Postitused

Mida teed järgmiseks?

/4 Comments/in , , ,

See on minu jaoks üks olulisemaid küsimusi. Mida teed järgmiseks, et astuda oluline samm eesmärgile lähemale? Või kui eesmärgid puuduvad, aga on olemas siht, siis selles suunas minekuks?

Näen sageli koolitustel kolme äärmuslikku enda ajas juhtimise tüüpi.

Esimesed armastavad end nimetada impulsiivseteks. „Mulle meeldib langetada hetkeajel otsuseid, mida ette võtan, reeglid pole minu jaoks,“ armastavad nad öelda.

Mis neid ikkagi ajab ajajuhtimise koolitusele?
Kahtlustan, et nad ei saa sageli olulisi asju tehtud, sest kui siht on segane, pole ju vahet, kuhu poole jooksed. Sageli soovivadki nad selgusele jõuda sihis, kuhu poole minna, et siis neile omase kiirusega otsustada, mida järgmisena võiks teha. Kui nad jõuavad selles selgusele, siis tormavad nad valitud suunas sama ohjeldamatult kui enne sihitult ekseldes.

Teistele meeldib end nimetada süstemaatilisteks inimesteks. „Asi tuleb enne ikka põhjalikult läbi planeerida, hea plaan on juba pool tegu,“ lausuvad nad.

Ega nad eksi, aga nad planeerivad elu ja tegemisi nii põhjalikult, et paraku ei jõua nad tegevusteni peaaegu kunagi. Sageli mõistavad nad koolitusel, et sel pole suurt vahet, kas planeerid üle või ei tee üldse plaani – tegutsemine ei kuku nii ega naa hästi välja. Kui nad õpivad piiritlema oma plaane ning leidma, milline on nende järgmine konkreetne tegevus, siis liiguvad nad edasi äärmiselt järjekindlalt ja tõhusalt.

Kolmas seltskond teeb küll realistliku plaani, kuid tegutsemise käigus ei suuda seda piiritleda, lisades olemasolevatele kavadele üha uusi tegevusi. Selle tulemusena ei lõpeta nad ühtegi tööd, sest töökuhi üha kasvab. Kui nad mõistavad, et kui tõmmata plaani ja tegevuste alla joon ka siis, kui tulemus pole täiuslik, vaid on lihtsalt väga hea, tulevad nad oma asjadega oluliselt paremini toime.

Seega on iga asja puhul kaks võtmeküsimust: kuhu ma tahan välja jõuda ning milline on minu järgmine samm selles suunas?

Ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done looja David Allen soovitab tegutseda nii:

  • Iga tegevuse puhul küsi, kas ja miks see on tähtis.
  • Kui tegevus on tähtis, siis kas tegelikult pead tegema tulemuseni jõudmiseks mitu sammu? Kui nii, siis sõnasta projekt, mis on vajalik tulemuseni jõudmiseks ning lisa see oma projektide loetelusse. Seejärel küsi, milline on sinu järgmine samm tulemuse saavutamiseks.
  • Kui see tegevus võtab alla kahe minuti aega, tee see kohe ära, kui vähegi võimalik.
  • Kui tegevus nõuab üle kahe minuti, siis vaata, kas saad selle delegeerida kellelegi, kel on rohkem aega või oskusi. Delegeeritud tegevus lisa delegeeritud tegevuste nimekirja – seda saad aeg-ajalt üle vaadata ja uurida, kuidas teised asjadega toime tulevad.
  • Kui delegeerida pole võimalik, siis lisa tegevus Autofookuse tegevusnimestikku või lepi endaga kalendris kohtumine, et see tegevus sobival hetkel teoks teha.
  • Kui tegevus pole tähtis, siis viska see ära ja ära tegutse.
  • Kui ära visata ei raatsi, lisa see tegevus või sellega seotud materjalid arhiivi.
  • Kui tegevus pole praegu tähtis, aga tulevikus soovid selle juurde naasta, lisa tegevus nimekirja, milles on tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval elluviidavad tegevused. Seda nimekirja saad aeg-ajalt üle vaadata ning võib-olla on mõni konkreetne idee küpsenud vahepeal elluviimise faasi – siis saad ju sellest teha uue projekti.

Proovi kasutada seda mõtteviisi ja sa näed, kuidas asjad hakkavad kiiremini edasi liikuma.

Aga kõige olulisem on siiski see, et päri iga tegevuse puhul: miks seda tegevust on vaja ning milline on siht ja milline on sinu järgmine samm selle sihi suunas.

12 nippi infouputusega toimetulekuks

/5 Comments/in , , , ,

Kurb, aga tõsi: aeg, mil saime infot ühest või kahest kohast, on möödas. Vähemalt seni, kuni leiutame piisavalt intelligentse personaalse infootsinguagendi.

Kuidas jõuavad sinuni tegevused? Võta viis minutit ja pane kirja, kust leiad uusi tegevusi.

E-post. Tööaadressilt tuleb lakkamatu tegutsemist nõudvate kirjade tulv nagu ka paarilt-kolmelt era-aadressilt. Kui palju saad päevas kirju? Kui hästi läheb, siis paar-kolmkümmend. Kui mitte, siis sadakond.

Osa asju on kirjas märkmikus, ükskõik, kas digitaalses või vanal heal paberil. Kui neid ei jõua tehtud, kirjutad järgmisele päevale ümber, mil sa ei leia samuti nende jaoks aega.

Märkmelipikud töölaual, kuvari küljes, rahakoti vahel, märkmikus, autos, kemmergus, kõikjal. Kes teab, mis neil kõigil on kirjas?

Dokumendid lauanurgal või äärmuslikemail juhtudel kõikjal, paarikümnesentimeetrisest lauda katvast kultuurikihist töötooli ümbritseva ühtlase paberimassini, mis takistab toolirattaid veeremast. Seal kuskil on kindlasti mõned jube olulised tegevused, aga kellelgi pole aimu, mida need endast täpselt kujutavad. Aga kuklas haamerdav tunne ütleb, et kuskil tiksub järjekordne miin, mis võib iga kell tähelepanu puuduse tõttu plahvatades tuua kaasa väiksemat sorti tormi teeklaasis.

Kodus: ostunimestik külmkapil, mõned paberid diivanilaual, kaheksa aastat paigaldamata põrandaliist, kääksuv uks, aastaid koristamata kelder, pabereisse-raamatuisse mattunud öökapp, hulk ideid ja uitmõtteid mitmes peas segiläbi töömõtetega.

Uudised veebilehtedel. Alates olulistest eluks pea hädavajalikest sõnumeist lõpetades ühelt poolt globaalpoliitilise olukorra ja teiselt poolt uudistega nagu näiteks „Lindsay Lohani kints on täitsa pekkis“.

See oli alles algus. Siis laskus järgmine infopilv.

Hakatuseks välksõnumid – Windows Live Messenger (tuntud ka kui MSN) ning Skype. Kui oled arvuti taga, siis oled ju kättesaadav!

Siis Facebook. Kui ennustasin poolteist aastat tagasi, et Orkuti ajastu on Eestis läbi, nappis uskujaid. Nüüd on näha, et Orkut pole küll surnud, kui lõhnab imelikult, kui parafraseerida Frank Zappat. Aga sotsiaalsed loomad nagu oleme, on vaja tšekata nii Facebooki, Orkutit, LinkedIni ja Plaxot ning vist veel mingit võrgustikku, mille nime isegi keegi ei mäleta, aga mida mõned mudilased kasutavat siiani.

Nüüd Twitter. „Kui sind pole Twitteris, siis pole sind olemas!“ pröökavad uue meedia gurud. Oled ikka küll. Aga Twitter on kasulik võrgustumis- ja infoleviku vahend sellest hoolimata (ütles @kristjanotsmann 140 tähemärgiga).

Ja siis veel info kogu maailmast, mida vahepeal jõudsid tehnoloogiasõbralikumad meist RSSi vahendusel lugeda (RSS on selline teenus, mis jälgib lehtedel toimunud muudatusi ning annab neist meile teada). Mu jaoks on küll RSS surnud, sest ma lihtsalt ei taha jälgida mitutsada uudiskanalit, mille vahel ma valida ei suuda. Parem vaatan vahetevahel, mida mu Twitteri kontaktid on põnevat leidnud.

Lisaks veel enda mõtted. Nagu teisi asju veel vähe oleks.

Tulemus: uitmõtted, mis ei lase olulistele asjadele keskenduda; unehäired, sest kell 2.17 meenub, et midagi olulist jäi tegemata; ärevus, et midagi olulist on kindlasti kuskil veel, millele me pole piisavalt tähelepanu pööranud.

Mida peale hakata? Annan 12 soovitust

1. Vaata kriitilise pilguga üle kõik infokanalid, mida tarbid ning loobu kõigest, mis pole kvaliteetseks eluks vajalik –e-uudiskirjade ja listide tellimusist, mida sa tegelikult ei loe, kirjuta filtreid, mis liigutavad ebaolulisi kirju prügikasti.

2. Vajalikku infot hangi teiste inimestega rääkides. Enamik meist on mingis valdkonnas vaieldamatu ekspert. Sedapidi jõuab kvaliteetne info meieni inimlikumalt ja vahetumalt.

3. Keera teler reklaamipauside ajaks hääletuks – infot on niigi palju. Proovi seda mõnel õhtul ja pärast võrdle seda eelmisega.

4. Võta ette mõttepuhastus, mille käigus vaata üle kõik nö kogumissahtlid, kuhu praegu infot kogud. Selle töö käigus koosta nimekiri võimalikest tegevusist. See tuleb pikk. Aga kõiki neid asju sa ei pea tegema. Sõelu sealt välja oluline viiendik, mis annab neli viiendikku su elu kvaliteedist.

5. Vähenda kogumissahtlite arvu. Kasuta ühte või kahte meilikasti, märkmikus ühte lehte ideede ja uute tegemiste jaoks, ümbrikku saabuvatele dokumentidele ja paberitele. Kogu saabuvat infot nii vähestesse kohtadesse kui võimalik, sest siis on sul iga päev vähem kohti üle vaadata, et mõista, mida pead tegema.

6. Keera arvutis kellad ja viled maha. Tegelikult pole ju vaja, et uue meili saabumisel avaneb hüpikaken, tuba läbistab „kõll“ või „ding-dong“ ning ekraani all paremas nurgas vilgutab end ümbrik, mis annab teada järjekordsest postkasti potsatanud pakkumisest. Rääkimata MSNi ja Skype kõllidest ja plinks-plonksidest. Tarbi infot siis, kui sa seda tahad, mitte siis, kui teised seda soovivad.

7. Tšekka e-kirju nii tihti kui vaja, aga vasta ainult neile, mis tegelikult ka nõuavad viivitamatut vastust. Ülejäänutele vasta kord päevas ning teata sellest ka oma kontaktidele, et nad paanikasse ei satuks, kui sa pole viie sekundi pärast meilile vastanud.

8. Vaata kord päevas läbi saabunud kirjad, uued ideed ja teiste pakutud tegevused ning otsusta igaühe puhul, kas ja mida pead sellega ette võtma. Proovi jõuda nii kaugele, et päeva lõpuks on su inbox tühi. Lisa tegevused tegevusnimestikku.

9. Kasuta otsinguagente nagu Google Alerts ning twitteralerts.net. Facebook häälesta nii, et see saadaks su meilile ainult need sõnumid, mida vajad. Kirjuta oma meiliprogrammi filter, mis tõstab kõik sõbrakutsed ning ebaolulisemad facebookiteated eraldi ümbrikusse, kust saad neid kord-paar päevas korraga lugemas käia.

10. Lepi sellega, et Twitter ja Facebook tõid kaasa info tarbimise paradigma muutuse – kogu infot pole enam võimalik tarbida. Oleme nagu nõukaaegses anekdoodis, milles seersant ühendas sujuvalt aja ruumi, käskides sõduritel kaevata kraavi „siit kuni lõunani“. Kui lähed Facebooki või Twitterisse, siis näed käesoleva hetke infokildu ajastu vaimu peegeldusena. Ja see on päris tore, sest aitab keskenduda rohkem hetkele, mitte olla kinni minevikus.

11. Puhka aktiivselt. Kui himu läheb väga kangeks, siis luba endale kord-paar päevas rämpstoitu elu24de ja delfide veergudelt, aga vähenda doosi iga päev veidi, et ärajäämanähtusid leevendada ning lõpuks loobuda (huvitav, miks ei avaldata rämpsuudiste lehtedel hoiatust „Infoporno tekitab kergesti sõltuvust. Ära alusta!“)

12. Infouputuselt tagasi võidetud hetkedel mine õue, jaluta veidi ning hinga, kuula ja vaata, mis maailmas päriselt toimub. Räägi inimestega ja kuula, mida neil öelda. Lõppude lõpuks on ju see päris maailm, milles elad, mitte digisuhtlusest pakatav virtuaalne ümbruskond. Olukord muutub siis, kui jõuame täiendatud reaalsuseni (augmented reality), milles on digiinfo loomulikult segunenud tavapärase maailmaga. Aga selleni kulub veel aastaid.

Mida nii käitudes kaotaksid? Mida võidaksid?

MIllised on need elu elu aeglasemaks muutvad ja infotulve vähendavad nipid, mida ise kasutad?

Kuidas vältida tegevuste edasilükkamist?

/0 Comments/in , , , ,

Hulk inimesi on andnud endale ja teistele uusaastalubadusi. Enamik neist on igavad (a la võtan mõne kilo alla, loobun suitsetamisest või rämpstoidust, ostan uue kušeti). Ma ei ütle, et sellistel lubadustel oleks midagi viga – igati asjalikud, ainult, et… Kuidagi igavavõitu on.

Miks nii? Põhjus: lihtne on ju mängida tuntud mängumaadel ning hiljem öelda – ma ju teadsin, sellest ei saa asja. Inimene kobab ringi oma mugavustsoonis ja häda ei miskit.

Palju ägedam oleks teha midagi uut ja ennenägematut (õpin iga päev midagi uut ja nii 365 päeva järjest, ma ei ütle kellelegi aasta jooksul halvasti, ütlen alati „jah“, kui vähegi võimalik, teen midagi enda jaoks enneolematut, mida enne pole proovinud, kolin hoopis mujale, kus on palju vähem lund ning palju soojem ilm). Kui lubadus on silmapaistvalt paeluv, ahvatlev ning väljakutset ja pingutust nõudev, siis seda on kummalisel moel lihtsam ellu viia, sest see nõuab suuremat pingutust. Paradoks?

Ning isegi sel juhul on imelihtne jätta asi sinnapaika. Jõuab, selle kiire asjaga on aega…  Edasilükkamine pole mitte probleem, vaid sümptom, mis viitab hoopis teisele probleemile. Küsimus ongi selles, kus asub edasilükkamist soodustav probleem. Kas meil on puudu oluline infokild? Kas meid takistab hirm? Milline täpsemalt? Kas me üldse täpselt teame, mida on vaja teha? Ja kui ei tea, kuidas saaksime seda teada?

Enamike asjade puhul me jõllitame takistust, mitte sihtmärki. Nagu väike laps õpiks jalgrattaga sõitma. Selle asemel, et teed vaadata, uurib ta üha uusi kohti, kuhu otsa ei tohiks sõita: „Ma ei tohi sõita põõsasse, ma ei tohi sõita põõsasse, uups, sõitsingi põõsasse.“ Nii peaksime meiegi vaatama eesmärki, mitte teel olevat takistust (mis põhjustab eesmärgini jõudmisel edasilükkamist). Takistus huvitab meid ainult nii palju, et kuidas saame väikseima energiakuluga sellest üle või ümber. Aga tavaliselt käitume risti vastupidi: „Ma ei taha astuda esimest sammu, ma ei taha astuda esimest sammu, raisk, ma ei astunudki esimest sammu…“

Seega on kõige olulisem küsida endalt kahte küsimust: “Miks ma tegelikult tahan jõuda eesmärgini?” ning “Milline on minu järgmine tegevus eesmärgini jõudmiseks?“ Ja vastuste leidmisel viivitamatult see tegevus ette võtta ja ära teha.

Nüüd otsusta, mis on just täna kõige olulisem, milline on see üks tegevus, mille teed esmalt ära teel eesmärgi poole ning miks just täna on hea päev selle tegemiseks. Oledki sammu sihile lähemal.

8 nippi, et uus aasta tuleks vanast parem

/6 Comments/in , , , , ,

Kuidas läks sinu tänavuste uusaastalubadustega? Oleks võinud vist paremini minna… Mida teha, et järgmine aasta tuleks parem? Kuula Kanada enesejuhtimisguru Robin Sharma ning USA efektiivsuse meistri David Alleni ja Briti ajajuhtimisspetsi Mark Forsteri soovitusi.

1. Vaata läbi tänavune aasta. Pane kirja, mis tänavu õnnestus suurepäraselt, ning mis veel tähtsam, kirjelda, milles arenesid lõppeval aastal – mida uut õppisid, milliseid uusi asju tegid. Pane kirja ka kõik oma tänavused saavutused.

Vaata ka varjupoolt: milliseid asju tahtsid teha, aga ei teinud. Miks läks just nii? Kas tegemata tegudeks on järgmine aasta parem? Kas neid üldse on mõtet järgmisel aastal teha? Mida õppisid lüüasaamistest? Kuidas võitsid nii lörriläinud asjadest kui ka tegemata jäänud tegudest igal juhul?

2. Vali 2010. aasta tunnuslause. Mille poolest tuleb järgmine aasta eriline, millise lööklausega võiks seda iseloomustada? „Majandusliku muretuse aasta”, „Meisterlikkuse aasta” või hoopis „Kartmatuse aasta”? Pane järgmise aasta nimi kirja vihikusse, mida kasutad järgmisel aastal igal nädalal oma tegevuste ülevaatuseks.

3. Sõnasta missioon. Nüüd sõnasta ühe tekstilõiguga oma missioon järgmiseks aastaks ning lisa see järgmise aasta iganädalaste ülevaatuste dokumenti. Mida selgemalt oma missiooni sõnastad, seda lihtsam on sul pühenduda selle elluviimisele. Ja seda paremaid tulemusi sa järgmisel aastal näed.

4. Loetle 5 olulisimat eesmärki. Nüüd küsi endalt väga tõhus enesecoachingu küsimus: „Millised viis olulist asja minu elus juhtuvad tänase ning järgmise aasta 31. detsembri vahel, et sellest saaks minu senise elu parim aasta?” Pane need viis eesmärki nii lihtsalt ja selgelt kirja kui vähegi oskad. Hoolitse selle eest, et need tekitaksid sinus kirge, oleksid mõõdetavad, nõuaksid väikest pingutust ka ning iga asja puhul oleks ka kirjas kuupäev, mis ajaks tahad selle asjaga toime tulla.

Kui sa esimese hooga ei suuda viit eesmärki valida, vaid neid tuleb oluliselt rohkem, siis kirjuta üles kõik olulised asjad, mida sa võiksid järgmisel aastal teha. Lase nimekirjal seista mõni päev ning seejärel kriipsuta maha need tegevused, mida sa ei kavatse kindlasti teha. Nüüd las nimekiri settida veel mõne päeva ning kirjuta teise, tulevikutegevuste nimekirja ümber need asjad, mida ei pea tingimata järgmisel aastal tegema. Nüüd on juba lihtsam välja valida järgmise aasta viis olulisimat eesmärki.

5. Tükelda 5 olulisimat eesmärki. Jaga iga eesmärk veidi väiksemateks sammudeks ning otsusta iga eesmärgi puhul, mida oled ära teinud 31. märtsiks, mida juuni lõpuks ning milliseid samme astunud septembri lõpuks. Hoia neid eesmärke pidevalt silme ees, sest siis on sul lihtsam neid saavutada.

6. Tee oluline samm edasi igal nädalal. Hoolitse selle eest, et järgmise aasta igal nädalal teed olulise sammu edasi vähemalt ühe eesmärgi täitmisel (aga veel parem, kui kahe eesmärgi poole püüdlemisel). Selleks planeeri juba praegu järgmise aasta esimene nädal nii, et tegeled iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke ühe eesmärgi nimel. Kui iga nädal tegeled sel moel iga päev ühe või kahe eesmärgi saavutamiseks vajalike tegevustega, siis suudad neid asju ka saavutada.

Tõeliselt oluline: tegele uute eesmärgipäraste tegevustega hommikul kohe esimese asjana enne, kui hakkad teiste asjadega toimetama!

Vaata möödunud nädal üle kord nädalas ning kirjuta päevikusse, mida olulist tegid sel nädalal. Samuti planeeri selle sessiooni käigus järgmine nädal oma eesmärkidest lähtuvalt.

7. Vaata oma päev üle. Igal õhtul vaata mööduvale päevale tagasi ning tunnusta end oma saavutuste eest. Seejärel viska pilk oma eesmärkidele ning vajadusel kavanda järgmine päev. Loomulikult kanna hoolt, et selles oleks vähemalt üks tegevus eesmärkide saavutamiseks.

8. Õpi. Tee 2010. aastast õppimise aasta – võta iga päev kasvõi natuke aega, et õppida midagi uut. See aitab olla veelgi kindlam, et järgmine aasta tuleb tänavusest parem.

Nüüd võtame mõlemad – sina ja mina – paberi ning paneme sellele kirja järgmise aasta lööklause, missiooni ning 5 eesmärki, sest sellega kauem viivitada pole põhjust ega kannatust.

Kuidas anda uusaastalubadusi, mis peavad paika?

/0 Comments/in , , , , ,

Kõige paremini jõuad kohale siis, kui näed sihti – hoia silme ees nädala eesmärke ning näed, kuidas vähemalt osa olulistest tegevustest liigub edasi.

Mil määral suutsid täita oma tänavusi eesmärke? Enamikel meist eriti hästi ei läinud, sest üle mitme aasta tegime läbi tervendava majanduskriisi. Mida sellest õppisime?

Seda, et vahel muutub meie elu ootamatult kiiresti ning kontroll protsesside üle võib kiiresti käest libiseda. Kuid kontroll ei kao täiesti. Liiklusuudistes räägitakse ühtelugu, et „auto kaotas juhitavuse“. Auto ei kaota kunagi juhitavust, vaid juht kaotab auto üle kontrolli. Auto juhtimisel aitab kontrolli säilitada kiire ja kaine mõtlemine. Sama kehtib ka meie ülejäänud elu kohta.

Peame olema selleks valmis, et elu muutub järgmisel aastal väga kiiresti – seda mitmel põhjusel. Esiteks oleme majanduskriisist väljumas ning madalseisule järgneb sageli äge püüdlemine parema elu poole, et tagasi teha majanduslanguse ajal kaotatut. Laiemalt vaadates muutub elu maailmas üldse kiiremaks ning meil on valida, kas minna kiirema elutempoga kaasa üha kiiremini rabeledes või muutuda oluliselt efektiivsemaks, tegutsedes vähem ja arukamalt.

Eelmine aasta polnud ses suhtes erand, et aastased eesmärgid ei kippunud toimima. Kõige sagedamini märkan, et kasu on hoopis kolmekuistest eesmärkidest, sest need võimaldavad meil olla paindlikud. Samuti on sel juhul siht lähemal ning paremini hoomatav.

Kuidas sellest lähtuvalt uut aastat planeerida?

Esmalt pane paika siht, kuhu poole sööstad, sest vastasel juhul tõmbleme sihitult siia-sinna – endale tundub, et teeme kõvasti tööd, aga tegelikult rabeleme edasi-tagasi ennast väsitades ja suurt miskit saavutamata. Sihi paikapanekuks vaata 3-5 aasta taha ning ole üsna üldine: mõtle, kuhu poole ja miks oled teel. Selle visiooni põhjal sõnasta järgmise aasta mõõdetavad eesmärgid, kuid needki pigem üldiselt kui üksikasjalikult. Hoia selliste eesmärkide hulk kindlasti allpool viit, sest vastasel juhul fookus hajub.

Nüüd võta kõige olulisem eesmärk ja leia, millisesse seisu tahad asjad viia märtsi lõpuks. Sõnasta see tulemus mõõdetavalt ja kirge tekitavalt. Kasuta olevikku, sest siis näed selle eesmärgi täitumist vaimusilma ees.

Seejärel jaga iga järgmise kvartali eesmärk projektideks, mis kirjeldavad, milliseid tegevusi on vaja, et eesmärgini jõuda. Iga projekti puhul kirjuta tegevusnimestikku selle järgmine tegevus ning tegutsemisel keskendu neile. Nii pea, kui jõuad ühe tegevusega ühele poole, küsi endalt, milline on selle projekti järgmine tegevus.

Liikumist kiirendab seegi, kui jagad olulisima projekti tähtsad tegevused aasta esimesele nädalale. Leia iga päev nii pea kui võimalik kasvõi veidi aega kõige olulisema projektiga tegelemiseks. Tegele tähtsate asjadega enne kui loed oma e-kirju või lased igapäevatöödel oma päeva sisse sõita. Siis võid olla kindel, et asjad liiguvad edasi.

Siit tuleb ka lihtne nö reaalsuse kontroll. Kuigi alguses võib tekkida kohutav isu projektidega iga päev edasi tormata, teeb reaalne elu korrektuure. Kui pikalt saad tegelikkuses oluliste asjadega tegeleda iga päev? Tund? Paar? Arvesta sellega, et igapäevane elu toob kaasa ka ootamatusi ning kui saad oluliste asjadega tegeleda poole ajast, siis on kõik hästi. Tegelikkus seab teisegi piirangu – järelikult saad korraga tegeleda vaid ühe-kahe olulise projektiga. Kui ootamatused jäävad tulemata, siis saad ju tempot tõsta ning asju ellu viia plaanitust kiiremini.

Kui paned paika sellised nädalased „sööstud“, siis näed paremini ka oma tegevuste tagajärgi ning saad väliste asjaolude muutumisel kiirelt oma kurssi korrigeerida, et siiski jõuda märtsi lõpuks soovitud tulemusteni.

Järgmine suurem vahefiniš tulebki märtsi lõpus, kui vaatada, kuidas on läinud, ning planeerid järgmised kolm kuud, et asuda edasi liikuma uute väikeste, ent oluliste projektide elluviimisel ning teha jaanipäeval uus vahekokkuvõte.

Seega, palun võta nüüd paber ja pliiats või ava arvutis tekstifail ning pane kirja, kus suunas liigud, milleni tahad jõuda järgmise aasta lõpuks ning kuhu punkti sel teel jõuad märtsi lõpus ja planeeri sellest tulenevalt uue aasta esimene täisnädal. Palun tee seda kohe, sest see on liiga oluline, et seda edasi lükata.

„Kes on süüdi? Peame teadma, miks see juhtus!“

/0 Comments/in , , ,

Kui sageli avastad end kesk nõiajahti? Millest see on tingitud? Mida pihta hakata? Mul on taas hea meel avaldada külalisblogija, suurepärase coachi ja koolitaja Raimo Ülavere kolumn, milles ta käsitleb just seda teemat talle omase põhjalikkuse, hea inimestetundmise ning suurepärase stiiliga.

„Miks see juhtus?“ Koosolekuruumis võtab maad vaikus. Ühel inimesel kukub kogemata maha pastakas. Hääl kõlab, nagu oleks maha kukkunud vähemalt 10 tonnine raudbetoonkamakas. Ja siis… Vaikus. „Miks see juhtus?“ küsib ülemus veelkord nõudlikult. „Me tahame ju, et see ei korduks, seepärast peame teadma, miks see juhtus.“ lisab ta.  Tasapisi inimeste suud avanevad ning koosoleku lõpuks ollakse jõutud sinna, kuhu alati. Süüdlane on leitud, verbaalselt kõigi ees risti löödud. Ja probleem on endiselt lahendamata …

Eelnev on fiktsioon, ent olen päris veendunud, et samal moel või väikeste nüanssidega toimunud koosolekul-kohtumisel on meil kõigil olnud „õnn“ viibida. Kuidas aga siis jõuda olukorrani, kus probleem saaks lahenduse ning ka inimesed oleks jätkuvalt motiveeritud leidma ning katsetama  ise lahendusi.

  1. Alusta mistahes probleemiga tegelemisel küsimustest: kuidas me tahame, et asjad on? Milline on olukord siis, kui asjad on korras?
  2. Tee kolleegidega kiire analüüs hetkeseisust (NB! Mitte minevikust!): asjade seis on praegu selline – mis on katki? Mis vajaks parandamist?
  3. Leia võimalikud lahendused: mida peaksime tegema, et jõuda olukorrani, mida punkti 1. juures kirjeldasime? Ja mida peaksime tegema, et probleemi tekkimise tõenäosus oleks edaspidi võimalikult väike, kas saame luua mingi garantiisüsteemi – kui juhtub nii, siis teeme nii jne.
  4. Kokkulepe ehk mida siis päriselt teeme: tegevused, kes teeb, mis ajaks jne.

Sarnane vestluse struktuur kehtib edukalt mistahes probleemi-vajaduse puhul – olgu selleks hiigelkontserni äriplaan, asutuse eelarve või perele diivani soetamine. Ja see kehtib ka kuitahes pika või lühikese vestluse korral. Loomulikult peab üks pooltest olema vestluse vedaja, eeldatavalt juht.

Kuidas selline vestluse struktuur on tulemuslikum, kui tavapärane alustamine „miks“ ja „kes tegi“ küsimustega? Sa saad seda, mida tahad. Kui eesmärgiks on sõnastatud lahendus („kuidas me tahame, et asjad on?“), siis lähtuvad ka tegevused-võimalused juba alateadlikult sellest, kas nad aitavad lahenduse poole liikuda. Kui ei, siis pole mõtet nendega tegeleda. Kui me hakkame aga probleemi lahendama küsimusega – „miks juhtus?“, siis jõuame reeglina varem või hiljem teemani – „kes tegi?“. See on aga sootuks teine teema.

Esmapilgul tundub tegelikult „miks?“ küsimine ju kõik loogiline – jama on juhtunud, seega tuleb sellest õppimiseks uurida kohe välja, miks see juhtus ja siis teha järeldused ning vastavad muutused. Loogiline ja ratsionaalne? Absoluutselt. Paraku pole aga inimene, tema käitumine ja otsused ratsionaalsed (ehkki loomulikult meeldib meile mõelda vastupidisest).

Ja esimene reaktsioon „miks?“ küsimuse peale on kaitse – mind rünnatakse, otsitakse süüdlast, nõutakse aru. Kaitse tähendab aga ka seda, et ma ei aita leida lahendust, ma ei võta ka päriselt vastutust ning ma loobun tulevikus katsetest algatada, proovida, leida uusi lahendusi. „Ütle, mida ma pean tegema,“ on siis edaspidi minu ainukene sõnum juhile. Ning juht leiab ennast varsti kurtvat kolleegile või oma ülemusele – nad ei võta vastutust.

Juhi puhul ei tähenda vastutamine piitsa ja prääniku jagamist, vastutamine tähendab probleemi lahendamist sellisel moel, et see ei korduks ning et see ei pärsiks ka inimeste initsiatiivi ja algatusvõimet ning võimet tegutseda.

Kuidas aga saab inimene talitseda süüdlast otsivat juhti, kuidas juhtida teda otsima lahendusi, mitte süüdlasi? See tähendab eelkõige juhile ülekantud mõttes peegli näitamist – „kui me otsime süüdlasi, siis me ei jõua lahenduseni“. Kuidas seda teha? Oleneb juhist, inimesest, olukorrast. Anna nõu, kuidas sina seda teeksid?

PS: Loe kindlasti ka Raimo Ülavere raamatut “Tagasi mängu“. Kui kahtled, uuri lähemalt, miks seda soovitan 🙂

Kolm sammu unistuste kuristiku ületamiseks

/0 Comments/in , , , ,

Kui sageli tunned, et Sinu unistuste ja igapäevategevuste vahel haigutab kuristik, mille ületamine näib olevat võimatu? Kuidas hakata ehitama silda üle selle kuristiku?

Avastasin hiljaaegu, et silda aitavad ehitada kolm lihtsat töövahendit, mille kasutamiseks vajad tavalist kaustikut.

1. töövahend – nädala päevik.
Kirjuta igal nädalal lühilausetega, mis juhtus sel nädalal head, mille poolest jääb see nädal sinu isiklikku ajalukku.

Olen võtnud veidi enam kui aasta igal nädalal kümmekond minutit, et need väikesed võidud kirja panna. See aitab mul välja sõeluda olulised asjad ning edaspidi neile rohkem tähelepanu pöörata.

Kui hiljem tahad mööduvale aastale tagasi vaadata, siis mahuvad olulised asjad 4-5 leheküljele ning ülevaade on mõne hetkega olemas, et otsustada, mida järgmisel aastal teisiti teha.

2. töövahend – unistuste päevik.
Hiljuti võtsin kasutusele veel teisigi töövahendi, milleks on unistuste päevik. Lugesin Matthew Kelly raamatut „The Dream Manager“ ning selles soovitab ta hakata oma unistusi üles kirjutama ning neid teistega jagada selle asemel, et juhuslikel kohtumistel nendega tühijuttu ehk small talk’i ajada.

Olen märganud, et kui panna oma unistused kirja, siis see juhib alateadlikult meid nende täitmise suunas. Mul on palju lihtsam otsustada, mis on tähtis ja mis mitte, mis viib mind unistuste täitmisele lähemale ja mis mitte.

Kirjutan oma unistused samasse vihikusse kui nädala kokkuvõttedki, aga avan vihiku unistamiseks teiselt poolt. Unistan sama korrapäraselt kui panen möödunud nädalatki kirja, täpselt kord nädalas. Unistusi kirjutan tavaliselt 10-15 minutit, vahetult pärast eelmise nädala võidukate hetkede salvestamist.

3. töövahend – märkmik.
Kord nädalas loen oma unistusi ning sirvin eelmise nädala saavutusi ja seejärel planeerin järgmise nädala. Igasse päeva püüan kavandada kasvõi natuke mõnda tegevust, mis aitab mind viia unistuste täitumisele lähemale. Olen juba praegu märganud, et selle tulemusena pakub elu palju rohkem rõõmu ja rahulolu.

Teoreetiliselt peaksid mu vihikus ühel hetkel minevik ja tulevik ehk reaalsus ja unistused kohtuma. Sisu poolelt pole seda niipea oodata, aga juba paari kuu pärast saab praegune kaustik täis – jõuan seisu, kus vasakpoolsel lehel on nädalapäevik ning parempoolsel unistused. Siis on hea üle vaadata, kuidas elasin ja millest unistasin ning alustada uut samasugust kaustikut, et elada selle abil juba rohkem unistustele täitumisele lähenevat elu.

Loodan, et iga sellise kaustikuga ehitan silda igapäevaelu ja unistuste vahel edasi, kuni see vahemaa kahaneb pea olematuks. Õnneks unistuste ja igapäevaelu lahutav kuristik ei kao kunagi, sest meie unistused liiguvad alati kiirelt ja ootamatult edasi. Aga sellisel moel oma edusammude ja tulevikuootuste kaardistamine aitab hoida sihti ning liikuda kindlalt edasi õiges suunas.

Video: Ajajuhtimise põhitõed

/0 Comments/in , ,

Rääkisin AIESEC Tartu kutsel nende õppesarjas “Klapid eest” sajakonnale tudengile vabas õhkkonnas (sellest ka T-särk ja tavapärasest avalam esinemisstiil 🙂 ) ajajuhtimisest ning Uku Vainik võttis selle linti:

24.11 Kristjan Otsmann – Ajajuhtimine from Klapid Eest on Vimeo.

Kui oled video ära vaadanud ja tekitas huvi, siis palun kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista mulle 502 9037 ning registreeru 16. detsembril või 8. jaanuaril toimuvale avalikule ajajuhtimise koolitusele või uuri sisekoolituse kohta. Luban, et “päris” koolitusest saad oluliselt rohkem kasu kui video vaatamisest. Loe näiteks seda, mida inimesed on pärast koolitust tagasisideks öelnud.

Töötame või teeme tööd?

/0 Comments/in , , , ,

Ameeriklased võtsid esimesena kasutusele väljendi „raha tegema“, enamik eurooplasi töötab ning ühena vähestest meie, eestlased, teeme tööd.

Kas tuleb tuttav ette tunne, et teed ja teed tööd, aga seda tuleb aina juurde?

Loomulikult, sest me ju teeme tööd (juurde). Eesmärk võiks siiski olla töötada, et teha midagi valmis ning ennast teostada või halvemal juhul lihtsalt teha raha.

Jätame Ameerika praegu kõrvale, sest viimase finantsvõimenduse pöörasusest alles toibume – näib, et raha tegemisel jooksevad siiski konkreetsed piirid. Väga sageli toibume eht-eestlaslikul moel, tööd tehes. (Kas sel juhul on tegemist tööteraapiaga?)

Vaatame selle asemel Vahemere äärde, kus hoolimata manana- ehk homme-jõuab suhtumisest on tootlikkus sageli suurem kui meil – inimesed töötavad ajaliselt vähem, aga imetabasel moel tunnevad end hästi ja tulevad eluga toime. Või vaatame põhjanaabreid, kus inimesed teevad vähem ületunde, kuid taas annab tootlikkus Eesti omale silmad ette.

Põhjanaabreid ning Lõuna-Euroopa kultuure ühendab see, et inimesed töötavad kindla sihiga: suurendada töö viljakust ning vähendada pikema aja jooksul töö hulka. Kui võtame ette mõne töö, siis võiks sel olla kindel siht: jõuda tulemuseni, mis võimaldab meil hetkeks aja maha võtta ning nautida elu, olla hetke rahulikult enne, kui asume uute tegemiste juurde.

Kas Eestis saaks ka nii elada?

Loomulikult! Selleni jõudmiseks tasub teha nelja asja.

Esiteks paika panna selge siht, kus suunas liigume. Vastasel juhul rabeleme sihitult siia-sinna, tegeleme pealtnäha oluliste asjadega, ent tegelikult tühja-tähjaga, kuigi endale tundub, et küll on palju tööd.

Teiseks võta õppus kaasaegse juhtimisteooria loojate hulka kuuluva Peter Druckeri soovitustest. Küsi iga töö puhul, kas seda üldse on vaja teha, mis muutub maailmas pärast selle töö lõpetamist paremaks. Kui midagi ei muutu, siis pole ju mõtet seda tööd teha.

Kolmandaks keskendu nendele tegevustele, mida ainult sina saad teha. Millised on asjad, mis tulevad sinul kõige paremini välja? Tee neid ning ülejäänud asjad delegeeri neile, kel tulevad omakorda need kõige paremini välja.

Neljandaks ole tegutsedes võimalikult efektiivne ning visualiseeri tulemus. Kui töö tulemuseks on järjekordne kuhi uusi töid tootvaid ülesandeid sulle ja teistele, siis kas seda asja ikkagi tasub teha? Kui tulemus viib meid edasi ning aitab paremini elada, on tööl mõte sees.

Üha enam püüan juhinduda nn 50/30/20 printsiibist. Proovi vähemalt töötada pool ajast asjadega, mis on olulised paari-kolme aasta perspektiivis ning 30% ajast, mis on tähtsad järgmise kolme kuu seisukohast. Sel juhul jõuame ühel hetkel selleni, kui viiendik ajast läheb tulekahjude kustutamiseks ja töö tegemiseks.

Unistan päevast, kui saame eurooplasteks ning suudame hoolimata 700aastase orjapõlve taagast taas suurema osa tööajast töötada, mitte orja kombel tööd teha

Autofookus aitab tõhusalt tegutseda

/9 Comments/in , , ,

Briti ajajuhtimisguru Mark Forsteri ajajuhtimissüsteemi Autofocus neljas versioon on suurepärane! Kinnitan seda pärast paarikuist kasutamist.

Kuidas käib Autofocuse nimekirja kasutamine? Vali üks viis kolmest, et seda teada saada:

Vaata Andreas Hofmanni valmistatud demole, mis näitab, kuidas Mark Forster kasutas oma süsteemi päeva jooksul. Palun tõmba demo siit ning vaata seda täisekraanil (Adobe Readeris vajuta selleks Ctrl+L).

Vaata EPL disaineri Timo Viksi innovatsiooniajakirjale HEI loodud kaheleheküljelist graafikut: Autofookus.

Loe ja kasuta juhiseid:

Alusta

  • Kasuta kaustikut 25-35 reaga, tekstifaili 20-25 rea kaupa või tegevusnimestikku.
  • Pane kirja asjad, mida kavatsed teha, üks asi reale.
  • Tõmba viimase asja alla joon.

Tegele

  • Loe nimekirja seni, kuni leiad tegevuse, mille teostamiseks oled valmis.
  • Tööta väljavalitud tegevusega seni, kuni tahad.
  • Kriipsuta tegevus läbi ning lisa nimekirja lõppu, kui sa sellega ühele poole ei jõudnud.
  • Loe nimekirja edasi, kuni leiad järgmise tegevuse.
  • Kui jõuad jooneni, alusta nimekirja algusest.
  • Tiiruta sel moel nimekirjas seni, kuni ühtegi tegemiseks valmis või tegemisväärset asja ei leia.

Vaata uuemaid tegevusi

  • Hakka lugema seda nimekirja altpoolt joont.
  • Kui leiad teostatava tegevuse, tee see ära ja tõmba maha ning liigu nimekirjas edasi kuni lõpuni.
  • Tõmba nimekirja lõppu viimase tegevuse alla joon.

Tegele läbivaatusega

  • Liigu uuesti nimestikus esimese tegemata tööni ja hakka allapoole liikuma. Sul on kaks valikut:
    • kas teed selle tegevuse kohe ära või
    • määrad tegevuse läbivaatuseks.
    • Läbivaatuse käigus kaalu:
      • Kas neid asju on tegelikult ka vaja teha? Kui ei, tõmba nad maha või sisesta tulevikutegevuste nimestikku. Kui jah, siis
      • Kas saad seda tegevust delegeerida? Kui jah, siis delegeeri ning lisa vastav ülesanne nimestiku lõppu. Kui ei, siis
      • Planeeri järgmiseks päevaks aeg nende asjade ärategemiseks, lepi endaga kokku nõupidamine nende asjade elluviimiseks.
      • Kui tunned tõrget, jaga ülesanded väiksemateks tükkideks ning kirjuta need ülesandejupid nimekirja lõppu ja tõmba algupärane ülesanne maha.
  • Läbivaatuse tulemusena saab järgmine joonealune kogu nimekirja alguseks. Korda tsüklit.

Mõned praktilised soovitused:

Kui nimekiri läheb väga pikaks, siis loe see läbi ja kriipsuta maha asjad, mida Sa kindlasti ei kavatse teha. Seejärel tõsta tulevikutegevuste nimekirja tegevused, mis praegu pole olulised. Kui nimekiri on endiselt pikk, siis tõmba suvalistesse kohtadesse mõned põikkriipsud, et nimekirja liigendada.

Pane nimekirja tegevused, mida kindlasti kavatsed ära teha. Juhul, kui mõnda asja pead tegema kindlal kuupäeval või kellaajal (varem pole võimalik ja hiljem pole mõtet), siis sellised asjad pane oma kalendrisse kirja, mitte Autofookusesse.

Parim viis kasutamiseks on harjutamine. Proovi kohe järgi, kas Autofookusest on Sulle kasu, ning olen tänulik, kui kommenteerid. Vastan hea meelega kommentaariumis ka küsimustele.