kui vaja – minu puhul kord-kaks päevas – võtan ette oma sisendsahtlid ja vaatan nende sisu läbi, otsustades, mida mingi asjaga kavatsen peale hakata. Selleks kulutan iga päev umbes pool tundi.
Esmalt avan meilikasti inbox’i ja hakkan sealt asju ükshaaval läbi vaatama: ikka üks asi korraga, meilikasti värskeimast meilist alates.
Nimekirjad vastavalt asukohale
Esimesena otsustan, kas saabunud e-kiri üldse nõuab minult tegutsemist ja kas sellega on mõtet tegeleda. Juhul kui see on nii, küsin endalt: „Milline on selle tegevuse edukas tulemus?”
Tulemuse visualiseerimine on oluline, see loob motivatsiooni asjaga tegeleda. Järgmisena pärin endalt: „Milline on järgmine füüsiline tegevus, et seatud sihile lähemale jõuda või see saavutada?” See tegevus peab olema konkreetne: näiteks vaata leping läbi ja tee parandused, koosta turundusplaan, registreeru konverentsile või vii auto hooldusesse.
Kui see tegevus nõuab alla kahe minuti, siis teen selle kohe teoks. Kui selleks on vaja rohkem aega, kuid asi pole seotud kindla ajaga (tegemist pole kohtumisega või asjaga, mida tuleb kindlal päeval teha), lisan selle tegevuse ühte oma käputäiest tegevusnimestikest. Pean selliseid tegevusnimestikke ehk to-do list’e: @Arvuti, @Internet, @Askeldused, @Kodu, @Kontor, @Telefon, @Ootel, @Projektid, @Tulevik, Koosolek X-ga, Koosolek Y-ga.
Enamike puhul näitab tegevusnimestiku pealkiri keskkonda, milles saan neid asju teha. Näiteks @Interneti nimestikus on kirjas asjad, mille tegemiseks vajan netiühenduses, @Arvuti nimestikus arvutis tegemise tööd, @Telefon nimestikus helistamist nõudvad kõned, @Kontor asjad, mida saan teha vaid kontoris, ja @Kodu asjad, millega tegelemiseks pean olema kodus. Hiljem, kui on aeg tegutsema asuda, võtan ette vastava keskkonna nimestiku, leian sealt olulisima asja ja teen selle ära. Kuid seda etappi selgitan järgmisel nädalal.
Kui otsustan tegevuse delegeerida, siis pärast delegeerimist maandub see nimestikus @Ootel. Seda vaatan korrapäraselt üle ning vajadusel tuletan inimestele meelde, et nad on lubanud ühe-teisega hakkama saada. Asjad, mida tuleks arutada mõnel nõupidamisel, panen kirja vastava koosoleku tegevusnimestikku. Siis on hea koosoleku ajal see ette võtta ning nimestiku teemad järjest läbi käia.
Kalendrisse panen kirja ainult need asjad, mis sinna kuuluvad. Kellaajaliselt märgin üles kohtumised, millel konkreetne algus ja lõpp. Mõne asja puhul on oluline vaid päev, millal seda teha – sellised sündmused panen kirja kogupäevasündmusena. Näiteks pole oluline, mis kell maksan internetipangas mobiiliarve, aga maksetähtaeg on kolmapäeval. Sel juhul märgin kolmapäevaks kogupäevasündmusena „Maksa mobiiliarve” ning teen seda kolmapäeval siis, kui aega leian.
Sageli selgub tegevuse edukat tulemust visualiseerides või järgmist tegevust kavandades, et eduka tulemuse saavutamiseks on vaja teha üle ühe sammu. Sel juhul panen nimekirja @Projektid kirja uue projekti, näiteks „Sõlmi X-ga allhankeleping” ning nuputan välja, millised tegevused aitavad mul selle tulemuseni jõuda. Kõik need toimingud – näiteks „Hangi X-i kohta taustinfot”, „Koosta lepingu mustand”, „Räägi leping läbi”, „Paranda leping”, „Allkirjasta leping” – panen oma tegevusnimestikesse kirja, iga asi just sellesse nimestikku, kuhu see asukoha poolest kuulub.
Projektide nimekirjas hoian neid enam kui ühest tegevusest koosnevaid asju, mis peaksid saama lõpetatud lähema aastaga. Kui tegemist on pikemate projektidega, siis jagan need tükkideks.
Info talletamine
Suurem osa saabuvast infost siiski ei nõua tegutsemist. Selliste asjade puhul on kaks võimalust: ma viskan nad ära või talletan need edaspidiseks kasutamiseks. Kui tegemist on mõne projekti taustainfoga – näiteks allhankijaga sõlmitava lepingu projektiga – siis ma digidokumendi puhul salvestan ja paberdokumendi puhul lisan selle konkreetse projekti taustamaterjalide ümbrikusse. Sel moel leian tulevikus iga projekti puhul kogu taustainfo kiiresti.
Osa taustainfost pole seotud ühegi projektiga, mul läheb neid materjale vaja tulevikus mõnel üldisel eesmärgil (näiteks on tegemist sidekulude arvetega) või on tegemist lihtsalt huvitava ja kasuliku infoga (Amsterdami odavate ja mugavate hotellide nimekiri), siis loon neile eraldi kaustad viitematerjalide sahtlisse või meilikausta.
Osa infot kujutab endast selliseid asju, mille puhul olen veendunud, et kohe ma neid asju teoks ei tee, aga võib-olla kunagi tulevikus võtan ette. Need leiavad koha tegevusnimestikus @Tulevik – seda vaatan korra kuus läbi, sest võib-olla on mõni seal peatuspaiga leidnud tegevustest muutunud vahepeal oluliseks.
Kui olen inbox’iga ühele poole saanud, võtan ette nimestiku, milles pähe tulnud ideed ning asjad, mille asjus teised inimesed on mulle helistanud või lihtsalt ligi astunud ning soovivad, et ma nende tegemistega midagi pihta hakkaksin. Selle nimestikuga töötan sama moodi nagu e-kirjade inbox’iga: ikka üks asi korraga – iga asja puhul otsustan, kas see väärib tegutsemist või talletamist ning kuhu ma selle info liigutan.
Eesmärk on saada kõik sisendsahtlid tühjaks. Kui see on juhtunud, siis on kõik tegemist nõudvad asjad kontrolli all.
Järgmisel nädalal kirjutan sellest, kuidas suvalisel hetkel otsustan, millega hetkel tegeleda: milline on just see tegevus neist sajakonnast, mis aitab mul kiireimini seatud eesmärke saavutada.
Annan järgmises kolmes-neljas postituses ülevaate sellest, mida endast kujutab David Alleni loodud Getting Things Done ehk maakeeli Saame Asjadega Hakkama, kuidas seda kasutan ning kuidas olen seda veidi täiendanud. Lähinädalail kirjutan pikemalt ka sellest, milliseid lihtsamaid ja keerulisemaid abivahendeid kasutada asjadega toimetulekuks.
Peas sihitult tiirutavad mõtted kõigest sellest, mida peaks tegema, tekitavad tohutut stressi. Kui need mõtted panna nii ruttu kui võimalik kirja, siis väheneb stress oluliselt ning tähelepanuta jääb oluliselt vähem tegemist vajavaid asju.
Kui sageli teil juhtub nii, et pähe tuleb fantastiline idee ning poole tunni pärast see enam ei meenu, kuiväga seda meelde tuletada ka ei püüaks? Mul tuli seda omal ajal mitu korda päevas ette, kuid nüüd enam mitte.
Selle probleemi peamine põhjus peitub selles, et inimene suudab korraga meeles pidada tavaliselt kuut kuni kaheksat asja. Kui meile tuleb mingi idee või keegi tahab, et teeksime midagi, siis see töökäsk talletub „psüühilisse RAMi” (random access memory ehk muutmälu) nagu ka järgmine ja ülejärgmine. Ühel hetkel mälu täitub ning töötlemata asjad liiguvad korrastamata kujul edasi teistesse aju osadesse kuni nad ühel – tavaliselt kõige sobimatumal – hetkel end meile meenutavad. Aja jooksul selliste painajate hulk kuhjub.
Peale piiratud mahu on psüühilisel RAMil veel mitu halba külge, mille muutmine näib ilmvõimatuna. Kui sa pole läbinud mälutreeningut või ei paista silma looduse poolt antud harukordselt struktuurse mõtlemisega, siis valitseb psüühilises RAMis täielik korralagedus, mille kõrval näib suvalise teismelise pahupidi pööratud tuba organiseerituse musternäitena. Asja teeb hullemaks seegi, et ideid talletaval mälul puudub mineviku- ja tulevikutaju – see ei suuda tavaliselt eristada kiireloomulisi asju neist, milleni veel jupp aega.
Vajame usaldusväärset süsteemi
Ainus lahendus on kasutada sellest mälu piirkonnast usaldusväärsemat süsteemi: siis valivad painajad selle endale uueks eluasemeks ega piina meid. Lõpptulemusena saame kulutada rohkem aega sellele, et mõelda, mida erinevate asjadega pihta hakata ja kuidas neid lahendada, selle asemel, et vaevata oma pead abstraksete ja sihitute uitmõtetega sellest, mida kõike peaksime tegema.
Kogu aruka ajajuhtimise süsteemi aluseks on keskendumine – ideaalis peaks meie meeleseisund olema võimalikult rahulik ja neutraalne.
Ida võitluskunstides kasutatakse väljendit „meel nagu tüüne vesi”. Kui visata seisvasse vette kivi, siis tekitab vesi täpselt selle kivi kukkumisele vastava laine, ei suurema ega väiksema: vesi reageerib adekvaatselt. Samal moel peaks meie meeleseisund olema kui tüüne vesi ning reageerima kõikidele muudatustele täpselt sel määral kui muudatusi tekitavad sündmused ja nende tagajärjed väärivad. Kui meeles valitseb rahu, suudame keskenduda. Kui suudame keskenduda, oleme tõhusad ja tuleme enamaga toime.
Mul tuleb pidevalt ideid, mida peaksin ellu viima. Lisaks täitub mu meilikast kirjadega – mõned vajavad vastamist, mõned tegutsemist, mõned lihtsalt lugemist ja mõned ära viskamist. Inimestega suheldes lisandub samuti nimekirja tegevusi. Kuhu need ideed salvestada?
Kogumissahtlid päästavad
Kui mul tuleb mõni mõte või keegi soovib, et midagi teeksin, panen selle tegevuse või mõtte kirja niipea kui võimalik – tavaliselt kohe. Sääraseid kogumissahtleid on mul mitu.
Kõik e-kirjad saabuvad Outlooki inbox’i. Seda vaatan läbi paar korda päevas ning otsustan, mida mingi kirjaga peale hakata – kas need nõuavad tegevusnimestikesse tõstmist, kalendrisse märkimist või taustainfoks talletamist. Suurem osa väärib küll kustutamist.
Tavaliselt on mul kotis plastümbrik, millesse panen paberdokumendid, mis nõuavad menetlemist. Kord päevas tühjendan ümbriku ning otsustan, mida nende asjadega teha.
Ideed ja teiste inimeste soovid panen kirja oma nutitelefoni, mida sünkroniseerin kord päevas arvutiga. Aga saab ka lihtsamalt: kui ideed panna paberile või märkmikusse kirja ning kord päevas märkmed läbi vaadata, toimib asi sama hästi.
Osa pabereid maandub rahakotis, kuid ka seda tühjendan igal pärastlõunal, et järgmisel päeval oleksid rahakoti vahel vaid asjad, mis sinna kuuluvad: raha, panga- ja kliendikaardid, juhiload ning ID-kaart.
Paar mu tuttavat, kes läbinud mälutreeningu, jätavad ideed lihtsalt meelde, kuid kasutavad selleks nn teekonnameetodit. Nad kujutavad endale ette näiteks teekonda töölt koju ning on seadnud sellele kümneid kontrollpunkte: töölauaalune, toolitagune, lauapealne, kabineti uks, liftinupp jne. Iga kontrollpunktiga seostavad nad ühe asja, mida vaja meelde jätta. Kuid ka see teekond tuleb ideedest-tegemistest vähemalt kord päevas tühjendada.
Kui sageli oleks vaja kogumiskastid tühjaks teha? Nii tihti, kui vaja, et asjad tunduksid olevat kontrolli all. Tavaliselt piisab korrast kuni kolmest päevas. Kui palju peaks selliseid mõtete kogumissahtleid olema? Nii palju kui hädavajalik ning nii vähe kui võimalik.
Muide, esimene säärane mõttepuhastus nõuab päeva või paar: vaatad läbi meilikasti, projektide nimestikud, kontori, kodu, rahakoti sisu, koristamata keldri, sassis kapid, lauapealsed ja sahtlid. Aga see aeg on kulutamist väärt: saad sadu unaruses kopitanud ideid, mida edukalt ellu viia. Hiljem kulub igapäevaste kogumissahtlite tühjendamiseks 10-15 minutit.
Juba aasta-paar olen vältinud asjade edasilükkamist, kui selleks puudub põhjus või kui põhjuseks on lihtlabane laiskus. Asjade edasilükkamine väheneb, kui jõuad selle põhjuseni.
Võib-olla napib infot, et midagi teha või otsustada? Siis tuleb seda juurde hankida. Muide, jaapanlased usuvad, et õige otsus sünnib siis ise, kui on kriitiline kogus infot koos. Üha enam tundub mulle, et nad ei eksi.
Võib-olla pole praegu energiat, et ülesandega tegeleda? Siis tuleb energiat varuda, tehes vahepeal vähem energiat nõudvaid asju (sageli taastan energiat rutiinsete tegevustega, peale ajupuhkuse saan nad ka kaelast) või aktiivselt puhates, sportides või hoopis millegi muuga tegeledes. Aga kui töö on arvutiga seotud, siis kindlasti mitte arvuti taga aega surnuks lüües – see vaid vähendab tööisu ega taasta vähemalt minu energiat mingil moel.
Aeg, mis kulub edasilükkamise põhjuse leidmiseks ja takistuse kõrvaldamiseks, tasub end kuhjaga ära, sest vastasel juhul ma probleemi ei lahenda ega kao ka edasilükkamise põhjus.