Tagasi tööle. Mõnuga.

/0 Comments/in

Puhkuselt naasmine töisesse maailma põhjustab stressi. Tööilma aitab valutumalt sisse elada rahulik kohanemise rütm.

Mis toimub?

Esimese asjana tasub välja uurida, millised olulised sündmused on vahepeal aset leidnud. Sellega on sama lugu nagu pärast vähegi pikemat Eestist eemal olekut – esimese asjana ju küsid teiste käest, et mida olulist on vahepeal juhtunud.
Sama lugu on puhkuselt naasmisega. Esimese asjana uuri töökaaslaste käest, millised on olnud olulisemad sündmused. Teised suudavad sageli olulise info kiiresti kokku võtta. Üksikasjadega jõuad end hiljem kurssi viia.

Kalender

Kui kasutad ühisjagatavat kalendrit, siis vaata läbi vahepeal saabunud kohtumiste ja koosolekute kutsed. Iga kutse puhul küsi, milline on kohtumise eesmärk, milline on sinu roll kohtumisel ning millist eeltööd kohtumine vajab. Kui vähegi võimalik, siis nõustu ainult hädavajalike kohtumistega. Aga seda tasub ju muidu ka teha.

Olulisemad E-kirjad

Võta ette vahepeal saabunud kirjad ning käi need diagonaalis läbi. Märgista vastamist nõudvad olulised kirjad lipukeste-tärnidega või tõsta need eraldi kausta.
Ma ei poolda pärast puhkust kirjadele viivitamatut vastamist, isegi paarilauselisi vastuseid pole mõtet kirjutada. Oluline on end tempokalt kirjakastist läbi närida ning eraldada terad sõkaldest.

Täpsusta sihti

Korrasta puhkuse ajal tulnud head ideed – parimad mõtted tulevad ikka siis, kui me neile ei keskendu. Milliseid neist väärivad veel tänavu ära tegemist?
Pärast ideede läbivaatust ning teiste käest ja olulistest e-kirjadest info saamist vaata üle järelejäänud aasta siht. Küsi endalt ja aruta kolleegidega, millist olukorda soovite jõuludeks, milline võiks olla olukord kuu pärast ning nädala-paari möödudes. Neist asjust lähtudes pane paika lähipäevade kõige olulisemad tegevused.

Pisiasjad

Vaata läbi ülejäänud info ning sõelu välja vähem olulised tegevused. Selle läbivaatuse käigus tasub vastata kohe neile meilidele, mille puhul ei võta reageerimine üle paari minuti.
Ülejäänud kirjadest sõelu tegevused välja ning kirjuta eraldi nimestikku. Enamusele kirjadele kribi lühivastus, milles kirjas, millal vastad sisuliselt. Alternatiivina võid ülejäänud tegutsemist nõudvad kirjad tõsta vastavasse kausta ning siis teha iga päev neist mõni pärast seda, kui oled kasvõi natuke kõige olulisemate asjadega tegelenud.

Ära pinguta üle!

Kõigi nende tegevuste puhul on tähtis hoida head tempot – kogu see protseduur meenutab kiiret, mõnusa hooga tehtavad kiirpuhastust terve suve tolmu kogunud töötoas. Kui suudad ülaltoodud asjad ära teha paari-kolme 45–60minutilise aktiivse töösessiooniga, siis oled omadega uuesti mäel ning valmis järgmisel päeval alustama kõige olulisematest tegevustest, mis annavad neli viiendikku tulemusest.
Esimene tööpäev pärast puhkust pole väärt enda neljaks tõmbamist. Kui asjad aitasid oodata puhkuselt naasmiseni, aitavad need paar päeva veel venitada. Kui töötad esimesel tööpäeval poolde öhe, siis sellega vähendad oluliselt puhkuse mõju tööviljakusele.
Esimene päev tasub hoida eelkõige planeerimisele ning eriti olulistele ja kiireloomulistele tegevustele, sest vastasel juhul sisened rabelemisrattasse ega pääse sealt välja nii pea.

Ole muutus

Mille poolest erineb uus tööhooaeg eelmisest? Mis tuleb selles toredam ja mõnusam? Milline tööinimene tahad olla? Mõtiskle nende asjade üle veidi ning leia, mida peaksid tegema, et see muutus leiaks aset. Liigu iga päev kasvõi natuke selle muutuse suunas, see lisab uuele hooajale mõnu ja nauditavust.
Mõnusa tulemusliku tööhooaja algust meile kõigile!

10 aega säästvat võtet

/0 Comments/in

Lähen sügisel Äripäeva maakondlike konverentside tuurile arutama kohalike ettevõtjatega seda, kuidas säästa iga päev tund. Olen veendunud, et kui kasutada allolevast kümnest võttest vähemalt kolme, siis see loob kuu-paari jooksul lisaaega tunni päevas.

  1. Tee neid asju, mille puhul saad aru, miks sa neid teed. Mõtle iga tegevuse puhul läbi, mis selle tulemusena juhtub ning milleks ja kellele seda vaja on.
  2. Keskendu: võta kasutusele põhimõte, mille kohaselt uue valdkonna või suurema tegevuse lisamisel loobud kahest vanast. Ideaalis võiks olla käsil üks prioriteetne tegevus igas eluvaldkonnas.
  3. Sõnasta endale aasta, kvartali, kuu, nädala ja päeva teema ning pea nendest kinni. Eelista eelkõige tegevusi, mis on kooskõlas selle teemaga.
  4. Vana hea tõde kaasaegse juhtimisteooria loojalt Peter Druckerilt: Tee ainult neid asju, mida keegi teine teha ei saa. Ülejäänud tegevused delegeeri.
  5. Võta iga päev vähemalt tund-paar või eralda nädalas vähemalt üks terve päev pikas perspektiivis olulisteks asjadeks. Mida rohkem tegeleme suuremas plaanis tähtsamate tegevustega, seda vähem hakib meie päevi igapäevane tühi-tähi.
  6. Koonda tegevused plokkidesse: vasta meilidele korra või paar päevas, koonda koosolekud ja kohtumised kindlatele päevadele, võta iga päev aega inimestega tegelemiseks. Inimene vajab eluks rütmi – ega meile muidu muusika meeldiks.
  7. Tee piisavalt pisipause, sest inimene ei suuda olla efektiivne üle poole tunni järjest – keskendunud töö vahel piisab mõnesekundilisest seljasirutusest, et suurendada töö käigus vähenenud energiat 10–20%. Pea lõunapausi ning toitu tervislikult. Korra päevas või üle päeva tee hommikul, keset päeva või õhtul spordipaus – füüsiline liikumine paneb liikuma ka mõtted. Pea 7–9tunniline ööpaus, sest une arvelt töötamine annab kesiseid tulemusi ja hävitab tervise.
  8. Pane mõne päeva jooksul kirja, millele aeg kulub, ja optimeeri protsessi iga päev – loobu tulemuseta tegevustest ja suurenda tulemuslike tegevuste aega. Küsi igal õhtul enda käest, kuidas elad järgmise päeva veel paremini ja tulemuslikumalt.
  9. Jäta ebaolulistele asjadele reageerimata. Kõik e-kirjad ei nõua vastust. Kõik telefonikõned ei vaja tagasihelistamist. Kui teema on oluline, jõuab see uuesti su lauale.
  10. Vii prügi regulaarselt välja. Võta korra nädalas või kuus kümmekond minutit, et kustutada või panna kasvõi silma alt ära vanad e-kirjad. Puhastuse käigus arhiveeri ka dokumendid, mida sa enam ei kasuta. Tühi laud, millel on üks oluline pooleliolev teema, aitab muutuda oluliselt tulemuslikumaks.

Eesmärkidest painatud ühiskond

/0 Comments/in

Eesti-sarnase eduühiskonna inimesed mõõdavad ja eesmärgistavad ülemäära ning kulutavad sellele mõttetult palju energiat. Samal ajal suudavad nad liiga vähe keskenduda ning raiskavad killustunud rapsimisele selle vähesegi energia, mis detailsest kavandamisest üle jääb. Tulemuseks on täpsed, ent täitmata jäävad eesmärgid, üksikasjalikud tegevuskavad, mida ei järgita, ning kasvav rahulolematus, mille truudeks kaaslasteks bürokraatia, kontrolliiha ja hõivetöö õilmitsemine.

Enamikus valdkondades puudub eesmärgistamisel pikaajaline kasu. Eesmärgid piiravad inimesi, aheldavad loomingulisuse ning pidev mõõtmine – sageli põhineb see kunstlikult loodud tehislikel sisututel mõõdikutel, mis meenutavad haigete keskmise kehatemperatuuri jälgimist – kulutab arutult palju energiat, mida muidu saaks kasutada oluliste asjade tegemiseks või organismi jõuvarude taastamiseks. Tulemuseks on pidevalt kasvav düstress ehk pahapaine ja üha suurenev kahjutunne selle üle, et aeg kaob käest ja asjad ei liigu edasi piisavalt kiiresti. See pole ainult üksikisiku probleem, vaid kurnab ühiskonda laiemalt.

Eesmärkide ajastu lagunemisel on kaks peamist põhjust.

Eesmärgid kaotavad vähimagi mõtte, kui neil puudub kindel jalgealus väärtuste, põhimõtete, missiooni ja strateegia näol. Iga väiksemgi tuulepuhang toob kaasa suunamuutuse ning loob vajaduse põhjalikult sõnastatud eesmärke taas muuta ning alustada tegevuskavade loomist enam-vähem nullist. Seda näeme iga kord, kui Eestis vahetub mõni minister või terve valitsus. Sama lugu juhtub enamikus ettevõtetes juhi vahetumisel.

Loomulikult on igal uuel võimule pääseval liidril oma vaatenurk ja arusaam, kuidas maailma päästa ja/või oma võimuiha rahuldada. Kui neid plaane sobitada paremini kokku ühise suuna ja järjepideva pühendunud tegutsemisega, saaks tulemus ühiskonnale oluliselt parem.

Teine põhjus, miks eesmärgid tõrguvad üha enam, peitub nn arenenud maailma kiirenevas elutempos. Kui seostada aega rahaga, hakkavad inimesed kulutama üha enam aega raha teenimiseks endale, täites samal ajal rahastajate ja võimulolijate kukruid. Üks tänapäeva inimese peamiseid probleeme on ahnus ning just siit tasub otsida juurpõhjust ka kiirelt muutuvatele sihtidele.

John Keynes ennustas 80 aastat tagasi praeguseks ajastut, mil «piisab sellest, kui inimene töötab vabatahtlikult kolm tundi päevas». Praegune olukord on kardinaalselt teine: töötame küll oluliselt vähem kui enne Teist maailmasõda, varasematest sajanditest rääkimata, ent ometi tajume tööaega üha pikemana.

Üks põhjuseid on info liikumise kiiruses: meie elu iga tund sisaldab oluliselt rohkem sündmuseid ja uut infot kui sada aastat tagasi elanud inimeste oma. Selle tulemusena tajume aja kulgu kümneid kordi kiiremana ja aeg piltlikult öeldes lendab käest.

Kuna aeg on ankurdatud eduühiskonnas raha külge, püüame iga hinna eest optimeerida viimast kui hetke, et sellega rohkem teenida. Tulemustasudele orienteeritus ja projektipõhine eluviis viivad aja üha suuremale seostamisele raha ja sellega seotud hüvedega ning tõstavad tempot. Paraku ei kuluta inimesed seda raha mitte tööaja vähendamisele, vaid tulude suurendamisele.

Seda võimendab tehnoloogia kiire areng. Inimesed ootavad e-kirjale vastust juba enne selle teele saatmist ning telefonile vastamist enne, kui nad on helistanud. Meid haarab ärevushäire, kui keegi ei saada meie e-kirjale vastust mõne minuti jooksul või – veel hullem – ei vasta meie telefonikõnele.

Microsofti asutajaid Bill Gates ütles eelmise sajandi lõpus: «Tehnoloogia aitab õige kasutamise korral hüppeliselt suurendada efektiivsust.» Ja lisas seejärel, et väära kasutamise korral suurendab tehnoloogia hüppeliselt ebaefektiivsust. Krooniline sõltuvus nutitelefonidest tõestab just seda. Hiljutise uuringu kohaselt on üheksa mobiilikasutajat kümnest kogenud libavärinasündroomi (phantom vibration syndrome), mille puhul inimene tajub mobiili värisemist taskus sageli ka siis, kui mobiil tegelikult ei anna saabuvast kõnest, sõnumist või kirjast märku.

Ajanappusega on tihedalt seotud suhtumise küsimus.

Tõttad ühelt kohtumiselt teisele ning sulle tormab tänaval vastu sõber, kellega sa pole kohtunud kümmekond aastat.

«Ohoo, tere! Kuidas sul läheb?» pärid temalt kiirkõnes.

«Oh, nii kiire, et tead, parem ära küsi,» pillab ta vastuseks, kibeledes juba edasi tormama, aga lisab siiski moe pärast: «Kuidas sul?»

Mida sa vastad? Kiirustamine on ju moes. Siis ei sobigi muud vastata, kui «Ah, kiire-kiire. Paneme edasi. Nagu lükkad, nõnda läheb, eks ju.»

Ja tormategi mõlemad ise suunas minema. Pole isegi aega mõelda, et miks siis nüüd nii kiire oli ja mis laiemas pildis on tegelikult tähtis.

Inimene tahab karjaloomana olla samasugune nagu ülejäänud kari. Kari jookseb amokki, sest iga selle liiga tormab arulagedalt. Kõige ees tormab mõistuse kaotanud juht.

Inimene on see, mida ta endast endale jutustab. Millised minajutustused valitsevad praegu ühiskonda? Mulle tundub, et neid on peamiselt kaks. Esimene: «Olen metsikult hõivatud, efektiivsusele ja majanduslikule kasule orienteeritud edukas mees/naine.» Teine: «Olen vahuleaetud hobune, kes jookseb, kuni kukub.»

Maailm rahuneks, kui piisavalt palju inimesi muudaks minajutustust, rääkides endast endale umbes nii: «Olen väärikas ja rahulik inimene, kes naudib iga hetke, mis mulle on kingitud, ja iga tegevust, mis seda hetke täidab, nagu ka iga inimest, kelle seltsis viibin.»

Ei, ma ei taha öelda, et peaksime lihtsalt vegeteerima ja vedelema. Tahan öelda, et ühest küljest on meil probleem, millele viitas praegune dalai laama Tenzin Gyatso, kelle sõnul elame minevikku kahetsedes ja tuleviku pärast muretsedes ning nii see praegune hetk kaobki käest ilma, et me midagi põhimõtteliselt muudaksime. Tahan öelda, et teisest küljest viib meie arulage tormamine olukorda, kus meie tempo on meeletu, aga kuna puudub ühine siht, siis teeme küll füüsikaliselt väljendudes metsikult palju tööd, kuid läbitud tee pikkus jääb väga lühikeseks hoolimata pikast trajektoorist.

Aga kuidas siis asjad tehtud saavad, kui võtame tempo maha? Millised on lahendused? Neid on üks: keskendumine. Kui elada selge sihiga, kuid eesmärke seadmata, siis pöörame palju rohkem tähelepanu elu tõeliselt olulistele tahkudele ning nende särama löömiseks vajalikele tegudele, loome oluliselt rohkem kestvat väärtust ning enesetunnegi on oluliselt parem. Veel enam, kui meie fookuses on inimesed, kellega koos oma teed käime ja arvestame nende vajadustega, kasvatame aja väärtust hüppeliselt. Aeg pole ju mitte sellega teenitud raha, vaid mõõdetamatu, ent siiski hinnatav elu väärtus.

Surijate hooldaja Bronnie Ware kirjutas, et elust lahkuvad inimesed ei kahetse mitte tegemata jäänud tööd ega igatse kliente taga, vaid seda, et nad elasid enda tahte teostamise asemel teiste pealesurutud ootuste täitmiseks, töötasid liiga palju ning pöörasid liiga vähe tähelepanu sõpradele ja lähedastele.

Vajame kronoloogilise ajakäsitluse ületähtsustamise asemel enam kairoslikku lähenemist. Kronoloogiline aeg mõõdab tunde, minuteid ja sekundeid, kairoslik aeg seevastu aja kogemuslikku väärtust. Kui meie elu hakkab lõppema, siis kahetseme eelkõige seda, et elasime kairoslikult, mitte kronoloogiliselt liiga vähe.

Kas sama oht keskenduda liiga palju kronoloogilisele ajale ning selle rahaks teisendamisele võib paika pidada ka ühiskonnas tervikuna? Mida kahetseme siis, kui näiteks meie riik peaks ühel hetkel lõppema? Või siis, kui meie planeet ei pea enam reostamisele ja inimeste kasuahnusele vastu? Ma ei välista seda võimalust.

Kahtlustan, et oleme ühiskonnana kaotanud selgelt sõnastatud sihi. Jälgige kasvõi eesootavaid valimisi. Suur osa kampaaniast on üles ehitatud valijate rahalisele ahnusele ning väärtusi ja ühist sihti ei rõhuta ükski suur erakond. «Vali meid ja säästad kuni 830 eurot» kunagiselt aatepõhise poliitikaloome eestvedajalt on odav, kui mitte alandav. «Julgelt edasi», aga kuhu? Eduühiskonnas vegeteerimise suunas? Ei, aitäh. «Teeme teisiti», aga mida see muudab suures pildis, milline on selle vaimne hind? Sellest poliitikud vaikivad, vaikivad isegi materiaalsest hinnast. Surnud kirjanikke väärkohtlev erakond ei eristu teistest.

Meil on aeg muuta rahvana suhtumist ja loobuda mentaliteedist, et meie vabadust on võimalik osta klaaspärlite eest. Muidu kaob kronoloogiline aeg käest ja kairoslik aeg jääb tühjaks. Aga see pole orjarahva jaoks probleem, sest meile ju makstakse meie taastumatu väärtuse, aja eest. Eurode ja sentidega. Need ju võib lasta kalmu kaasa panna – nii tegid juba meie esiisad.

Essee ilmus 24. jaanuaril 2015 Postimehes.

Milleks Outlook on tegelikult mõeldud?

/0 Comments/in , , , ,

Suurem osa meist kasutab Outlooki pelgalt e-kirjade vahetamiseks ning koosolekute planeerimiseks. Tegelikult moodustavad need kaks asja ainult killukese Outlooki võimalustest: selle kalender võimaldab mugavalt planeerida ühiseid tegevusi ning paindlikud tegevusnimestikud lubavad meil oma tegevusi täpsemalt ja mõnusamalt kavandada.

Minu kolm lemmikvõtet Outlookis on järgmised.

1. Delegeeritud tegevuste käekäigu jälgimine

Selle võtte õppisin ühe logistikaettevõtte keskastme juhilt. Rahulikumatel päevadel saab ta umbes 300 kirja ning kiirematel ligi pool tuhat. Umbes pool neist nõuab tegutsemist ja neist omakorda pool on säärased, mille puhul on oluline, et kirja adressaat tegutseks õigeks ajaks.

See logistik on loonud endale reegli: “Kui mina olen kirja autor ja samuti koopia saaja, siis tõsta kiri kausta “Ootab vastust”.” Kui ta saadab kirja, millele ootab vastust, lisab ta end koopia saaja reale. Järgmisel hetkel pärast kirja saatmist naaseb tema arvutisse kirja koopia ja see tõstetakse automaatselt kausta “Ootab vastust”.

Korra päevas käib ta vastust ootavate kirjade kausta läbi ning kustutab need, mille vastus on käes. Seejärel lisab ta saadetud kirjadele meeldetuletuse lipukese: nende kirjade puhul, mille vastaja peab tavaliselt tähtajast kinni, sätib ta lipukese tähtajaks, ning nende puhul, mille vastajad kipuvad üle aja minema, tähtajast päev-paar varajasema ajaga.

Hommikul tööle tulles vaatab ta esmalt öösel saabunud kirjad läbi ning seejärel käib läbi vastust ootavate kirjade meeldetuletused ning vajadusel tuletab inimestele nende kohustusi meelde.

2. Töövood hoiavad oluliselt aega kokku

Alates Outlooki 2010. versioonist on meiliakna kohal selline tore asi nagu “Quick Steps” ehk kiirsammud.

Selgitan. Kui pead näiteks arveid viseerima, seejärel need raamatupidamisele edasi saatma ning lõpuks veel mõnda kausta salvestama, siis saad umbes minutiga luua töövoo (vali selleks kiirsammudest “Create New”), mis lisab edasisaadetava arve ette lõigud a la “Tere, kiidan selle arve heaks – selle võib ära maksta. Tervitan, Kristjan”. Teise tegevusena võid valida adressaadi, millele kiri edasi saadetakse. Ja kolmandaks selle, et kiri tähistatakse edastatud arve kategooriaga. Lõpuks tõstetakse kiri automaatselt arhiivikausta.

3. Kategoriseerimine asendab katalooge

Üks mu koolitusel osaleja lausus: “Meilikaustade kasutamine on nii 2006.” Tal on õigus – pärast seda kui kirjade sildistamine ehk _tag_’imine sai hoo sisse, pole mõtet kasutada enamat kui kahte kausta: üks sisenevatele kirjadele, millega sa pole veel otsustanud, mida teha, ning teine arhiveeritud kirjadele, millest oled tegevused juba välja sõelunud.

Kuidas eristada siis erinevate tööde ja tegemistega seotud kirju? Hea lahenduse pakuvad sildid, mida Outlookis kutsutakse kategooriateks. Olen teinud kategooriad iga kliendi ja protsessi jaoks. Selgitan näitega.

Kui olen saatnud kliendile pakkumise ning klient kiidab selle heaks – seega saame hakata sisuliselt tööle -, teen nii:

  1. Loen läbi kliendi kirja.
  2. Lisan kirjale kategooria kliendi nimega ning teisegi nimega “Müük”.
  3. Vastan kliendile kohe, sest see võtab aega mõne minuti. Vastuses palun saata oma assistendile koolitusel osalejate nimekirja ning pakun välja mõned intervjuude ajad osalejatega koolitusvajaduse täpsustamiseks. Saadetud kirjale lisan ennast koopia saajaks, selleks, et mulle jääks jälg maha: selle asjaga on pall kliendi poolel.
  4. Kuna minu järgmine tegevus on visandada koolituse ajakava, kuid see võtab aega poolest tunnist tunnini, loon kirjast tööülesande ja ajastan selle näiteks järgmiseks esmaspäevaks.
  5. Tõstan kirja arhiivikausta.

Selline töövoog on kiire, tõhus ja tulemuslik.

5 suurimat ajaraiskajat

/0 Comments/in , , , , ,

Kahtlustan, et viis suurimat ajaraiskajat on ala- ja üleplaneerimine, mõtte hajumine, vahelesegamine ning vidinate väärkasutamine. Näitan, kuidas neid tuvastada ja kuidas nendega toime tulla.

Alaplaneerimine

Kohtan sageli inimesi, kes ütlevad, et kõige mõnusam on planeerimatult ja sihitult kulgeda ning lihtsalt olla. Mõned neist kipuvad olemise käigus ära eksima, sest neil puudub vähimgi suund. See ei tähenda paigalolekut — nad liiguvad pigem Browni osakestena.

Sihitu meeskond võimendab juhuslikku liikumist veelgi ning Browni osakeste sagimine avaldub siis täies ilus.s

Mida teha? Ka mulle meeldib viibida käesolevas hetkes, kuid see ei välista mõistlikku planeerimist. Kui tahad loobuda sihitust sagimisest, siis esimesena esita endale paar olulist küsimust: millised asjad on tegelikult palju tähtsamad kui teisted? miks ma midagi ikkagi teen? milline on minu järgmine samm olulise tegevusega?

Ma ei pea silmas seda, et oleks vaja tohutut planeerimist. Sellest märksa olulisem on keskendumine käesolevale hetkele, järgmisele sammule ning tähtsatele sihtidele.

Üleplaneerimine

Mu koolitustel osalevad sageli üleplaneerimise ohvrid, kes pälviksid kindlasti mitmekordse üleilmselt tunnustatud aasta mikrodirektori tiitli. Ikka on vaja täiendavalt analüüsida, visandada erinevaid tulevikustsenaariume peensusteni, kirjeldada üksikasjalikult tegutsemiskavasid.

Selle tulemusena kulutavad nad märkimisväärselt rohkem aega planeerimisele kui tegutsemisele. Kuna tegutsemist ei järgne, siis tuleb taas asuda ümber planeerima. Tagajärjeks on üha süvenev planeerimisparallüüs.

Mida teha? Soovitused samad nagu üleplaneerija vastandile: pane paika kõige olulisemad 3 sihti ning sõnasta iga sihi puhul järgmine samm. Tee neist kõige olulisem ära ja siis vaata valmis järgmine samm. Elu muutub liiga palju, et pikalt ja üksikasjalikult planeerida. Loomulikult suurendab efektiivsust see, kui meil on olemas üldine pikaajaline plaan ja strateegia, kuid õnneks toob elu piisavalt palju ootamatusi, mis keeravad üksikasjaliku plaani pea peale. Paindlikkus ja kiire kohanemisvõime päästavad olukorra.

Mõtte hajumine

Mõtte hajumise võib jagada kaheks.

Esimene: hajamõtlemine, kui meel läheb uitama. Mulle juhtus kunagi ette üks uuring, mis väitis, et vähemalt kolmandiku ajast tiirutavad peas pealtnäha juhuslikud hajamõtted. Kui pooleliolev tegevus ei nõua keskendumist, siis võib selline uitmõtlemine võtta tervelt 70% meie mõtlemisvõimest. Kui hakamõtlemine haarab kontrolli, kannatab poolelioleva tegevuse kvaliteet.

Teine: rööprähklemine. Aju ei suuda teha mitut keskendumist nõudvat asja korraga (loomulikult on olemas inimesi, kes suudavad välkkiirelt lülituda ühelt tegevuselt teisele ning meile näib, et nad teevad mitut asja korraga). Selle teadvustamine aitab muutuda oluliselt efektiivsemaks, tehes teadlikult üht asja korraga.

Mida teha? Sageli ei pane ise hajamõtlemist ega rööprähklemist tähele. Palu kaaslastel teha endale leebe märkus, kui nad märkavad su mõtet uitlemas või näevad, et püüad teha mitut keskendumist nõudvat asja korraga.

Võta kasutusele mõni keskendumisvõimet suurendav abivahend, olgu selleks tegevust 25minutilisteks juppideks hakkiv Pomodoro tehnika või iga päev kerge mõtisklus või kujutlus, et lasta ajul vähemalt 5 minutit päevas teha mittemidagi ja puhata.

Abi on ka sellest, kui võtad kasutusele harjumuse panna uitmõtteid ja tegemist vajavaid asju kirja. Kui kirjutame mõtte üles, siis aju rahuneb ja suudab paremini keskenduda.

Vahelesegamine

Keskmist kontoritöötajat häiritakse sageli kümmekond korda tunnis. Sama keskendumistaseme saavutamine võtab aega mitu minutit. Sinna see aeg kaob.

Mida teha? Keskendunud töö aja suurendamiseks on eelkõige abi ennetamisest.

Sea enda jaoks prioriteedid paika ning eira vähem olulisi segajaid. Kui eirata pole võimalik või see toob kaasa kahju, püüa koguda vähemolulisi vaheletrügivaid töid ning teha neid näiteks iga tööpäeva lõpus pool tundi.

Kasuta ülalpool viidatud Pomodoro tehnikat. Kui segaja tuleb poole “tomati” pealt, siis palu tal võimalusel naasta siis, kui “tomat” on läbi.

Kasuta lihtsalt mõistetavat märki, mis näitab, et vajad hetkel keskendumist: olgu selleks suletud uks, kuvarile heisatud punane lipuke, kõrvaklapid peas või “telliskivi” Skype’i staatuses.

Kui ennetada ei õnnestu, siis tõuse sekkuja saabudes püsti: püstijalu kohtumised võtavad vähem aega. Enne tõusmist pane paari sõnaga kirja, mida teed pärast katkestuse lahendamist edasi — siis saad lihtsamini järje peale tagasi.

Vidinate väärkasutamine

Vidinad on toredad seni, kuni need teenivad eesmärki. Tean kümneid inimesi (olen isegi olnud üks neist), kes proovivad üha uusi vidinaid ja süsteeme, lootes neist leevendust produktiivsuskriisile. Lõpuks kaob kogu aeg uute jubinate ja süsteemide katsetamisele ning efektiivsusest on endiselt asi kaugel.

Mida teha? Ära kasuta uusimat tehnoloogiat, sest see kubiseb tavaliselt lastehaigustest. Mulle ei meenu hetkel ühtegi suurt kontserni (välja arvatud Microsoft ise), mis kasutaks Outlooki viimast versiooni. Nutikas on kasutada toodete eelviimast versiooni, sest selles on suurem osa vigu juba parandatud.

Kui mingi asi või süsteem toimib, on arukas kasutada seda selle loomuliku eluea lõpuni välja. Seda saab teha siis, kui su jaoks pole oluline olla moekeiser, vaid tulla asjadega tõhusalt toime. Minu arvutiks on kolmeaastane Macbook Pro, telefoniks sama vana iPhone 4s, päädiks iPad3 (mulle lihtsalt meeldib see, et õunatooted suudavad omavahel suurema häkkimiseta suhelda ning on suhteliselt töökindlad), sama kehtib muu tehnoloogia kohta, mille hulgas leidub vaid mõni üksik ‘värskeim mudel’. Tulemus on see, et kõik toimib.

See, et ma ei vaheta oma ajahaldussüsteemi kuigi tihti, tagab ka selle, et ma ei kuluta liiga palju aega uue süsteemi õppimisele ja üleviimisele. See ei tähenda, et ma ei täiustaks oma süsteemi. Olen teinud aasta jooksul oma süsteemi kümmekond väikest täiustust ning süsteem muutub üha paremaks.

Muuda end nädalaga efektiivsemaks!

/0 Comments/in , , , , , ,

Ajajuhtimise koolitus tuleb nüüd Sinu juurde — tegime koostöös e-koolituste portaaliga ahsoo.ee aruka ajajuhtimise koolituse kättesaadavaks kõigile, kel vaja oma asjadega efektiivsemalt toime tulla.

Enam kui 30 lühikesest, lihtsast ja haaravast videolõigust koosnev loogilise ülesehitusega e-koolitus kestab kokku veidi üle poolteise tunni — just parasjagu, et nädala jooksul iga päev endaga veerand tundi tööd tehes saada mitu head nippi, mille abil teha olulisi asju tõhusamalt ära.

Sellel koolitusel käime läbi kõik samad teemad, mis päriselu-koolituselgi, kuid erinevalt tavakoolitusest saad valida ise tempo, millega kursust läbid.

Tavaliselt suudavad koolituse läbinud inimesed teha edaspidi kolme asja, mis muudab nende elu efektiivsemaks ja kvaliteetsemaks: nad panevad olulised asjad kalendrisse kirja ning tegutsevad vastavalt tehtud plaanidele ning peavad endale antud lubadustest kinni, tulles samal ajal toime igapäevaste katkestustega.

Augusti lõpuni saad osta koolitusele kolme kuu ligipääsu soodushinnaga 39 eurot. Kursuse saad osta aadressilt http://ahsoo.ee/et/kursused/ajajuhtimine.

7 soovitust puhkuseks valmistumiseks

/0 Comments/in , , ,
  1. Lepi paratamatusega: “Meil, Maal, ei lõpe töö kunagi.” Sa ei jõua nii ehk naa kogu tööd enne puhkust tehtud. Kui see tunne jääb painama, siis see on selge märk, mis viitab puhkuse vajadusele.
  2. Pane paberile kirja, mida kõike enne puhkust tuleks teha. Lase nimekirjal seista päev või paar ning seejärel kriipsuta maha asjad, mida tegelikult pole vaja tingimata teha.
  3. Järgmise ringiga märgi ära tegevused, mida pole vaja teha enne puhkuse lõppu. Seda nimekirja saad kasutada pärast puhkust.
  4. Märgi ära tegevused, mida saab teha keegi teine sinu puhkuse ajal. Lepi kokku kohtumised enne puhkust, et need ülesanded laiali jagada.
  5. Järelejäänud kõige olulisemad ülesanded sea olulisuse järjekorda. Esimesel kolmel sõnasta enda jaoks järgmine tegevus ja märgi üles aeg, millel need ära teed.
  6. Mida puhkusega ette võtad? Kas oled niisama või tahad üht-teist pere, sõpradega või üksi ära teha? Ära planeeri puhkust üle, aga ära jäta plaani ka täiesti hooletusse. Mida rohkem on puhkuse ajal tegevusi, seda pikemana inimesed tajuvad puhkust pärast selle lõppu. Hoia puhkuse ajal erinevat rütmi: jäta aega nii logelemiseks kui ka toredate ja meeldivate asjadega tegelemiseks. Jäta aega nii selleks, et lähedased ja sind ümbritsev elu saaks sind mõnusalt üllatada, kui ka selleks, et aktiivselt ja mõnuga tegutseda. Kui kardad, et lähed liiga laisaks kätte, siis soeta piletid ning lepi ühistes ettevõtmistes kokku pere ja sõpradega juba nüüd.
  7. Viimase tööpäeva hommikul tõmba otsad kokku ning pärastlõunal seadista kontorist-väljas-teade e-postkastis, anna puhkusest tööpartneritele teada, vajadusel suuna telefon ning äärmisel juhul asenda mobiilis tavanumber kõnekaardi omaga, mida teavad vaid sinu lähedased ja sõbrad.

Lisasoovitus: Minu puhkuseteade, mille panen töökirjadele peale oma puhkuse ajal 14.-27. juulil ning 20. augustist 3. septembrini: “Selleks, et töötada veel efektiivsemalt ja olla Sulle kasulikum, puhkan praegu korralikult. Vahepeal saabunud kirjadele vastan 3 tööpäeva jooksul. Kui soovid vastust kiiremini, siis palun kirjuta mulle uuesti 28. juulil / 4. septembril. Kena suve jätku!”

PRINCE2® projektijuhtimise koolitused algavad oktoobris

/0 Comments/in

Selge Pilt on nüüd Adding Value akrediteeritud affiliate partner: oktoobris tulevad PRINCE2® projektijuhtimise koolitused nii Foundation kui ka Practitioner tasemele. Koolituselt saad eksami edukal läbimisel PRINCE2® rahvusvaheliselt kehtiva sertifikaadi. Registreerimise avame järgmisel nädalal.

Pikemalt PRINCE2® projektijuhtimisest lähinädalail.

Kohaolek või tulevikus elamine?

/0 Comments/in ,

rain_drop_off_grassAjasin ühe tuttavaga juttu möödunud nädalavahetusel ning ta mainis jutu jätkuks, et neetult raske on viibida hetkes, sest ikka on kihk elada tulevikus. Olen enda juures märganud sama: aju planeerib palavikuliselt ikka tulevikulist vaadet, aga vahel ununeb selle juures nautida seda, mis on nüüd, siin ja praegu.

Suur osa inimesi ja organisatsioone planeerib hoolikalt oma tegevusi selleks, et maksimeerida kasumit – aega planeerima ajendab meid eelkõige omakasuiha. Mida produktiivsem oled, seda rohkem voolab küllusesarvest materiaalseid hüvesid. Kui mitte kohe, siis tulevikus kindlasti. Vähemalt loodame seda.

Võib-olla on sellise rabeleva käitumise juured sootuks sügavamal, alates alaväärsuskompleksist, mis sunnib end pidevalt naabriga võrdlema ning püüdma temast vähemalt milleski – ükskõik, kui naeruväärne ja tühine see miski ka poleks – olema parem, ning lõpetades reformistlikku päritolu püüuga tõestada oma äravalitust: kui mul läheb hästi, siis olen Jumala silmis tubli mees ning pälvin taevariigi ausära.

Kohaoleku jõud

Sellisel moel end ning halvimal juhul pere-, kogu- ja ühiskonda kurnates unustame elada käesolevas hetkes. Kas oli see dalai laama, kes ütles kunagi, et suur osa inimkonnast elab minevikus või tulevikus ning olevikku tajuvad vaid vähesed?

Proovi korra hetkeks aeg maha võtta. Lõpeta selle kolumni lugemine ning tunneta, kuidas hingad sisse. Ja siis välja. Ja sisse. Rahulikult. Ja välja veel rahulikumalt. Vaata, kes ja mis sind ümbritseb. Mida kuuled? Milliseid lõhnu haistad? Tõmba korra sügavalt ninaga. Mis maitset tunned? Mis muudab ümbruskonnast su meelt helgemaks, mis väärib tähelepanu ja mis mitte?

Hoopis teine maailm, eks? Aga kui elaks kogu aeg selles, kohalviibivas maailmas, ikka üks hetk korraga?

Päris tore ju. Aga sügaval sisimas kraabib üha valjenev hääleke: “Aga mis sinust saab tulevikus? Kes sind toidab ja katab? Ja pere peale sa üldse ei mõtle, ega ju???!!!”

Ka see hääl kuulub käesoleva hetke juurde.

Müts maha nende ees, kes suudavad pidevalt viibida käesolevas hetkes. Tunnistan, käsi südamel, mina seda ei suuda. Mulle meeldib nautida käesolevat hetke, aga mu meelele on meelepärane uidata tulevikumaastikel ning piiluda ajaküngaste ja -orgude taha. Mis sest, et sealt vaatab vastu vaid miraaž, milleni päriselus tavaliselt ei jõua. Ei, siiski jõuab, kuid lähemalt vaadates paistab pilt sootuks teine. Võib-olla seda muudab eemalt heiastuv uus pettepilt?

Tasakaal

Hüva, kui keskendume sellele, miks me oleme, siis väheneb ajaplaneerimise tähtsus. Aga mitte kauaks.

Hetkes olles märkad varem või hiljem seda, et oled osake ökosüsteemist. Mõjutad ümbruskonda ja ümbruskond mõjutab sind. Kuidas saavutada parim mõju, mis aitaks tegutseda tegutsemata, liikuda liikumata, planeerida planeerimata?

See ongi minu jaoks tasakaaluseisund, kus tajume ümbritsevat ning suudame samal ajal hoida end soositud suunas kulgemas. See eeldab silmapiiril kursi seadmist ja selle hoidmist, et vältida sihitut triivimist, aga teisest küljest ka ajutise heaolu ja kiirelt mööduva õnnelikkuse tunde nimel tühirabelemist.

Mis juhtuks siis, kui me ühiskond tervikuna võtaks rahulikult kulgeda, tajudes ümbritsevat ning seades ja hoides selgelt sihte? Lahendamata on (ja kahtlustan, et ka jääb) küsimus, kui palju kulgeda ja usaldada universumi toimimist, ning kui palju püüda end tüürida selles voos. Aga las ta jääda lahenduseta, ju nii on ka hea.

PS Osa meist elab hoopis minevikus, aga see on omamoodi lugu, mille võtan võib-olla jutuks tulevikus, kui juhtun sellest uitmõttest mööduma.

Pomodoro tehnika säästab päeva

/4 Comments/in , , , ,

Tomato TimerKasutan juba üle aasta koolituste ettevalmistuses, müügipakkumiste kirjutamisel ning teistegi arvutitööde puhul Pomodoro tehnikat, mis tõstab oluliselt efektiivsust.

Itaallased on pentsikud inimesed: nad kasutavad tomatikujulisi munakelli. Francesco Cirillo loodud süsteem põhinebki tomatitaimeri kasutamisel – eesmärk on töötada segamatult 25 minutit ning seejärel pidada kuni viieminutiline puhkepaus, et kasvõi selga sirutada või vett juua. Kui pomodoro ajal segab miski või keegi sind, siis teed selle kohta märkuse ning ajad asja korda pärast pomodoro lõppu. Kui hakkad katkestusega tegelema pomodoro keskel, siis see “tomat” arvesse ei lähe. Pärast katkestusega ühele poole saamist alustad uuesti, püüdes järgmise pomodoro teha eelmisest parema.

Kui lõpetad töö enne “tomati” lõppu, siis kasutad järelejäänud aja tehtu analüüsiks ning lühikeseks mõtiskeluks selle üle, mida saad edaspidi sarnaste tegevuste juures paremini teha. Kui “tomatist” ei piisa ülesande täitmiseks ja selle lõpetamiseks on jäänud minut või paar, siis võid töö lõpetada ka pärast taimeri helisemist. Kui näed, et mõne hetkelise viivituse sisse sa järelejäänud tööd ei mahuta, siis pead pausi ning jätkad ülesandega järgmise pomodoro ajal.

Pärast nelja pomodoro‘t tuleb pikem, 15-45minutiline paus, mille jooksul näiteks sööd, käid tualettruumis, vastad vahepeal saabunud pisimeilidele ning lõõgastud.

Vähem katkestusi ja parem plaan

Säärase jupitamise tulemusena tõuseb oluliselt produktiivsus, sest meie tähelepanuvõime langeb oluliselt pärast 25 minutit. Kui pärast seda teed kasvõi mõnesekundilise pausi, et sirutada, siis see tõstab efektiivsust 10-20 protsenti.

Tomatisüsteem aitab peale katkestuste vähendamise ka paremini planeerida. Eelmisel õhtul või tööpäeva hommikul sead ülesanded tähtsuse järjekorda ning hindad, mitu “tomatit” igale ülesandele kulub. Järgmise ülevaatuse käigus saad hinnata, kus ennustasid ajakulu valesti.

Pomodoro tehnika aitab ka pisiasjadega lobedamalt toime tulla: olen võtnud oma tööpäevades pisiasjade ajamiseks 2 pomodoro‘t, ühe enne lõunapausi ja teise tööpäeva lõpus. Need asjad, mida kahe “tomatiga” korda ei saa, võivad järelikult oodata järgmist päeva.

Pomodoro tehnika pole ainult täiskasvanute rõõm. Mõni päev pärast seda, kui olin seda ühel oma koolitusel tutvustanud, helistas mulle üks osaleja ning teatas: “Tead, Kristjan, me saime tütre toa lõpuks ära koristatud!” Ema ja tütar leppisid kokku, et koristavad toa ära Pomodoro tehnika abil kaheksaminutilise töösessiooni ja kaheminutiliste pausidega. Kolm “tomatit” hiljem tuba säras ning tütar olevat uurinud, et millal nad jälle tuba koristavad!