Postitused

Lihtsad ja keerulised abivahendid

/3 Comments/in , , , , , , , ,

Oma aja korraldamisel võib leida sadu erinevaid abivahendeid – mõned neist on lihtsad, teised äärmiselt keerulised. Hea on kasutada lihtsaid, sest see annab tohutu ajasäästu.

Keerulised abivahendid köidavad oma kasutusvõimaluste rohkusega. Milline ahvatlus kirjeldada kogu elu ainsas süsteemis, millest hiljem võib ainsa näpuliigutusega kõigi projektide hetkeseisu välja võluda! Siin peitub paar varjukülge: tegevuste esialgne kirjeldamine võtab terve igaviku, tarkvara õppimine teise igaviku ning süsteemi korrashoidmine kolmanda.

Samas on olemas lihtsad abivahendid, mille kasutuselevõtt vältab hetke ning mida sageli saab intuitiivselt, õppimata kasutada. Loomulikult, need on primitiivsed ega ole pooltki nii võimsad kui keerulised, kuid asja ajavad ära.

Näitan, millised on erinevad levinuimad töövahendid, mida kummagi koolkonna pooldajad kasutavad.

Keerulised tööriistad

Keeruliste töövahendite armaadat juhib Outlook. Microsofti tarkvara paistab silma selle poolest, et üldjuhul neis ei kehti Pareto printsiip, mille kohaselt 20 protsendi võimaluste kasutamine annab 80 protsenti kasust – pigem kasutab suurem osa neid 95:5 printsiibi kohaselt: 95 protsenti inimesi kasutab 5 protsenti tarkvara võimalustest ja tuleb sellega igati toime.

Outlook on suurepärane oma asjade korraldamise tarkvara eeldusel, et vaevud selle peensustesse tungima ning kõik oma tegevused selles kirjeldama. Paraku kulub selleks vähemalt nädal või paar. Kui siia lisada veel süsteemi korrashoiuks kuluv aeg, siis efektiivsest töövahendist on kaheldav kõnelda. Sama kehtib LotusNotesi kohta.

Aga pole midagi parata – need meie seast, kes töötavad korporatiivse ikke all, peavad sageli töökohustuste tõttu Outlooki või Notesi kasutama. Sel juhul on arukas panna Outlook või Notes võimalikult hästi tööle ning kasutada seda nii ühiste kui ka isiklike ülesannete kirjeldamiseks.

Lihtsust ja meeldivat disaini armastavas Apple’i arvutite ehk maakeeli ubinapuutrite maailmas leiab keeruliste lahenduste armastaja samuti oma lemmiku OmniFocusenäol. OmniFocus ei jää keerulisuse poolest Outlookile suurt millegi poolest alla.

Maci jaoks on olemas samuti Outlook, mis eelmises versioonis kandis Entourage’i nime, kuid kui vähegi võimalik, siis seda toodet soovitan vältida. Selles puudub suur osa PC Outlooki ahvatlevaid automatiseerimisvõimalusi ning kasutajaliides on kõike muud kui intuitiivne.

Sellesse klassi kuulub ka erinev produktiivsustarkvara, mille eredaimaks näiteks onMy Life Organized. Tarkvara loojate eesmärk on olnud üllas: aidata inimesel tegutseda lähtuvalt oma elu olulisimatest sihtidest ja rollidest, kuid tulemuseks on harukordselt keeruline tarkvara, milles oma elu kirjeldamine võtab paar-kolm nädalat.

Selliseid lahendusi leiab ka omal ajal peamiselt lihtsaid ja toimivaid lahendusi lubanud veebivara seast. Parim näide on ilmselt Toodledo, mille saladuste omandamiseks kulub kaugeltki enam aega kui kirjeldatavate tegevuste päriselus ära tegemiseks.

Kuldne kesktee

Hulk lahendusi püüab leida tasakaalu terviklikkuse ja intuitiivse kasutamise vahel.

Parim kasutatavast platvormist mittesõltuv näide on mõttekaartide kasutamine oma asjade ohjamisel. Vaba tarkvara FreeMind toimib nii Windowsi, Mac OSi kui ka Linuxiga arvutites ning tean mitut inimest, kes korraldavad oma asju mõttekaardi abil. Kirjeldad oma rollid ja eesmärgid ühes mõttekaardis ning seostad need igapäevategevustega. Soovi korral või kasutada ka mitut mõttekaarti, mille saad omavahel linkida.

Keerulisemate tasuliste mõttekaardivarade abil saab lisada sündmusi kalendrisse ning seada meeldetuletusi, mõne puhul isegi projektijuhtimisest tuttavat GANTTi kaarti joonistada.

Maci-maailmas pakub parimat mugavuse ja lihtsuse suhet tarkvara nimega Things. Selleski kirjeldad soovi korral oma rollid ning paned kirja nendega seotud projektid ja tegevused. Thingsil on suur pluss: ta võimaldab planeerida kõik oma tegevused, aga fookuses hoida ainult lähiajal olulisemaid. Tulevikutegevused saad paari nupuvajutusega peita eraldi kausta, kust need ilmuvad täpselt õigel ajal igapäevasesse tööülesannete loetelusse. Thingsi suure miinusena toimib see ainult õunatoodete, st Apple’i arvuti, iPadi või iPhone’iga.

Mu lemmikute hulka kuulub ka austraallaste loodud Thinking Rock, mis toimib nii Macis, Windowsi või Linuxiga kui ka Androidi ja iPhone’i telefonides. Thinking Rocki liides on intuitiivne ning see võimaldab suhteliselt lihtsalt kavandada oma tegevusi ning neid tõhusalt ära teha.

Kuldse kesktee alla kuuluvad ka mitmed märkmetarkvarad, milles tegevusnimestikke mõnus pidada. Keerulisematest võib esile tuua Evernote’i, millel olemas igale platvormile kliendid (Androidi oma tasuta kasutamiseks peab olema netiühendus olemas, netiühenduseta märkmete sirvimiseks tuleb aastatasu maksta) või tasuta SpringPad, aga viimasel puudub jälle arvutiga offline’is töötamist võimaldav klientprogramm.

Lihtsad lahendused

Mu sümpaatia kuulub kõige lihtsamatele lahendustele, mille kasutama õppimine võtab mõne hetke ning mille abil pole võimalik luua kosmiliselt keerulisi süsteeme.

Kalendri poolelt on kõige paindlikum ja laiemalt kasutatav Google Calendar, mis suudab suhelda enamiku telefoni- ja arvutikalendritega ja võimaldab samas leppida kohtumisi kokku ka teiste Google Calendari kasutajatega.

Tegevusnimestike ja märkmete poolelt meeldib mulle üle kõige Catch.com just oma lihtsuse tõttu. Catchi sisestad märkme ning soovi korral tähistad selle ühe või mitme sildi ehk tag’iga. Soovi korral võid lisada märkmele meeldetuletuse. Pealekauba saab Androidi telefoni või iPadiga sirvida märkmeid ka siis, kui netiühendust pole käepärast.

Ja lihtsate vahendite poolelt veel üks: vana hea märkmik või paberileht. Toimivad endiselt suurepäraselt, neid on lihtne kaasa võtta. Ainus paha lugu on see, et märkmele on keeruline lisada digidokumenti või seda kellegagi interneti kaudu jagada.

Millised on sinu lemmikvahendid ning miks neid eelistad? Palun anna kommentaarides nõu ja jaga oma kogemusi

 

11 Google’i nippi, mis aitavad paremini tegutseda

/6 Comments/in , , , , , ,

Pärast Google’i tasuta veebiteenuste saabumist pole maailm enam endine, sest saime tasuta hiiglasliku e-postkasti, suurepärase kalendrisüsteemi ning lihtsa tööülesannete nimestiku. Veel enam: suuremat osa kogu sellest infost saame jagada ka teiste inimestega. Näitan enam kui tosinat oma põhilist võtet, mida veebiteenustega kasutan.

1. Märgi tärniga vastamist ja tegutsemist nõudvad e-kirjad. Kui lähen kirju lugema, siis sageli esimese ringiga tähistan tärniga kirjad, millega tegutsemine või millele vastamine võtab üle paari minuti. Pärast sellise kiire ringi tegemist võtab tärniga tähistatud (Starred) kirjade vaate ette ning tegutsen ühe kirjaga korraga. Kui see valmis, valin järgmise.

Alternatiivina võib kasutada silte ehk label’eid. Olen kasutanud neid kahel moel. Kuna kirjale saab lisada mitu silti, siis üks silt kirjeldab projekti või suuremat tegevuste kogumit, millega kiri seotud, ning teine tähistab keskkonda, milles viibides saan selle ülesandega tegeleda: näiteks telefonikõne soovi sisaldaval kirjal on silt „@telefon“, arvutitööd nõudval „@arvuti“, kesklinnas ostlemist vajaval „@kesklinn“, netipangas ülekannet nõudval „@pank“. Sel juhul lähen näiteks netipanka võtan ette kõik sildiga „@pank“ kirjad ning teen järjest ülekanded ära.

2. Puhasta inbox. Selleks, et pilt oleks selgem, hoian inboxis ainult neid kirju, mille puhul ma pole veel täpselt otsustanud, mida nendega teha või milliseid tegevusi need kaasa toovad. Igal õhtul vaatan saabunud kirjad läbi ja otsustan igaühega, mida täpselt sellega pean tegema.

Tean mitut inimest, kes hoiavad kirju inbox’is seni, kuni neis olevad tegevused on tegemata – see on sama hea lahendus. Kui puhastad korrapäraselt inbox’i, siis korrastuvad ka mõtted.

3. Filtreeri. Mõne kirja lugemisega pole mingit kiiret: uudiskirjad, reisipakkumised, Facebooki teated, listikirjad… Nende puhul lasen Gmailil automaatselt lisada sildi „Ära loe kohe“ ning tõsta need inbox’ist ära arhiivi. Selleks avad kirja ja klõpsad More actions -> Filter messages like this -> paned kirja, milliselt adressaadilt või milliseid sõnu kirja päis või kiri ise sisaldab -> Next Step -> Skip the inbox ette linnuke ja Apply the label ette ka, valin viimase kõrval rippmenüüst „Ära loe kohe“, ning klõpsan Create Filter.

Kui saan rämpsmeile, mille saatja keeldub mind adressaatide hulgast eemaldamast ning spämmifilter mingil põhjusel ei toimi, siis lisan neilegi filtri tingimustega Skip inbox ning delete it.

4. Vasta välksõnumiga. Kui saatja kasutab ka Google Talki ning on parasjagu online’is, siis võid vastamise asemel valida Reply-nupu kõrval asuvale noolele klõpsimisel avanevast menüüst Reply by chat to. Sel juhul saate keskustelu kohe jätkata välksõnumite vahendusel.

5. Kutsu sõnum tagasi. Kas sul juhtub vahel, et saadad kirja kärmelt ära ning siis mõtled, et tegelikult saatsid kirja liiga kiiresti ära – sõnastasid mõne asja kaksipidi mõistetavalt, jätsid mõne asja kirjutamata või saatsid kirja hoopis valele adressaadile? Mul tuleb vahel ette. Kui lähed seadete lehele (Settings) ja valid Labs’i alt Undo send, siis saad 10-30 sekundit pärast kirja saatmist selle tagasi kutsuda. Tagasikutsumise ajavahemiku saad määrata seadete lehel.

Muide, see on üks põhjustest, miks kasutan Gmailis ingliskeelset liidest maakeelse asemel – ingliskeelne pakub palju laiemaid võimalusi ehk osa funktsioone on eestikeelses liideses puudu. Kaasa arvatud e-kirja tagasikutsumine. Tagasikutsumise nipp. Ingliskeelne liides. Undo send.

6. Kasuta tüüpvastuseid. Labs’is olev lisand Canned responses võimaldab valmis kirjutada tüüpvastused ning neid lisada kirja teksti. Kui kasutad vastamisel sageli samu väljendeid, säästad iga kuu selle abil mitu tundi.

7. Kuva Google Calendar ja dokumendid meilivaates. Vasakusse veergu saad laboris olevate vidinate abil kuvada oma kalendris olevad järgmised kohtumised ning Google Docsi viimatimuudetud dokumentide viited.

8. Loe kirju internetita. Kui oled Google Chrome’i kasutaja, siis saad lugeda kirju ja neile vastata ka siis, kui su arvuti pole internetiga ühendatud. Firefoxi kasutajad peaksid selleks paigaldama Google Gearsi (http://gears.google.com). Kirjadega töötamiseks siis, kui arvuti pole internetiga ühendatud, vali Settings -> Offline -> Enable Offline Mail. Arvuti kopeerib kirjad su arvutisse ning edaspidi saadab vastused teele ning kuvab uued kirjad kohe, kui ühendad arvuti internetiga.

9. Kasuta kalendrit. Google’i kalender (http://calendar.google.com) on parim tasuta veebikalender. Siingi on mõned head nipid. Näiteks võid endale luua mitu kalendrit: töistele tegemistele ühe ja kodustele teise – selleks vali vasakus veerus My calendars -> Add. Saad vaadata teiste inimeste kalendrit (loomulikult juhul, kui nad annavad selleks loa) – selleks klõpsa Other Calendars -> Add -> Add a friend’s calendar. Või hoopis jagada oma kalendrit teistega, et lihtsamini kohtumisi kokku leppida – selleks klõpsad vasakus veerus vastava kalendri kõrval asuvale noolele ja valid Share this Calendar.

Mitme kalendri kasutamisel tuleb silmas pidada seda, et mobiili või Outlookiga sünkroniseeritakse ainult sinu nö põhiline kalender. Teisi kalendreid ei sünkroniseerita. Mobiiliga sünkroniseerimise kohta vaata lisa aadressilt www.google.com/mobile/sync/ ning Outlookiga sünkroniseerimise kohta aadressilt www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?hl=en&answer=89955.

Google Calendar oskab sündmuste meeldetuletusi saata nii e-kirja teel kui ka lühisõnumina mobiilile. Mobiilile saadetavad meeldetuletused saad seadistada, valides Settings -> Mobile Setup ning lisades oma mobiilinumbri ja sisestades pärast lühisõnumi saamist kontrollkoodi.

Kui oled laboris aktiveerinud Smart Rescheduler’i, siis ilmub paremasse veergu moodul, mille abil saad kohtumise uut aega teiste Google Calendari kasutajatega kiiresti kokku leppida. Smart Rescheduler leiab ise kalendrist kõigile osalejatele sobivaid aegu.

Kui kasutad Google Chrome’i või Gearsi, siis saad kasutada ka kalendrit ja tööülesandeid internetita.

10. Kasuta tööülesandeid. Google Calendaril on olemas ka tööülesannete nimestikud. Selle kuvamiseks vali oma kalendrite alt Tasks ning paremasse veergu kuvatakse tööülesannete loend. Soovi korral võid tegevusite järjestust neid lohistades muuta, luua alamtegevusi (vajutad tegevusnimestikus lihtsalt tabulaatori nuppu klaviatuuril), luua erinevaid tegevusnimestikke ja tegevusi nende vahel liigutada.

Kui kasutad tegevusnimestikke, siis saad saabunud kirjadest luua kiirelt tegevusülesandeid – selleks klõpsad kirja lugemisvaates More actions -> Add to Tasks.

11. Kasuta mõnda ajahalduslisa. Parim neist on ilmselt ActiveInbox (www.activeinboxhq.com), mille abil saad kiiresti kirjadest koostada tegevusnimestikke.

12. Kasuta eraldiseisvat tegevusnimestikku. Kui  Google Tasksi võimalused tunduvad liiga piiratuna, võid kasutada mõnda täiuslikumat tegevusnimestikuteenust. Minu lemmik on Remember The Milk (www.rmilk.com), mille ülesandeid saad kuvada Google’i Calendrisse ning tellida ka igapäevast meeldetuletust selle kohta, milliseid tegevusi oled kavandanud teha.

13. Lepi kohtumisi nutikalt. Kohtumiste kokkuleppimise poolelt on mu lemmik www.doodle.com, sest seda on nii lihtne kasutada. Kui tahad kohtumist kokku leppida, siis valmistad Doodle’is hääletuse, pakkudes välja 2-5 kohtumise aeg, mis sulle sobivad. Nüüd saadad küsitluse viite kutsutavatele laiali ning palud igaühel hääletada, millised kohtumiste ajad neile sobivad. Lõpuks heidad pilgu küsitlusele ning kuulutad kõigile sobiva aja lõplikuks. Oled kokku hoidnud 30-60 minutit ning kümneid e-kirju ja telefonikõnesid.

Millised on sinu parimad Google Maili ja Calendari või mõne teise veebiteenuse nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Google Maili või Calendari kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Järgmisel nädalal tutvustan parimaid ajahaldusvahendeid Androidi opsüsteemiga telefonidele.

Suurepärane Outlook 2003 töötuba Gustavsbergiga

/2 Comments/in

Tegime koostöös Vain & Partneritega Gustavsberg Balticsiga (Eesti, Läti, Leedu + 2 inimest Soome esindusest) suurepärase Outlook 2003ga ajajuhtimise töötoa, mille tulemusena:

  • enamik osalejaid jäid koolitusega rahule ning ütlesid, et neil on sellest kasu;
  • 7 osalejat kümnest kasutavad nüüd Outlooki avalikku kalendrit ning meeskond töötab efektiivsema tervikuna;
  • meeskond leppis kokku ajajuhtimise heas tavas, mis aitab tulevikus paremini asjadest sama moodi aru saada.

Mida tegime ühe päevaga?

  • Häälestasime osalejate arvutites ühte moodi Outlooki.
  • Käisime läbi tervikliku enda ajas juhtimise protsessi, et aru saada, mida mingi asjaga peame konkreetselt pihta hakkama.
  • Võtsime kasutusele Outlooki avaliku kalendri.
  • Vaatasime väikeseid ajajuhtimise nippe ja trikke, et elu sujuks paremini.
  • Leppisime kokku ajajuhtimise hea tava, et meil oleks selge pilt, kuidas toime tulla ootamatustega, hoida prioriteete ning suhelda omavahel klaarilt.

Olen sarnast tööd teinud ka näiteks Nordea Panga jaepanganduse juhtidega ning nemadki on rahul. Kui tahad samasugust asja oma meeskonnale korraldada, palun võta minuga ühendust telefonil 5029037 või kirjutades kristjan-at-selgepilt.ee. Loomulikult ei pea selleks olema Outlook 2003 kasutaja – võime seda asja korraldada ka Outlook 2007, Google calendari või pabermärkmiku kasutajatele.

Prii veebivara aitab elu planeerida

/3 Comments/in , , , ,

Tasuta veebiteenused – Google’i e-mail ja kalender ning Toodledo tegevusnimestikud – aitavad oma elu ja tööd juhtida imetabasel moel ilma, et maksaksid selle eest sentigi. Või äärmisel juhul tasud paarsada krooni aastas.

Mais kirjutasin sellest, kuidas sisse seada maailma parim kalendermärkmik. Sama hästi ajab asja ära ka tasuta veebiteenustel põhinev ajajuhtimissüsteem.

Soovitan ajajuhtimissüsteemi kokku panna kolmest moodulist: Gmaili veebimeil, Google Calendar ning Toodledo tegevusnimestikud. Miks just need kolm?

Gmail on kõige kiirema ja lihtsaima liidesega veebimeil, milles postkastiruumi seitsme gigabaidi kandis. Kasutajaliides on intuitiivne, soovi korral saad kirjadega tööd teha ka netiühenduseta (hiljem, kui jõuad levisse, sünkroniseerid) ning manused võivad olla hiiglaslikud. Peale kõige muu suudab Gmail nutikalt suhelda mitmete teiste veebiteenustega.

Google Calendar pakub võimalust lihtsaimal viisil pidada kalendrit – kui soov on, siis isegi mitut. Samuti saad paari hiireklõpsuga jagada oma kalendreid tuttavate ja kolleegidega. Ning kui keegi saadab Microsoft Outlookist koosolekukutse, siis Google Calendar saab sellest aru. Pealegi pakub nii Google tarkvara, mille abil saad kalendri ja kontaktid automaatselt mobiilse andmeside kaudu oma taskutelefoni tõmmata. Ning Google’i kalendritki saad arvutist vaadata siis, kui netti pole.

Siin märkus ärikasutajatele: Google tekitas äsja väga mõistliku hinnaga (50$ aastas kasutaja kohta) konkurendi Microsoft Exchange’ile. Google Apps võimaldab nüüd sünkroniseerida meilindust-kalendrimajandust ning jagada tõhusalt dokumente, videojuppe ja Google Sitesi kaudu ka muud teadmist töötajate vahel. Enne, kui ostad kalli Exchange’i litsentsi, katseta Google Appsi – võib-olla selle võimalustest piisab Su ettevõttele.

Toodledo pakub kõige intuitiivsemat ja paindlikumat tegevusnimestike koostamise ja haldamise võimalust. Kasutajaliides on lihtne ning Toodledo funktsionaalsus konkurentidest oluliselt laiem, kattes suurema osa ajajuhtimise vajadustest – olgu neiks tegevusnimestike loomine, tegevuste prioritiseerimine ja liigitamine, ajamonitooring, tööülesannete jagamine teiste kasutajatega, eesmärgihaldus, ülesannete väljatrükk või meeldetuletajate kasutamine.

Kui maksad 15 dollarit aastas, siis saad kasutada ka alamülesandeid ehk sisuliselt lihtsat projektijuhtimist, jagada oma ülesandeid teiste tasulise teenuse kasutajatega, mudida ülesannete väljatrükivihikut oma maitsele vastavaks ning hoida lõpetatud ülesannete arhiivi kuni kaks aastat. Muide, Toodledo tööülesandeid saad kuvada ka oma Google’i kalendris.

Toodledo usaldusväärsus küll langes mõni aeg tagasi, kui tornaado pühkis osa nende andmekeskusest minema ning teenus polnud mitu päeva kättesaadav. Ma ei tea, kuidas läks andmetega… Minu omad jäid alles.

Nüüd paneme selle süsteemi käima.

Visioon ja eesmärgid silme ette

Ühendkuningriigis on Sussexi kiriku seinal 1720. aastast pärit silt „Visioon ülesandeta pole midagi muud kui unistus. Ülesanne visioonita on mõttetu rabelemine. Ülesanne ja visioon koos on maailma lootus.“

Toodledo’sse sisestad oma elu eesmärgid nagu ka elu eesmärkidega seotud pika- ja lühiajalised eesmärgid. Eesmärgid sõnasta nii nagu need oleks juba saavutatud. Ja loomulikult peaksid eesmärgid olema konkreetsed ja mõõdetavad.
Eesmärkide sõnastamisel hoolitse selle eest, et elu eesmärgiga oleksid seotud pikaajalised eesmärgid ning nendega omakorda lühiajalised eesmärgid. Lühiajaliste eesmärkidega seod konkreetsed tegevused, mis on vajalikud nende elluviimiseks. Sel juhul võid olla kindel: su elu mõte peegeldub sinu igapäevastes tegevustes.

Talleta ja sorteeri ideed hoolikalt

Oleks ju hea, kui me ei kaotaks enam ühtki ideed – selleks võiksime kõik tegemist vajavad asjad kirja panna. Selleks on mitu lihtsat võimalust: kas kribid mõtted ja tegemist vajavad asjad lihtsalt paberile ning otsustad kord päevas, mida nendega pihta hakkad ja sisestad tööülesanded Toodledosse või tekitad tööülesande Toodledosse saates selle e-kirjaga või sisestades selle otse veebikeskkonda soovi korral Firefoxi brauseri lisamoodulit kasutades.

Korra päevas võtad 30-60 minutit selleks, et otsustada, mida peaksid tegema iga Gmaili kirjakasti saabunud kirjaga. Kahjuks ei ole Toodledo suutnud oma teenust Gmailiga siduda, kuid sellest saab lihtsa nipiga üle: Toodledos häälestad tööülesannete impordi e-maili teel, saad ainult sulle teadaoleva meiliaadressi ning saadad tegevust nõudvad kirjad sellele aadressile edasi. Selle tulemusena lisanduvad need su tegevuste nimestikku.

Lisavõimalusena võid tööülesanded Toodledos sorteerida tegevuskeskkondi kirjeldavate kategooriate kaupa nagu näiteks @kontor, @kodu, @arvuti, @telefon, @müüginõupidamine, @toidupood… Nende keskkondade loomise põhimõte on lihtne: kategooriasse @kontor paigutad ainult need ülesanded, mille täitmiseks pead olema kontoris, kategooriasse @arvuti need tööd, mille tegemiseks on vaja arvutit, @telefon on telefonikõnede nimekiri. Sel juhul saad hiljem tegutsemisel vaadata ainult neid kategooriaid, milles olevaid tegevusi sa saad teha: pole mõtet kontoris mõelda asjade peale, mille tegemiseks peaksid olema kodus.

Ühe keskkonnana soovitan kasutada nimekirja @ootel. Sellesse lisa kõik delegeeritud ülesanded. Korra päevas vaatad nimekirja üle ning vajadusel saad uurida, millises seisus delegeeritud tööd hetkel on.

Hea süsteem paneb tegutsema

Kalendrisse pane kirja nii vähe kui võimalik – seal on peamiselt kokkulepitud kohtumised ning kogupäevasündmustena ka asjad, mida tuleb tingimata konkreetsel päeval teha.

Igasse päeva lepi endaga üks nõupidamine. Selle käigus tegeled hetkel kõige olulisema asjaga ega lase end segada ei e-kirjadel ega telefonikõnedel. Sarnaselt „päris“-nõupidamisega.

Igapäevasel tegutsemisel vaatad esmalt kalendrisse – kas seal on nõupidamisi teiste või sinu endaga. Seejärel vaatad tööde nimekirja, mis tuleks täna ära teha ning saad nendega ühele poole. Järgmiseks võtad ette Toodledo nimestiku ja valid järgmise tegevuse vastavalt keskkonnale, milles viibid, ning vastavalt järgmise oodatava katkestuseni jäänud ajale.

Paari kuu pärast kirjutan samas seerias sellest, kuidas juhin end mobiiltelefoni ja MS Outlooki abil. Selle juhise olen nii mõnelegi inimesele võlgu juba paar aastat. Luban suve lõpuks selle võla lõpuks kõrvaldada.

Reblog this post [with Zemanta]

Google’i tasklist: lihtne ja toimiv

/10 Comments/in , ,

Google’i värskeim lisandus Google Calendarisse, tööülesannete nimestik, on ehtguugellik toode: lihtne ning rahuldab hädapärased vajadused. Tööülesandeid saab kiiresti sisestada, järjestada ning tekitada ka hierarhilisi ülesandeid – ühest ülesandest tekitad projekti ning selle alla lood selle projekti tööd. Kui piriseda, siis keskmisest enam pühendunud GTD fännina võiks saada Taskidele lisada ka silte, mis kirjeldaksid näiteks töökeskkonda.

Ja veel üks soov: Google’i tööülesannete mobiilne ligipääs on praegu kehv.

Üht asja igatsen veel taga: kui Gmaili kirjastis oleks võimalik e-kirjast tööülesannet tekitada… Mmm.. Ajajuhtija unistus 🙂 Nagu Aarne märkis, saab tekitada tööülesandeid ka Gmaili kirjadest – selleks tuleb küll Labsi viite alt see võimalus aktiveerida.

Google Tasks on suurepärane vahend, mida soovitan kasutada. Vabandust, Toodledo arendajad, aga niipea kui Google’i Taskidele lisandub ka konteksti lisamise võimalus, soovitan edaspidi esimese veebiabimehena Google Calendarit, mitte Toodledo’d.

Reblog this post [with Zemanta]