Postitused

Kuhu see aeg küll kaob?

/0 Comments/in , , , ,

Sellele küsimusele leiad vastuse keerulisel moel ja lihtsal moel. Kuna eestlane armastab tööd rohkem kui ei midagi muud, siis esmalt kaks keerulist varianti:

  1. Kirjuta üles, mida mingil hetkel teed. Minuti täpsusega. 3-7 päeva vältel. Hiljem analüüsi. Õppida on sellest väga palju.
  2. Kasuta samaks ülesandeks IT-vahendit, näiteks tasuta tarkvara Klok. Kloki abil saad kasutada taimerit ning jagada oma töid projektide vahel.

Ja nüüd kaks lihtsamat varianti, kuid need sobivad eelkõige IT-lembesele kodanikule:

  1. RescueTime jälgib, milleks kulub Su arvutiaeg. Tootest on saadaval kaks tasulist versiooni: RescueTime Empower, mis võimaldab töötajatel endal samuti mudida ajalogi, ning RescueTime Pulse, millel see võimalus puudub. Oma aega saad monitoorida tasuta tarkvaraga RescueTime Solo – kui tahad veidi põhjalikumat analüüsi, näiteks millise dokumendiga töötasid arvutis, siis tuleb selle eest maksta 8 dollarit kuus. Kõigele lisaks saad seada ka sihid, nt “Ära surfa facebookis üle tunni päevas” või “Kirjuta raamatut 2 tundi päevas”. Oma arvutisse paigaldasin, näis, kas sellest on abi.
  2. TimeSnapper pildistab Su ekraanipilte ning mängib need hiljem Sulle filmina ette. Nii näed kiirelt, kuhu Su nädal kadus. Peale selle saad uurida ajakulu raportit, arvutada välja oma produktiivsust. Tarkvara hinnaks 25 dollarit.

Aega on arukas monitoorida, sest siis saad teada,

  1. mida teed, aga ei peaks tegema,
  2. mida ei tee, aga peaks tegema ning
  3. kas planeerid oma aega adekvaatselt.

PS Suur tänu Petsile viidete ja idee eest!

Mida teha, kui on liiga palju tööd?

/0 Comments/in , , ,

Just selle teema tõstatas üks eilsel koolitusel osaleja.

Mark Forsterile võime olla tänulikud selle eest, et ta sõnastas esmapilgul triviaalse valemi:

Sisenev töö = väljuv töö

Enda ajas juhtimise eesmärk on panna see valem kehtima, sest vastasel juhul rabame end segaseks või mandume tegevusetuna.

Sisenevast tööst rääkides on kõige olulisem see, milliseid tegemisi sa endale võtad ja milliseid mitte. Oluline on tegeleda eelkõige asjadega, mis on tähtsad sinu eesmärkide, riskide juhtimise, suhete loomise ja hoidmise ning tulevikuvõimaluste tekitamise seisukohast. Eelkõige nendega, mis sulle kõigele lisaks meeldivad, sest meeldivate ülesannetega tegelemine suurendab efektiivsust.

Seega tuleks varuda aega, et välja nuputada, mida teha praeguseks juba võetud kohustustega. Sul on kolm võimalust: pidada antud lubadusi, rääkida läbi uus reaalne tähtaeg ja muud tingimused või loobuda kohustusest. Seepärast vaata esimese asjana üle oma kohustused ning sea neis kord majja.

Väljuva töö puhul on kaks varianti: olla efektiivsem või teha kauem tööd. Rohkem variante pole. Nutikas inimene suurendab eelkõige efektiivsust, sest siis jääb enam aega tegeleda meeldivate ja kasulike asjadega.

Tööta lühikeste juppidena

/2 Comments/in , , ,

Kuigi suurem osa mu koolitusil osalejaist on hädas katkestustega, on vahel hea endale ise luua kunstlikult katkestusi, töötades lühikeste ajajuppide kaupa.

Olen oma päeva jaganud laias laastus 50+10 rütmi – 50 minutit töötan ja 10 minutit puhkan. Kui vaja, siis püstitan endale nn 50 minuti eesmärgi: sõnastan täpselt, kui kaugele jõuan 50 minutiga ja annan endast kõik, et sinna ka jõuda. Sellisel moel töötades on stress üsna kõrge, sest aeg surub peale (see on tunne nagu töötaksid enne bussile või rongile jooksmist, oluline on töö valmis saada). Teise varjuküljena olen vahel pealiskaudne – nagu nüüdki, kui kirjutan 10 minutiga käesolevat postitust.

Päikeselise poole pealt hoiab selline, lühikeste kunstlike tähtaegade seadmine asjad väga kiiresti liikumas ning töö lausa lendab käes.

Alternatiivina võid proovida veelgi lühemaid tsükleid: 20minutilisi või 10minutilisi.

Sellel lähenemisel on üks varjatud plusspool veel: see sunnib sind jagama töid väiksemateks, lihtsamini mõistetavateks ja hõlmatavateks tükkideks, mille tegemist on lihtne alustada.

Hea abimees selliste lühikeste ajatsüklite kasutamisel on tasuta tarkvara Workrave, mis aitab meenutada pause. Olen kasutanud seda 4-5 aastat ja soovitan proovida.

Kuidas luua tegutsema õhutav kaustastruktuur?

/4 Comments/in , , ,

Kui sageli tuleb Sul ette, et Sa ei leia vajalikku e-kirja või dokumenti arvutist?

Olen praeguseks paar kuud kasutanud Sally McGhee soovitatud kaustastruktuuri ning olen väga rahul.

kaustastruktuurPeatasemel lood kaks kausta: “Eraelu” ja “Töö”.

1. taseme alamkaustadena paned kirja oma eesmärgid. Näiteks minu Töö-kaustal on neli alamkausta: “Juhi ettevõtet”, “Koolita inimesi”, “Loo pagasihoiukohtade leidmise teenus” ning “Õpeta inimestele qigongi”.

2. taseme alamkaustadeks on eesmärgi saavutamiseks vajalikud projektid. Näiteks koolitusekausta alamkataloogideks on “Loo uus ettevõte” (selles on ühe uue koolitusettevõtte asutamisega seotud kirjavahetus), “Müü koolitusi” (kõik müügitegevusega seondub), “Turunda” (kõik koolituste turundusega seonduv, mis jagatud kaheks – artiklid, mida kirjutan meedias, ning kodulehe materjalid), “Täienda ennast” (materjalid, mis aitavad mul koolitajatööd paremini teha) ning “Vii läbi koolitused” ja selle alamkaustadena klientide kaupa konkreetsete koolituste tugimaterjalid. Sama moodi jagatud ka teiste kaustade materjalid projektipõhiselt alamkaustadesse.

Olen leidnud, et eriti hea on eristada ka käsilolevate projektide ja lõppenud projektide materjal. Nii ongi tegelikult 1. taseme kaustadeks minu süsteemis “Projektid” ning “Taust ja arhiiv” ning nende mõlema all on kaustad “Era” ja “Töö”. Kui mõni projekt lõpeb, siis arhiveerin materjalid arhiivikausta, et ta poleks mul igapäevase info juures jalus. “Tausta ja arhiivi” kaustas on ka mõned viitematerjalide kaustad näiteks retseptide, raamatute, huvitava reisiinfo jms jaoks.

Sellisel kaustasüsteemil on tavapärase teema-alamteema ees suur eelis: kui jagad materjalid eesmärk-projekt-alamprojekt süsteemi ning avastad, et saabunud kirja pole kuskile tõsta, siis on põhjust endalt küsida, kas see kiri üldse väärib tähelepanu, sest see pole ju eesmärkide saavutamisega seotud.

Materjalid leian varasemast oluliselt kiiremini, sest kui midagi otsin, siis mõtlen eelkõige sellele, millise eesmärgi saavutamise ja projekti läbiviimisega see oli seotud.

Sama süsteemi kasutan ka failikaustades ning kui peaksin pabermaterjalide arhiivi, siis ka seal.

Loomulikult abistab mind materjalide leidmisel ka Windows Desktop Search, seda eelkõige siis, kui otsin midagi oma arhiividest, mis pärit enne uue süsteemi kasutuselevõttu.

Mida teha, kui tuleb Suur Kiire?

/0 Comments/in ,

Mida teha siis, kui asjad hakkavad liikuma kiiremini kui tahaksid ja ootaksid? Kuidas nüüd asjadega toime tulla?

Tegin selle kasuliku õppetunni äsja läbi, taaskäivitades oma ettevõtet. Nüüd, neli päeva hiljem, on hea teha kokkuvõtteid ja järeldusi.

  1. Tee kiire plaan: koosta lihtne tegevusnimestik selle olulise projektiga vajalikest töödest.
  2. Anna maailmale teada, et tegeled olulise projektiga: muuda ära oma e-kirjade lõpus olev reaktsiooniaeg ning ütle e-kirja jaluses, et vastad kirjadele nädala, mitte tavapärase päeva  jooksul (see idee tuli mul kahjuks alles pärast Suure Kiire möödumist 😉 ).
  3. Keskendu halastamatult kõige olulisemale projektile ning tõrju eemale kõik, mis kannatab oodata. Kui sa ei panusta nagu korvpallur komöödiafilmis projektile “110%”, ei liigu asjad piisavalt kiiresti edasi. Kui mõni kõrvaline tegevus tuleb vahele, pane ta lihtsalt ideede nimestikku kirja.
  4. Kui saad neli viiendikku projektist valmis ja asjad juba toimivad, vii läbi nädalane ülevaatus: vaata läbi vahepeal saabunud info ja kogutud ideed ning otsusta, mida mingi asjaga pihta hakkad. Alla kahe minuti nõudvad tegevused teed kohe ära.
  5. Kui kord uuesti majas, lõpetad olulise projekti veel tegemata viiendiku keskendunult kõike muud kõrvale tõrjudes.
  6. Otsustad taas, mida vahepeal saabunud info ja ideedega teha ning jätkad normaalset elu…
  7. …aga enne seda kiidad ja pärjad end, et tulid asjaga toime.