Tõhusad koosolekud

Koosolekute puhul tundub kehtivat vana hea Vilfredo Pareto 80/20-reegel ja seda mitmel moel. Viiendik koosolekutest annab neli viiendikku tulemustest. Ja väga tihti kulutame koosolekul sihipäraselt viiendiku ajast, neli viiendikku võtab enda alla asjasse puutumatutel teemadel jutuga koosolekuruumi õhu soojendamine. Selle reegli murdmine eeldab ärikultuuri muutmist, kuid see on pikk ja vaevaline protsess.

Esimene asi, mida muuta, on enda suhtumine koosolekutesse. mõne aja eest kirjutasin keskendumise ja tähelepanu rollist. Koosolekutel kehtib sama reegel: kui nõupidamisel osalejad pühenduvad arutelule täie tähelepanuga, siis tuleb koosolek lühem ja tõhusam.

Paari asjaga saab tulemuse veelgi parema. Kui juhid nõupidamist, siis sõnasta enne selle kokku kutsumist nõupidamise konkreetne eesmärk ning anna sellest ja oma ootustest ka teistele osalejatele teada. Samuti pane paika nõupidamise ajaline piir ning pea sellest kinni, lükates tühjast-tähjast rääkimise koosolekujärgsesse aega. Aja ületamisel lepi täiendav koosolek kokku.

Kui oled nõupidamisel osaleja rollis, siis küsi samu asju enne koosolekut selle kokkukutsujalt: mis on koosoleku eesmärk, millised on ootused sinu suhtes ning kui kaua arutelu kestab. Kui vähegi võimalik, proovi sind puudutavad küsimused ajastada nõupidamise algusesse ning lahku pärast seda, kui sind puudutav osa läbi. Loomulikult anna sellest teada enne nõupidamist selle kokku kutsujale ning põhjenda ja vabanda oma varast lahkumist kiirete ja oluliste töödega, mis vajavad tegemist. Ma pole kohanud koosoleku algatajat, kes ei aktsepteeri sellist vabandust.