Pane kõik ideed kirja

Annan järgmises kolmes-neljas postituses ülevaate sellest, mida endast kujutab David Alleni loodud Getting Things Done ehk maakeeli Saame Asjadega Hakkama, kuidas seda kasutan ning kuidas olen seda veidi täiendanud. Lähinädalail kirjutan pikemalt ka sellest, milliseid lihtsamaid ja keerulisemaid abivahendeid kasutada asjadega toimetulekuks.

Peas sihitult tiirutavad mõtted kõigest sellest, mida peaks tegema, tekitavad tohutut stressi. Kui need mõtted panna nii ruttu kui võimalik kirja, siis väheneb stress oluliselt ning tähelepanuta jääb oluliselt vähem tegemist vajavaid asju.

Kui sageli teil juhtub nii, et pähe tuleb fantastiline idee ning poole tunni pärast see enam ei meenu, kuiväga seda meelde tuletada ka ei püüaks? Mul tuli seda omal ajal mitu korda päevas ette, kuid nüüd enam mitte.

Selle probleemi peamine põhjus peitub selles, et inimene suudab korraga meeles pidada tavaliselt kuut kuni kaheksat asja. Kui meile tuleb mingi idee või keegi tahab, et teeksime midagi, siis see töökäsk talletub „psüühilisse RAMi” (random access memory ehk muutmälu) nagu ka järgmine ja ülejärgmine. Ühel hetkel mälu täitub ning töötlemata asjad liiguvad korrastamata kujul edasi teistesse aju osadesse kuni nad ühel – tavaliselt kõige sobimatumal – hetkel end meile meenutavad. Aja jooksul selliste painajate hulk kuhjub.

Peale piiratud mahu on psüühilisel RAMil veel mitu halba külge, mille muutmine näib ilmvõimatuna. Kui sa pole läbinud mälutreeningut või ei paista silma looduse poolt antud harukordselt struktuurse mõtlemisega, siis valitseb psüühilises RAMis täielik korralagedus, mille kõrval näib suvalise teismelise pahupidi pööratud tuba organiseerituse musternäitena. Asja teeb hullemaks seegi, et ideid talletaval mälul puudub mineviku- ja tulevikutaju – see ei suuda tavaliselt eristada kiireloomulisi asju neist, milleni veel jupp aega.

Vajame usaldusväärset süsteemi
Ainus lahendus on kasutada sellest mälu piirkonnast usaldusväärsemat süsteemi: siis valivad painajad selle endale uueks eluasemeks ega piina meid. Lõpptulemusena saame kulutada rohkem aega sellele, et mõelda, mida erinevate asjadega pihta hakata ja kuidas neid lahendada, selle asemel, et vaevata oma pead abstraksete ja sihitute uitmõtetega sellest, mida kõike peaksime tegema.

Kogu aruka ajajuhtimise süsteemi aluseks on keskendumine – ideaalis peaks meie meeleseisund olema võimalikult rahulik ja neutraalne.

Ida võitluskunstides kasutatakse väljendit „meel nagu tüüne vesi”. Kui visata seisvasse vette kivi, siis tekitab vesi täpselt selle kivi kukkumisele vastava laine, ei suurema ega väiksema: vesi reageerib adekvaatselt. Samal moel peaks meie meeleseisund olema kui tüüne vesi ning reageerima kõikidele muudatustele täpselt sel määral kui muudatusi tekitavad sündmused ja nende tagajärjed väärivad. Kui meeles valitseb rahu, suudame keskenduda. Kui suudame keskenduda, oleme tõhusad ja tuleme enamaga toime.

Mul tuleb pidevalt ideid, mida peaksin ellu viima. Lisaks täitub mu meilikast kirjadega – mõned vajavad vastamist, mõned tegutsemist, mõned lihtsalt lugemist ja mõned ära viskamist. Inimestega suheldes lisandub samuti nimekirja tegevusi. Kuhu need ideed salvestada?

Kogumissahtlid päästavad
Kui mul tuleb mõni mõte või keegi soovib, et midagi teeksin, panen selle tegevuse või mõtte kirja niipea kui võimalik – tavaliselt kohe. Sääraseid kogumissahtleid on mul mitu.

Kõik e-kirjad saabuvad Outlooki inbox’i. Seda vaatan läbi paar korda päevas ning otsustan, mida mingi kirjaga peale hakata – kas need nõuavad tegevusnimestikesse tõstmist, kalendrisse märkimist või taustainfoks talletamist. Suurem osa väärib küll kustutamist.

Tavaliselt on mul kotis plastümbrik, millesse panen paberdokumendid, mis nõuavad menetlemist. Kord päevas tühjendan ümbriku ning otsustan, mida nende asjadega teha.
Ideed ja teiste inimeste soovid panen kirja oma nutitelefoni, mida sünkroniseerin kord päevas arvutiga. Aga saab ka lihtsamalt: kui ideed panna paberile või märkmikusse kirja ning kord päevas märkmed läbi vaadata, toimib asi sama hästi.

Osa pabereid maandub rahakotis, kuid ka seda tühjendan igal pärastlõunal, et järgmisel päeval oleksid rahakoti vahel vaid asjad, mis sinna kuuluvad: raha, panga- ja kliendikaardid, juhiload ning ID-kaart.

Paar mu tuttavat, kes läbinud mälutreeningu, jätavad ideed lihtsalt meelde, kuid kasutavad selleks nn teekonnameetodit. Nad kujutavad endale ette näiteks teekonda töölt koju ning on seadnud sellele kümneid kontrollpunkte: töölauaalune, toolitagune, lauapealne, kabineti uks, liftinupp jne. Iga kontrollpunktiga seostavad nad ühe asja, mida vaja meelde jätta. Kuid ka see teekond tuleb ideedest-tegemistest vähemalt kord päevas tühjendada.

Kui sageli oleks vaja kogumiskastid tühjaks teha? Nii tihti, kui vaja, et asjad tunduksid olevat kontrolli all. Tavaliselt piisab korrast kuni kolmest päevas. Kui palju peaks selliseid mõtete kogumissahtleid olema? Nii palju kui hädavajalik ning nii vähe kui võimalik.

Muide, esimene säärane mõttepuhastus nõuab päeva või paar: vaatad läbi meilikasti, projektide nimestikud, kontori, kodu, rahakoti sisu, koristamata keldri, sassis kapid, lauapealsed ja sahtlid. Aga see aeg on kulutamist väärt: saad sadu unaruses kopitanud ideid, mida edukalt ellu viia. Hiljem kulub igapäevaste kogumissahtlite tühjendamiseks 10-15 minutit.