Postitused

Koolitus: Arukas ajajuhtimine Outlookiga 13. jaanuaril Tallinnas

/1 Comment/in , ,

Korraldan järgmise Outlooki-koolituse Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses 13. jaanuaril. Koolitusele on oodatud inimesed, kes tahavad oma läpparis võtta maksimumi Microsoft Outlook 2003, 2007 või 2010st ning saada sel moel oma asjadega paremini toime.

Koolitusel osaled oma läppariga ja

  • häälestame Outlooki nii, et saaksime sellest võimalikult palju kasu nii kirjade vahetamisel kui ka oma tööde-tegemiste planeerimisel
  • uurime, kuidas vähendada sisenevate e-kirjade hulka ning kuidas nende oskusliku filtreerimisega aega kokku hoida
  • õpime kasutama Outlooki kalendrit: kalendrimärkmed, korduvad sündmused, koosolekute planeerimine
  • võtame kasutusele Outlooki tööülesanded ehk task’id ja uurime, millist kasu neist saame
  • leiame, kuidas Outlook aitab meil omada paremat ülevaadet praegustest tegevustest ja tulevikuplaanidest
  • leiame, kuidas luua toimivat kaustastruktuuri
  • harjutame eesmärgi sõnastamist ning paneme selle saavutamiseks vajalikud tegevused Outlooki kirja

Koolitusrühmas on kokku ainult 12 kohta ja mõned osalejad on ka praeguseks kindla “jah”-sõna ära öelnud. Koolitus maksab 191,05 eurot (2990 kro0ni) + käibemaks. Soodushind personali- ja koolitusjuhtidele ning ajajuhtimise koolitust sisekoolitusena kaaluvatele ettevõtete juhtidele: 127,17 eurot (1990 krooni) + km. Pakkumine kehtib ettevõttest või organisatsioonist ühele osalejale.

Registreeru koolitusele kohe, sest rühm peatselt on kohad täis! Registreerumiseks klõpsa siia.

Suurepärane Outlook 2003 töötuba Gustavsbergiga

/2 Comments/in

Tegime koostöös Vain & Partneritega Gustavsberg Balticsiga (Eesti, Läti, Leedu + 2 inimest Soome esindusest) suurepärase Outlook 2003ga ajajuhtimise töötoa, mille tulemusena:

  • enamik osalejaid jäid koolitusega rahule ning ütlesid, et neil on sellest kasu;
  • 7 osalejat kümnest kasutavad nüüd Outlooki avalikku kalendrit ning meeskond töötab efektiivsema tervikuna;
  • meeskond leppis kokku ajajuhtimise heas tavas, mis aitab tulevikus paremini asjadest sama moodi aru saada.

Mida tegime ühe päevaga?

  • Häälestasime osalejate arvutites ühte moodi Outlooki.
  • Käisime läbi tervikliku enda ajas juhtimise protsessi, et aru saada, mida mingi asjaga peame konkreetselt pihta hakkama.
  • Võtsime kasutusele Outlooki avaliku kalendri.
  • Vaatasime väikeseid ajajuhtimise nippe ja trikke, et elu sujuks paremini.
  • Leppisime kokku ajajuhtimise hea tava, et meil oleks selge pilt, kuidas toime tulla ootamatustega, hoida prioriteete ning suhelda omavahel klaarilt.

Olen sarnast tööd teinud ka näiteks Nordea Panga jaepanganduse juhtidega ning nemadki on rahul. Kui tahad samasugust asja oma meeskonnale korraldada, palun võta minuga ühendust telefonil 5029037 või kirjutades kristjan-at-selgepilt.ee. Loomulikult ei pea selleks olema Outlook 2003 kasutaja – võime seda asja korraldada ka Outlook 2007, Google calendari või pabermärkmiku kasutajatele.

Nipid ja trikid: intuitiivne ja tõhus Autofookus Outlooki kasutajale

/1 Comment/in ,

Olen praeguseks kasutanud veidi üle nädala Mark Forsteri ajakorraldussüsteemi Autofocus või maakeeli Autofookus täiendatud versiooni ning see toimib endiselt suurepäraselt. Olen küll enda jaoks tekitanud süsteemi, milles on mitmeid David Alleni Getting Things Done’i elemente, kuid põhiolemus pärineb siiski Autofookuselt.

Olen peamiselt Outlooki kasutaja, seega esmalt mõned nipid ja trikid, mida olen avastanud. Enne nende nippide ja trikkide juurde asumist palun proovi Autofookust kasutada paberi ja pliiatsiga või lihtsalt tekstifaili tegevusi kirjutades – see annab süsteemi tunnetuse kätte. Juhendit saad lugeda siit.

Outlookis toimin nii:

Häälestus:

  • Tekitasin mõned uued kategooriad:
    • :Autofookus kodu – koduste tööde nimestik
    • :Autofookus kodu tulevik – koduste tööde nimestik, milleni on veel üle kuu aega
    • :Autofookus töö – töiste tegemiste nimestik
    • :Autofookus töö tulevik – töiste tegevuste nimestik, mida pole mõtet enne kuud aega ette võtta
    • Koolonit kasutan sõna ees, sest projektide jaoks on mul kategooria .Projektid ning näiteks delegeeritud tegevuste jaoks @ootel. Sel juhul kuvab Outlook kõige üleval projektide kategooria, siis autofookuse ning siis GTD @-märgiga kategooriad
  • Ülesanded on sorteeritud Create date’i järgi kasvavas järjestuses. Ülesanded on filtreeritud nii, et näen Date Completed = today, Date Completed = yesterday ning Date Completed = doesn’t exist. Sel juhul on mu nimestikus nii lõpetamata kui ka täna-eile lõpetud tööd.

Töö Outlookis

  • Ülesanded lisan sama moodi nagu ennegi, kategooriata task’ina.
  • Alustan koduse või töise Autofookuse nimestiku lõpust. Kui jõuan tegevuseni, mille elluviimiseks on õige aeg, teen asja ära ning märgin täidetuks. Kui lõpuni ei jõudnud, kopeerin enne task’i mahakriipsutamist selle samasse nimekirja. Kui valmis, siis küsin endalt, mis on järgmine samm, et jõuda eduka tulemuseni, lisan ülesande nimestiku lõppu ning otsin järgmise ülesande nimestiku lõpust.
  • Kui nii enam ei taha tööd teha, leian järgmise töö Autofookuse nimekirja algusest. Nimekirja algust vaatan lehekülgede ehk ekraanitäite kaupa – enne ma järgmisele ekraanitäiele ei liigu, kui ükski ülesanne hetkel kuvatavast nimestikust mind ei kõneta. Järgmisele ekraanitäiele liigun pärast seda, kui ükski ekraanil olev ülesande ei sobi teostamiseks.
  • Kui sel viisil töötamisest saab kõrini, lülitun taas tagurpidi-režiimi ja otsin järgmist tööd nimekirja lõpust. Sel moel lülitun edasi-tagasi mitu korda päevas.
  • Kord päevas ülevaatuse käigus lisan kõik kategooriata ülesanded õigesse kategooriasse ning märgin osa töid analüüsiks. Analüüsimisele kuuluvad need tegevused, mis jäävad viimasest täidetud ülesandest ülespoole. Märgin need kõrgema prioriteediga. Selliste töödega on mitu varianti:
    • Kas seda ülesannet on üldse vaja? Kui ei, siis kustutan.
    • Kas mõistan, mis mind takistab seda ülesannet täitmast? Vajadusel jagan ülesande väiksemateks tükkideks, lisan need tükid nimestiku lõppu ning kustutan algse ülesande.
    • Kolmas variant: otsustan selle ülesande homme esimese asjana ära teha. Sel juhul alustan järgmist päeva edaspidi-, mitte tagurpidi-režiimil.
  • Mobiiliga on lood täbarad, sest mu Windows Mobile’i AgendaOne ei suuda kuvada task’e create date’i järgi. Kui oleks printer käepärast, siis prindiks lihtsalt autofookuse nimestikud välja laua tagant lahkudes. Paremaid ideid?

Täiendused algupärasele Autofookusele

Kui mul on mitu suurt projekti pooleli, siis kaaluksin tõsiselt neist igaühe jaoks eraldi Autofookuse-nimestiku koostamist. Ning töötaksin iga projektiga iga päev just nii kaua, kui vaja.

Kasutan endiselt mõnda täiendavat kategooriat. Nendeks on:

  • @Ootel – delegeeritud ülesannetele
  • @Askeldused [asukoht], nt “@Askeldused kesklinn” – tegevustele, millega pole suurt kiiret ja mille teen ära siis, kui juhtun järgmine kord kesklinna
  • @[Koosoleku nimi] nõupidamine, nt @Müüginõupidamine – teemad, mida tuleb vastaval nõupidamisel arutada
  • 1:1 [Nimi], nt “1:1 Jaan” – teemad, mida peame järgmisel kohtumisel Jaaniga arutama
  • @Rutiin – rutiinsed tegevused, mida tuleb teha kindlal päeval. Siin esineb erandeid, näiteks loen kord nädalas uut ajahaldusalast infot – selle ülesande sisestan käsitsi iga kord uuesti ja hoolitsen selle eest, et ma ei teeks seda sagedamini kui kord nädalas.
  • Igasugused kontrollnimestikud ehk checklistid. Näiteks kategooria raamatute jaoks, mida tahan tulevikus lugeda.

Kasutan mõõdukalt ka kuupäeva ehk due date’i ülesannetel – sinna märgin ülesande täitmise hiliseima aja. Aga väga sageli teen ülesanded teoks enne seda kuupäeva.

Google Tasksi omapärad

Kui kasutaksin Google Tasksi, siis paar täiendavat nippi:

  • Uued ülesanded lisan alati nimestiku lõppu.
  • Iga päeva lõpus leian analüüsitavad ülesanded (nimekirjas kõige ülemise täidetud ülesande peal asuvad täitmata ülesanded) ning analüüsin neid. Nende kohale tekitan esimesel korra ülesande “Olulised tööd:” ning nihutan kõiki ülevaatusel olevaid ülesandeid sammu võrra paremale. Nendega tegelen homme esimesena.
  • Pärast seda koristan nimestikust juba täidetud ülesanded.

Täiendavad ettepanekud ja küsimused tavapäraselt teretulnud 🙂

Reblog this post [with Zemanta]

Off-topic: Vajan abi Google Appsi, POP3 ja Outlook 2007 (taas) käima panemiseks

/0 Comments/in

Mõne päeva eest avastasin, et mu Outlook 2007 ei lae enam POP3ga kõiki kirju alla. Lähemal uurimisel selgus, et Gmaili kontolt tulevad meilid ilusti kohale, kuid Google Appsi hostingus selgepilt.ee ja otsmann.ee aadressidelt jäävad mõned meilid vahele.

Lähemal uurimisel tundub, et aeg-ajalt jätab POP3 tõmbamata need kirjad, mida olen kas mobiilis või veebis vaadanud (aga kindel ma selles pole).

Uurisin veel – täna ei tõmmanud Google Appsi kasutavatelt kontodelt ühtegi kirja ning Gmailist tõmbab POP3ga kenasti. Google Appsist jõuab kiri (vist) kohale siis, kui Outlook on avatud kirja saabumise hetkel ning juhtub lähiminuteil pärast kirja saabumist posti tõmbama.

Kas kellelgi on sarnast probleemi viimasel ajal ette tulnud? Lahenduse soovitusi?

Täiendus: Nii nagu probleem kerkis, nii ta ka kadus. Ainus, mida omalt poolt tegin, oli see, et puhastasin Outlooki Deleted Itemsi kausta ja koristasin sealt tuhatkond vana kirja. Variandid:

  1. Outlooki cala – olen ennegi märganud, et näiteks mobiiliga sünkroniseerimine ei toiminud enam, kui taskide koguarv ületas 2500 piiri. Võib-olla on samasugune võimekuspiirang ka kirjade puhul?
  2. Google Appsi cala, mis nüüdseks korda tehtud.

Ja veel üks täiendus: Probleem kadus ajutiselt ning naasis järgmisel päeval. Probleemi lahendas minu jaoks see, kui panin Outlooki POP3e  kirju tõmbama aadressilt “recent:kasutaja@domeen.ee”. Sel juhul tõmbab ta ka saadetud kirjad, aga see on väike probleem. Siiani toimib.

Reblog this post [with Zemanta]

Tegime Nordea jaemüügiinimestega tublisti tööd

/7 Comments/in , ,

Neljapäeval ja reedel sättisime Nordea Panga jaemüügi poole juhtide ja keskastme juhtide ajajuhtimist paremaks ning koolitusest tõuseb loodetavasti tublisti kasu. Mida tegime?

  • Enamik inimesi tuli koolitusele oma sülearvutiga, milles MS Outlook 2003.
  • Võtsime läpparid lahti ning häälestasime vaikevaated.
  • Käisime läbi kogu ajajuhtimise protsessi ning nii mõndagi asja harjutasime Outlookiga, et paremini meelde jääks ning pärast koolitust oleks lihtsam oma tööelu korda sättida.
  • Arutasime üsna põhjalikult selle üle, millistes asjades oleks vaja kokku leppida, et efektiivsemalt tegutseda. Loodan, et nende arutelude põhjal valmib juba lähiajal Nordea jaepanganduse juhtide ajajuhtimise hea tava, mille järgimine aitab meeskonnal veelgi efektiivsemalt tööd teha.

Inimesed jäid koolitusega rahule. Mõned osalejate kommentaarid pärast koolitust:

„Meeldis dialoogi ja arutelu vorm ja väga praktiline „hands on“ lähenemine.“
Teet Parring, segmendijuhtimise osakonna juht, Nordea Pank

„Koolitus ületas ootused – nii materjali ülesehituse kui tempo osas. Super!“
Milja Peiker, telefonipanga juht, Nordea Pank

„Meeldis, et kohe pabermaterjalide kõrval oli võimalk ise Outlookis järele proovida ja vajalikke seadistusi muuta, lisada ja ära võtta. Sain nii mõnegi nipi ja soovituse, mida saan ise koolitades kasutada.“
Marit Mardi, personaalpanganduse osakonna juht, Nordea Pank

„Rakendan Outlooki kalendri ja taskid enda jaoks tööle süsteemseks info talletamiseks -> asi kirjas, aju puhkab! [Mulle meeldis koolitusel] Suurepäraselt vahetu suhtlus, loogiliselt lihtsad näpunäited, kuidas ennast natukenegi süstematiseeritumaks saada.“
Hendrik Rannamets, igapäevapanganduse tootejuht, Nordea Pank.

„Saan seada oma ülesanded ja ideed süsteemi ja seeläbi rahuliku südamega magada, kuna „kõik on kirjas!“ Ma ei unusta midagi.“
Reet Kivi, mass-marketing segmendijuht, Nordea Pank

„Väga praktiline, saab kohe kasutada. Väga suur pluss, et ühe ettevõtte töötajad [osalesid] -> [koolitus] leiab kandepinda ja [õpitu] elluviimine läheb kiiresti käima.“
Reelika Areng, projektijuht, Nordea Pank

„Palju häid nippe ning igapäevaeluks vajalikku informatsiooni. Väga lahe ning asjalik koolitus. Soovitan kindlasti ka tuttavatele/sõpradele.“
Kristo Kokk, eluaseme finantseerimise tootejuht, Nordea Pank

Koolitus andis mullegi ühe mõtte: võib-olla võiksime korraldada kahepäevase Outlooki, pabermärkmiku või Google Calendari töötoa, milles osalejad saaksid juba koolitusel kõik vajalikud asjad kirja ning töödeldud. Kas keegi on huvitatud sellisel koolitusel osalemisest? Kui jah, palun anna mulle teada aadressil kristjan-at-selgepilt.ee või postituse kommentaarides.