Tag Archive for: efektiivsus

Ameeriklased võtsid esimesena kasutusele väljendi „raha tegema“, enamik eurooplasi töötab ning ühena vähestest meie, eestlased, teeme tööd.

Kas tuleb tuttav ette tunne, et teed ja teed tööd, aga seda tuleb aina juurde?

Loomulikult, sest me ju teeme tööd (juurde). Eesmärk võiks siiski olla töötada, et teha midagi valmis ning ennast teostada või halvemal juhul lihtsalt teha raha.

Jätame Ameerika praegu kõrvale, sest viimase finantsvõimenduse pöörasusest alles toibume – näib, et raha tegemisel jooksevad siiski konkreetsed piirid. Väga sageli toibume eht-eestlaslikul moel, tööd tehes. (Kas sel juhul on tegemist tööteraapiaga?)

Vaatame selle asemel Vahemere äärde, kus hoolimata manana- ehk homme-jõuab suhtumisest on tootlikkus sageli suurem kui meil – inimesed töötavad ajaliselt vähem, aga imetabasel moel tunnevad end hästi ja tulevad eluga toime. Või vaatame põhjanaabreid, kus inimesed teevad vähem ületunde, kuid taas annab tootlikkus Eesti omale silmad ette.

Põhjanaabreid ning Lõuna-Euroopa kultuure ühendab see, et inimesed töötavad kindla sihiga: suurendada töö viljakust ning vähendada pikema aja jooksul töö hulka. Kui võtame ette mõne töö, siis võiks sel olla kindel siht: jõuda tulemuseni, mis võimaldab meil hetkeks aja maha võtta ning nautida elu, olla hetke rahulikult enne, kui asume uute tegemiste juurde.

Kas Eestis saaks ka nii elada?

Loomulikult! Selleni jõudmiseks tasub teha nelja asja.

Esiteks paika panna selge siht, kus suunas liigume. Vastasel juhul rabeleme sihitult siia-sinna, tegeleme pealtnäha oluliste asjadega, ent tegelikult tühja-tähjaga, kuigi endale tundub, et küll on palju tööd.

Teiseks võta õppus kaasaegse juhtimisteooria loojate hulka kuuluva Peter Druckeri soovitustest. Küsi iga töö puhul, kas seda üldse on vaja teha, mis muutub maailmas pärast selle töö lõpetamist paremaks. Kui midagi ei muutu, siis pole ju mõtet seda tööd teha.

Kolmandaks keskendu nendele tegevustele, mida ainult sina saad teha. Millised on asjad, mis tulevad sinul kõige paremini välja? Tee neid ning ülejäänud asjad delegeeri neile, kel tulevad omakorda need kõige paremini välja.

Neljandaks ole tegutsedes võimalikult efektiivne ning visualiseeri tulemus. Kui töö tulemuseks on järjekordne kuhi uusi töid tootvaid ülesandeid sulle ja teistele, siis kas seda asja ikkagi tasub teha? Kui tulemus viib meid edasi ning aitab paremini elada, on tööl mõte sees.

Üha enam püüan juhinduda nn 50/30/20 printsiibist. Proovi vähemalt töötada pool ajast asjadega, mis on olulised paari-kolme aasta perspektiivis ning 30% ajast, mis on tähtsad järgmise kolme kuu seisukohast. Sel juhul jõuame ühel hetkel selleni, kui viiendik ajast läheb tulekahjude kustutamiseks ja töö tegemiseks.

Unistan päevast, kui saame eurooplasteks ning suudame hoolimata 700aastase orjapõlve taagast taas suurema osa tööajast töötada, mitte orja kombel tööd teha

Maainimesed kipuvad alatihti ütlema: „Meil, maal, ei lõpe töö kunagi.“ Ega nad eksi: alati on midagi teha ning seda ei maksa karta, et töö otsa lõppeks. Küll on vaja hoolitseda loomade eest, valmistuda järgmiseks kevadeks, künda, külvata, väetada, saaki koristada, elamist kõpitseda, metsa hooldada, vana kiviaed tahaks ka uuesti ladumist, maja laiendada, uut lauta ehitada, masinaparki laiendada. Tegemist on tohutult.

Tegelikult võib selle kuldse lause panna kirja kasutades ühes kohas väikese tähe asemel suurt: „Meil, Maal, ei lõpe töö kunagi.“

Nii nagu maainimesel on ka igal Maa-inimesel tegemist kuhjaga ning seda pole karta, et töö otsa saaks. Võib-olla see töö kunagi lõpeb, aga siis kaome kas meie Maalt või hävineb Maa. Enne pole igavust karta.

Kuidas ennast selles lõpmatus virr-varris hulluksminekust säästa. No ei paista tunneli lõpust valgust!

Siin on abi kolmest nipist.

1: Pane iga vähegi suurema asja puhul kirja edukas tulemus. Selleks küsi endalt: „Kuidas muutub maailm paremaks, kui saan selle tegevusega ühele poole?“ Sellele küsimusele vastamine aitab paika panna erinevate tegevuste prioriteete. Samuti näed ju sel juhul lõpptulemust juba oma vaimusilmas ning motivatsioon on suurem.

Kui tegemist on keerulise projekti või tegevuste kogumiga, on kasu nende tegevuste kaardistamisest. Aga tegevusnimestikes hoia silme ees iga projekti järgmine tegevus (2. nipp). Kui Sul on käsil 5-10 erinevat projekti, koosneb ka su tegevusnimestik 5-10 tegevusest ehk asjast, mida saad järgmisena teha. Tegutsemisel vaata hoolega sammu võrra ette, aga mitte rohkem. Pikema pilgu loomine on oluline planeerimisel, aga tegutsemisel keskendu järgmisele sammule.

Kui järgmine samm astutud, küsi endalt taas: „Milline on minu järgmine samm teel eduka ja maailma muutva tulemuse poole?“ Pane see tegevus kirja või tee lihtsalt ära, et seejärel küsida taas järgmise sammu kohta.

Maailma parimad tarkvaraarendajad töötavad üsna samasuguse rütmi järgi, viies projekte läbi nö spurtidena. Nad jagavad suured projektid väikesteks kildudeks ning seavad igasse nädalasse ühe või kaks „kontrollpunkti“, kuhu tahavad jõuda. Ning teel iga kontrollpunkti poole keskenduvad nad järgmistele tegevustele.

3. nipp: kui jõuad kontrollpunkti, on aeg korra hinge tõmmata, tähistada eelmise päeva-paari saavutusi ning panna paika järgmine kontrollpunkt ja välja nuputada, mis on kellegi järgmine tegevus sinna jõudmiseks.

Selline tegutsemine tagab paindlikkuse ning aitab vältida nn pika nimekirja stressi. Su ees on alati 5-10 järgmist tegevust ning mis pärast nende ellu viimist edasi saab, seda jõuab kaaluda ja mõelda pärast nendega ühele poole saamist.

Avaldasin selle kolumni esmalt sekretar.ee ja raamatupidaja.ee veebides ning taasavaldan selle nende loal.

Milline on magus elu? Ilmselt selline, milles tegeled nende asjadega, mis pakuvad sulle rahulolu ning aitavad sul ja lähedastel areneda. Kui sageli juhtub, et krabad endale kaugeltki rohkem asju, kui peaks? Ja siis tegevused kuhjuvad, põhjustavad stressi ega näi kunagi lõppevat? Ning isegi meeldivad asjad tunduvad tarbetult koormavana?

Vahel tuleb ikka ette.

Kotti saab panna kindla hulga asju. Kui paned koti liiga täis, siis see rebeneb või hakkab üle ääre ajama, ükskõik kui kenad või väärtuslikud need asjad ka poleks. Meie kalender on samasugune kott, kuhu paigutame oma tegevusi. Kui pühendume liiga paljudele tegevustele, siis hakkame rebenema. Osa asju jääb vajaliku tähelepanuta, mõned asjad saavad tehtud halvasti, sest kiirustades teeme vigu, ning osa olulisi asju kaob me vaateväljalt sootuks.

Olulisteks tegevusteks soovitan luua nn ajasahtlid – pane kirja, millised on sinu olulisemad rollid ning hoolitse selle eest, et planeerid neile asjadele ka aega vastavalt. Töö ei tohiks ju kodust elu häirida. Otsusta iga asja puhul, kui suure ajasahtli oma päevades sa sellele eraldad. Kui mõni ajasahtel on nii täis, et enam kinni ei mahu, siis järelikult pead midagi sellest välja tõstma ehk mõnest tegevusest loobuma. Kontrolli iga kuu-paari tagant, kas kodused ja töised ajasahtlid on tasakaalus. Kui inimene pole tasakaalus, siis muutub ta ebaefektiivseks ning varem või hiljem lööb selline kaalust väljas olek tervist ja suhteid.

Kui ühe töö saad tehtud ja võid selle ajasahtlist välja tõsta, siis uuri, mida asemele paned. Küsi, mis on sinu järgmine tegevus, et jõuda eduka lõpptulemuseni. Ning kui ühe suure asjaga seotud tööd tehtud, saab midagi muud asemele võtta.

Olen palju õppinud lihtsa eluviisi ideoloogidelt. Nad soovitavad, et kui ostad koju mõne uue eseme või rõiva, siis peaksid loobuma ühest vanast esemest kui mitte kahest. Siis ei teki õõvastavat olukorda, kus asju pole kuskile panna.

Sama põhimõte kehtib meie kohustuste ja kalendri kohta. Kui võtad ette mõne täiesti uue tegevuse, siis pead millestki ka loobuma. Proovin ka ise kasutada nn stop doing list”™i, millesse panen kirja harjumused ning tegevused, millest soovin loobuda. Siis on lihtsam teha valikut, kui tahan mõnele uuele tegevusele pühenduda. Selliseid uusi ja ihaldusväärseid tegevusi kogun nimekirja, mille päises kiri “Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval”.

Elustiili disaineritel on varuks mõned head soovitused. Kui tahad järjekindlalt oma elu nihutada rahulolu ja õnne poole, siis võta praegu hetk ja pane kirja, millest tahaksid loobuda.

Valmis? Ja nüüd pane kirja uued tegevused, mida tahaksid hakata tegema – mida õppida, millega tegeleda, milliseid kasulikke ja tervislikke harjumusi tekitada…

Seegi valmis? Homme otsusta, millisest halvast või ebameeldivast asjast sa loobud ning millise hea ja meeldiva tegevusega sa selle asendad. Ja kohe pärast otsustamist peata tegevus, millest soovid loobuda, ning tegele selle asemel uue ja meeldiva harjumuse loomisega. Sellega hävitad juba eos ka mõttetu või kahjuliku asendustegevuse tekke.

Võtame lihtsa näite. Ma olin vahepeal hädas sellega, et kulutasin liiga palju aega Facebookis. Palju arukam oleks selle asemel hoopis lugeda… Seega alates järgmisest päevast nii pea, kui tekkis kiusatus uurida sõprade-tuttavate tegemisi Facebookis ning raisata aega mõttetute (kuigi lahedate) testidega, avasin põneva raamatu ning täitsin puhkepausi selle lugemisega. Ega ma Facebookist täielikult loobunud, kuid veedan seal nüüd kümmekond minutit päevas – see on selline mõnus puhver töiste ja koduste tegevuste vahel. (Sellest raamatust kirjutan järgmisel nädalal, sest õppisin sealt palju.)

Uue harjumuse vahetuse võid ette võtta siis, kui eelmine harjumus on kinnistunud. Kui sel moel vahetad välja kasvõi ühe harjumuse või tegevuse kuus, siis aastas teeb see kokku tervelt tosin vahvat asja, mida hakkad tegema, ning tosin ebameeldivat, millest loobud. Ning see on suur võit.

Kolumn ilmus esmakordselt sekretar.ee‘s ning on taasavaldatud sekretar.ee loal.