Efektiivse kirjavahetuse 9 nippi
Kuidas oleksid paarkümmend aastat tagasi suhtunud inimesesse, kes kirjutab ja saadab iga päev mitukümmend kirja? Ilmselt kui paadunud grafomaani. Nüüd oleme ise samasugused.
Ühendkuningriigis kulutab ligi pool lapsevanemates e-kirjade lugemisele, kirjutamisele ja haldamisele rohkem aega kui oma lapsega mängimisele. Mida saame teha, et meilindusele kuluvat aega vähendada?
1. Asjakohane pealkiri
Mis tunne on saada kirja, mille teemareal haigutab tühjus või sinna on kirjutatud „Tere!“, „Probleem“, „Küsimus“ või midagi muud, mis ei anna kirja sisu edasi? Nigel.
Selle vältimiseks kirjuta teemareale alati konkreetne pealkiri, mis võtab 3-6 sõnaga kokku kirja sisu. Vajadusel kasuta kaheosalist pealkirja: „Vajan otsust homseks: kliendi X pakkumine“, „Infoks: suvepäevad juunis“, „Küsimus: kuidas läheme edasi nõupidamiste rutiiniga?“
2. Asjakohane adressaat
Kui saadaksid tavalise kirja kõikidele ettevõtte töötajatele, siis käituksid sama moodi kui meie postkaste värviliste kriitpaberitega uputavad rämpspostitajad või inimkonnale oma sõnumit täiest kõrist röökivad heeroldid tänavanurgal.
Adressaadi ehk To:-väljale kirjuta ainult nende inimeste aadressid, keda kirja sisu otseselt puudutab ja kes peavad selle tulemusena tegutsema. Koopiasaajate ehk Cc:-reale märgi inimesed, kellele jääb kirja sisu taustainfoks.
3. Lühike ja konkreetne
Suurepärane e-kiri mahub viide lühikesse ja selgelt mõistetavasse lausesse, mille adressaat saab mõne hetkega läbi lugeda. Kui kiri kisub pikemaks, siis mõtle uuesti läbi, mida tahad öelda. Hea kiri räägib ühest teemast korraga.
Kui tõesti ei õnnestu viie lause piiridesse jääda, siis kasuta nimestikke või loetelusid kirja liigendamiseks.
Alternatiivina võid luua pikema ja põhjalikuma teksti- või tabeldokumendi, riputada selle Google Docsi ning jagada kirja saajatega. Sel juhul lisa kirja otseviide tekstidokumendile.
4. Liigenda
Palun liigenda tekst lõikudesse – siis on seda lihtsam lugeda. Kui sa ei tea, kust uut lõiku alustada, alusta kahe suvalise lause vahelt. Küll need lõiguvahetused loksuvad aja jooksul paika.
5. Tõsta oluline tekst esile
Loetavust saad lihtsustada, kirjutades kõige olulisemad märksõnad rasvases kirjas. Sellist kirja saab kiiremini lugeda kartmata, et midagi jääb kahe silma vahele.
6. Näita reageerimise aega
Lisa kirja lõppu klausel reageerimise ajaga. Minu kirjade lõpus on sageli lause: „Selleks, et töötada efektiivselt ja olla Teile kasulikum, vastan kirjadele päeva-paari jooksul. Kiireloomulisemate asjade puhul palun helistage.“
7. Levita oma kontakte
Lisa meiliallkirja kõik oma kontaktandmed või vähemalt telefoninumber. Sel juhul ei pea kirja saaja su andmeid mujalt taga ajama.
8. Küsi küsimus korraga
Oled saanud kunagi küsimustest kubiseva e-kirja? Mida teed, kui keegi küsib sinult kümme küsimust korraga? Mina vastan tavaliselt sisuliselt heal juhul paarile-kolmele. Seepärast hoia igas kirjas üks kindel teema ning kui vähegi võimalik, esita üks küsimus korraga. No kui tõesti ei saa, siis paar-kolm.
9. Suhtle pärismaailmas
Kodumaine ajakirjanduskorüfee Juhan Peegel olla kunagi öelnud tudengeile: „Kui vähegi võid, ära kirjuta!“ Veidi teises kontekstis, kuid sama kehtib ka e-kirjade puhul. Kui võimalik, kohtu; kui kohtuda ei saa, helista; kui helistada ei saa, kirjuta. Mida vahetumalt suhtleme, seda paremad on suhted ning lõppkokkuvõttes säästame aega.