Postitused

3 nippi töökuhja uppumise vältimiseks

/1 Comment/in , , , ,

Maainimesed kipuvad alatihti ütlema: „Meil, maal, ei lõpe töö kunagi.“ Ega nad eksi: alati on midagi teha ning seda ei maksa karta, et töö otsa lõppeks. Küll on vaja hoolitseda loomade eest, valmistuda järgmiseks kevadeks, künda, külvata, väetada, saaki koristada, elamist kõpitseda, metsa hooldada, vana kiviaed tahaks ka uuesti ladumist, maja laiendada, uut lauta ehitada, masinaparki laiendada. Tegemist on tohutult.

Tegelikult võib selle kuldse lause panna kirja kasutades ühes kohas väikese tähe asemel suurt: „Meil, Maal, ei lõpe töö kunagi.“

Nii nagu maainimesel on ka igal Maa-inimesel tegemist kuhjaga ning seda pole karta, et töö otsa saaks. Võib-olla see töö kunagi lõpeb, aga siis kaome kas meie Maalt või hävineb Maa. Enne pole igavust karta.

Kuidas ennast selles lõpmatus virr-varris hulluksminekust säästa. No ei paista tunneli lõpust valgust!

Siin on abi kolmest nipist.

1: Pane iga vähegi suurema asja puhul kirja edukas tulemus. Selleks küsi endalt: „Kuidas muutub maailm paremaks, kui saan selle tegevusega ühele poole?“ Sellele küsimusele vastamine aitab paika panna erinevate tegevuste prioriteete. Samuti näed ju sel juhul lõpptulemust juba oma vaimusilmas ning motivatsioon on suurem.

Kui tegemist on keerulise projekti või tegevuste kogumiga, on kasu nende tegevuste kaardistamisest. Aga tegevusnimestikes hoia silme ees iga projekti järgmine tegevus (2. nipp). Kui Sul on käsil 5-10 erinevat projekti, koosneb ka su tegevusnimestik 5-10 tegevusest ehk asjast, mida saad järgmisena teha. Tegutsemisel vaata hoolega sammu võrra ette, aga mitte rohkem. Pikema pilgu loomine on oluline planeerimisel, aga tegutsemisel keskendu järgmisele sammule.

Kui järgmine samm astutud, küsi endalt taas: „Milline on minu järgmine samm teel eduka ja maailma muutva tulemuse poole?“ Pane see tegevus kirja või tee lihtsalt ära, et seejärel küsida taas järgmise sammu kohta.

Maailma parimad tarkvaraarendajad töötavad üsna samasuguse rütmi järgi, viies projekte läbi nö spurtidena. Nad jagavad suured projektid väikesteks kildudeks ning seavad igasse nädalasse ühe või kaks „kontrollpunkti“, kuhu tahavad jõuda. Ning teel iga kontrollpunkti poole keskenduvad nad järgmistele tegevustele.

3. nipp: kui jõuad kontrollpunkti, on aeg korra hinge tõmmata, tähistada eelmise päeva-paari saavutusi ning panna paika järgmine kontrollpunkt ja välja nuputada, mis on kellegi järgmine tegevus sinna jõudmiseks.

Selline tegutsemine tagab paindlikkuse ning aitab vältida nn pika nimekirja stressi. Su ees on alati 5-10 järgmist tegevust ning mis pärast nende ellu viimist edasi saab, seda jõuab kaaluda ja mõelda pärast nendega ühele poole saamist.

Avaldasin selle kolumni esmalt sekretar.ee ja raamatupidaja.ee veebides ning taasavaldan selle nende loal.

Kolm tähtsaimat tegevust

/7 Comments/in , , , , ,

Keerulistel aegadel on olulisem kui kunagi varem näidata ettevõtte töötajatele selget sihti, suhelda nendega tavalisest tihedamini ning anda sihikindlal liikumisel isiklikku eeskuju, on öelnud maailma tipp-coach’ide hulka kuuluv Marshall Goldsmith. Mida saad selleks teha?

Kohtan üha sagedamini oma koolitustel inimesi, kes on juba praegu imekspandavalt tõhusad, kuid sellest hoolimata ei tule nad asjadega toime. Põhjus on lihtne – nad tegelevad strateegiliselt ebaoluliste asjadega. Kui su meeskond tegeleb ebaoluliste asjadega väga efektiivselt, siis segadus ainult suureneb, sest tõhusa tegutsemise viljana paisub ebaoluliste asjade kuhi meeletu kiirusega. Briti ajajuhtimisguru Mark Forster hoiatas selle eest kolm aastat tagasi ilmunud raamatus „Do It Tomorrow“: „Hõivetöö (busywork) näeb sageli rohkem töö moodi välja kui päristöö (real work).“ Seega hakatuseks peatu hetkeks ning jälgi enda ja oma meeskonna tööd. Kui palju on selles hõivetööd ja kui palju päristööd?

Selleks, et hõivetöö tegemisest loobuda, peab olema siht selge. Seega tasub esimese asjana koos üle vaadata, kuhu tahame välja jõuda ning kus asume praegu. Seda on parim teha kogu meeskonnaga – tuleme kokku ning vaidleme selgeks, kuhu ja miks tahame välja jõuda. Vaidleme seni, kuni jõuame ühtses tões kokkuleppele.

Kokkuleppes seame lihtsalt sõnastatud ja kõigile mõistetava eesmärgi, mis tekitab meeskonnas kirge. Sellest eesmärgist lähtudes paneme kirja tegevused, mis tulevad praegu väga hästi välja ning viivad meid ka tulevikus eesmärgile lähemale. Teise nimekirja loome asjadest, mis eesmärki vaadates on tarbetud – need on asjad, mille tegemine tuleb kiiremas korras lõpetada. Tegelikult ka. Vastasel juhul pole meie kalendris ruumi, et pöörata rohkem tähelepanu olulistele asjadele.

Igaühele konkreetne roll

Järgmisena paneme paika, kes mille eest konkreetselt hoolitseb, kui liigume ühtse meeskonnana eesmärkide poole. Aga kui inimesed ei tõlgi neid otsuseid n-ö isiklikku keelde, on tegemist järjekordse manifestiga, millest on kõige rohkem kasu siis, kui sellega ahju kütta.

Nüüd peaksid leidma nii juht kui ka iga tema meeskonna liige oma teel eesmärgi poole kolm kõige olulisemat projekti, mida nad hoiavad fookuses seni, kuni tulemus on saavutatud. Veelgi enam: igaüks leiab iga projekti puhul strateegiliselt olulise järgmise tegevuse ning keskendub sellele.

Iga projekti eest vastutaja paneb selleks kirja kõik selle projekti tegevused ning vaatab need kolme ringiga üle. Esimesel ringil kõrvaldab ta nimekirjast tegevused, mis pole eesmärgi saavutamiseks hädavajalikud või nõuavad tulemusega võrreldes ebaproportsionaalselt suurt pingutust. Teisel ringil leiab projekti eest vastutaja kõik tegevused, mida saab teha keegi teine – need tegevused kuuluvad delegeerimisele. Kahe esimese ringi tulemusena jääb sõelale käputäis kõige tähtsamaid tegevusi, mida saab teha ainult projekti eest vastutaja ise.

Nüüd paneb ta sel moel leitud kolme olulisima projekti järgmised strateegiliselt olulised tegevused oma kalendrisse kirja ning keskendub neile iga päev niipea kui võimalik kas või natuke. Ma ei väida, et sel moel peaks blokeerima oma kalendris iga päev mitu tundi. Aga pane kohe hommikuks kalendrisse märguanne kõige olulisema projekti strateegiliselt olulise järgmise tegevusega tegelemiseks – tegele sellega kas või natuke. Hommikupooliku teise poolde lisa märguanne kas või natuke tegeleda tähtsuselt teise projekti strateegiliselt tähtsa järgmise tegevusega ning vahetult pärast lõunat märguanne kolmanda projektiga tegelemiseks.

Sel puhul võtad iga päev veidi aega, et kolme olulist projekti jõuliselt eduka lõpptulemuse poole lükata.

Räägi inimesega

Neljanda tegevusena soovitan märkida pärastlõunasse suhtlemise aja, et pidada kiirelt aru ning julgustada teisi projektides osalejaid. Sel moel veendute, et olete koos teel õigete sihtide poole ning moodustate ühtse võitmatu löögirühma. Kui jagad kiirelt, veerandtunni jooksul oma võite ja kaotusi ning aitad teisi edasi liikuda, annab sellisest välknõupidamisest tekkiv energia ja sünergia kogu meeskonnale jõudu pingutusi jätkata.

Kuna selline sihikindel edasiliikumine nõuab väga palju energiat, siis hoolitse selle eest, et sisustad oma vaba aega kvaliteetselt: suhtle lähedastega ning puhka aktiivselt varasemast rohkem. Vastasel juhul kulutad energiat liiga palju ning su meeskond ei pruugi soovitud tulemuseni jõuda.

Proovi sellist efektiivsussüsti vähemalt kuu aja jooksul. Kaardista praegune seis ning tee järgmine vahekokkuvõte kuu aja pärast, et uurida, kas pingutused kandsid vilja, tähistada vahepeal saavutatud võite ning koos leida, mida on vaja järgmiseks spurdiks muuta. Seejärel võtate meeskonnaga muutused kasutusele ning järgmises vahefinišis kuu aja pärast vaatate asjad taas üle.

Selline tsükkel aitab meil üheskoos masu lõpetada kiiremini ning asuda taas heaolu kasvatama.

Kui arvad, et selline süsteem võiks Su meeskonda või ettevõtet aidata, palun uuri ka Raimo Ülavere ja minu ühise coachingutsükli Saak tutvustust siit. Tuleme hea meelega appi, et saaksime arenguga taas edasi liikuda.

Kolumni avaldasin esmakordselt keskkonnas juhtimine.ee ning see on taasavaldatud nende loal.

Ütle rohkem “jah”

/1 Comment/in , , , ,

Üsna sageli küsivad inimesed minult koolitustel, kuidas öelda “ei”. Ja siiani pole keegi küsinud minult, kuidas öelda “jah”, kuigi see on palju olulisem küsimus.

“Ei” ütlemine on ju lihtne. Kas mäletad, kuidas käitusid lapsepõlves, kui lasteaiakasvataja proovis sind sundida sööma mingit toitu, mis sulle üldse ei meeldinud, näiteks kaalika-lillkapsa-porgandi piimasuppi? Või kuidas käitub su väike laps, siis kui ta midagi ei taha teha? Ta ütleb lihtsalt “ei” ega põhjenda seda!

See ongi lihtsaim tehnika: korrata põhjendamata “ei”.

Ja teine, sama tõhus, ent palju konstruktiivsem viis: ütle “ei” ning näita, miks sa midagi ei saa teha ning mis juhtuks, kui selle tegevuse siiski ette võtaksid, ning millised olulised asjad jääksid siis tegemata.

Aga kuidas ja millele öelda “jah” nii, et su maailm avarduks ning teeksid uusi asju?

Lõpetasin äsja tütre soovitusel Danny Wallace raamatu “The Yes Man” lugemise. Selles dokumentaalfantaasias kohtub Danny Londonis linnaliinibussis hinduga, kes lausub talle: “ütle “jah” rohkem.” Ning Danny hakkab elu üle järele mõtlema. Selle üle, kuidas ta ei viitsi enam sõpradega väljas käia ning kuidas elu on muutunud üksluiseks ja igavaks. Ta teeb äärmusliku otsuse: öelda kõigele “jah” uue aastani. Milleni see viib, saad edasi lugeda juba raamatust. Seda võib küll öelda, et tema elu oli pärast seda kõike muud kui igav.

Ma ei kutsu üles Danny moel käituma ning valimatult “jah” ütlema. Jaatamine toob kaasa palju suurema vastutuse kui eitamine. Kui ütled “jah” endale või teistele, siis see on ju lubadus. Ning pead hoolitsema selle eest, et suudad seda lubadust ka täita.

Seega enne “jah” ütlemist küsi endalt ausalt, kas sa tegelikult ka tahad ja saad seda asja teha, milleks oled nõusolekut andmas. Kas oled nõus selle nimel mingist olemasolevast kohustusest loobuma? Kui see on nii, siis ütle rõõmuga “jah” ning planeeri uus tegevus. Kui ei, siis näita, miks sa ei saa uue asjaga tegelema hakata.

Väike mõtlemisaeg enne nõusoleku andmist või keeldumist aitab seljatada ka meisse sügavale istutatud kaitserefleksi öelda esimesena “ei”. Kui tihti oled alguses prahvatanud: “Ei, mitte mingil juhul!” ning pärast mõelnud, et oleks ikka vist pidanud hoopis “jah” ütlema… Kui ütled uutele asjadele “jah”, siis su maailm muutub palju rikkamaks ning üllatusterohkemaks – elul on ju nii palju meile pakkuda ning kahju oleks neist kõigist ära öelda.

“Jah” ütlemisel vajab ületamist üks kari: inimesed kalduvad võtma seda nõusolekut igavesti kehtivana. Seega – kui ütled “jah”, lisa klausel “sel korral”. Siis saad tulevikus uuesti kaaluda, kas tahad ka edaspidi selle asjaga tegeleda või mitte.

Lihtne näide: kolleeg tuleb ja küsib, kas saad talle otsida välislähetuse jaoks piletid ja broneerida öömaja, sest kõik teavad, et kui sina broneerid hotelli, siis on tuba väga mugav ja teenindus suurepärane, ning sinu korraldatust sujuvamat lennugraafikut suudavad vaid vähesed koostada. Mida teeksid?

Kui sulle meeldib reisiasju korraldada ning sul on selleks näiteks homme pool tundi, siis saad ju vastata probleemideta: “Jah, ma saan seda sel korral teha küll! Aga mul on selleks aega homme.” See ei sea sulle kohustust edaspidi alati pileteid ja öömaja otsida. Kui järgmisel korral sul puudub aeg või tahtmine reisiasju ajada saad vastata: “Ei, ma sel korral ei saa, sest pean ette valmistama nädala lõpus toimuva infopäeva – sulle väga hea öömaja otsimine võtab tund aega ning kui ma seda teeksin, ei saaks ma ette valmistada suurepärast infopäeva. Palun saada oma soov Bookinghouse”™ile- nad aitavad sind vähemalt sama hästi reisi planeerimisel kui mina. Aga küsi järgmine kord kindlasti jälle!”

Miks sellest kirjutan?

Sest olen hakanud viimastel kuudel palju rohkem “jah” ütlema ning mu elu on palju ilusam ja huvitavam kui enne. Olen teinud mitu vabatahtlikku koolitust ning kohtunud väga vahvate inimestega. Viimasena lubasin end koolitama PÖFFi meeskonda. Vastutasuks sukeldun kaamoseaja süvenemisel sukeldun esimest korda PÖFFi filme vaatama. Mida rohkem ütlen “jah”, seda enam tuleb uusi ja huvitavaid pakkumisi – mõne eest saan raha, mõne eest vaid töörõõmu. Ja mõnest olen ka loobunud, sest ei saa rohkem kohustusi võtta. Aga kuna ma kaldun ütlema “jah”, siis on uute ettepanekutega alati põhjust mu juurde tulla.

Kui sa veel kahtled, siis teeme kiire harjutuse.

Ütle mitu korda järjest omaette: “Ei, ei, mkmm, ei, mitte mingil juhul, ei!” Kuidas sa ennast tunned? Kas maailm muutus sellest ilusamaks ning su meeleolu paremaks?

Ja nüüd ütle mitu korda järjest omaette: “Jah, jaa, otse loomulikult, jah!” Kuidas tunned ennast nüüd? Paremini?

Seega, ütle “jah” rohkem ning su päevad on huvitavamad ning tunned ennast järjest paremini.

Kolumn ilmus esmakordselt sekretar.ee’s ning on taasavaldatud sekretar.ee loal.

Magusast elust tulvil ajasahtlid

/0 Comments/in , , , ,

Milline on magus elu? Ilmselt selline, milles tegeled nende asjadega, mis pakuvad sulle rahulolu ning aitavad sul ja lähedastel areneda. Kui sageli juhtub, et krabad endale kaugeltki rohkem asju, kui peaks? Ja siis tegevused kuhjuvad, põhjustavad stressi ega näi kunagi lõppevat? Ning isegi meeldivad asjad tunduvad tarbetult koormavana?

Vahel tuleb ikka ette.

Kotti saab panna kindla hulga asju. Kui paned koti liiga täis, siis see rebeneb või hakkab üle ääre ajama, ükskõik kui kenad või väärtuslikud need asjad ka poleks. Meie kalender on samasugune kott, kuhu paigutame oma tegevusi. Kui pühendume liiga paljudele tegevustele, siis hakkame rebenema. Osa asju jääb vajaliku tähelepanuta, mõned asjad saavad tehtud halvasti, sest kiirustades teeme vigu, ning osa olulisi asju kaob me vaateväljalt sootuks.

Olulisteks tegevusteks soovitan luua nn ajasahtlid – pane kirja, millised on sinu olulisemad rollid ning hoolitse selle eest, et planeerid neile asjadele ka aega vastavalt. Töö ei tohiks ju kodust elu häirida. Otsusta iga asja puhul, kui suure ajasahtli oma päevades sa sellele eraldad. Kui mõni ajasahtel on nii täis, et enam kinni ei mahu, siis järelikult pead midagi sellest välja tõstma ehk mõnest tegevusest loobuma. Kontrolli iga kuu-paari tagant, kas kodused ja töised ajasahtlid on tasakaalus. Kui inimene pole tasakaalus, siis muutub ta ebaefektiivseks ning varem või hiljem lööb selline kaalust väljas olek tervist ja suhteid.

Kui ühe töö saad tehtud ja võid selle ajasahtlist välja tõsta, siis uuri, mida asemele paned. Küsi, mis on sinu järgmine tegevus, et jõuda eduka lõpptulemuseni. Ning kui ühe suure asjaga seotud tööd tehtud, saab midagi muud asemele võtta.

Olen palju õppinud lihtsa eluviisi ideoloogidelt. Nad soovitavad, et kui ostad koju mõne uue eseme või rõiva, siis peaksid loobuma ühest vanast esemest kui mitte kahest. Siis ei teki õõvastavat olukorda, kus asju pole kuskile panna.

Sama põhimõte kehtib meie kohustuste ja kalendri kohta. Kui võtad ette mõne täiesti uue tegevuse, siis pead millestki ka loobuma. Proovin ka ise kasutada nn stop doing list”™i, millesse panen kirja harjumused ning tegevused, millest soovin loobuda. Siis on lihtsam teha valikut, kui tahan mõnele uuele tegevusele pühenduda. Selliseid uusi ja ihaldusväärseid tegevusi kogun nimekirja, mille päises kiri “Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval”.

Elustiili disaineritel on varuks mõned head soovitused. Kui tahad järjekindlalt oma elu nihutada rahulolu ja õnne poole, siis võta praegu hetk ja pane kirja, millest tahaksid loobuda.

Valmis? Ja nüüd pane kirja uued tegevused, mida tahaksid hakata tegema – mida õppida, millega tegeleda, milliseid kasulikke ja tervislikke harjumusi tekitada…

Seegi valmis? Homme otsusta, millisest halvast või ebameeldivast asjast sa loobud ning millise hea ja meeldiva tegevusega sa selle asendad. Ja kohe pärast otsustamist peata tegevus, millest soovid loobuda, ning tegele selle asemel uue ja meeldiva harjumuse loomisega. Sellega hävitad juba eos ka mõttetu või kahjuliku asendustegevuse tekke.

Võtame lihtsa näite. Ma olin vahepeal hädas sellega, et kulutasin liiga palju aega Facebookis. Palju arukam oleks selle asemel hoopis lugeda… Seega alates järgmisest päevast nii pea, kui tekkis kiusatus uurida sõprade-tuttavate tegemisi Facebookis ning raisata aega mõttetute (kuigi lahedate) testidega, avasin põneva raamatu ning täitsin puhkepausi selle lugemisega. Ega ma Facebookist täielikult loobunud, kuid veedan seal nüüd kümmekond minutit päevas – see on selline mõnus puhver töiste ja koduste tegevuste vahel. (Sellest raamatust kirjutan järgmisel nädalal, sest õppisin sealt palju.)

Uue harjumuse vahetuse võid ette võtta siis, kui eelmine harjumus on kinnistunud. Kui sel moel vahetad välja kasvõi ühe harjumuse või tegevuse kuus, siis aastas teeb see kokku tervelt tosin vahvat asja, mida hakkad tegema, ning tosin ebameeldivat, millest loobud. Ning see on suur võit.

Kolumn ilmus esmakordselt sekretar.ee‘s ning on taasavaldatud sekretar.ee loal.

Ajajuhtimise hea tava säästab ettevõtte raha ja aega

/1 Comment/in , , , ,

Kui ettevõte jõuab kokkuleppele ajajuhtimise heas tavas, siis see muudab organisatsiooni efektiivsemaks, äriprotsessi sujuvamaks ning võtab pingeid maha.

Kas kujutad ette organisatsiooni, kus enne nõupidamisi on osalejad alati teinud eeltöö, nõupidamised lepitakse kokku tavaliselt nädalajagu ette, koosolekul pühendatakse suurem osa ajast asjakohasele arutelule päevateemadest kõrvale kaldumata ning viis minutit pärast nõupidamise lõppu saavad osalejad selle memo, milles kirjas, mida iga osaleja peab järgmiseks tegema, et protsess edasi liiguks? Kui sageli juhtub nii sinu meeskonnas?

Nõupidamine on väga kallis töövahend. Kümne osalejaga tunnine koosolek maksab sõltuvalt osalejate palgatasemest 1500-5000 krooni, kui arvestada ainult otsest palgakulu. Juhul, kui tegemist on inimestega, kelle töö eest esitame kliendile arve, näiteks 700 krooni tunnist, siis on tegelik kulu suurem, 7000 krooni ringis. Järelikult oleks igati arukas koosolekuid läbi viia nii tõhusalt kui võimalik, aga selleks tuleb teha eeltööd, olla nõupidamisel efektiivne ning tagada nõupidamisele järgnev sujuv kommunikatsioon.

Mis juhtuks, kui meil oleks ühine kokkulepe, mis paneks selle kõik paika? Lepime kokku, et koosoleku kutses on selgelt kirjas nõupidamise eesmärk ning eeltöö, mida osaleja peab enne kohtumist tegema. Samuti on kutsele lisatud kõik dokumendid, mida on vaja nõupidamise ettevalmistuseks. Ja paar päeva enne nõupidamist annavad inimesed kiirelt teada, kuidas läheb kohtumiseks ettevalmistus.

Koosolekule saabuvad kõik osalejad täpselt ning me ei pea ootama hilinejate järel ega kulutama aega nende briifimiseks. Osalejad lülitavad nõupidamise ajaks telefonid välja ning keskenduvad arutlusele kogu tähelepanuga. Päevakorrast peame kinni minuti-paari täpsusega, juht innustab osalejaid ning hoiab koosolekut selle raamides ning koosoleku lõpuks vormub protokoll, mis paneb paika, mida ja kuidas teeme edasi.

Pärast koosolekut on osalejatel nende edasised ülesanded selged, nagu on klaar ka see, millal ja millistel teemadel toimub järgmine koosolek. Oleks ju mõnus?

Või võtame meeskonna töötajate aja ühise planeerimise. Kujuta hetkeks ette, mis saaks, kui kõik su meeskonna liikmed jagaksid oma kalendrit teistega. Kogu tiim planeeriks oma kalendri kaks nädalat ette nii, et igasse päeva jääb paar-kolm tundi erakorralisteks ja ootamatuteks töödeks. Ning kogu meeskonnal on kokku lepitud, et nõupidamised toimuvad näiteks teisipäeva ja neljapäeva pärastlõunasel ajal. Saaksime ju lihtsamalt hakkama?

Seejärel paneksime paika reageerimiskiiruse nii sise- kui ka välissuhtluses. Lepime kokku, et kui helistatakse mobiiltelefonile hetkel, kui me ei saa vastata, siis helistame tagasi. E-kirjadel hoiame pilku peal kord tunnis, kuid neile vastame kord või paar päevas, et säästa tegevusi rühmitades aega. Ning kõik inimesed teavad, et kui saame e-kirja, siis vastame sellele hiljemalt ühe tööpäeva jooksul.

Teeme ühe sammu veel edasi: kui palju see annaks juurde, kui teaksime, millised tööd kedagi ees ootavad? Igaühe tööde nimestikku saavad vaadata kõik meeskonna liikmed, et saaksime vajadusel küsida hetkel vähem koormatud inimestelt abi. Samuti koguksime kõik üldisemad probleemid ja arendusideed ühisesse virtuaalsesse salve… Ning kord kuus vaataksime ideed üle, et neist parimad kiirelt ja otsusekindlalt ellu viia.

Kui töökoorem muutub liiga rängaks ja teame, et me ei suuda parimagi tahtmise korral tööd tähtajaks lõpetada, siis anname sellest teistele nii ruttu teada kui võimalik. Ja seejärel otsustame, kas skoopi kärpida, jagada tööd kolleegidega või tähtaega edasi lükata, et saaksime aru, millal ja millises mahus tegelikult saame tööga ühele poole.

Ja kui veel paneks e-kirjadele korrektsed pealkirjad, näiteks „Infoks: klient meie tööga rahul“ või „Tegemiseks: Koosta ja saada kliendile pakkumine“ või „Vajan otsust: kui suure krediidi kehtestame kuldklientidele?“ Kui palju see kiirendaks meie tööd?

Näib idealistlikuna ning liiga ilusana, et olla tõsi? Mitme ettevõtte ja organisatsiooniga oleme ajurünnaku käigus pannud kõik sellised omavahelised kokkulepped paika leheküljelises dokumendis, millel nimeks „Ajajuhtimise hea tava“. Ülaltoodud mõtted on pärit erinevatelt ettevõtetelt, kuid neid kõiki ühendavad paar joont: pärast seda, kui inimesed ise on moderaatori kaasabil tuvastanud oma meeskonna ajajuhtimisprobleemid ning leidnud ühised lahendused nende ületamiseks, on meeskond muutunud kuni viiendiku efektiivsemaks ning äriprotsess oluliselt sujuvamaks, sest inimesed saavad asjadest sama moodi aru ning ootamatuste ja „äkkrünnakute“ hulk on vähenenud. Ning sellises meeskonnas inimestel ka rahulikum, pingevabam ja meeldivam töötada ning see suurendab töötajate motivatsiooni.

Seega, kui tahad protsessi kiirendada, kaasa inimesi ja loo kokkulepe. Ning hakka selle loomist planeerima juba täna. Kui soovid selles abi, palun võta ühendust kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037.

Jalg põrandale!

/1 Comment/in , , ,

Ärkasin täna hommikul ega tahtnud end kuidagi voodist välja ajada, kuigi otsustasin juba eile õhtul, et täna lähen kindlasti jooksma ning seejärel metsa alla võimlema. Voodi oli lihtsalt nii mõnus ja soe.

„Kus sa täna ikka lähed, homme võib ju ka…“ nurrus laisavõitu hääl mu peas. Õnneks tunnen seda Destruktiivset Häält juba ammu – tavaliselt soovitab ta esmapilgul mõnusaid, ent pikemas tulevikus halbu asju. Mu peas elab ka Konstruktiivne Hääl, kuid tema polnud veel ärganud.

Pikutasin edasi ning olin kahevahel: kas minna jooksma või mitte. Pärast hommikusörki tunneksin end mõnusalt reipana, aga teisest küljes voodis oli ka hea vedeleda…

Nüüd virgus ka Konstruktiivne Hääl, kes ümises unesegasena: „Pane jalg põrandale.“ Misasja? Lolliks läinud, leidis Destruktiivne Hääl. Aga Konstruktiivne Hääl ei andnud alla: „No mida sa passid, pane lihtsalt üks jalg põrandale, ega sa ju sellepärast veel jooksma lähe!“

Tõesti ei lähe. Mis selles ikka halba on, ajasin parema jala voodist välja ja astusin põrandale. Ning vasaku tagantjärgi. Istusin voodi serval ning uurisin oma häälte käest, mida nüüd edasi peale hakata.

Destruktiivne Hääl ei osanud jahmatusest midagi kosta. Aga Konstruktiivne Hääl soovitas mul püsti tõusta, vedada tressid jalga ja T-särgi ning kampsiku selga, ise samal ajal julgustades ja kinnitades Destruktiivsele Häälele, et Kristjan ei kavatsegi jooksma minna. Kui nii, siis kuuletusin – see polnud keeruline.

Seejärel läksin Konstruktiivse Hääle juhatamisel verandale, tõmbasin prooviks tossud jalga ning sörkisin 30 meetrit. Ja siis veel 30. Ja siis veel 300. Ja siis veel. Ja seejärel võimlesin. Ning naasin koju tunni pärast reipana.

Sama lugu on ükskõik millise teise ebameeldiva või suure tööga. Alguses ei taha kuidagi alustada, sest Destruktiivne Hääl su peas otsib mida imelisemaid ettekäändeid ja ahvatlusi. Aga kui Briti ajajuhtimisguru Mark Forsteri soovituse kohaselt jagad sellised asjad imeväikesteks tükkideks, mida on lihtne ära teha, hakkavad asjad liikuma.

Mõtle nüüd ja kohe mõnele tööle, mida oled edasi lükanud. Mis on selle töö esimene naeruväärselt väike tükk? Näiteks panna arvutis Excel või Word käima, luua uus e-kiri ning kirjutada selle esimeseks reaks „Tere!“ või tõsta hargilt telefonitoru või hoopis otsida kellegi telefoninumber? Proovi selle asjaga alustada. Nii, mida edasi peaksid tegema, milline on järgmine naeruväärselt väike jupp, mis viib sind sammukese eduka tulemuse poole? Tee see ka ära. Ja nüüd järgmine. Ja järgmine. Lahe, saidki asjaga ühele poole! Polnudki ju nii hull, kui võis arvata?

Kasuta seda nippi kohe, kui tunned kihku asju edasi lükata. Muide, kui pead toime tulema mõne Tõeliselt Suure Ülesandega, siis siingi leiad sellest nipist abi. Forster soovitab neid asju teha iga päev kasvõi natuke nii pea kui võimalik. Iga päev – kui tegeled olulise asjaga iga päev, siis see nihkub vaikselt edasi. Kasvõi natuke – Forster ei ütle, et 5 või 60 minutit, vaid kasvõi natuke, kasvõi alusta selle asjaga. Nii pea kui võimalik – ära lükka ebameeldivusi edasi, vaid seljata need kohe ning distress väheneb ja efektiivsus suureneb oluliselt.

Tänane nipp, millest kirjutasin, võta kasutusele… Loomulikult, õige vastus! Veel tänase jooksul.

Lugu ilmus esmakordselt sekretar.ee‘s ja raamatupidaja.ee‘s ning on taasavaldatud Äripäeva loal.

Korduma kippuvad küsimused: Kuidas kasutada EASi koolitusosakut

/1 Comment/in , , ,

Panin kokku eelmisel nädalal EASis toimunud koolitusosaku infopäeval räägitust lähtuvalt koolitusosaku korduma kippuvad küsimused. Loodan, et koolitusosaku taotlejail on sellest infost kasu:

Mis on koolitusosak?

3. augustil alustas EAS mikro- ja väikeettevõtetele mõeldud koolitusosakute taotluste vastuvõtmist. Koolitusosak on sihtotstarbeline toetus tööalase täiendkoolituse ostmiseks, mille eesmärgiks on tõsta mikro- ja väikeettevõtete konkurentsivõimet läbi parema ligipääsu koolitusteenusele.

Koolitusosaku abil saavad FIEd, mikro- ja väikeettevõtted hankida koolitusteenust riiklikelt koolitusasutustelt ja koolitusfirmadelt, kes on kantud teenusepakkujate nimekirja (nende seas ka Selge Pilt, st Selge Pildi kõikidele koolitustele saab taotleda rahalist tuge koolitusosakust). Toetuse maksimaalne suurus on 15 000 krooni toetusesaaja kohta ning taotleda saab ainult kord 12 kuu jooksul.

Kuna toetust saab taotleda kord 12 kuu jooksul, tuleb ettevõtjal oma koolitusvajadused eelnevalt hoolikalt läbi mõelda.

Kas on oluline taotleda koolitusosakut täismahus?

Kui võimalik, siis kaardista oma või oma mikro- või väikeettevõtte koolitusvajadused ning taotle toetust täismahus, sest kui taotled väiksemas summas, siis nö ülejäänud summa eest täiendavat taotlust enne aasta möödumist esitada ei saa.

Kui suures mahus koolituse hinnast saab toetust taotleda?

Kuni 100% koolitusprogrammi abikõlbulikest kulutustest (kui koolituse arvel on toitlustamine, siis see tuleb maha arvata, sest pole abikõlbulik), aga mitte üle 15 000 krooni. Käibemaks pole abikõlbulik välja arvatud juhul, kui taotleja pole käibemaksukohuslane.

Kes siis ikkagi saab koolitusosakut taotleda?

FIE, mikro- või väikeettevõtja. Piirideks majandusaasta aruande põhjal töötajate arv, mis ei tohi olla üle 49, ning bilanss, mis peab jääma alla 10 miljoni euro. Kui ettevõte kuulub kontserni, siis käsitletakse kontserni tervikliku taotlejana, st kui väikeettevõte kuulub enam kui 49 töötaja või üle 10 miljoni eurose bilansimahuga kontserni, koolitustoetust taotleda ei saa. Ja loomulikult peab ettevõtte omakapital vastama äriseadustiku nõuetele. Ning maksuvõlga ka ei tohi olla.

Ettevõtte kõlbulikkus tuvastatakse viimase kahe täisaasta tegevuse põhjal. Kui tegemist on alustava ettevõttega, siis on üldjuhul eelduseks see, et ettevõte on tegutsenud min 3 kuud.

Koolitusosaku kaudu koolitusel osaleja peab olema taotlejaga lepingulises töösuhtes või taotleja juhatuse liige.

Milliseid dokumente on taotlemiseks vaja?

  • Taotlusvorm. Kui koolituse kuupäevad muutuvad või koolitusel osalevad inimesed vahetuvad, siis palun teavita sellest EASi.
  • Koolituspakkumised nimekirjas olevatelt koolitajatelt. Pakkumine peab kajastama koolituse teemat, sisu, eesmärki ja tulemust.
  • Bilanss ja kasumiaruanne, mis pole vanemad kui kolm kuud.

Kas võin minna koolitusele enne taotluse rahuldamist?

Jah, aga siis on tegemist sinu enda võetud riskiga, et taotlust ei pruugita rahuldada. Ning igal juhul pead olema taotluse esitanud enne koolitusel osalemist – tagantjärele ei saa juba toimunud koolitustele raha taotleda.

Kui kaua võtab menetlemine aega?

Kuni 10 tööpäeva, aga arvesta igaks juhuks puhverajaga, sest taotluste tulv kasvab üha.

Kuidas näeb välja taotluse menetlemise protseduur?

  • Infokeskus võtab taotluse vastu ning registreerib selle või palub täpsustada.
  • Konsultant vaatab taotluse sisuliselt üle.
  • EASi juhatus langetab otsuse.

Kuidas tõestan koolituse toimumist?

Üldjuhul piisab koolituse läbimist tõendavast tunnistusest, kuid EAS jätab endale õiguse teha pistelist osaluskontrolli koolitustel.

Kuidas toimub väljamakse?

Tavapärane tagantjärele finantseerimise skeem. Käid koolitusel ära, esitad lõpparuande koos kulu- ja maksedokumentidega ning seejärel mõne aja möödudes kannab rahandusministeerium raha üle abikõlbulike kulude ulatuses. Vahemakset koolituste vahel mitme koolituse puhul pole võimalik kasutada.

Millistes valdkondades tegutsevad ettevõtted ei saa koolitustoetust taotleda?

Kui ettevõtte põhitegevuseks on põllumajandus, jahindus, kalandus, alkoholi või tubaka tootmine, jae- või hulgikaubandus, finants, kindlustus, kinnisvara või hasartmängud, siis osakut taotleda ei saa.

Millised toetused saavad raha ja millised mitte?

Raha on tõenäolisem saada hästi läbimõeldud koolitusvajadust kajastava taotlusega, kus on näha, miks ettevõte soovib läbi viia nimelt neid koolitusi ning milline on nende koolituste mõju ettevõtte tegevusele. Heas taotluses on selgelt kirjas projekti eesmärgid ja oodatavad tulemused.

Eriti hea taotlus kaasab kõiki ettevõtte töötajaid, mitte ainult juhti. Samuti tõstab taotluse kaalu see, kui see sisaldab erinevaid koolitusi. Vaata enne taotluse esitamist ka hindamiskriteeriumeid.

Raha on keerulisem saada nn copy-paste taotlusega, mille puhul on sisu üks-ühele kopeeritud mõne teise ettevõtte taotlusest.

Mida veel uurida enne taotlemist?

Igati kasuks tuleb teadmiste ja oskuste arendamise toetamise määrusega tutvumine.

Kas juba esitatud taotlust saab tagasi võtta?

Kui taotluses on väga palju vigu, siis erandkorras saab küll. Taotleja saab igal ajal esitada avalduse taotluse tagasi võtmiseks ja menetluse lõpetamiseks.

Aga kui olen taotlenud juba korra, aga pole raha saanud?

Sel juhul 12 kuu jooksul uuesti taotleda ei saa.

Kui pikalt EAS jätkab koolitustoetuse jagamisega?

Seda praegu ei tea. Praegu on kindel see, et programmi 2009. a maht on 5 miljonit krooni.

Kas koolitusosaku taotlemine võimaldab samal ajal osaleda koolitustoetuse programmis? Ja kas koolitustoetuse kasutajad võivad taotleda koolitusosakut?

Jah.

Kas koolitusosakut võib kasutada ka välismaal toimuval koolitusel osalemiseks?

Jah, aga reisikulud pole abikõlbulikud.

Kuidas koostada võimalikult edukas taotlus?

Kaalu hoolikalt, millist koolitust Su ettevõte vajab just praegu. Ning põhjenda seda koolitusvajadust selgelt ja asjalikult taotluses.

Ja kindlasti palun võta ühendust EASiga ja konsulteeri. Ja küsi ka koolitajalt nõu ja abi.

Suur tänu EASi ettevõtete võimekuse divisjoni vanemkonsultant Toomas Valgele info ülevaatamise ja parandamise-täiendamise eest!

Meelis Milder: tähista väikeseid võite

/0 Comments/in , , ,

Selleks, et töötajaid hoida motiveerituna, on oluline tähistada igal nädalal väikeseid võite, ütles eile toimunud Fastleaderil ütles Baltika juht Meelis Milder. Siit soovitus Sulle:

  1. Tee igal nädalal kas ise või koos oma meeskonnaga korrapärast ülevaatust. Alternatiivina võite üle vaadata MarkITi moel, millised on olnud iga meeskonna liikme erinevad tegevused: olulised asjad, millega on veel aega küll, olulised kiired asjad ning ebaolulised kiired asjad. Just seda varianti kasutab MarkIT ning väga edukalt.
  2. Arutage 5-10 minutit selle üle, kuidas järgmine nädal muuta veel paremaks.
  3. Tähistage igaühe väikeseid võite, sest see aitab mõnusalt ja jõudsalt koos edasi minna.

Kui vajad abi selle protsessi käima panemisel, siis palun võta minuga ühendust – tulen hea meelega appi, sest mida enam meist liigub ajas arukalt, seda mõnusamaks läheb kõigi teiste elu. Minu telefon on endiselt 5029037 ja meiliaadress kristjan-at-selgepilt.ee.

Prioriteet = Mõju x Pingutus

/1 Comment/in , , ,

Kuidas kiirelt paika panna tegevuste prioriteete? MarkITi juht Andres Agasild ütles, et nende lihtsustatud mudel on selline:

  1. Kui suur on tegevuse mõju skaalal ühest kolmeni (1 – väike, 2 – keskmine, 3 – suur)?
  2. Kui suur on pingutus, mida see tegevus nõuab (3 – väike, 2 – keskmine, 1 – suur)?
  3. Ja nüüd korrutad need kaks numbrit. Kui korrutis on 7 või rohkem, tasub kiiresti selle asjaga tegeleme hakata; kui 4-6, siis on ilmselt arukamaid asju teha, kui kolm või vähem, siis pole selle asjaga üldjuhul seni kiiret, kuni on olulisemaid asju teha.

Räägime sellest ja mitmest teisestki nii organisatsiooni kui ka inimese seisukohast olulisest ajajuhtimisvõttest Andresega kolmapäeval Fastleaderi konverentsil Restart!.

7 nippi, kuidas luua suurepärane päev

/1 Comment/in , , ,
  1. Otsusta eelmisel õhtul, millest saab järgmise päeva kõige olulisem või kaks kõige olulisemat tegevust.
  2. Pane eelmisel õhtul valmis nimekiri (tähtsuse järjekorras) asjadest, mida kavatsed järgmisel päeval ellu viia.
  3. Hommikul otsusta, milline päev tuleb (väike vihje: optimistlik tulevikuvaade on abiks).
  4. Tegutse vastavalt eelmisel õhtul langetatud otsusele. Vähenda ootamatuste ja katkestuste mõju oma produktiivsusele.
  5. Kui jõuad ühe tegevusega lõpule, tunnusta end, ning asu isukalt järgmise planeeritud töö kallale.
  6. Päeva lõpus vaata tehtu üle ning kiida ennast.
  7. Planeeri järgmine päev.