Postitused

Mark Forsteri uue ajajuhtimissüsteemi 6 sammu

/1 Comment/in , , , ,

Kas mäletate Onu Tik-Taki laulu: „Sekund, minut, tund; päev, nädal, kuu – need liiguvad ka siis kui paigal on kõik muu.“?

Briti ajajuhtimisguru Mark Forster tuli välja uue ajajuhtimissüsteemiga, mis meenutab seda laulu ja peale kõige muu aitab oma tegemisi  paremini planeerida ja vältida tegevuste lohisema jäämist.

Lihtne süsteem koosneb kuuest põhimõttest:

1. Kui sinu ajakavasse lisandub uus tegevus, siis märgi see oma kalendrisse järgmise kuu tänasele kuupäevale. Näiteks kui võtad täna (31. märtsil) mõne uue tegevuse päevakorda, märgi see kalendrisse 30. aprillile.

2. Kui tegutsed ja sul pole võimalik tegevust ühe korraga lõpuni teha, märgi pooleli  jääb tegevus järgmise nädala tänasele nädalapäevale.
Näiteks kui sa ei saa täna mõne tegevusega ühele poole, siis kirjuta see ümber järgmise nädala kolmapäevale.

3. Vali välja kõige olulisem tegevus, mis sul on ning kirjuta see tänasele päevale suurte tähtedega.
Tegele selle tegevusega enne teisi asju ning kui see asi jääb pooleli, kirjuta see homsele suurte tähtedega, et seda teha homme hommikul nii pea kui võimalik kasvõi natuke. Kui jõuad selle tegevusega lõpule, vali uus kõige olulisem tegevus, millega tegeled iga päev.

4. Tegutsemisel alusta tegevuse otsimist tänasest tegevusnimestikust.
Iga tegevusega on sul kaks võimalust: kas sellega tööd teha kasvõi natuke või jätta tegevus vahele. Kui tegeled ülesandega ja see jääb pooleli, siis kirjutad selle ümber järgmise nädala samale nädalapäevale. Kui jätad ülesande vahele, siis joonista selle ette punkt. Reegel: punktiga tähistatud asjad tuleb tänase jooksul ära teha või nende tegemisest lõplikult loobuda.

5. Uusi tegevusi võid otsida nii tänasest kui ka järgmise 30 päeva tegevuste nimestikust vastavalt sellele, mida hetkel tahad ja mida on vaja teha.

6. Iga päeva lõpus kuuluvad sellele päevale märgitud tegemata tööd kõrvalejätmisele ning kustutamisele – need asjad jäävad lihtsalt tegemata.

Esmapilgul tundus Forsteri uus süsteem monstrumlik, aga proovisin seda nädala vältel järgi – toimib. Mulle küll meeldib endiselt tema eelmine süsteem, Autofookus oluliselt rohkem just selle paindlikkuse tõttu.

Peatselt kirjutan süsteemist, mida ise kasutan juba paar nädalat ja mille juures pole siiani puudusi leidnud: Leo Babauta loodud Zen To Done’ist. Veidi kannatust veel, sest pean veel veidi mõtlema, et ise aru saada, kuidas ma just seda kasutan ning mil moel oleks seda kõige parem selgitada.

Tule oma 2010. aastat kavandama aruka ajajuhtimise koolitusele!

/0 Comments/in , , , , ,

8. jaanuari aruka ajajuhtimise koolitus on läbi müüdud koolitusele on veel kaks vaba kohta (sest üks inimene ütles viimasel hetkel ära ja üks on haige) – kiirusta ja tule koolitusele. Kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037.

Korraldan ka täiendava koolituse 29. jaanuaril Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses ning sellele on veel mõned vabad kohad.

Soovi korral saad koolituselt vastused järgmistele küsimustele:

  1. Kuidas planeerida 2010. aasta nii, et see tuleks parem kui 2009. aasta?
  2. Kuidas talletada kõik ideed ning neid võimalikult kiiresti ja tulemuslikult ellu viia?
  3. Kuidas omada ülevaadet kõigest, mis teoksil, ja vältida asjade unarusse jätmist?
  4. Kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita?
  5. Kuidas võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte?
  6. Kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid eesmärke ning neid saavutada?
  7. Kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini?
  8. Kuidas kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt?

Tavaliselt suudavad koolituse läbinud inimesed teha edaspidi kolme asja, mis muudab nende elu efektiivsemaks ja kvaliteetsemaks: nad panevad olulised asjad kalendrisse kirja ning tegutsevad vastavalt tehtud plaanidele ja peavad endale antud lubadustest kinni, tulles samal ajal toime igapäevaste katkestustega. Lõpptulemusena saavutavad nad oma eesmärke kiiremini, paremini ja väiksema stressiga.

Koolituse hind koos materjalide, lõunasöögi ja kohvipausidega on 2490 kr + km inimese kohta.

Video: Ajajuhtimise põhitõed

/0 Comments/in , ,

Rääkisin AIESEC Tartu kutsel nende õppesarjas “Klapid eest” sajakonnale tudengile vabas õhkkonnas (sellest ka T-särk ja tavapärasest avalam esinemisstiil 🙂 ) ajajuhtimisest ning Uku Vainik võttis selle linti:

24.11 Kristjan Otsmann – Ajajuhtimine from Klapid Eest on Vimeo.

Kui oled video ära vaadanud ja tekitas huvi, siis palun kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista mulle 502 9037 ning registreeru 16. detsembril või 8. jaanuaril toimuvale avalikule ajajuhtimise koolitusele või uuri sisekoolituse kohta. Luban, et “päris” koolitusest saad oluliselt rohkem kasu kui video vaatamisest. Loe näiteks seda, mida inimesed on pärast koolitust tagasisideks öelnud.

Autofookus aitab tõhusalt tegutseda

/9 Comments/in , , ,

Briti ajajuhtimisguru Mark Forsteri ajajuhtimissüsteemi Autofocus neljas versioon on suurepärane! Kinnitan seda pärast paarikuist kasutamist.

Kuidas käib Autofocuse nimekirja kasutamine? Vali üks viis kolmest, et seda teada saada:

Vaata Andreas Hofmanni valmistatud demole, mis näitab, kuidas Mark Forster kasutas oma süsteemi päeva jooksul. Palun tõmba demo siit ning vaata seda täisekraanil (Adobe Readeris vajuta selleks Ctrl+L).

Vaata EPL disaineri Timo Viksi innovatsiooniajakirjale HEI loodud kaheleheküljelist graafikut: Autofookus.

Loe ja kasuta juhiseid:

Alusta

  • Kasuta kaustikut 25-35 reaga, tekstifaili 20-25 rea kaupa või tegevusnimestikku.
  • Pane kirja asjad, mida kavatsed teha, üks asi reale.
  • Tõmba viimase asja alla joon.

Tegele

  • Loe nimekirja seni, kuni leiad tegevuse, mille teostamiseks oled valmis.
  • Tööta väljavalitud tegevusega seni, kuni tahad.
  • Kriipsuta tegevus läbi ning lisa nimekirja lõppu, kui sa sellega ühele poole ei jõudnud.
  • Loe nimekirja edasi, kuni leiad järgmise tegevuse.
  • Kui jõuad jooneni, alusta nimekirja algusest.
  • Tiiruta sel moel nimekirjas seni, kuni ühtegi tegemiseks valmis või tegemisväärset asja ei leia.

Vaata uuemaid tegevusi

  • Hakka lugema seda nimekirja altpoolt joont.
  • Kui leiad teostatava tegevuse, tee see ära ja tõmba maha ning liigu nimekirjas edasi kuni lõpuni.
  • Tõmba nimekirja lõppu viimase tegevuse alla joon.

Tegele läbivaatusega

  • Liigu uuesti nimestikus esimese tegemata tööni ja hakka allapoole liikuma. Sul on kaks valikut:
    • kas teed selle tegevuse kohe ära või
    • määrad tegevuse läbivaatuseks.
    • Läbivaatuse käigus kaalu:
      • Kas neid asju on tegelikult ka vaja teha? Kui ei, tõmba nad maha või sisesta tulevikutegevuste nimestikku. Kui jah, siis
      • Kas saad seda tegevust delegeerida? Kui jah, siis delegeeri ning lisa vastav ülesanne nimestiku lõppu. Kui ei, siis
      • Planeeri järgmiseks päevaks aeg nende asjade ärategemiseks, lepi endaga kokku nõupidamine nende asjade elluviimiseks.
      • Kui tunned tõrget, jaga ülesanded väiksemateks tükkideks ning kirjuta need ülesandejupid nimekirja lõppu ja tõmba algupärane ülesanne maha.
  • Läbivaatuse tulemusena saab järgmine joonealune kogu nimekirja alguseks. Korda tsüklit.

Mõned praktilised soovitused:

Kui nimekiri läheb väga pikaks, siis loe see läbi ja kriipsuta maha asjad, mida Sa kindlasti ei kavatse teha. Seejärel tõsta tulevikutegevuste nimekirja tegevused, mis praegu pole olulised. Kui nimekiri on endiselt pikk, siis tõmba suvalistesse kohtadesse mõned põikkriipsud, et nimekirja liigendada.

Pane nimekirja tegevused, mida kindlasti kavatsed ära teha. Juhul, kui mõnda asja pead tegema kindlal kuupäeval või kellaajal (varem pole võimalik ja hiljem pole mõtet), siis sellised asjad pane oma kalendrisse kirja, mitte Autofookusesse.

Parim viis kasutamiseks on harjutamine. Proovi kohe järgi, kas Autofookusest on Sulle kasu, ning olen tänulik, kui kommenteerid. Vastan hea meelega kommentaariumis ka küsimustele.

Autofookuse uus versioon eelmisest (vist) veel parem

/0 Comments/in ,

Mark Forster uuendas taas oma ajajuhtimissüsteemi ning esialgu tundub, et asi muutus versiooniga Autofocus 4 veel paremaks. Pean seda nädala katsetama ja siis julgen kinnitada.

Eelmine versioon töötas nagu valatult, kuid vahetevahel tekitas väga palju keskmise vanusega tegemata ülesandeid. Uues on see probleem kõrvaldatud.

Kuna pilt seletab asja olemust tekstist paremini, siis viitan Andreas Hofmanni valmistatud demole, mis näitab, kuidas Mark Forster kasutas oma süsteemi päeva jooksul. Palun tõmba demo siit ning vaata seda täisekraanil (Adobe Readeris vajuta selleks Ctrl+L).

Juhendi kirjutan tõenäoliselt ülejärgmisel nädalal, kui saan veidi rohkem aega. Aga kui kellelgi on aega seda enne teha, siis on mul selle üle siiras heameel.

Sessioon: kuidas Autofocus teeb väikeseid imesid

/6 Comments/in , ,

Kiire sissejuhatus:

Klõpsa siia, et vaadata ekraaniviisorit

Küsimused-kommentaarid palun Twitterisse või kommentaaridesse. Aitäh!

Aruka ajajuhtimise koolitus EASi toetusega!

/0 Comments/in ,

Kui oled FIE, mikro- või väikeettevõtja, siis saad nüüd taotleda EASist koolitusosaku toetust, et omafinantseeringuta osaleda Selge Pildi avalikul ajajuhtimise koolitusel või tellida oma meeskonnale ajajuhtimise või projektijuhtimise koolitus.

Toetuse maksimaalne suurus on 15 000 krooni projekti kohta ning finantseeritakse 100% abikõlbulikest kuludest. Euroopa Sotsiaalfondist rahastatud toetust vahendab EAS, taotlusvormi saad täitmiseks tõmmata EASi veebist.

Peale taotlusvormi tuleb esitada koolituspakkumine (küsi Selgelt Pildilt koolituspakkumist!) ja kuni kolme kuu vanune bilanss ja kasumiaruanne.

Kui kirjutad taotlust, hoolitse selle eest, et see vastaks võimalikult hästi hindamiskriteeriumitele:

1) projekti kvaliteet (50% koondhindest), mille raames hinnatakse probleemipüstituse ning tegevusplaani kvaliteeti ja realistlikust;

2) projekti mõju vastavus meetme eesmärkidele (50% koondhindest), mille raames hinnatakse projekti mõju taotleja juhtimis- ja tööalaste teadmiste ning oskuste arendamisele.

Kui soovid korraldada aja- ja/või projektijuhtimiskoolitust ning vajad abi taotluse täitmisel, palun võta Kristjan Otsmanniga ühendust (tel 502 9037, e-post kristjan-at-selgepilt.ee). Annan endast parima, et saaksid nii koolitusest kui ka selle rahastamisest maksimaalselt kasu.

Mida 15 000 krooni eest saab?

Mida võiksid teha järgmisena?

Eesti esimene tweetcast teisipäeval: kuidas autofookus teeb ajajuhtimisel väikeseid imesid

/2 Comments/in , , , ,

Kas tahad teada, kuidas Mark Forsteri uuendatud Autofookus toimib? Ja soovid võita sellega aega ning olla tegusam?

Korraldan teisipäeval, 1. septembril kell 16.30-17.30 Eesti esimese tweetcast’i ehk maakeeli säutshäälingu saate (või on keegi enne teinud? kui nii, siis pln paranda mu teadmatusest tingit viga). Kui järgid mind Twitteris, siis sea end arvuti taha teisipäeval kell 16.30. Mis siis toimub?

  • Kiire webcast, mis tutvustab Autofookuse põhimõtteid
  • Küsimuste-vastuste otsesessioon Twitteris

Ettevalmistuseks palun tutvu paari mu varajasema postitusega:

Boonused säutshäälingu sessioonil osalejaile:

  • Kõigi vähegi asjaliku küsimuse esitajate vahel läheb loosi priipilet 9. septembri ajajuhtimise koolitusele, kus pöörame Autofookusele põhjalikku tähelepanu, kuid tegeleme ka teiste oluliste asjadega nagu ootamatustega toimetulek ning edasilükkamise vältimine. Sellelt koolituselt saad tervikliku ajajuhtimissüsteemi, mis aitab Sul tulevikus kokku hoida tunde, päevi ja kuid.
  • Kui Sa priipiletit ka ei võida, siis saad osaleda 9. septembri ajajuhtimise koolitusel soodushinnaga 1490 kr + km (tavahind 1790 kr + km). Soodustuse saamiseks küsi vaid asjalik küsimus säutshäälingusaate ajal.
  • Edaspidi toimuvad säutshäälingu saated ajajuhtimise teemadel iga kuu esimesel teisipäeval kell 16.30-17.30. Osaleda tasub kindlasti, sest mai lõpuni asjalike küsimuste küsijate ettevõtete, organisatsioonide, tiimide või misiganes koosluste vahel läheb loosi ühepäevane tasuta ajajuhtimise koolitus 12 inimesele. 1 asjalik küsimus = 1 hääl loosimisel. Pole paha? 🙂

Prioriteete pole olemas

/8 Comments/in ,

Ma olen tüdinenud prioriteedijutust, mille kohaselt üks asi on olulisem kui teine. Lubage tsiteerida Mark Forsterit: “Prioriteet on jama”.

Mida Mark selle all mõtleb? Asi on lihtne: kas sa teed mingi asja teoks või ei tee. Ja tegelikult rohkem vahet pole. Prioriteet = tegevus, mille kavatsed teoks teha. Või kui vaadata üldisemalt, siis põhimõte, mida järgid. Seega – juhul, kui prioriteet isegi oleks olemas, muutub see ajas.

Sel nädalal kavatsen teoks teha: valmistada ette Nordea Panga kontorijuhtide, Cybernetica ning Keskkonnaameti koolitused, lõpetada üks ajakirjanikutööprojekt ning ülejäänud aja müüa oma sisekoolitusi ning 9. septembri avalikku ajajuhtimise koolitust (kui tunned kedagi, kes tunneb kedagi, kellel võiks mu 9. septembri koolitusest kasu olla, palun anna mulle teada – kohtade arv on piiratud). Need on asjad, mida teen. Ülejäänud asju lihtsalt ei tee – nii lihtne see ongi.

Näen üha sagedamini sedasama “prioriteediprobleemi” – inimesed kipuvad uppuma sadadesse ja tuhandeisse pisiasjusse, sest ei suuda valida, millega tegeleda ja millega mitte. Ole valivam: küsi endalt iga asja puhul, kas seda on tegelikult ka vaja teha, suurema asja puhul uuri selle delegeerimisvõimalusi ning ütle julgemalt endale ja teistele “ei”, kui tegevus on ebaoluline.

See on üks teema, mida käsitleme 9. septembri koolitusel põhjalikumalt. Nagu ka Mark Forsteri Autofookuse põhjalikum tutvustus (Eestis esimest korda live’is).

Nipid ja trikid: intuitiivne ja tõhus Autofookus Outlooki kasutajale

/1 Comment/in ,

Olen praeguseks kasutanud veidi üle nädala Mark Forsteri ajakorraldussüsteemi Autofocus või maakeeli Autofookus täiendatud versiooni ning see toimib endiselt suurepäraselt. Olen küll enda jaoks tekitanud süsteemi, milles on mitmeid David Alleni Getting Things Done’i elemente, kuid põhiolemus pärineb siiski Autofookuselt.

Olen peamiselt Outlooki kasutaja, seega esmalt mõned nipid ja trikid, mida olen avastanud. Enne nende nippide ja trikkide juurde asumist palun proovi Autofookust kasutada paberi ja pliiatsiga või lihtsalt tekstifaili tegevusi kirjutades – see annab süsteemi tunnetuse kätte. Juhendit saad lugeda siit.

Outlookis toimin nii:

Häälestus:

  • Tekitasin mõned uued kategooriad:
    • :Autofookus kodu – koduste tööde nimestik
    • :Autofookus kodu tulevik – koduste tööde nimestik, milleni on veel üle kuu aega
    • :Autofookus töö – töiste tegemiste nimestik
    • :Autofookus töö tulevik – töiste tegevuste nimestik, mida pole mõtet enne kuud aega ette võtta
    • Koolonit kasutan sõna ees, sest projektide jaoks on mul kategooria .Projektid ning näiteks delegeeritud tegevuste jaoks @ootel. Sel juhul kuvab Outlook kõige üleval projektide kategooria, siis autofookuse ning siis GTD @-märgiga kategooriad
  • Ülesanded on sorteeritud Create date’i järgi kasvavas järjestuses. Ülesanded on filtreeritud nii, et näen Date Completed = today, Date Completed = yesterday ning Date Completed = doesn’t exist. Sel juhul on mu nimestikus nii lõpetamata kui ka täna-eile lõpetud tööd.

Töö Outlookis

  • Ülesanded lisan sama moodi nagu ennegi, kategooriata task’ina.
  • Alustan koduse või töise Autofookuse nimestiku lõpust. Kui jõuan tegevuseni, mille elluviimiseks on õige aeg, teen asja ära ning märgin täidetuks. Kui lõpuni ei jõudnud, kopeerin enne task’i mahakriipsutamist selle samasse nimekirja. Kui valmis, siis küsin endalt, mis on järgmine samm, et jõuda eduka tulemuseni, lisan ülesande nimestiku lõppu ning otsin järgmise ülesande nimestiku lõpust.
  • Kui nii enam ei taha tööd teha, leian järgmise töö Autofookuse nimekirja algusest. Nimekirja algust vaatan lehekülgede ehk ekraanitäite kaupa – enne ma järgmisele ekraanitäiele ei liigu, kui ükski ülesanne hetkel kuvatavast nimestikust mind ei kõneta. Järgmisele ekraanitäiele liigun pärast seda, kui ükski ekraanil olev ülesande ei sobi teostamiseks.
  • Kui sel viisil töötamisest saab kõrini, lülitun taas tagurpidi-režiimi ja otsin järgmist tööd nimekirja lõpust. Sel moel lülitun edasi-tagasi mitu korda päevas.
  • Kord päevas ülevaatuse käigus lisan kõik kategooriata ülesanded õigesse kategooriasse ning märgin osa töid analüüsiks. Analüüsimisele kuuluvad need tegevused, mis jäävad viimasest täidetud ülesandest ülespoole. Märgin need kõrgema prioriteediga. Selliste töödega on mitu varianti:
    • Kas seda ülesannet on üldse vaja? Kui ei, siis kustutan.
    • Kas mõistan, mis mind takistab seda ülesannet täitmast? Vajadusel jagan ülesande väiksemateks tükkideks, lisan need tükid nimestiku lõppu ning kustutan algse ülesande.
    • Kolmas variant: otsustan selle ülesande homme esimese asjana ära teha. Sel juhul alustan järgmist päeva edaspidi-, mitte tagurpidi-režiimil.
  • Mobiiliga on lood täbarad, sest mu Windows Mobile’i AgendaOne ei suuda kuvada task’e create date’i järgi. Kui oleks printer käepärast, siis prindiks lihtsalt autofookuse nimestikud välja laua tagant lahkudes. Paremaid ideid?

Täiendused algupärasele Autofookusele

Kui mul on mitu suurt projekti pooleli, siis kaaluksin tõsiselt neist igaühe jaoks eraldi Autofookuse-nimestiku koostamist. Ning töötaksin iga projektiga iga päev just nii kaua, kui vaja.

Kasutan endiselt mõnda täiendavat kategooriat. Nendeks on:

  • @Ootel – delegeeritud ülesannetele
  • @Askeldused [asukoht], nt “@Askeldused kesklinn” – tegevustele, millega pole suurt kiiret ja mille teen ära siis, kui juhtun järgmine kord kesklinna
  • @[Koosoleku nimi] nõupidamine, nt @Müüginõupidamine – teemad, mida tuleb vastaval nõupidamisel arutada
  • 1:1 [Nimi], nt “1:1 Jaan” – teemad, mida peame järgmisel kohtumisel Jaaniga arutama
  • @Rutiin – rutiinsed tegevused, mida tuleb teha kindlal päeval. Siin esineb erandeid, näiteks loen kord nädalas uut ajahaldusalast infot – selle ülesande sisestan käsitsi iga kord uuesti ja hoolitsen selle eest, et ma ei teeks seda sagedamini kui kord nädalas.
  • Igasugused kontrollnimestikud ehk checklistid. Näiteks kategooria raamatute jaoks, mida tahan tulevikus lugeda.

Kasutan mõõdukalt ka kuupäeva ehk due date’i ülesannetel – sinna märgin ülesande täitmise hiliseima aja. Aga väga sageli teen ülesanded teoks enne seda kuupäeva.

Google Tasksi omapärad

Kui kasutaksin Google Tasksi, siis paar täiendavat nippi:

  • Uued ülesanded lisan alati nimestiku lõppu.
  • Iga päeva lõpus leian analüüsitavad ülesanded (nimekirjas kõige ülemise täidetud ülesande peal asuvad täitmata ülesanded) ning analüüsin neid. Nende kohale tekitan esimesel korra ülesande “Olulised tööd:” ning nihutan kõiki ülevaatusel olevaid ülesandeid sammu võrra paremale. Nendega tegelen homme esimesena.
  • Pärast seda koristan nimestikust juba täidetud ülesanded.

Täiendavad ettepanekud ja küsimused tavapäraselt teretulnud 🙂

Reblog this post [with Zemanta]