Postitused

Kuhu su aeg kaob?

/0 Comments/in , , , ,

Millal lõpetasid viimati tööpäeva ja mõtlesid: kuhu see aeg küll kadus – pidevalt sai nagu toimetatud usinalt, aga päev kadus käest ning midagi olulist nagu ei jõudnudki teha…

Pakun välja mõned abivahendid, mis aitavad mõista, kuhu aeg lendab, ning sellest edaspidiseks õppida.

Kodumaine veebiteenuste firma Apprise arendab ajamõõtmise teenust www.toggl.com. Olen neid kasutanud vahelduva eduka veidi üle aasta. Toggli kasutamisel registreerud kasutajaks (kõige lihtsamal tasemel on teenus tasuta) ning tõmbad soovi korral programmijupi oma arvutisse, mis tekitab Windowsi system tray’sse (tead küll, ekraani all paremal nurgas, need ikoonid kohe kella kõrval) punase mummu. Vajutad mummule ja lahti hüppab aken, milles paned kirja, millise töö ja millise projektiga tegemist, ning kell hakkab jooksma. Kui lõpetad, vajutad taas mummule ning kell jääb seisma.

Toggli ajamõõtja saad paari klõpsuga ka lisada oma Gmaili lehele, et seal mummu kinni-lahti vajutada. Kui su telefoniks iPhone, siis saad kasutada Togglit ka arvuti juures eemal viibides – muidu tuleb pärast tööaeg tagantjärgi sisestada.

Hiljem saad analüüsida: kui palju aega mingile asjale kulutasid ning milleks kulus liiga palju ja milleks arvatust vähem aega. See teadmine aitab edaspidi oma plaane seada realistlikumalt ning välistada vähemolulisi tegevusi.

Toggliga sarnaseid veebiteenuseid on maailmas veel, näiteks RescueTime.com, kuid Toggl on siiani mulle tundunud kõige intuitiivsemana. Aga võib-olla on asi lihtsalt selles, et nii Toggli loojad kui ka mina oleme eestlased.

Kui veebiteenus sulle ei sobi, siis uuri, ehk on mõnel tuttaval koolitaja Mats Soomre loodud Exceli tabelit, milles kaardistad oma põhilised tegevused ning iga päev paned kirja, kui palju aega mingile tegevusele kulutad. Ka siin on olemas aruandelehed, mis näitavad selgelt, millele aega kulutad.

Kolmas võimalus on viie päeva jooksul lihtsalt kirja panna minutilise täpsusega, mida tegid. Hiljem vaata logiraamat üle ning leia sellest tegevused, millel pikem mõju puudub.

Oma aja jälgimisega kaasneb paar kõrvalnähtu.

Esimene neist distsiplineerib. Olen isegi avastanud, et hakkan just-just kella käima panema, et vaadata, mida twitteri-sõpradel mulle teatada, aga siis mõistan, et see pole hetkel üldse oluline ning leian endale asjalikumat tegevust.

Teine väsitab. Kuna pidevalt just nagu keegi jälgiks sind kõrvalt (kell ju käib!), siis sageli töötan sama efektiivselt kui puhkuse-eelsel päeval. Aga see väsitab. Seega: võta aega ka puhkamiseks.

Kolmas õpetab. Kui oled järjekindel ning salvestad oma ajakasutamist nädala jooksul, siis võib kihla vedada, et pärast ajakasutamise analüüsi tuleb järgmine nädal märksa parem.

Ega minagi pidevalt oma ajakulu jälgi, kuid see on üks esimesi abivahendeid, mille võtan appi, kui elu läheb liiga kiireks ning olen liiga palju tegevusi endale kahmanud.

7 nippi, kuidas koju minna töömõteteta

/0 Comments/in , , ,

Sageli küsivad inimesed, mida teha, et vältida töömõtete või töö koju võtmist. Üks lihtsamaid viise on luua töö juures viimaseks või esimeseks asjaks igapäevase ülevaatuse rutiin. See koosneb mitmest lihtsast nipist.

1. Kogu ideid
Võta õhuke pakk märkmepaberit ning pane need kirjaklambriga ühte. Kui sul tuleb uus tegutsemist nõudev mõte, siis pane see lehekesele kirja. Sel juhul ei jää need piinama.

2. Kiida end
Vaata möödunud tööpäevale tagasi (või hommikuse ülevaatuse puhul eelmisele tööpäevale) ning kiida end nende oluliste asjade eest, mida oled ära teinud.

3. Puhasta sisendsahtlid
Võta ette meilikast ning otsusta iga meiliga, mida sa temaga teed (kui tegevus on tähtis, siis kaheminutiasjad tee kohe ära, võimalusel delegeeri või lükka sihipäraselt edasi, leides aja, mille sa võtad selle kirjaga tegelemiseks; ebaolulised asjad kustuta, arhiveeri või lisa need tegevused nn inkubaatorisse ehk nimekirja, mille päises kiri „Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval“ – pikemalt loe tegutsemismudelist mu eelmisest kolumnist). Otsustatud kirjad tõsta teise ümbrikusse, et saaksid lõpuks inboxi tühjaks.

Sama moodi otsusta iga päeva jooksul lipikutele kirjutatud tegevusega, mida ja millal sa sellega pihta hakkad.

4. Pane kirja delegeeritud tegevused
Kui oled päeva jooksul delegeerinud mingeid tegevusi, lisa need delegeeritud tegevuste nimekirja. Siis on hiljem lihtne vaadata, millised toimetamised ootavad teiste inimeste taga.

5. Lõika sabad
Uuri, millised tegevused jäid täna tegemata. Kui on tegemist pisiasjaga, tee need kohe ära. Kui suurema tööga, leia kalendrist reaalne aeg, millal sa need asjad teoks teed (ära lükka neid automaatselt homsele, sest muidu võid endale anda katteta lubadusi).

6. Planeeri homne päev
Vaata, mida toob homne. Vajadusel tee mõned ettevalmistused. Planeeri homseks kindlasti üks tegevus, mille lõpetamise üle sul on hea meel ning mis annab põhjust end ka homme õhtul kiita.

Valmis! Nüüd võid rahulikult koju minna, sest tööasjad on kontrolli all.

7. Pane töised mõtted kirja
Kui kodus tuleb mõni töömõte, siis pane see lipikutele kirja ning vaata see üle järgmisel hommikul tööl või – kui aitab oodata – siis homsel igapäevasel ülevaatusel.

Ajajuhtimise koolitus 5 minutiga

/0 Comments/in ,

Räägin homsel Haridusjuhtide Aastakonverentsil, miks ja kuidas end ajas juhtida. Vaata esinemist tutvustavat veidi vähem kui viis minutit kestvat tutvustust, mis tegelikult on iseeneses juba lühike ajajuhtimiskoolitus:

Mida teed järgmiseks?

/4 Comments/in , , ,

See on minu jaoks üks olulisemaid küsimusi. Mida teed järgmiseks, et astuda oluline samm eesmärgile lähemale? Või kui eesmärgid puuduvad, aga on olemas siht, siis selles suunas minekuks?

Näen sageli koolitustel kolme äärmuslikku enda ajas juhtimise tüüpi.

Esimesed armastavad end nimetada impulsiivseteks. „Mulle meeldib langetada hetkeajel otsuseid, mida ette võtan, reeglid pole minu jaoks,“ armastavad nad öelda.

Mis neid ikkagi ajab ajajuhtimise koolitusele?
Kahtlustan, et nad ei saa sageli olulisi asju tehtud, sest kui siht on segane, pole ju vahet, kuhu poole jooksed. Sageli soovivadki nad selgusele jõuda sihis, kuhu poole minna, et siis neile omase kiirusega otsustada, mida järgmisena võiks teha. Kui nad jõuavad selles selgusele, siis tormavad nad valitud suunas sama ohjeldamatult kui enne sihitult ekseldes.

Teistele meeldib end nimetada süstemaatilisteks inimesteks. „Asi tuleb enne ikka põhjalikult läbi planeerida, hea plaan on juba pool tegu,“ lausuvad nad.

Ega nad eksi, aga nad planeerivad elu ja tegemisi nii põhjalikult, et paraku ei jõua nad tegevusteni peaaegu kunagi. Sageli mõistavad nad koolitusel, et sel pole suurt vahet, kas planeerid üle või ei tee üldse plaani – tegutsemine ei kuku nii ega naa hästi välja. Kui nad õpivad piiritlema oma plaane ning leidma, milline on nende järgmine konkreetne tegevus, siis liiguvad nad edasi äärmiselt järjekindlalt ja tõhusalt.

Kolmas seltskond teeb küll realistliku plaani, kuid tegutsemise käigus ei suuda seda piiritleda, lisades olemasolevatele kavadele üha uusi tegevusi. Selle tulemusena ei lõpeta nad ühtegi tööd, sest töökuhi üha kasvab. Kui nad mõistavad, et kui tõmmata plaani ja tegevuste alla joon ka siis, kui tulemus pole täiuslik, vaid on lihtsalt väga hea, tulevad nad oma asjadega oluliselt paremini toime.

Seega on iga asja puhul kaks võtmeküsimust: kuhu ma tahan välja jõuda ning milline on minu järgmine samm selles suunas?

Ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done looja David Allen soovitab tegutseda nii:

  • Iga tegevuse puhul küsi, kas ja miks see on tähtis.
  • Kui tegevus on tähtis, siis kas tegelikult pead tegema tulemuseni jõudmiseks mitu sammu? Kui nii, siis sõnasta projekt, mis on vajalik tulemuseni jõudmiseks ning lisa see oma projektide loetelusse. Seejärel küsi, milline on sinu järgmine samm tulemuse saavutamiseks.
  • Kui see tegevus võtab alla kahe minuti aega, tee see kohe ära, kui vähegi võimalik.
  • Kui tegevus nõuab üle kahe minuti, siis vaata, kas saad selle delegeerida kellelegi, kel on rohkem aega või oskusi. Delegeeritud tegevus lisa delegeeritud tegevuste nimekirja – seda saad aeg-ajalt üle vaadata ja uurida, kuidas teised asjadega toime tulevad.
  • Kui delegeerida pole võimalik, siis lisa tegevus Autofookuse tegevusnimestikku või lepi endaga kalendris kohtumine, et see tegevus sobival hetkel teoks teha.
  • Kui tegevus pole tähtis, siis viska see ära ja ära tegutse.
  • Kui ära visata ei raatsi, lisa see tegevus või sellega seotud materjalid arhiivi.
  • Kui tegevus pole praegu tähtis, aga tulevikus soovid selle juurde naasta, lisa tegevus nimekirja, milles on tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval elluviidavad tegevused. Seda nimekirja saad aeg-ajalt üle vaadata ning võib-olla on mõni konkreetne idee küpsenud vahepeal elluviimise faasi – siis saad ju sellest teha uue projekti.

Proovi kasutada seda mõtteviisi ja sa näed, kuidas asjad hakkavad kiiremini edasi liikuma.

Aga kõige olulisem on siiski see, et päri iga tegevuse puhul: miks seda tegevust on vaja ning milline on siht ja milline on sinu järgmine samm selle sihi suunas.

12 nippi infouputusega toimetulekuks

/5 Comments/in , , , ,

Kurb, aga tõsi: aeg, mil saime infot ühest või kahest kohast, on möödas. Vähemalt seni, kuni leiutame piisavalt intelligentse personaalse infootsinguagendi.

Kuidas jõuavad sinuni tegevused? Võta viis minutit ja pane kirja, kust leiad uusi tegevusi.

E-post. Tööaadressilt tuleb lakkamatu tegutsemist nõudvate kirjade tulv nagu ka paarilt-kolmelt era-aadressilt. Kui palju saad päevas kirju? Kui hästi läheb, siis paar-kolmkümmend. Kui mitte, siis sadakond.

Osa asju on kirjas märkmikus, ükskõik, kas digitaalses või vanal heal paberil. Kui neid ei jõua tehtud, kirjutad järgmisele päevale ümber, mil sa ei leia samuti nende jaoks aega.

Märkmelipikud töölaual, kuvari küljes, rahakoti vahel, märkmikus, autos, kemmergus, kõikjal. Kes teab, mis neil kõigil on kirjas?

Dokumendid lauanurgal või äärmuslikemail juhtudel kõikjal, paarikümnesentimeetrisest lauda katvast kultuurikihist töötooli ümbritseva ühtlase paberimassini, mis takistab toolirattaid veeremast. Seal kuskil on kindlasti mõned jube olulised tegevused, aga kellelgi pole aimu, mida need endast täpselt kujutavad. Aga kuklas haamerdav tunne ütleb, et kuskil tiksub järjekordne miin, mis võib iga kell tähelepanu puuduse tõttu plahvatades tuua kaasa väiksemat sorti tormi teeklaasis.

Kodus: ostunimestik külmkapil, mõned paberid diivanilaual, kaheksa aastat paigaldamata põrandaliist, kääksuv uks, aastaid koristamata kelder, pabereisse-raamatuisse mattunud öökapp, hulk ideid ja uitmõtteid mitmes peas segiläbi töömõtetega.

Uudised veebilehtedel. Alates olulistest eluks pea hädavajalikest sõnumeist lõpetades ühelt poolt globaalpoliitilise olukorra ja teiselt poolt uudistega nagu näiteks „Lindsay Lohani kints on täitsa pekkis“.

See oli alles algus. Siis laskus järgmine infopilv.

Hakatuseks välksõnumid – Windows Live Messenger (tuntud ka kui MSN) ning Skype. Kui oled arvuti taga, siis oled ju kättesaadav!

Siis Facebook. Kui ennustasin poolteist aastat tagasi, et Orkuti ajastu on Eestis läbi, nappis uskujaid. Nüüd on näha, et Orkut pole küll surnud, kui lõhnab imelikult, kui parafraseerida Frank Zappat. Aga sotsiaalsed loomad nagu oleme, on vaja tšekata nii Facebooki, Orkutit, LinkedIni ja Plaxot ning vist veel mingit võrgustikku, mille nime isegi keegi ei mäleta, aga mida mõned mudilased kasutavat siiani.

Nüüd Twitter. „Kui sind pole Twitteris, siis pole sind olemas!“ pröökavad uue meedia gurud. Oled ikka küll. Aga Twitter on kasulik võrgustumis- ja infoleviku vahend sellest hoolimata (ütles @kristjanotsmann 140 tähemärgiga).

Ja siis veel info kogu maailmast, mida vahepeal jõudsid tehnoloogiasõbralikumad meist RSSi vahendusel lugeda (RSS on selline teenus, mis jälgib lehtedel toimunud muudatusi ning annab neist meile teada). Mu jaoks on küll RSS surnud, sest ma lihtsalt ei taha jälgida mitutsada uudiskanalit, mille vahel ma valida ei suuda. Parem vaatan vahetevahel, mida mu Twitteri kontaktid on põnevat leidnud.

Lisaks veel enda mõtted. Nagu teisi asju veel vähe oleks.

Tulemus: uitmõtted, mis ei lase olulistele asjadele keskenduda; unehäired, sest kell 2.17 meenub, et midagi olulist jäi tegemata; ärevus, et midagi olulist on kindlasti kuskil veel, millele me pole piisavalt tähelepanu pööranud.

Mida peale hakata? Annan 12 soovitust

1. Vaata kriitilise pilguga üle kõik infokanalid, mida tarbid ning loobu kõigest, mis pole kvaliteetseks eluks vajalik –e-uudiskirjade ja listide tellimusist, mida sa tegelikult ei loe, kirjuta filtreid, mis liigutavad ebaolulisi kirju prügikasti.

2. Vajalikku infot hangi teiste inimestega rääkides. Enamik meist on mingis valdkonnas vaieldamatu ekspert. Sedapidi jõuab kvaliteetne info meieni inimlikumalt ja vahetumalt.

3. Keera teler reklaamipauside ajaks hääletuks – infot on niigi palju. Proovi seda mõnel õhtul ja pärast võrdle seda eelmisega.

4. Võta ette mõttepuhastus, mille käigus vaata üle kõik nö kogumissahtlid, kuhu praegu infot kogud. Selle töö käigus koosta nimekiri võimalikest tegevusist. See tuleb pikk. Aga kõiki neid asju sa ei pea tegema. Sõelu sealt välja oluline viiendik, mis annab neli viiendikku su elu kvaliteedist.

5. Vähenda kogumissahtlite arvu. Kasuta ühte või kahte meilikasti, märkmikus ühte lehte ideede ja uute tegemiste jaoks, ümbrikku saabuvatele dokumentidele ja paberitele. Kogu saabuvat infot nii vähestesse kohtadesse kui võimalik, sest siis on sul iga päev vähem kohti üle vaadata, et mõista, mida pead tegema.

6. Keera arvutis kellad ja viled maha. Tegelikult pole ju vaja, et uue meili saabumisel avaneb hüpikaken, tuba läbistab „kõll“ või „ding-dong“ ning ekraani all paremas nurgas vilgutab end ümbrik, mis annab teada järjekordsest postkasti potsatanud pakkumisest. Rääkimata MSNi ja Skype kõllidest ja plinks-plonksidest. Tarbi infot siis, kui sa seda tahad, mitte siis, kui teised seda soovivad.

7. Tšekka e-kirju nii tihti kui vaja, aga vasta ainult neile, mis tegelikult ka nõuavad viivitamatut vastust. Ülejäänutele vasta kord päevas ning teata sellest ka oma kontaktidele, et nad paanikasse ei satuks, kui sa pole viie sekundi pärast meilile vastanud.

8. Vaata kord päevas läbi saabunud kirjad, uued ideed ja teiste pakutud tegevused ning otsusta igaühe puhul, kas ja mida pead sellega ette võtma. Proovi jõuda nii kaugele, et päeva lõpuks on su inbox tühi. Lisa tegevused tegevusnimestikku.

9. Kasuta otsinguagente nagu Google Alerts ning twitteralerts.net. Facebook häälesta nii, et see saadaks su meilile ainult need sõnumid, mida vajad. Kirjuta oma meiliprogrammi filter, mis tõstab kõik sõbrakutsed ning ebaolulisemad facebookiteated eraldi ümbrikusse, kust saad neid kord-paar päevas korraga lugemas käia.

10. Lepi sellega, et Twitter ja Facebook tõid kaasa info tarbimise paradigma muutuse – kogu infot pole enam võimalik tarbida. Oleme nagu nõukaaegses anekdoodis, milles seersant ühendas sujuvalt aja ruumi, käskides sõduritel kaevata kraavi „siit kuni lõunani“. Kui lähed Facebooki või Twitterisse, siis näed käesoleva hetke infokildu ajastu vaimu peegeldusena. Ja see on päris tore, sest aitab keskenduda rohkem hetkele, mitte olla kinni minevikus.

11. Puhka aktiivselt. Kui himu läheb väga kangeks, siis luba endale kord-paar päevas rämpstoitu elu24de ja delfide veergudelt, aga vähenda doosi iga päev veidi, et ärajäämanähtusid leevendada ning lõpuks loobuda (huvitav, miks ei avaldata rämpsuudiste lehtedel hoiatust „Infoporno tekitab kergesti sõltuvust. Ära alusta!“)

12. Infouputuselt tagasi võidetud hetkedel mine õue, jaluta veidi ning hinga, kuula ja vaata, mis maailmas päriselt toimub. Räägi inimestega ja kuula, mida neil öelda. Lõppude lõpuks on ju see päris maailm, milles elad, mitte digisuhtlusest pakatav virtuaalne ümbruskond. Olukord muutub siis, kui jõuame täiendatud reaalsuseni (augmented reality), milles on digiinfo loomulikult segunenud tavapärase maailmaga. Aga selleni kulub veel aastaid.

Mida nii käitudes kaotaksid? Mida võidaksid?

MIllised on need elu elu aeglasemaks muutvad ja infotulve vähendavad nipid, mida ise kasutad?

Kuidas vältida tegevuste edasilükkamist?

/0 Comments/in , , , ,

Hulk inimesi on andnud endale ja teistele uusaastalubadusi. Enamik neist on igavad (a la võtan mõne kilo alla, loobun suitsetamisest või rämpstoidust, ostan uue kušeti). Ma ei ütle, et sellistel lubadustel oleks midagi viga – igati asjalikud, ainult, et… Kuidagi igavavõitu on.

Miks nii? Põhjus: lihtne on ju mängida tuntud mängumaadel ning hiljem öelda – ma ju teadsin, sellest ei saa asja. Inimene kobab ringi oma mugavustsoonis ja häda ei miskit.

Palju ägedam oleks teha midagi uut ja ennenägematut (õpin iga päev midagi uut ja nii 365 päeva järjest, ma ei ütle kellelegi aasta jooksul halvasti, ütlen alati „jah“, kui vähegi võimalik, teen midagi enda jaoks enneolematut, mida enne pole proovinud, kolin hoopis mujale, kus on palju vähem lund ning palju soojem ilm). Kui lubadus on silmapaistvalt paeluv, ahvatlev ning väljakutset ja pingutust nõudev, siis seda on kummalisel moel lihtsam ellu viia, sest see nõuab suuremat pingutust. Paradoks?

Ning isegi sel juhul on imelihtne jätta asi sinnapaika. Jõuab, selle kiire asjaga on aega…  Edasilükkamine pole mitte probleem, vaid sümptom, mis viitab hoopis teisele probleemile. Küsimus ongi selles, kus asub edasilükkamist soodustav probleem. Kas meil on puudu oluline infokild? Kas meid takistab hirm? Milline täpsemalt? Kas me üldse täpselt teame, mida on vaja teha? Ja kui ei tea, kuidas saaksime seda teada?

Enamike asjade puhul me jõllitame takistust, mitte sihtmärki. Nagu väike laps õpiks jalgrattaga sõitma. Selle asemel, et teed vaadata, uurib ta üha uusi kohti, kuhu otsa ei tohiks sõita: „Ma ei tohi sõita põõsasse, ma ei tohi sõita põõsasse, uups, sõitsingi põõsasse.“ Nii peaksime meiegi vaatama eesmärki, mitte teel olevat takistust (mis põhjustab eesmärgini jõudmisel edasilükkamist). Takistus huvitab meid ainult nii palju, et kuidas saame väikseima energiakuluga sellest üle või ümber. Aga tavaliselt käitume risti vastupidi: „Ma ei taha astuda esimest sammu, ma ei taha astuda esimest sammu, raisk, ma ei astunudki esimest sammu…“

Seega on kõige olulisem küsida endalt kahte küsimust: “Miks ma tegelikult tahan jõuda eesmärgini?” ning “Milline on minu järgmine tegevus eesmärgini jõudmiseks?“ Ja vastuste leidmisel viivitamatult see tegevus ette võtta ja ära teha.

Nüüd otsusta, mis on just täna kõige olulisem, milline on see üks tegevus, mille teed esmalt ära teel eesmärgi poole ning miks just täna on hea päev selle tegemiseks. Oledki sammu sihile lähemal.

8 nippi, et uus aasta tuleks vanast parem

/6 Comments/in , , , , ,

Kuidas läks sinu tänavuste uusaastalubadustega? Oleks võinud vist paremini minna… Mida teha, et järgmine aasta tuleks parem? Kuula Kanada enesejuhtimisguru Robin Sharma ning USA efektiivsuse meistri David Alleni ja Briti ajajuhtimisspetsi Mark Forsteri soovitusi.

1. Vaata läbi tänavune aasta. Pane kirja, mis tänavu õnnestus suurepäraselt, ning mis veel tähtsam, kirjelda, milles arenesid lõppeval aastal – mida uut õppisid, milliseid uusi asju tegid. Pane kirja ka kõik oma tänavused saavutused.

Vaata ka varjupoolt: milliseid asju tahtsid teha, aga ei teinud. Miks läks just nii? Kas tegemata tegudeks on järgmine aasta parem? Kas neid üldse on mõtet järgmisel aastal teha? Mida õppisid lüüasaamistest? Kuidas võitsid nii lörriläinud asjadest kui ka tegemata jäänud tegudest igal juhul?

2. Vali 2010. aasta tunnuslause. Mille poolest tuleb järgmine aasta eriline, millise lööklausega võiks seda iseloomustada? „Majandusliku muretuse aasta”, „Meisterlikkuse aasta” või hoopis „Kartmatuse aasta”? Pane järgmise aasta nimi kirja vihikusse, mida kasutad järgmisel aastal igal nädalal oma tegevuste ülevaatuseks.

3. Sõnasta missioon. Nüüd sõnasta ühe tekstilõiguga oma missioon järgmiseks aastaks ning lisa see järgmise aasta iganädalaste ülevaatuste dokumenti. Mida selgemalt oma missiooni sõnastad, seda lihtsam on sul pühenduda selle elluviimisele. Ja seda paremaid tulemusi sa järgmisel aastal näed.

4. Loetle 5 olulisimat eesmärki. Nüüd küsi endalt väga tõhus enesecoachingu küsimus: „Millised viis olulist asja minu elus juhtuvad tänase ning järgmise aasta 31. detsembri vahel, et sellest saaks minu senise elu parim aasta?” Pane need viis eesmärki nii lihtsalt ja selgelt kirja kui vähegi oskad. Hoolitse selle eest, et need tekitaksid sinus kirge, oleksid mõõdetavad, nõuaksid väikest pingutust ka ning iga asja puhul oleks ka kirjas kuupäev, mis ajaks tahad selle asjaga toime tulla.

Kui sa esimese hooga ei suuda viit eesmärki valida, vaid neid tuleb oluliselt rohkem, siis kirjuta üles kõik olulised asjad, mida sa võiksid järgmisel aastal teha. Lase nimekirjal seista mõni päev ning seejärel kriipsuta maha need tegevused, mida sa ei kavatse kindlasti teha. Nüüd las nimekiri settida veel mõne päeva ning kirjuta teise, tulevikutegevuste nimekirja ümber need asjad, mida ei pea tingimata järgmisel aastal tegema. Nüüd on juba lihtsam välja valida järgmise aasta viis olulisimat eesmärki.

5. Tükelda 5 olulisimat eesmärki. Jaga iga eesmärk veidi väiksemateks sammudeks ning otsusta iga eesmärgi puhul, mida oled ära teinud 31. märtsiks, mida juuni lõpuks ning milliseid samme astunud septembri lõpuks. Hoia neid eesmärke pidevalt silme ees, sest siis on sul lihtsam neid saavutada.

6. Tee oluline samm edasi igal nädalal. Hoolitse selle eest, et järgmise aasta igal nädalal teed olulise sammu edasi vähemalt ühe eesmärgi täitmisel (aga veel parem, kui kahe eesmärgi poole püüdlemisel). Selleks planeeri juba praegu järgmise aasta esimene nädal nii, et tegeled iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke ühe eesmärgi nimel. Kui iga nädal tegeled sel moel iga päev ühe või kahe eesmärgi saavutamiseks vajalike tegevustega, siis suudad neid asju ka saavutada.

Tõeliselt oluline: tegele uute eesmärgipäraste tegevustega hommikul kohe esimese asjana enne, kui hakkad teiste asjadega toimetama!

Vaata möödunud nädal üle kord nädalas ning kirjuta päevikusse, mida olulist tegid sel nädalal. Samuti planeeri selle sessiooni käigus järgmine nädal oma eesmärkidest lähtuvalt.

7. Vaata oma päev üle. Igal õhtul vaata mööduvale päevale tagasi ning tunnusta end oma saavutuste eest. Seejärel viska pilk oma eesmärkidele ning vajadusel kavanda järgmine päev. Loomulikult kanna hoolt, et selles oleks vähemalt üks tegevus eesmärkide saavutamiseks.

8. Õpi. Tee 2010. aastast õppimise aasta – võta iga päev kasvõi natuke aega, et õppida midagi uut. See aitab olla veelgi kindlam, et järgmine aasta tuleb tänavusest parem.

Nüüd võtame mõlemad – sina ja mina – paberi ning paneme sellele kirja järgmise aasta lööklause, missiooni ning 5 eesmärki, sest sellega kauem viivitada pole põhjust ega kannatust.

Tule oma 2010. aastat kavandama aruka ajajuhtimise koolitusele!

/0 Comments/in , , , , ,

8. jaanuari aruka ajajuhtimise koolitus on läbi müüdud koolitusele on veel kaks vaba kohta (sest üks inimene ütles viimasel hetkel ära ja üks on haige) – kiirusta ja tule koolitusele. Kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037.

Korraldan ka täiendava koolituse 29. jaanuaril Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses ning sellele on veel mõned vabad kohad.

Soovi korral saad koolituselt vastused järgmistele küsimustele:

  1. Kuidas planeerida 2010. aasta nii, et see tuleks parem kui 2009. aasta?
  2. Kuidas talletada kõik ideed ning neid võimalikult kiiresti ja tulemuslikult ellu viia?
  3. Kuidas omada ülevaadet kõigest, mis teoksil, ja vältida asjade unarusse jätmist?
  4. Kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita?
  5. Kuidas võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte?
  6. Kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid eesmärke ning neid saavutada?
  7. Kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini?
  8. Kuidas kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt?

Tavaliselt suudavad koolituse läbinud inimesed teha edaspidi kolme asja, mis muudab nende elu efektiivsemaks ja kvaliteetsemaks: nad panevad olulised asjad kalendrisse kirja ning tegutsevad vastavalt tehtud plaanidele ja peavad endale antud lubadustest kinni, tulles samal ajal toime igapäevaste katkestustega. Lõpptulemusena saavutavad nad oma eesmärke kiiremini, paremini ja väiksema stressiga.

Koolituse hind koos materjalide, lõunasöögi ja kohvipausidega on 2490 kr + km inimese kohta.

Kuidas anda uusaastalubadusi, mis peavad paika?

/0 Comments/in , , , , ,

Kõige paremini jõuad kohale siis, kui näed sihti – hoia silme ees nädala eesmärke ning näed, kuidas vähemalt osa olulistest tegevustest liigub edasi.

Mil määral suutsid täita oma tänavusi eesmärke? Enamikel meist eriti hästi ei läinud, sest üle mitme aasta tegime läbi tervendava majanduskriisi. Mida sellest õppisime?

Seda, et vahel muutub meie elu ootamatult kiiresti ning kontroll protsesside üle võib kiiresti käest libiseda. Kuid kontroll ei kao täiesti. Liiklusuudistes räägitakse ühtelugu, et „auto kaotas juhitavuse“. Auto ei kaota kunagi juhitavust, vaid juht kaotab auto üle kontrolli. Auto juhtimisel aitab kontrolli säilitada kiire ja kaine mõtlemine. Sama kehtib ka meie ülejäänud elu kohta.

Peame olema selleks valmis, et elu muutub järgmisel aastal väga kiiresti – seda mitmel põhjusel. Esiteks oleme majanduskriisist väljumas ning madalseisule järgneb sageli äge püüdlemine parema elu poole, et tagasi teha majanduslanguse ajal kaotatut. Laiemalt vaadates muutub elu maailmas üldse kiiremaks ning meil on valida, kas minna kiirema elutempoga kaasa üha kiiremini rabeledes või muutuda oluliselt efektiivsemaks, tegutsedes vähem ja arukamalt.

Eelmine aasta polnud ses suhtes erand, et aastased eesmärgid ei kippunud toimima. Kõige sagedamini märkan, et kasu on hoopis kolmekuistest eesmärkidest, sest need võimaldavad meil olla paindlikud. Samuti on sel juhul siht lähemal ning paremini hoomatav.

Kuidas sellest lähtuvalt uut aastat planeerida?

Esmalt pane paika siht, kuhu poole sööstad, sest vastasel juhul tõmbleme sihitult siia-sinna – endale tundub, et teeme kõvasti tööd, aga tegelikult rabeleme edasi-tagasi ennast väsitades ja suurt miskit saavutamata. Sihi paikapanekuks vaata 3-5 aasta taha ning ole üsna üldine: mõtle, kuhu poole ja miks oled teel. Selle visiooni põhjal sõnasta järgmise aasta mõõdetavad eesmärgid, kuid needki pigem üldiselt kui üksikasjalikult. Hoia selliste eesmärkide hulk kindlasti allpool viit, sest vastasel juhul fookus hajub.

Nüüd võta kõige olulisem eesmärk ja leia, millisesse seisu tahad asjad viia märtsi lõpuks. Sõnasta see tulemus mõõdetavalt ja kirge tekitavalt. Kasuta olevikku, sest siis näed selle eesmärgi täitumist vaimusilma ees.

Seejärel jaga iga järgmise kvartali eesmärk projektideks, mis kirjeldavad, milliseid tegevusi on vaja, et eesmärgini jõuda. Iga projekti puhul kirjuta tegevusnimestikku selle järgmine tegevus ning tegutsemisel keskendu neile. Nii pea, kui jõuad ühe tegevusega ühele poole, küsi endalt, milline on selle projekti järgmine tegevus.

Liikumist kiirendab seegi, kui jagad olulisima projekti tähtsad tegevused aasta esimesele nädalale. Leia iga päev nii pea kui võimalik kasvõi veidi aega kõige olulisema projektiga tegelemiseks. Tegele tähtsate asjadega enne kui loed oma e-kirju või lased igapäevatöödel oma päeva sisse sõita. Siis võid olla kindel, et asjad liiguvad edasi.

Siit tuleb ka lihtne nö reaalsuse kontroll. Kuigi alguses võib tekkida kohutav isu projektidega iga päev edasi tormata, teeb reaalne elu korrektuure. Kui pikalt saad tegelikkuses oluliste asjadega tegeleda iga päev? Tund? Paar? Arvesta sellega, et igapäevane elu toob kaasa ka ootamatusi ning kui saad oluliste asjadega tegeleda poole ajast, siis on kõik hästi. Tegelikkus seab teisegi piirangu – järelikult saad korraga tegeleda vaid ühe-kahe olulise projektiga. Kui ootamatused jäävad tulemata, siis saad ju tempot tõsta ning asju ellu viia plaanitust kiiremini.

Kui paned paika sellised nädalased „sööstud“, siis näed paremini ka oma tegevuste tagajärgi ning saad väliste asjaolude muutumisel kiirelt oma kurssi korrigeerida, et siiski jõuda märtsi lõpuks soovitud tulemusteni.

Järgmine suurem vahefiniš tulebki märtsi lõpus, kui vaatada, kuidas on läinud, ning planeerid järgmised kolm kuud, et asuda edasi liikuma uute väikeste, ent oluliste projektide elluviimisel ning teha jaanipäeval uus vahekokkuvõte.

Seega, palun võta nüüd paber ja pliiats või ava arvutis tekstifail ning pane kirja, kus suunas liigud, milleni tahad jõuda järgmise aasta lõpuks ning kuhu punkti sel teel jõuad märtsi lõpus ja planeeri sellest tulenevalt uue aasta esimene täisnädal. Palun tee seda kohe, sest see on liiga oluline, et seda edasi lükata.

Kolm sammu unistuste kuristiku ületamiseks

/0 Comments/in , , , ,

Kui sageli tunned, et Sinu unistuste ja igapäevategevuste vahel haigutab kuristik, mille ületamine näib olevat võimatu? Kuidas hakata ehitama silda üle selle kuristiku?

Avastasin hiljaaegu, et silda aitavad ehitada kolm lihtsat töövahendit, mille kasutamiseks vajad tavalist kaustikut.

1. töövahend – nädala päevik.
Kirjuta igal nädalal lühilausetega, mis juhtus sel nädalal head, mille poolest jääb see nädal sinu isiklikku ajalukku.

Olen võtnud veidi enam kui aasta igal nädalal kümmekond minutit, et need väikesed võidud kirja panna. See aitab mul välja sõeluda olulised asjad ning edaspidi neile rohkem tähelepanu pöörata.

Kui hiljem tahad mööduvale aastale tagasi vaadata, siis mahuvad olulised asjad 4-5 leheküljele ning ülevaade on mõne hetkega olemas, et otsustada, mida järgmisel aastal teisiti teha.

2. töövahend – unistuste päevik.
Hiljuti võtsin kasutusele veel teisigi töövahendi, milleks on unistuste päevik. Lugesin Matthew Kelly raamatut „The Dream Manager“ ning selles soovitab ta hakata oma unistusi üles kirjutama ning neid teistega jagada selle asemel, et juhuslikel kohtumistel nendega tühijuttu ehk small talk’i ajada.

Olen märganud, et kui panna oma unistused kirja, siis see juhib alateadlikult meid nende täitmise suunas. Mul on palju lihtsam otsustada, mis on tähtis ja mis mitte, mis viib mind unistuste täitmisele lähemale ja mis mitte.

Kirjutan oma unistused samasse vihikusse kui nädala kokkuvõttedki, aga avan vihiku unistamiseks teiselt poolt. Unistan sama korrapäraselt kui panen möödunud nädalatki kirja, täpselt kord nädalas. Unistusi kirjutan tavaliselt 10-15 minutit, vahetult pärast eelmise nädala võidukate hetkede salvestamist.

3. töövahend – märkmik.
Kord nädalas loen oma unistusi ning sirvin eelmise nädala saavutusi ja seejärel planeerin järgmise nädala. Igasse päeva püüan kavandada kasvõi natuke mõnda tegevust, mis aitab mind viia unistuste täitumisele lähemale. Olen juba praegu märganud, et selle tulemusena pakub elu palju rohkem rõõmu ja rahulolu.

Teoreetiliselt peaksid mu vihikus ühel hetkel minevik ja tulevik ehk reaalsus ja unistused kohtuma. Sisu poolelt pole seda niipea oodata, aga juba paari kuu pärast saab praegune kaustik täis – jõuan seisu, kus vasakpoolsel lehel on nädalapäevik ning parempoolsel unistused. Siis on hea üle vaadata, kuidas elasin ja millest unistasin ning alustada uut samasugust kaustikut, et elada selle abil juba rohkem unistustele täitumisele lähenevat elu.

Loodan, et iga sellise kaustikuga ehitan silda igapäevaelu ja unistuste vahel edasi, kuni see vahemaa kahaneb pea olematuks. Õnneks unistuste ja igapäevaelu lahutav kuristik ei kao kunagi, sest meie unistused liiguvad alati kiirelt ja ootamatult edasi. Aga sellisel moel oma edusammude ja tulevikuootuste kaardistamine aitab hoida sihti ning liikuda kindlalt edasi õiges suunas.